Orçamento flexível: tudo o que você precisa saber

O que é um orçamento flexível? Um orçamento é um orçamento, certo?

Um orçamento flexível é um tipo único de orçamento que leva em conta as variações na atividade comercial e fornece um plano para enfrentá-las.

Em outras palavras, ajuda as empresas a permanecerem ágeis.

Mas como você cria um orçamento flexível? E por que mais você gostaria de usar um? E muita flexibilidade não é uma perda de tempo?

Falaremos sobre tudo isso e muito mais neste artigo.

O que é um orçamento flexível?

Um orçamento flexível é um orçamento que pode ser ajustado para mudanças na atividade comercial, como vendas ou volume de produção. Normalmente, esses ajustes são predeterminados para evitar desafios de escalabilidade, como contratar mais clientes do que a empresa pode lidar razoavelmente.

Muitas vezes, é mencionado da mesma forma que o orçamento estático, que se baseia em um nível fixo de atividade ou produção.

Por que as empresas usam orçamentos flexíveis?

Como os orçamentos flexíveis permitem que as empresas ajustem o quanto gastam em diferentes atividades comerciais, isso as ajuda a gerenciar seu fluxo de caixa com mais eficiência. Orçamentos flexíveis, para dizer o óbvio, ajudam as empresas a serem mais flexíveis com seus gastos.

Exemplo de orçamento flexível

Aqui está um exemplo rápido para ilustrar os benefícios de um orçamento flexível.

Digamos que o canal de publicidade paga de uma empresa esteja funcionando bem e gerando mais receita do que o esperado. Um orçamento flexível dá à empresa a luz verde para reinvestir mais dessa receita no canal.

Isso deve gerar ainda mais lucro.

No entanto, isso também pode levar a desafios de escalabilidade se as equipes de vendas e de sucesso do cliente não forem capazes de lidar com mais Contas do que o orçado "" . Um orçamento flexível e robusto terá um plano para esses cenários e alocará fundos adequadamente.

Digamos que haja uma despesa inesperada. Com um orçamento flexível, supondo que você tenha criado um cenário em que há uma despesa imprevista, você tem um plano a seguir.

Orçamento flexível versus orçamento estático

Um orçamento flexível fornece diretrizes para uma empresa mudar suas operações — investir ou desinvestir em práticas comerciais — com base em algum fator externo, normalmente a receita dessas atividades.

Um orçamento estático não fornece orientação ou subsídio para mudanças. É mais rígido e seus resultados são mais claramente definidos.

Fórmula de variação de orçamento flexível

A variação de orçamento flexível é qualquer diferença entre os resultados gerados por um orçamento flexível e os resultados reais de seguir esse orçamento.

A fórmula flexível de variação do orçamento é bem simples:

Variação do orçamento flexível = (Valor real - Valor do orçamento flexível)

Um número de variação orçamentária flexível positivo (ou favorável) significa que você chegou em " acima do plano, ", enquanto um número negativo (ou desfavorável) significa que você não foi tão lucrativo ou gastou mais do que esperava.

Orçamentos flexíveis básicos versus intermediários versus avançados

Podemos categorizar orçamentos flexíveis em três tipos com base em suas influências e complexidade.

Orçamento flexível básico: esse tipo de orçamento flexível só permite alterações com base nos números da receita.

Orçamento flexível intermediário: Considera outras atividades que podem causar uma mudança na receita ou nas atividades comerciais, como mudanças no número de funcionários ou no número e na complexidade dos clientes.

Orçamento flexível avançado: esse tipo de orçamento flexível considera várias despesas em toda a empresa, como lançamentos de produtos, índices como o número mágico de SaaS ou a relação dívida/patrimônio líquido e dividendos de investimentos.

A maioria das empresas que incorporam flexibilidade em seu orçamento usará um orçamento flexível básico.

Benefícios de um orçamento flexível

Por que uma empresa gostaria de usar um orçamento flexível? Como se vê, a capacidade de responder ao Performance real de sua empresa pode ser útil para manter o status quo e para crescer mais rápido do que o esperado. Condições de mercado incertas justificam o orçamento flexível, pois é mais certo que um único plano não seja seguido.

Bom para empresas com custos variáveis

Empresas com custos variáveis exigem orçamentos flexíveis porque esse tipo de orçamento permite que elas corrijam o curso ou contabilizem essa variação com o mínimo de interrupção em suas operações.

Por exemplo, uma empresa com uma grande variação sazonal deve ter um orçamento flexível para levar em conta o aumento e a queda na Oferta e procura de acordo com a sazonalidade.

Performance medição

Nada é melhor do que dizer à empresa que você está dentro do plano. E com um orçamento flexível, você tem várias contingências para manter o plano. 

Como você planejou variações no orçamento, sabe exatamente qual caminho seguir para manter a trajetória que manterá a empresa no plano.

Processo orçamentário mais eficiente

Orçamentos flexíveis são eficientes porque fazem todo o trabalho enquanto você faz o orçamento. Embora isso resulte em um tempo de orçamento inicial mais longo, ele torna o processo de orçamento geral muito mais rápido, já que você (idealmente) não precisa reprever cenários ou calcular novas projeções.

Melhores controles de custos

Prever seus custos com antecedência é uma ótima maneira de controlá-los. Como um orçamento flexível capacita a equipe financeira a pensar no futuro e controlar os gastos em determinados cenários, ele oferece à equipe financeira controles de custos muito mais robustos. Isso ajuda a reduzir a variação do orçamento excessivo, o que é bom.

Contas para despesas imprevistas

Um orçamento flexível, por sua natureza, contabilizará despesas imprevistas em algum grau. Embora a magnitude das despesas imprevistas possa não estar alinhada com o que você criou no orçamento, o caminho que você traçou para a empresa, em muitos casos, será aplicável, com alguns ajustes nos números brutos.

Reflete com mais precisão como as finanças são usadas

Uma empresa é uma entidade viva, e um orçamento também deve ser. Embora seja ótimo ter um orçamento ideal e estático, o orçamento flexível é mais fiel à forma como as empresas e os proprietários do orçamento realmente avaliam suas finanças.

Limitações de um orçamento flexível

É claro que orçamentos flexíveis não são coisas unilateralmente boas. Como qualquer outra coisa, eles têm suas desvantagens.

Mais demorado para criar, desenvolver, monitorar e manter

Como são necessariamente mais complexos do que orçamentos estáticos e, por definição, não são " para definir e esquecer, os orçamentos flexíveis " exigem muito mais inteligência para serem criados e também precisam de um monitoramento rigoroso. Isso pode causar alguma pressão sobre uma equipe já sobrecarregada de FP & A.

Muita flexibilidade pode limitar a capacidade de planejamento do FP & A

É possível ter muitos planos, pois a capacidade de planejamento de uma empresa é limitada pelo número de horas que sua equipe pode usar para criar planos. Os líderes orçamentários devem ter cuidado para não permitir que o orçamento flexível — especialmente os orçamentos flexíveis avançados — se torne um trem descontrolado de complexidade.

As previsões têm uma vida útil mais curta e se tornam desatualizadas rapidamente

Embora a flexibilidade seja ótima, às vezes acontece algo inesperado que invalida todo o trabalho que você fez antes.

Empresas de todo o mundo passaram por isso em março de 2020, quando a pandemia da COVID-19 exigiu bloqueios que paralisaram grande parte da economia. Modelos e projeções foram descartados, e as empresas que haviam gasto muito tempo e recursos na criação de um orçamento flexível viram grandes quantidades de seu tempo e esforço invalidados.

Menos responsabilidade ou incentivo para que os proprietários do orçamento adiram ao orçamento original

Saber que o orçamento pode ser ajustado pode ser um sinal verde para alguns proprietários de orçamento brincarem com seus gastos. Tenha o cuidado de definir com eles as expectativas de que os desvios do orçamento venham da equipe do FP & A.

Atrasos no fechamento podem causar atritos com a equipe de contabilidade

Embora a capacidade de ajustar o orçamento seja boa, ela pode criar muitas dores de cabeça para a equipe de contabilidade, especialmente quando ela precisa refazer grande parte do trabalho para fechar os livros, transformando um processo frequentemente atrasado devido a circunstâncias imprevistas em algo ainda mais tardio.

Falta de comparações de receita

Uma das maiores vantagens da consistência inerente a um orçamento estático são as comparações claras que ele permite. Mas um orçamento flexível introduz muito mais variação, o que torna difícil, se não totalmente impossível, que uma equipe realize uma comparação precisa da receita ou uma análise de variação com base em um cenário ideal ou anterior.

O que é variação de orçamento flexível?

A variação flexível do orçamento é a diferença nos gastos ou na receita entre o orçamento base ou original e o orçamento que foi incorporado.

Exemplo de variação de orçamento flexível

Por exemplo, digamos que uma empresa orçamente o COGS de um produto de $100 em $20. Mas depois de verificar os números, eles descobrem que o COGS custa $25. Eles aumentam o custo do produto para compensar essa variação e realizam 50 de suas 100 vendas de produtos durante o período de Reporting com esse novo preço. Sua variação de orçamento flexível para este produto, portanto, é de -$250 (50 unidades vendidas com $5 a mais de COGS do que o orçado, ou -$5).

5 etapas para implementar com sucesso um orçamento flexível

Se você decidiu que um orçamento flexível é o caminho certo para sua organização, veja como implementá-lo com sucesso.

1. Identifique custos fixos e variáveis

É essencial que você identifique onde as variâncias podem existir. Por exemplo, custos como aluguel, pagamentos de dívidas ou PP & E provavelmente permanecerão fixos e consistentes. Mas custos, como gastos com vendas e marketing, podem variar muito.

Separe os custos variáveis. Isso reduzirá consideravelmente a quantidade de cenários que você precisa criar.

2. Use a taxa de custo variável para criar um modelo de orçamento

A relação de custo variável compara os custos de aumento da produção com a receita resultante. Nesta etapa, você deseja identificar sua taxa de custo variável para cada produto, bem ou serviço que você vende e criar um modelo que possa ser usado para sua análise de cenário na próxima etapa.

A fórmula para a taxa de custo variável é a seguinte:

Índice de custo variável = custos variáveis/vendas líquidas

Alternativamente:

Índice de custo variável = 1 - Margem de contribuição

3. Modele diferentes cenários com o modelo de orçamento

Agora que você tem um modelo de orçamento, é hora de modelar cenários. Você deve modelar cenários com base na variação de custo que provavelmente ocorrerá, com alguma margem de manobra para cenários inesperados.

Um FP& Uma ferramenta como o Prophix é excelente para essa etapa.

4. Decida seu orçamento

Agora que você mapeou seus vários cenários, é hora de atribuir alguns números e parâmetros do orçamento. Isso é mais uma arte do que uma ciência, mas você deve começar priorizando por meio de um orçamento conservador e depois cobrindo despesas mais convenientes ou supérfluas.

Qualquer método de orçamento funciona aqui: você pode usar o orçamento incremental para um orçamento flexível básico ou o orçamento baseado em zero para reformular completamente o orçamento.

5. Compare seu modelo de orçamento com despesas reais com análise de variância

Por fim, você deseja comparar suas despesas reais com seu orçamento e avaliar a eficácia e a precisão de seu orçamento flexível.

A análise da variação orçamentária é uma etapa final essencial de qualquer processo orçamentário e um pré-requisito necessário para o próximo ciclo orçamentário.

Entender e avaliar seus orçamentos anteriores ajudará você a criar um orçamento futuro mais preciso, o que facilita o trabalho de todos e estabiliza as finanças da empresa.

Conclusão: Orçamento flexível com o Prophix

Agora você sabe tudo sobre como criar e usar um orçamento flexível.

E se você quiser criar um orçamento flexível para sua organização, a Prophix pode ajudar. Com o Prophix, você pode criar cenários e calcular sua análise de orçamento de forma rápida e fácil, minimizando as duas maiores perdas de tempo do processo de orçamento.

Parece intrigante? Clique no link para obter uma demonstração.