O que é orçamento baseado em zero (OBZ)?

Prophix Imageprophix Dec 6, 2023, 12:00:00 AM

Em uma pesquisa recente da FSN, apenas 13% das organizações disseram que usam o orçamento baseado em zero (ZBB). No entanto, 54% das finanças disseram que estavam procurando unificar seu modelo de orçamento em toda a empresa.

Para as empresas que ainda não implementaram o ZBB, pode ser uma questão de entender as vantagens e desvantagens do ZBB e como implementar efetivamente essa abordagem em sua organização.

Então, neste artigo, abordaremos:

Depois de ler este blog, você saberá o que é o orçamento baseado em zero, os prós e os contras dessa abordagem e como escolher o software certo para apoiar o método ZBB.

O que é orçamento baseado em zero?

O orçamento base zero (ZBB) é quando você começa cada ano fiscal com uma base zero. Quando você cria um orçamento com base zero, cada departamento contabiliza suas necessidades até o item da linha, independentemente de o valor ser maior ou menor do que o orçamento anterior.

Por que o orçamento baseado em zero (ZBB) funciona:

  • Precisão superior, pois é mais provável que os orçamentos estejam dentro de +/- 5% da meta.
  • Evita pequenas mudanças nas despesas que podem afetar os negócios Performance.

Se você está tendo dificuldades com seu orçamento, pode haver vários motivos pelos quais seu orçamento não está funcionando. Pode estar na forma como você está fazendo o orçamento - por exemplo, se continuar a usar processos estáticos e ferramentas manuais, como o Excel. No entanto, você também pode descobrir oportunidades com um método de orçamento diferente que permite um orçamento mais eficaz.

O orçamento baseado em zero é frequentemente comparado aos métodos mais tradicionais, nos quais as empresas adotam uma abordagem incremental ao orçamento (ou seja, as empresas pegam seu orçamento atual e o flexionam alguns por cento para o próximo ano em relação a previsões e planos de negócios de alto nível). O perigo dessa abordagem, quando comparada ao orçamento baseado em zero, é que a base histórica de custos se torne fixa, independentemente de os custos serem necessários para atender ao nível presumido de atividade de uma organização. Também pressupõe que o mercado mudará e evoluirá de forma controlada e previsível, o que não reflete a realidade atual dos negócios.

Mas para aqueles que buscam uma abordagem mais ágil de planejamento, o orçamento baseado em zero tem várias vantagens.

Quais são as vantagens do orçamento baseado em zero?

ZBB promove Agilidade

A principal vantagem do orçamento base zero é sua capacidade de melhorar a agilidade da sua equipe financeira. O ZBB exige que os detentores do orçamento “comecem do zero” e justifiquem suas necessidades de recursos em cada configuração do orçamento, o que é particularmente valioso em tempos de instabilidade econômica.

O ZBB posiciona o Dados como um ativo

Quando você compara empresas que usam o ZBB com aquelas que adotam uma abordagem incremental de orçamento, a diferença é clara. As empresas ágeis podem gerenciar o Dados como um ativo corporativo, em vez de serem sobrecarregadas por planilhas desconectadas com uma governança de Dados deficiente.

O ZBB suporta a reprevisão

Para fazer o orçamento base zero de forma eficaz, você precisa de dados validados e bem organizados. E esses dados também podem ser usados para aumentar a velocidade do seu processo de previsão , reduzindo pela metade o tempo necessário para fazer uma nova previsão de ganhos e receitas.

Quais são os contras do orçamento baseado em zero?

O ZBB não é o Visão de futuro

A única área que o ZBB falha em melhorar, quando comparado aos métodos mais tradicionais, é sua capacidade de prever o futuro, porque o ZBB se preocupa principalmente em recalibrar o orçamento, em vez de fazer previsões mais distantes.

O ZBB exige muita mão de obra

Para organizações que estão acostumadas a uma abordagem incremental de orçamento, o ZBB pode parecer trabalhoso. Cada departamento deve justificar suas despesas e planos, sem se basear em suposições de anos anteriores. Embora essa seja uma maneira ideal de reduzir os gastos excessivos, o ZBB exige a colaboração de departamentos de toda a organização.

O ZBB prioriza resultados tangíveis

Quando a produção de um departamento não é clara, pode ser difícil determinar onde alocar fundos e justificar essas despesas para a alta gerência.

Como implementar um orçamento baseado em zero

Há algumas considerações importantes quando se trata de implementar o orçamento de base zero: envolver as pessoas certas, garantir que processos eficazes de treinamento & estejam disponíveis e impulsionar seus esforços com a tecnologia.

Principais considerações para implementar o orçamento de base zero em sua organização:

  • Envolva as pessoas certas
  • Garanta que processos e treinamentos eficazes estejam disponíveis
  • Impulsione os esforços com a tecnologia certa

Principais considerações para implementar o orçamento de base zero em sua organização:

Pessoas

Antes de empreender o ZBB, você precisa obter apoio de todos os níveis da organização. Como discutimos acima, um processo bem-sucedido de ZBB exige a contribuição e o envolvimento de todos, especialmente dos líderes seniores.

Se a sua empresa buscar o ZBB, considere a possibilidade de implementá-lo como uma iniciativa corporativa Top-down e certifique-se de definir claramente o que você ganha com isso para a organização e para todos os envolvidos.

Processos e treinamento

Para implementar o ZBB com sucesso, talvez seja necessário aprimorar sua equipe financeira e outros contribuidores do orçamento. Ofereça treinamento para outros departamentos para que eles aprendam a usar as ferramentas e garanta que sua equipe financeira tenha uma visão de alto nível de como as coisas acontecem do ponto de vista de toda a empresa.

Tecnologia

Embora seja possível implementar o ZBB com planilhas, é um processo demorado e complexo que diminui seus retornos. Com o software Financial Performance Management (FPM) (também conhecido como Corporate Performance Management (CPM), Enterprise Performance Management (EPM), software de FP&A ou software de orçamento), você pode automatizar os processos de orçamento, planejamento e Reporting, o que pode reduzir drasticamente o tempo e o esforço necessários para executar o ZBB.

Como escolher um software de orçamento baseado em zero

Há uma variedade de opções de software de orçamento no mercado. Para apoiar o orçamento, a previsão e o planejamento com base zero, é melhor escolher o software Financial Performance Management (FPM), que está equipado para lidar com toda a amplitude dos processos financeiros. 

Capacidades que você deve procurar em uma solução de orçamento base zero:

  • Data integration
  • Fluxos de trabalho
  • Inteligência artificial
  • Design intuitivo
Capacidades que você deve procurar em uma solução de orçamento base zero:

Ao avaliar as soluções de software para dar suporte ao orçamento base zero, você deve procurar as seguintes Capacidades:

Data integration - Em vez de consumir muito tempo e fazer a entrada manual de dados, o software Financial Performance Management (FPM) pode fazer o trabalho para você, integrando-se perfeitamente a outros sistemas de negócios para obter dados reais, planejados e previstos.

Fluxos de trabalho - O software FPM pode melhorar a responsabilidade e o orçamento Streamline rastreando entradas, alterações e aprovações com o Fluxo de trabalho Capacidades.

Inteligência artificial - O software FPM permite que você se adapte rapidamente a variáveis que mudam rapidamente, como taxas de juros, taxas de Moeda, níveis de produção e condições de pagamento com inteligência artificial.

Design intuitivo - Contribua com orçamentos, aprove modelos e manipule dados em um site de fácil utilização Interface com o software FPM.

Escolhendo o melhor método de orçamento para sua empresa

Se você está procurando controlar os custos, melhorar a agilidade e aumentar a colaboração, deve considerar a implementação do orçamento base zero. Isso não apenas reduz os gastos excessivos, mas os dados que você usa para fazer o orçamento também podem ser usados para fazer uma nova previsão, dando a você a capacidade de antecipar mudanças e posicionar sua empresa para o sucesso.

Para implementar o ZBB de forma eficaz, você deve considerar a adoção de um software de FPM, que pode automatizar seus processos principais, para que você possa dedicar mais tempo à condução dos negócios Performance.

Quer saber mais sobre os diferentes métodos e softwares de orçamento? Confira nosso blog sobre os 21 melhores softwares de orçamento empresarial para cFos (em 2024 ).

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