Os 5 principais problemas de orçamento nas organizações e soluções eficazes

O orçamento é uma grande responsabilidade para as equipes de planejamento e análise financeira (FP&A). Estima-se que a má qualidade dos dados cause mais de US$3 trilhões de dólares em perdas anuais somente para as empresas norte-americanas, e em nenhum outro lugar isso acontece mais do que com os orçamentos. Um orçamento impreciso pode restringir artificialmente as equipes ou criar gastos excessivos em massa, colocando departamentos inteiros no vermelho. A elaboração de orçamentos é um processo longo e meticuloso, dificultado por desafios significativos que toda equipe de FP&A precisa aprender a superar.

Vamos dar uma olhada em algumas das causas mais comuns de erros de orçamento que as equipes encontram e como evitá-los.

Problemas comuns de orçamento que as organizações enfrentam

Imprecisão de dados

As práticas tradicionais de planejamento e análise financeira, usando planilhas, entrada manual de dados e software legado, são fontes frequentes de dados incorretos que afetam o orçamento e o planejamento. A adoção de um software financeiro moderno que ofereça suporte à integração de dados em tempo real elimina os riscos da entrada manual de dados.

Muitas organizações optam por permanecer com sistemas legados ineficientes devido ao custo da mudança para novas plataformas e à resistência das equipes que se acostumaram aos processos existentes.

Falta de colaboração

Com muita frequência, dados importantes ficam isolados dentro dos departamentos, dificultando que a equipe que prepara os orçamentos de uma organização tenha uma visão completa do que todos precisam. Corrigir esses problemas após o fato é difícil e caro, se é que isso pode ser feito.

Processos orçamentários rígidos

A incapacidade de se adaptar rapidamente a mercados em constante mudança pode fazer com que as empresas tenham dificuldades para competir com aquelas que conseguem.

A inércia do ciclo orçamentário anual tradicional resiste à agilidade, fazendo com que as organizações demorem a capitalizar as oportunidades ou a superar os desafios emergentes.

Previsão insuficiente

Com uma coleta de dados deficiente e dados de baixa qualidade, as necessidades orçamentárias de toda a empresa serão deturpadas, o que pode levar a uma alocação incorreta de recursos. Esses erros exigem tempo e recursos adicionais para serem corrigidos. Isso geralmente leva a menos previsões e menos precisas, dificultando que os líderes planejem adequadamente sua estratégia e aproveitem ao máximo seu orçamento.

Comunicação ineficaz das metas orçamentárias

O raciocínio por trás das decisões estratégicas muitas vezes pode se perder entre os departamentos, levando a mal-entendidos e metas não atingidas. Não necessariamente porque a equipe não esteja trabalhando bem, mas porque o objetivo final desse trabalho está desalinhado com a estratégia da empresa.

O custo de ignorar os problemas de orçamento

O orçamento ineficaz gera ineficiências desde o nível estratégico até as equipes e os indivíduos. Esses custos são representados em duas dimensões:

• Implicações financeiras: Cada dólar é importante, mas os problemas orçamentários levam ao desperdício de recursos. Um orçamento inflexível também reduz a capacidade de capitalizar novas oportunidades quando elas são identificadas.

• Riscos operacionais: Essa incompatibilidade na compreensão das metas estratégicas mais amplas de um orçamento leva a atritos entre os departamentos, o que custa tempo e energia para superar esses mal-entendidos. Um orçamento ineficaz também pode levar a problemas de conformidade que podem ser excepcionalmente caros para uma organização.

Soluções para os desafios orçamentários

Adote o software de gerenciamento de desempenho financeiro (FPM)

O software financeiro é a solução para simplificar os processos orçamentários e muito mais. As melhores ferramentas são projetadas para ser uma fonte única e confiável da verdade para as atividades financeiras da sua organização e, ao mesmo tempo, facilitar a análise e a colaboração. Essas ferramentas se integram automaticamente às fontes de dados para eliminar o risco de erros humanos na entrada de dados. O software FPM também atualiza os dados com os quais está trabalhando, permitindo muito mais flexibilidade e adaptabilidade do que depender de relatórios anuais ou trimestrais.

A plataforma Prophix One, por exemplo, oferece integração de dados em tempo real e recursos de relatórios automatizados que melhoram a precisão e reduzem os erros, além de serem mais rápidos e acessíveis do que os métodos tradicionais.

Implementar técnicas orçamentárias ágeis

O abandono dos métodos orçamentários antigos em direção a um orçamento de base zero ou contínuo proporciona a agilidade e a flexibilidade necessárias que faltam aos métodos tradicionais.

Como esses métodos exigem muito mais trabalho, sua implementação eficaz requer um software que automatize o máximo possível do processo. Além de coletar e processar novos dados para manter o orçamento atualizado, o software precisará publicar e hospedar o orçamento final, de modo que, à medida que o orçamento for atualizado e adaptado, essas alterações sejam refletidas nos relatórios compartilhados.

O Prophix One fornece as ferramentas necessárias para metodologias orçamentárias ágeis, bem como modelos personalizáveis que se adaptam à medida que as necessidades da empresa mudam.

Promova uma cultura de orçamento colaborativo

Quando as equipes financeiras não conseguem colaborar com outros departamentos de forma eficaz, as necessidades orçamentárias e a estratégia ficam desalinhadas. Promover um ambiente colaborativo em uma empresa significa ouvir e atender às necessidades dos departamentos, além de manter dados atualizados sobre os orçamentos.

As ferramentas financeiras que fornecem atualizações ao vivo e espaços colaborativos para rastreamento e monitoramento ajudam a preencher a lacuna entre as equipes financeiras e outros departamentos. A plataforma Prophix One inclui recursos colaborativos que permitem que as equipes trabalhem juntas sem problemas, garantindo que todos os departamentos estejam alinhados.

Aproveite a análise de dados para obter melhores percepções

É difícil garantir que os dados sejam confiáveis usando métodos antigos. Ao aproveitar as ferramentas financeiras modernas para se integrar diretamente com as fontes de dados e fornecer análises avançadas, as equipes financeiras podem ter mais confiança em seus resultados com facilidade.

O Prophix One oferece integrações pré-construídas fáceis de usar para todas as suas fontes de dados, bem como análises avançadas de dados e automação, tornando mais fácil do que nunca a obtenção de relatórios de alta qualidade em tempo recorde.

Estabeleça canais de comunicação claros para as metas orçamentárias

Criar tempo e espaço dedicados para discutir as metas orçamentárias com os líderes de equipe é essencial para garantir que as equipes estejam alinhadas quanto aos motivos estratégicos das escolhas orçamentárias. Esses canais também são essenciais para coletar dados e obter feedback.

A plataforma Prophix One permite uma comunicação transparente entre os departamentos. Essas ferramentas colaborativas fornecem atualizações em tempo real sobre o desempenho orçamentário e ajustes às partes interessadas, permitindo o acesso assíncrono a dados essenciais.

Faça parceria com a Prophix para ficar à frente dos problemas orçamentários

O Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, compreende os desafios únicos que as organizações enfrentam para melhorar as práticas orçamentárias, adaptar-se às mudanças do mercado e garantir a qualidade dos dados. O Prophix One foi desenvolvido para resolver problemas cruciais em uma ampla gama de tarefas de FP&A.

Faça uma parceria com a Prophix e prepare sua organização para novas estratégias e métodos, desde a atualização dos métodos de orçamento até as previsões contínuas, passando pelo aproveitamento de dados em tempo real e pela automação para o planejamento contínuo.

A elaboração do orçamento e as tarefas relacionadas a ele, como comunicação e colaboração, podem ser assustadoras. Com o uso de novas ferramentas e softwares, essas tarefas podem ser simplificadas e os resultados podem ser reforçados com a confiança em seus dados e análises.