Vantagens e desvantagens do orçamento baseado em zero

O orçamento baseado em zero tem o poder de revolucionar o gerenciamento de custos em sua organização. É mais do que apenas analisar números - trata-se de promover um ambiente de responsabilidade e eficiência operacional.

O que é orçamento baseado em zero?

O orçamento base zero é uma abordagem para o orçamento corporativo que exige que você comece cada ano fiscal com uma base zero. Uma base zero exige que cada departamento detalhe suas necessidades até o item da linha, independentemente do valor solicitado no orçamento do ano anterior.

Vantagens do orçamento baseado em zero

Há vários benefícios no orçamento baseado em zero, o que o torna uma opção atraente para empresas que buscam entender como seus fundos e recursos são alocados em um nível granular.

1. Agilidade aprimorada

Uma vantagem do orçamento baseado em zero (ZBB) é que ele aumenta a flexibilidade de sua equipe financeira. Os administradores de orçamento devem começar do zero e defender suas necessidades de recursos durante cada ciclo orçamentário, o que é inestimável em períodos de incerteza econômica.

2. Dados otimizados

As empresas que adotam uma abordagem de base zero para seu orçamento tratam o Dados como um valioso ativo corporativo, evitando a confusão causada por planilhas desarticuladas e governança deficiente do Dados. Cada Valor atribuído ao orçamento deve ter uma necessidade associada, garantindo que não sejam adicionadas despesas estranhas.

3. Reprevisão mais rápida

O orçamento base zero requer dados validados e ordenados, o que é outra vantagem. Esse mesmo conjunto de dados pode agilizar seus processos de previsão, reduzindo significativamente o tempo necessário para fazer uma nova previsão de ganhos e receitas.

Desvantagens do orçamento baseado em zero

Agora, vamos analisar algumas das desvantagens do orçamento baseado em zero e como você pode superá-las.

1. Visibilidade limitada

Embora o orçamento baseado em zero (ZBB) seja excelente em muitas áreas, ele é insuficiente na projeção de resultados de longo prazo quando comparado aos métodos convencionais. Isso ocorre porque o foco do ZBB está em reajustar o orçamento, em vez de prever o futuro. Para resolver isso, é importante alocar tempo não apenas para revisar seu orçamento, mas também para priorizar iniciativas estratégicas de longo prazo.

2. Trabalho intensivo

Para organizações acostumadas a uma abordagem incremental de orçamento, o ZBB pode parecer exigente. Cada departamento deve comprovar suas despesas e planos sem se basear em suposições de anos anteriores. Apesar de ser uma ótima maneira de reduzir os gastos excessivos, o ZBB exige a colaboração de vários departamentos da organização.

3. dificuldade de medição

Quando a produtividade de um departamento não é facilmente quantificável, decidir onde alocar fundos e justificar essas despesas para a gerência sênior pode ser um desafio.

Benefícios do orçamento baseado em zero

As vantagens do orçamento base zero - Agilidade aprimorada, Dados otimizados e Previsão de Reformas mais rápida - podem resultar em benefícios significativos para sua equipe financeira e para a organização como um todo, incluindo

Operações orientadas a metas

Quando você é forçado a considerar como cada dólar do seu orçamento é gasto, você também deve avaliar suas metas para o ano e os recursos necessários para alcançá-las. Como resultado, os objetivos estratégicos da sua organização são definidos com mais clareza, dando clareza sobre o que é realmente importante.

Responsabilidade aprimorada

O orçamento de base zero é um processo colaborativo que exige que cada departamento envie suas necessidades de recursos para o ano. Como cada equipe está envolvida no processo, é mais fácil responsabilizá-la por suas decisões e Performance. O orçamento baseado em zero também exige consultas frequentes ao longo do ano, o que é um momento oportuno para se reunir em equipe para identificar prioridades e fazer mudanças.

Gerenciamento otimizado de custos

Talvez o maior benefício do orçamento baseado em zero seja o gerenciamento de custos. Quando você adota uma abordagem incremental para a elaboração do orçamento, na qual aumenta o valor do orçamento de Total em uma determinada porcentagem a cada ano, corre o risco de carregar despesas estranhas que não se alinham aos seus objetivos estratégicos. O orçamento baseado em zero força as equipes a justificar cada custo, por isso é mais fácil identificar áreas nas quais você pode reduzir os gastos.

Desafios do orçamento baseado em zero

Vamos nos aprofundar nos desafios que você pode enfrentar ao implementar um orçamento baseado em zero, desde a adesão das partes interessadas até uma possível mudança de foco e a introdução de incerteza e estresse.

Adesão das partes interessadas

Se você costuma adotar uma abordagem incremental de orçamento, pode ser difícil conseguir a adesão das partes interessadas por um novo método. Se as suas equipes estão acostumadas a receber um determinado valor de fundos a cada ano, pode ser um choque ter que justificar cada item da linha. Antes de iniciar o orçamento de base zero, é importante explicar as vantagens do orçamento de base zero para sua organização e obter a adesão de todas as partes interessadas, para que todos estejam prontos para participar do processo.

Foco de curto

O orçamento baseado em zero adota uma abordagem granular para alocar fundos, o que é eficaz para o gerenciamento de custos, mas pode mudar seu foco para o curto prazo. Ao alocar fundos para cada item de linha, você corre o risco de despriorizar projetos de longo prazo, especialmente aqueles que não têm um resultado tangível. Antes de iniciar o processo, você deve estabelecer uma direção clara para suas iniciativas de longo prazo, para que elas permaneçam financiadas e com pessoal.

Incerteza e estresse

O orçamento baseado em zero tem o potencial de introduzir incerteza e estresse em sua organização. Quando os departamentos precisam defender seus próprios orçamentos, pode parecer que estão competindo por financiamento com outras equipes e podem se preocupar com a eliminação de seus projetos e programas. É por isso que é tão importante obter a adesão das partes interessadas antes de empreender o ZBB, para que todos entendam as prioridades de curto e longo prazo da organização.

Melhores práticas de orçamento baseado em zero

Vamos explorar as estratégias mais eficazes para implementar o orçamento de base zero em sua organização, incluindo métodos de avaliação, orçamento colaborativo e o uso do software FP & A.

Avalie as solicitações de recursos em relação a uma estrutura

Ao usar o orçamento base zero, é melhor mediar todas as solicitações de recursos em relação a uma estrutura padrão. Isso significa comparar todos os custos da mesma forma, o que facilita a decisão do que é necessário. Também ajuda a garantir que os orçamentos de todos os departamentos sejam avaliados da mesma forma e que as necessidades das equipes com resultados mensuráveis não sejam priorizadas em relação a outras funções importantes (por exemplo, marketing, recursos humanos etc.).

Faça disso um esforço colaborativo

Para que o orçamento baseado em zero funcione melhor, você deve fazer disso um esforço de equipe. Todos os envolvidos devem ter uma palavra a dizer sobre suas necessidades orçamentárias. Dessa forma, todos entendem as decisões e se sentem parte do processo. É tudo uma questão de trabalhar em conjunto para obter o melhor resultado.

Use o software FP & A

O ZBB exige que você tenha total visibilidade de todos os seus centros de custo, incluindo suas atividades, produtividade e receita. O software FP&A é a solução ideal para esse método, pois agrega dados de toda a sua organização, o que pode ser um processo demorado e trabalhoso em planilhas.

É importante observar que o software de FP&A também pode ser chamado de Financial Performance Management (FPM), Corporate Performance Management (CPM)ou software de gerenciamento empresarial Performance (EPM).

Como você faz um orçamento baseado em zero?

Existem 5 etapas principais para um orçamento baseado em zero:

1. Definir objetivos — Descreva o que você espera alcançar durante esse período orçamentário e quais recursos são necessários para tornar isso possível.
2. Identifique fatores de custo — determine quais variáveis afetam suas receitas e custos e investigue como elas mudam com o tempo.
3. Classifique as despesas - Aloque cada item da linha em uma das quatro categorias: essencial, estratégica, de apoio ou discricionária.
   1. Despesas essenciais são necessárias para administrar sua empresa (por exemplo, aluguel, folha de pagamento etc.).
   2. Os fundos estratégicos apoiam diretamente os objetivos estratégicos.
   3. Os fundos de apoio apoiam indiretamente os objetivos estratégicos.
   4. Os fundos discricionários geralmente são reservados para viagens ou entretenimento, que são opcionais.
4. Alocar recursos - Atribua fundos a cada categoria de despesa e justifique os benefícios, custos, riscos e alternativas para cada item da linha.
5. Monitore seu orçamento - Compare os resultados reais com o plano e informe os resultados às partes interessadas.

Alternativas ao orçamento baseado em zero

O orçamento baseado em zero não é a única abordagem disponível — existem várias alternativas de orçamento que podem ser mais adequadas às suas metas e objetivos.

ZBB versus orçamento baseado em atividades

O orçamento baseado em atividades é uma abordagem Top-down que exige que você calcule os fundos necessários para apoiar o resultado ou a meta desejada. Isso contrasta com o orçamento baseado em zero, que se concentra na contabilidade detalhada das necessidades de cada departamento. Enquanto o orçamento baseado em atividades enfatiza o alinhamento estratégico e o crescimento, o orçamento baseado em zero garante precisão e protege contra mudanças inesperadas nos custos.

ZBB versus orçamento incremental

O orçamento incremental é o processo pelo qual você calcula o orçamento do ano atual adicionando ou subtraindo uma porcentagem do plano. Por outro lado, o orçamento baseado em zero não depende em nada do orçamento do ano anterior e exige que você inicie o processo do zero.

ZBB versus orçamento contínuo

O orçamento contínuo envolve adicionar um novo mês ao final do orçamento para cada mês decorrido. Isso permite que você avalie sua situação a cada mês e faça alterações à medida que avança. O ZBB oferece um plano detalhado para o ano no início, onde o orçamento contínuo oferece a oportunidade de refinar seu orçamento a cada mês.

ZBB versus orçamento com proposta de valor

O orçamento com proposição de valor garante que cada custo listado no orçamento agregue valor, fazendo perguntas como: Por que esse valor é usado? Para quem você cria Valor - clientes, funcionários ou partes interessadas? Seu valor compensa o custo? Se não, isso é justificado?

Assim como o orçamento base zero, o orçamento de proposição de valor é uma boa maneira de eliminar gastos desnecessários e aumentar o retorno sobre o investimento.

Conclusão: vantagens e desvantagens do orçamento baseado em zero

Em conclusão, o orçamento baseado em zero é uma abordagem detalhada do orçamento que exige o escrutínio de cada custo. Embora tenha suas vantagens, como melhor controle de custos e maior eficiência, apresenta desafios como a incerteza e a adesão das partes interessadas. No entanto, com práticas recomendadas como a Colaboração e a avaliação das solicitações em relação a uma estrutura, esses obstáculos podem ser superados. Lembre-se de que existem alternativas a serem consideradas se o orçamento baseado em zero não se adequar à sua organização. Em última análise, a escolha depende de suas necessidades e metas financeiras exclusivas.