Guia para transformar seus processos financeiros com software de orçamento e previsão

Cada avanço tecnológico, do arado ao supercomputador, ajudou a reduzir a quantidade de tempo gasto fazendo tarefas que você tem que fazer em favor das tarefas que você quer fazer. Eles tratam de entregar o trabalho pesado físico e mental para que você possa se concentrar no trabalho gratificante, gratificante e útil que somente seres humanos podem fazer. O software de orçamento e previsão não é diferente.

Em muitas organizações, o escritório do CFO está preso a muitas tarefas que precisam realizar. A consolidação de dados, a compilação de relatórios e uma dúzia de outros processos repetitivos são feitos manualmente para que você possa fazer orçamentos e previsões corretamente. Essas obrigações, sem dúvida, criam valor para a empresa, mas o trabalho manual envolvido raramente é o melhor uso do tempo de alguém.

Transformar seus processos de orçamento e previsão envolve o uso da tecnologia para reinventá-los, Streamline e automatizá-los, liberando sua equipe para realizar tarefas de maior valor.

Orçamento versus previsão (e onde entra o software)

Para qualquer pessoa fora do escritório do CFO, orçamento e previsão podem parecer termos intercambiáveis. Antes de descobrir por que o software de orçamento e previsão é essencial para sua organização, vamos nos certificar de que definimos esses termos.

O que é orçamento?

O orçamento é um processo que as organizações usam para quantificar as receitas e despesas esperadas. Desse processo surgem os orçamentos, que são enviados para diferentes departamentos para comunicar exatamente quanto eles podem gastar em um período definido, geralmente um ano financeiro ou trimestre. Embora algumas organizações usem dados de anos anteriores para planejar seus orçamentos, o orçamento base zero pode ser mais eficaz. Com esse método, espera-se que os departamentos definam suas necessidades sem simplesmente ajustar o orçamento do ano anterior em alguns pontos percentuais.

O que é previsão?

Enquanto o orçamento lida com as receitas e despesas esperadas, a previsão trata de projetar o futuro potencial de sua organização. O Escritório do CFO usará dados de períodos anteriores para criar suas previsões. Às vezes, essas previsões avançam para o futuro com o passar do tempo — são conhecidas como previsões contínuas.

Qual é a diferença entre orçamento e previsão?

A principal diferença entre esses orçamentos e previsões depende de duas palavras: “expectativa” e “projeção”. Embora essas palavras possam parecer semelhantes, as expectativas decorrentes do orçamento geralmente são mais conservadoras do que as projeções da previsão, o que significa que você geralmente terá mais confiança nos orçamentos.

Os orçamentos visam tirar o máximo proveito de cada dólar que sua organização arrecada, enquanto as previsões servem para mapear possíveis cenários e ajustar sua estratégia de negócios. Se a equipe financeira perceber que os departamentos correm o risco de ultrapassar o orçamento, geralmente há uma conversa séria sobre manter os orçamentos ou reavaliá-los. Se as previsões não forem tão precisas quanto antes, a liderança da sua organização mudará a estratégia geral da organização ou se adaptará a uma previsão diferente.

As vantagens do orçamento e da previsão

As vantagens do orçamento

Um orçamento preciso concede às empresas algumas vantagens sérias:

• Saber exatamente quanto dinheiro está entrando na organização.
• Saber exatamente como (e onde) a receita se transforma em despesas.
• Garantir que cada departamento esteja aproveitando ao máximo o dinheiro alocado para eles.
• Ajustar as despesas para responder adequadamente às condições de mercado em evolução.
• Identificar possíveis problemas financeiros com antecedência.

O resultado final? O orçamento é essencial para aumentar seus resultados financeiros.

As vantagens da previsão

A previsão adequada vale mais do que o esforço, pois traz os seguintes benefícios:

• O planejamento de vários cenários potenciais pode ajudá-lo a elaborar um plano de ação para qualquer um deles, melhorando a adaptabilidade da sua organização.
• Perguntar “e se” com previsões pode revelar problemas em toda a organização que, de outra forma, teriam passado despercebidos.
• As previsões se tornam mais fáceis de criar (e mais precisas) quanto mais Dados você tiver.
• Uma previsão adequada pode levar a um aumento da eficiência em toda a organização, pois você encontra maneiras de se adaptar a aumentos e reduções de receita.

Sem uma previsão, uma organização ainda pode atingir suas metas em um bom ano, mas provavelmente não conseguirá capturar todo o crescimento que poderia ter de outra forma. Em um ano ruim, a falta de previsão pode prejudicá-lo.

Os desafios do orçamento e da previsão

Os desafios do orçamento

Embora o orçamento seja um processo financeiro essencial, ele traz desafios significativos:

• Orçamentos inflexíveis podem dificultar que os departamentos reajam adequadamente aos problemas e oportunidades.
• A obtenção de recursos para criar orçamentos flexíveis e precisos pode ser difícil sem um software de orçamento.
• Orçamentos imprecisos podem atrapalhar uma organização, impedindo que ela aproveite totalmente as oportunidades.
• A transparência excessiva no orçamento pode criar concorrência entre os departamentos, que sentem que precisam competir por cada dólar.

O orçamento pode ser um fator estressante significativo para algumas organizações, mas os benefícios superam em muito quaisquer desafios em potencial. E se você usar um software de orçamento e previsão, poderá eliminar muitos desses desafios.

Os desafios da previsão

Aqui estão algumas maneiras pelas quais os processos de previsão podem ser desafiadores para sua organização:

• É fácil ser excessivamente conservador com as previsões, o que pode limitar sua eficácia. Da mesma forma, previsões excessivamente extravagantes serão de valor duvidoso. Encontrar o equilíbrio certo pode ser difícil.
• Assim como o orçamento, a previsão pode consumir muito tempo e recursos, especialmente sem um software de orçamento e previsão.
• Prever com precisão pode ser um desafio, e as previsões precisam ser pelo menos um pouco precisas para serem úteis.
• Confiar demais em uma única previsão pode levar a decisões que, em última análise, prejudicam a organização.

Para evitar esses desafios, trate a previsão como ela é — um vislumbre de um futuro potencial — em vez de um roteiro rígido para planejar seu exercício financeiro.

Transformando seu orçamento e sua previsão

Isso exige uma combinação do software certo de orçamento e previsão , dos processos certos e da atitude certa. Uma equipe com um ótimo software, mas com processos desatualizados, ficará para trás, junto com uma equipe totalmente equipada com processos modernos, mas que não está convencida de mudar seu software. Antes de começar, é importante analisar o que pode estar impedindo sua equipe.

O que está impedindo o escritório do CFO?

A pesquisa da Prophix sobre orçamento e previsão identificou problemas comuns que impedem o Escritório do CFO de transformar totalmente seus processos.

Dados isolados

Os dados são um dos ativos mais valiosos de uma empresa. Mas ela só é valiosa se você puder refiná-la, analisá-la e usá-la para embasar suas decisões. Ao reunir os dados em uma única plataforma, você facilita o uso pelo Escritório do CFO.

Falta de colaboração

Os dados não são tudo o que você pode sugar em silos. Se cada departamento seguir seu próprio caminho, sem se comunicar com o resto da organização, é provável que você encontre gargalos. Essas lentidões podem frear até mesmo os processos mais simplificados.

Falta de ferramentas adequadas

Sua organização está recebendo mais dados do que qualquer ser humano - ou mesmo equipes completas de seres humanos - pode processar. Sem as ferramentas certas para dar sentido a esses dados, você fica preso tentando beber de uma mangueira de água. Um software de orçamento e previsão adequado pode ajudar a automatizar e Streamline esses processos.

Processos manuais

O maior obstáculo para a transformação é a falta de tempo e recursos para fazê-la. É difícil assumir uma nova função se você estiver preso à manipulação manual de dados em planilhas. A automação é uma parte crucial de uma transformação bem-sucedida.

Transformando os processos de previsão: contínuos versus trimestrais

Depois de abordar os obstáculos que bloqueiam a transformação geral, sua equipe está pronta para se aprofundar em processos específicos. Fazer a mudança para a previsão contínua é uma parte importante da garantia do sucesso no futuro. As equipes que usam previsões contínuas podem prever receitas e ganhos com mais precisão do que as equipes que fazem previsões trimestrais. De acordo com Anders Liu-Lindberg, sócio e cofundador do Business Partnering Institute, agilidade e flexibilidade são as duas principais vantagens das previsões contínuas:

" Para adequar os processos ao futuro das finanças, os líderes financeiros precisam criar processos flexíveis e ágeis. A única coisa da qual podemos ter certeza é que o mundo muda mais rápido do que podemos prever um número preciso ou prever o que acontecerá a seguir. É fundamental que entendamos as suposições por trás das escolhas estratégicas e táticas que fizemos. Podemos rastrear a realidade com base nessas suposições e saber quando precisamos agir, porque nossas suposições não se sustentam mais. Esse é o tipo de processo que os líderes financeiros precisam criar à medida que continuam sua jornada de transformação. "

A previsão contínua pode ser complexa, trabalhosa e demorada. Para fazer a transição bem-sucedida para esse processo, você precisa:

• Uma única solução integrada para software de orçamento e previsão. Uma plataforma como a Prophix pode importar dados automaticamente, integrando-se perfeitamente com suas outras soluções de negócios.
• Ferramentas colaborativas. A Prophix oferece fluxos de trabalho que Streamline a previsão rastreando entradas, registrando alterações e registrando aprovações, tudo com controle de versão e sem cadeias de e-mail "responder a todos".
• Ferramentas ágeis. Há dezenas de fatores que podem alterar toda uma previsão: taxas de juros, taxas de câmbio, níveis de produção e muito mais. O siteProphix facilita o ajuste desses valores quando eles mudam.

Transformando os processos orçamentários: orçamento baseado em zero

Mudar para o orçamento baseado em zero (ZBB) pode gerar mudanças poderosas para o escritório do CFO. Ele permite que as organizações prevejam receitas e ganhos com mais precisão e alterem os modelos de orçamento com eficiência, conforme necessário.

Embora você precise de um investimento inicial em recursos, como formar um comitê interdisciplinar ou investir no software certo de orçamento e previsão, para fazer essa mudança, os benefícios valem a pena.

Começando com o ZBB

O processo ZBB começa com as pessoas. É fundamental ter suporte até o nível executivo. É uma séria mudança de paradigma em relação ao processo orçamentário usual e exige mais contribuições e envolvimento de outros departamentos. Os líderes financeiros podem ser defensores desse processo, apresentando o caso de negócios para a diretoria executiva.

Depois de ter a adesão dos executivos, o sucesso depende do processo e do treinamento. O escritório do CFO, junto com outros participantes do processo, precisará aprender a usar as ferramentas necessárias. Os líderes financeiros precisam ter um conhecimento prático da organização, incluindo como vários departamentos funcionam e quais serão seus requisitos orçamentários. Essa é uma boa oportunidade para sua equipe se tornar mais conectada à organização e mais experiente em dados.

Finalmente, o componente de tecnologia também é essencial para o sucesso. Embora seja possível fazer o ZBB manualmente em planilhas, é um processo complexo e demorado. Uma plataforma como a Prophix pode ajudar a automatizar o que pode ser automatizado e, ao mesmo tempo, facilitar a comunicação e a colaboração para o restante.

Comece sua transformação com o software certo de orçamento e previsão

A transformação digital é essencial para qualquer escritório do CFO que queira assumir um papel mais significativo e valioso em sua organização. A agilidade e a eficiência proporcionadas por essa transformação podem levar a mais práticas de visão de futuro, capacitando o escritório do CFO a aconselhar melhor o restante da organização. Além disso, os processos financeiros transformados aumentam a qualidade e a quantidade de insights derivados dos dados, o que leva a uma melhor tomada de decisão para todos.

Pronto para começar? Assista à demonstração da Prophix para ver o software transformador de orçamento e previsão em ação.