Orçamento flexível: tudo o que você precisa saber

O que é um orçamento flexível? Um orçamento é um orçamento, certo?

A flexible budget is a unique kind of budget that accounts for variances in business activity and provides a plan forward for them.

Em outras palavras, ajuda as empresas a permanecerem ágeis.

Mas como você cria um orçamento flexível? E por que mais você gostaria de usar um? E muita flexibilidade não é uma perda de tempo?

Falaremos sobre tudo isso e muito mais neste artigo.

O que é um orçamento flexível?

A flexible budget is a budget that can be adjusted for changes in business activity like sales or production volume. Typically, these adjustments are predetermined to avoid scalability challenges, like taking on more clients than the company can handle.

It's often mentioned in the same breath as the static budget, which is based on a fixed level of activity or output.

Por que as empresas usam orçamentos flexíveis?

Because flexible budgets allow companies to adjust how much they spend on different business activities, it helps them more effectively manage their cash flow. Flexible budgets, to state the obvious, help companies be more flexible with their spending.

Exemplo de orçamento flexível

Aqui está um exemplo rápido para ilustrar os benefícios de um orçamento flexível.

Digamos que o canal de publicidade paga de uma empresa esteja funcionando bem e gerando mais receita do que o esperado. Um orçamento flexível dá à empresa a luz verde para reinvestir mais dessa receita no canal.

Isso deve gerar ainda mais lucro.

However, it can also lead to scalability challenges if the sales and customer success teams can't handle more accounts than were "budgeted" for. A robust flexible budget will have a plan for these scenarios and allocate funds accordingly.

Digamos que haja uma despesa inesperada. Com um orçamento flexível, supondo que você tenha criado um cenário em que há uma despesa imprevista, você tem um plano a seguir.

Orçamento flexível versus orçamento estático

Um orçamento flexível fornece diretrizes para uma empresa mudar suas operações — investir ou desinvestir em práticas comerciais — com base em algum fator externo, normalmente a receita dessas atividades.

A static budget provides no guidance or allowance for change. It's more rigid and its outcomes are more clearly defined.

Fórmula de variação de orçamento flexível

A variação de orçamento flexível é qualquer diferença entre os resultados gerados por um orçamento flexível e os resultados reais de seguir esse orçamento.

A fórmula flexível de variação do orçamento é bem simples:

Variação do orçamento flexível = (Valor real - Valor do orçamento flexível)

A positive (or favorable) flexible budget variance number means you came in "above plan," while a negative (or unfavorable) number means you weren't as profitable, or you spent more than you expected.

Orçamentos flexíveis básicos versus intermediários versus avançados

We can categorize flexible budgets into three types based on their influence and complexity.

Basic flexible budget: This kind of flexible budget only allows for changes based on revenue figures.

Orçamento flexível intermediário: Considera outras atividades que podem causar uma mudança na receita ou nas atividades comerciais, como mudanças no número de funcionários ou no número e na complexidade dos clientes.

Orçamento flexível avançado: esse tipo de orçamento flexível considera várias despesas em toda a empresa, como lançamentos de produtos, índices como o número mágico de SaaS ou a relação dívida/patrimônio líquido e dividendos de investimentos.

A maioria das empresas que incorporam flexibilidade em seu orçamento usará um orçamento flexível básico.

Benefícios de um orçamento flexível

Por que uma empresa gostaria de usar um orçamento flexível? Como se vê, a capacidade de responder ao Performance real de sua empresa pode ser útil para manter o status quo e para crescer mais rápido do que o esperado. Condições de mercado incertas justificam o orçamento flexível, pois é mais certo que um único plano não seja seguido.

Bom para empresas com custos variáveis

Companies with variable costs require flexible budgets because this kind of budget allows them to course correct or account for that variation with minimal disruption to their operations.

Por exemplo, uma empresa com uma grande variação sazonal deve ter um orçamento flexível para levar em conta o aumento e a queda na Oferta e procura de acordo com a sazonalidade.

Performance medição

Nada é melhor do que dizer à empresa que você está dentro do plano. E com um orçamento flexível, você tem várias contingências para manter o plano. 

Because you've planned for variances in the budget, you know exactly which path to follow to maintain the trajectory that'll keep the company on plan.

Processo orçamentário mais eficiente

Flexible budgets are efficient because they do all the work while you're working on the budget. While this results in a longer initial budget time, it makes for a much faster overall budgeting process, since you (ideally) don't need to re-forecast scenarios or calculate new projections.

Melhores controles de custos

Prever seus custos com antecedência é uma ótima maneira de controlá-los. Como um orçamento flexível capacita a equipe financeira a pensar no futuro e controlar os gastos em determinados cenários, ele oferece à equipe financeira controles de custos muito mais robustos. Isso ajuda a reduzir a variação do orçamento excessivo, o que é bom.

Contas para despesas imprevistas

Um orçamento flexível, por sua natureza, contabilizará despesas imprevistas em algum grau. Embora a magnitude das despesas imprevistas possa não estar alinhada com o que você criou no orçamento, o caminho que você traçou para a empresa, em muitos casos, será aplicável, com alguns ajustes nos números brutos.

Reflete com mais precisão como as finanças são usadas

A company is a living entity, and a budget should be, too. While it's great to have an ideal, static budget, the flexible budget is truer to how companies and budget owners actually assess their finances.

Limitações de um orçamento flexível

É claro que orçamentos flexíveis não são coisas unilateralmente boas. Como qualquer outra coisa, eles têm suas desvantagens.

Mais demorado para criar, desenvolver, monitorar e manter

Because they're necessarily more complex than static budgets, and because they're not "set it and forget it," flexible budgets require more brainpower to create, and they also necessitate close monitoring to follow. This can lead to some strain on an already thin-stretched FP&A team.

Muita flexibilidade pode limitar a capacidade de planejamento do FP & A

It's possible to have too many plans, because a company's ability to plan is limited by the number of hours its team(s) can use to create plans. Budget leaders should be careful not to let the flexible budget—especially advanced flexible budgets—become a runaway train of complexity.

As previsões têm uma vida útil mais curta e se tornam desatualizadas rapidamente

Embora a flexibilidade seja ótima, às vezes acontece algo inesperado que invalida todo o trabalho que você fez antes.

Empresas de todo o mundo passaram por isso em março de 2020, quando a pandemia da COVID-19 exigiu bloqueios que paralisaram grande parte da economia. Modelos e projeções foram descartados, e as empresas que haviam gasto muito tempo e recursos na criação de um orçamento flexível viram grandes quantidades de seu tempo e esforço invalidados.

Menos responsabilidade ou incentivo para que os proprietários do orçamento adiram ao orçamento original

Saber que o orçamento pode ser ajustado pode ser um sinal verde para alguns proprietários de orçamento brincarem com seus gastos. Tenha o cuidado de definir com eles as expectativas de que os desvios do orçamento venham da equipe do FP & A.

Atrasos no fechamento podem causar atritos com a equipe de contabilidade

While the ability to adjust the budget is nice, it can create a lot of headaches for the accounting team, especially when they have to redo much of their work for closing the books, turning a process that's frequently delayed due to unforeseen circumstances into something even later.

Falta de comparações de receita

One of the biggest advantages of the consistency inherent in a static budget is the clean comparisons that it allows for. But a flexible budget introduces much more variance, which makes it difficult—if not outright impossible—for a team to perform an accurate revenue comparison or variance analysis based on an ideal or former scenario.

O que é variação de orçamento flexível?

A variação flexível do orçamento é a diferença nos gastos ou na receita entre o orçamento base ou original e o orçamento que foi incorporado.

Exemplo de variação de orçamento flexível

Por exemplo, digamos que uma empresa orçamente o COGS de um produto de $100 em $20. Mas depois de verificar os números, eles descobrem que o COGS custa $25. Eles aumentam o custo do produto para compensar essa variação e realizam 50 de suas 100 vendas de produtos durante o período de Reporting com esse novo preço. Sua variação de orçamento flexível para este produto, portanto, é de -$250 (50 unidades vendidas com $5 a mais de COGS do que o orçado, ou -$5).

5 etapas para implementar com sucesso um orçamento flexível

Se você decidiu que um orçamento flexível é o caminho certo para sua organização, veja como implementá-lo com sucesso.

1. Identifique custos fixos e variáveis

É essencial que você identifique onde as variâncias podem existir. Por exemplo, custos como aluguel, pagamentos de dívidas ou PP & E provavelmente permanecerão fixos e consistentes. Mas custos, como gastos com vendas e marketing, podem variar muito.

Separate out the variable costs. This will vastly reduce the number of scenarios you need to create.

2. Use a taxa de custo variável para criar um modelo de orçamento

A relação de custo variável compara os custos de aumento da produção com a receita resultante. Nesta etapa, você deseja identificar sua taxa de custo variável para cada produto, bem ou serviço que você vende e criar um modelo que possa ser usado para sua análise de cenário na próxima etapa.

A fórmula para a taxa de custo variável é a seguinte:

Índice de custo variável = custos variáveis/vendas líquidas

Alternativamente:

Índice de custo variável = 1 - Margem de contribuição

3. Modele diferentes cenários com o modelo de orçamento

Agora que você tem um modelo de orçamento, é hora de modelar cenários. Você deve modelar cenários com base na variação de custo que provavelmente ocorrerá, com alguma margem de manobra para cenários inesperados.

An FP&A tool like Prophix One is great for this step.

4. Decida seu orçamento

Agora que você mapeou seus vários cenários, é hora de atribuir alguns números e parâmetros do orçamento. Isso é mais uma arte do que uma ciência, mas você deve começar priorizando por meio de um orçamento conservador e depois cobrindo despesas mais convenientes ou supérfluas.

Qualquer método de orçamento funciona aqui: você pode usar o orçamento incremental para um orçamento flexível básico ou o orçamento baseado em zero para reformular completamente o orçamento.

5. Compare seu modelo de orçamento com despesas reais com análise de variância

Por fim, você deseja comparar suas despesas reais com seu orçamento e avaliar a eficácia e a precisão de seu orçamento flexível.

Conclusão: Orçamento flexível com o Prophix

Agora você sabe tudo sobre como criar e usar um orçamento flexível.