6 sinais de que você precisa de um software de orçamento

As planilhas ainda são a espinha dorsal do processo orçamentário de muitas organizações. E, embora tenham algumas vantagens óbvias — estão em todos os lugares e são relativamente fáceis de usar —, não devem ser considerados o software de orçamento definitivo para empresas. Se você ainda não usa um software de orçamento, provavelmente já se deparou com alguns problemas sérios que indicam sua necessidade de um.

Mas se precisar de ajuda para ler os sinais, temos tudo o que você precisa.

O que é software de orçamento empresarial?

Simplificando, o software de orçamento empresarial é qualquer software de orçamento projetado especificamente para empresas. Essas plataformas podem assumir várias formas, com uma ampla variedade de recursos, mas o foco no orçamento deve estar em sua essência.

Por exemplo, embora muitas organizações possam começar a usar opções gratuitas ou de baixo custo, como Quickbooks e Freshbooks, elas raramente se adaptam à sua organização. Em breve, você passará mais tempo resolvendo os problemas que eles criam do que o tempo que economizou ao adotá-los em primeiro lugar.

Os 6 sinais de que sua empresa precisa de um software de orçamento

1. O orçamento leva meses

Em muitas organizações, o orçamento anual pode levar de 25 dias a quase dois meses. Se esse cronograma parecer curto para você, é um forte sinal de que seu software de orçamento atual para empresas não está funcionando.

O orçamento é um processo que consome tempo e recursos, mesmo para pequenas e médias empresas com estruturas organizacionais simples. Acrescente Subsidiárias, grupos e LLCs, e a consolidação de todas as informações de que você precisa pode levar semanas. A finalização de seu orçamento pode facilmente se estender para um trimestre inteiro nessas circunstâncias, o que dificulta a adaptação às mudanças nas condições do mercado.

Dica de software de orçamento empresarial

No mínimo, seu software de orçamento não deve demorar para encerrar seu orçamento anual. Mas, além disso, isso deve tirar você de um processo orçamentário anual rígido e fixo. O uso de uma plataforma Performance financeira como a Prophix pode fornecer a você um fluxo constante de dados financeiros, essencial para preparar orçamentos mais rapidamente e adaptá-los conforme necessário.

2. Seu orçamento não é flexível

Se você trabalha com finanças, provavelmente está familiarizado com o seguinte cenário:

Você acabou de preparar o orçamento anual da sua empresa quando algo significativo muda e você precisa fazer revisões. Se você estiver usando planilhas como sua ferramenta de orçamento, fazer essas revisões pode ser um processo manual e demorado, suscetível a erros de entrada de dados, fórmulas quebradas e outros problemas.

As empresas que adotaram um software de orçamento para negócios, como o software Financial Performance Management (FPM), podem reagir a mudanças internas e externas ao negócio, como flutuações no fluxo de caixa, mudanças de preço, mudanças na linha de produtos, mudanças na alocação de capital e mudanças organizacionais.

A criação de processos orçamentários ágeis diminui o custo e o tempo gastos na análise, ao mesmo tempo em que aumenta a qualidade da tomada de decisões.

O software Financial Performance Management (FPM) também pode ser chamado de Corporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP& A ) ou Enterprise Performance Management (EPM).

Dica de software de orçamento empresarial

Uma das maiores causas de orçamentos rígidos? Dados desatualizados ou indisponíveis. À medida que sua empresa cresce, o desafio de consolidar todos os dados de que você precisa para o orçamento aumenta exponencialmente. Novos processos devem ser implementados, novas fontes de dados precisam ser contabilizadas e novas complicações, como conversões de Moeda estrangeira, precisam ser resolvidas. Seu software de orçamento empresarial preferido deve ser capaz de criar orçamentos flexíveis.

3. Muitos departamentos estão acima do orçamento

É muito comum que o orçamento ocorra em um silo, especialmente se você estiver usando principalmente métodos manuais para coletar e processar dados. Quando as informações fluem apenas em uma direção, das pessoas para as quais você está orçando até as pessoas que fazem o orçamento, é especialmente difícil fazer um orçamento realista.

O resultado? Departamentos que continuam ultrapassando o orçamento.

Embora controles mais rígidos possam ser implementados para evitar que isso aconteça, esses padrões são mais um sinal de orçamentos irrealistas do que qualquer outra coisa. E se seu processo orçamentário não considerar nenhuma flexibilidade após a conclusão do orçamento em si, as equipes se depararão com uma escolha difícil: deixar de entregar projetos essenciais ou ultrapassar o orçamento.

Eles geralmente escolhem o último.

Dica de software de orçamento empresarial

Muitos exemplos de software de orçamento dedicado para empresas são desenvolvidos com Data integration como um recurso essencial, ou seja, a capacidade de extrair informações de várias fontes e centralizá-las em uma plataforma na qual os orçamentos podem ser criados com eficiência. Isso é essencial para evitar que os orçamentos sejam construídos em um silo. Analise o que está disponível com sua solução atual e torne-a um componente essencial na seleção de qualquer software de orçamento. Por exemplo, o Prophix não apenas permite que o escritório do CFO extraia dados de suas planilhas, mas também se integra nativamente aos sistemas ERP, CRM e HRIS.

4. Sua empresa passou por um crescimento significativo

Períodos de crescimento significativo e outras mudanças são extremamente positivos para sua empresa, mas podem causar grandes dores de cabeça em processos perenes, como orçamentos.

Talvez sua organização tenha se fundido com outra ou você tenha aberto uma nova subsidiária. Ou talvez você tenha acabado de ver um grande aumento em sua base de clientes e em sua receita. De qualquer forma, de repente você tem muito mais dados financeiros para trabalhar e considerações financeiras totalmente novas que tornam o orçamento muito mais complexo.

Esses períodos de transição geralmente podem revelar problemas com seu software de orçamento atual ou soar o alarme quando você não tem nenhum software dedicado.

Observe que mudanças repentinas como essas não são os únicos sinais a serem observados. Cada novo cliente, transação ou funcionário adicional aumenta a quantidade de dados financeiros que você precisa coletar, analisar e traduzir em decisões de negócios. Mesmo um crescimento lento e constante pode se tornar incontrolável quando você não tem as ferramentas certas.

Dica de software de orçamento empresarial

Se você estiver usando atualmente um software de orçamento empresarial, certifique-se de acompanhar a eficácia dele em diferentes estágios do crescimento da sua organização. Você saberá que precisa de uma solução melhor se as reclamações sobre processos ineficientes e orçamentos rígidos aumentarem à medida que sua empresa cresce.

Se você ainda está no mercado de software de orçamento para sua empresa, tente antecipar como suas necessidades mudarão à medida que a empresa crescer. Isso evitará que você invista em uma plataforma que não se adapte a você.

5. Sua lucratividade está caindo

É muito comum que equipes fora do escritório do CFO aplaudam ao ver as receitas aumentarem sem considerar a saúde financeira mais ampla da organização. Mas, como líder financeiro, você sabe que se cada dólar de receita vem com dois dólares de despesas, você não está realmente crescendo.

Sem as ferramentas adequadas para a elaboração de orçamentos, é muito comum que as organizações criem orçamentos irreais, muitas vezes devido a dados sem brilho. Às vezes, isso faz com que os departamentos ultrapassem o orçamento. Mas há situações em que toda a organização pode sofrer um impacto em sua lucratividade.

Ao adicionar um software robusto de orçamento empresarial à sua pilha de ferramentas, você pode gerar rapidamente as descobertas de que precisa para manter sua organização lucrativa - ou, pelo menos, o Relatório sobre quaisquer quedas na lucratividade que possam ocorrer.

Dica de software de orçamento empresarial

Os melhores exemplos de software de orçamento empresarial dão ao Gabinete do CFO a capacidade de criar painéis para usuários corporativos, para que todos possam estar mais cientes do que é necessário para manter a organização o mais lucrativa possível sem sacrificar projetos essenciais.

6. Você está frequentemente se dedicando ao trabalho

Sem um software de orçamento empresarial, o orçamento anual e processos semelhantes geralmente envolvem equipes descentralizadas e fragmentadas, cada uma lutando para coletar dados e prever as necessidades de partes da organização. A menos que essas equipes estejam em constante comunicação — ou usem ferramentas inerentemente colaborativas — é provável que elas dobrem o trabalho.

Isso inclui exportar os mesmos Relatórios várias vezes com pequenas variações, buscar dados que já foram coletados por outra equipe ou até mesmo trabalhar em orçamentos para os mesmos departamentos.

Isso resulta em perda de horas, em que o processo geral demora muito mais para ser concluído e em frustração à medida que as equipes tentam consolidar informações conflitantes. Quando você centraliza seus processos de orçamento em uma única plataforma, todas as suas equipes sabem exatamente quem está trabalhando em quê.

Dica de software de orçamento empresarial

Nem todos os softwares de orçamento empresarial são criados da mesma forma, e você deve procurar plataformas criadas para processos colaborativos desde o início. As planilhas, por exemplo, não são particularmente colaborativas, mas também não são algumas das opções de software de orçamento mais populares. Esse é um tópico que você deve tentar abordar em qualquer chamada de vendas de uma solução que você deseja adquirir ou testar se houver um período de teste gratuito disponível.

Como os diretórios All-Star economizaram 6 dias com o software de orçamento empresarial

Quando Michelle Ferris, da All-Star Directories, considerou pela primeira vez a adoção de um software de orçamento para empresas, ela e sua equipe estavam passando dias, se não semanas, preparando seu orçamento anual. Sua equipe teve que dedicar todo o seu tempo para compilar e analisar os Dados. Michelle sabia que havia uma maneira melhor de abordar a temporada orçamentária, permitindo que sua equipe se concentrasse em coisas mais importantes, como sair do escritório em um horário decente e passar tempo com a família.

Frustradas e prontas para uma mudança, Michelle e sua equipe começaram a considerar os prós e os contras da adoção de uma solução orçamentária. Michelle queria dar à sua equipe a liberdade de se concentrar no que realmente importa, tanto no trabalho quanto fora dele.

Depois de implementar o software Financial Performance Management (FPM) como uma solução para seus problemas orçamentários, a All-Star Directories economizou 6 dias inteiros de trabalho em seus processos orçamentários. A equipe de Michelle pode concluir seu orçamento em poucas horas, liberando-os para realizar análises estratégicas.

Agora, Michelle e sua equipe estão desfrutando de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal, em vez de se estressarem com a temporada orçamentária. Eles estão confiantes de que seus orçamentos são precisos, atuais e automatizados, permitindo que a equipe realize projetos mais estratégicos após um merecido tempo de inatividade.

Quer saber mais sobre o sucesso de Michelle com o software de orçamento para empresas? Leia o estudo de caso da All-Directories aqui.

Escolha o software de orçamento certo para sua empresa

Abandonar planilhas e embarcar em um software de orçamento para empresas é uma jogada inteligente. No entanto, identificar os sinais de que você precisa de um software de orçamento é metade da batalha.

Dê uma olhada no livro da All-Star Directories: o software de orçamento pode economizar tempo e é fácil de usar. Escolhendo o ideal para sua empresa? Isso é essencial.

Quer explorar ainda mais o software de orçamento para sua empresa? Confira os 21 melhores softwares de orçamento empresarial para cFos.