Orçamento de baixo para cima: tudo o que você precisa saber 

Seja você um profissional de finanças experiente ou iniciante em orçamentos, este blog desmistificará o conceito de orçamento de baixo para cima.

Exploraremos como funciona, seus prós e contras, exemplos práticos e seu papel nas equipes modernas de FP & A. 

Vamos mergulhar no mundo do orçamento de baixo para cima e revelar seu potencial para um planejamento financeiro eficaz.

O que é orçamento de baixo para cima? 

O orçamento de baixo para cima é a prática de fazer com que cada departamento envie suas metas e o orçamento solicitado para o ano, que é então revisado pela equipe financeira para alinhamento com as metas corporativas. Esse método de orçamento adota uma abordagem granular que começa na “base” da organização — por exemplo, nos departamentos. 

Orçamento bottom-up vs. orçamento Top-down 

Em contraste com o orçamento de baixo para cima, o orçamento Top-down exige que a equipe financeira estabeleça metas e aloque fundos para cada departamento. Top-down Os orçamentos geralmente são revisados e aprovados pela gerência antes de serem comunicados às equipes individuais.

Em vez de começar pela "base" da organização, o Top-down budgeting começa com o "topo" ou com a liderança, e os recursos são alocados com base nas iniciativas estratégicas da empresa para o próximo ano, bem como no passado de cada departamento Performance e nas condições de mercado. Depois que o plano é distribuído com a equipe mais ampla, os departamentos podem começar a elaborar um orçamento com base nos fundos alocados.  

Orçamento de baixo para cima versus orçamento operacional 

Um orçamento operacional estima as receitas e despesas de uma empresa durante um período de tempo. Performance Os orçamentos operacionais fornecem uma visão geral de alto nível dos negócios e uma maneira de monitorar a receita, os custos variáveis, os custos fixos, as despesas não monetárias e as despesas não operacionais.

Os orçamentos operacionais geralmente são atualizados mensalmente ou trimestralmente. Embora esses orçamentos possam ser montados usando uma abordagem de baixo para cima, eles se concentram principalmente na receita e nas despesas e geralmente são compilados usando um método Top-down que solicita a contribuição da liderança.

Observe que, como qualquer orçamento, mesmo aqueles criados por meio de uma abordagem de baixo para cima podem ser atualizados periodicamente conforme necessário e não refletem necessariamente apenas um ponto no tempo (por exemplo, o início do ano).  

Orçamento de baixo para cima vs. orçamento de capital 

As empresas usam orçamentos de capital para avaliar a viabilidade de novos projetos e investimentos. Esse processo geralmente envolve examinar o fluxo de caixa de um projeto ao longo do tempo para determinar se o projeto atenderia aos benchmarks da empresa e ofereceria um retorno sobre o investimento.

Assim como os orçamentos operacionais, os orçamentos de capital são um tipo de orçamento, não um método de orçamento. Os orçamentos operacionais e de capital podem ser montados usando uma abordagem Top-down ou bottom-up, dependendo do estilo e da estrutura de gerenciamento da empresa. Enquanto algumas empresas podem preferir uma abordagem Top-down, que usa o feedback da liderança para avaliar projetos ou investimentos, outras podem usar uma abordagem bottom-up, que valoriza as contribuições dos funcionários mais próximos das operações cotidianas.

Como funciona o orçamento de baixo para cima? 

Vejamos as três principais etapas da elaboração de um orçamento de baixo para cima.

Análise de custos departamentais 

A primeira etapa do orçamento de baixo para cima é fazer com que cada departamento elabore uma projeção de seus custos e despesas previstos para o ano. Isso deve incluir despesas com funcionários, projetos planejados e custos administrativos e de equipamentos.  

Criando o orçamento do departamento 

Depois de avaliar suas necessidades previstas para o ano, cada departamento soma seus custos para formar seu orçamento. Esses orçamentos departamentais são então compilados e somados ao orçamento geral da empresa.

Equilibrar as necessidades departamentais com os desejos da empresa de alto nível 

Depois que o orçamento da empresa é estabelecido, ele é revisado pela equipe de liderança para verificar se está alinhado às metas estratégicas da organização, fazendo perguntas como: os recursos foram alocados para os projetos certos? Há fundos suficientes para cobrir novos projetos ou investimentos? Os departamentos terão os recursos necessários para atingir as metas de receita?

Se o orçamento estiver bem posicionado para atender às metas e objetivos da empresa, ele será repassado à equipe financeira, que validará as entradas e finalizará o orçamento de baixo para cima.

Quais são as vantagens do orçamento de baixo para cima? 

Há várias vantagens no orçamento de baixo para cima, incluindo maior precisão, responsabilidade e moral dos funcionários.  

Precisão no orçamento

O orçamento de baixo para cima é mais preciso do que muitos outros métodos, pois solicita feedback dos funcionários envolvidos nas operações diárias da empresa.

Os colaboradores individuais geralmente têm uma melhor compreensão das despesas recorrentes e dos planos departamentais do que as equipes de liderança e, portanto, o orçamento de baixo para cima é a maneira ideal de compilar uma visão geral granular das necessidades organizacionais.  

Promover a administração entre os líderes de departamento

No processo orçamentário de baixo para cima, os líderes de departamento desempenham um papel crucial não apenas na criação, mas também na adesão aos orçamentos. Como são responsáveis por montar e projetar seus custos previstos, eles desenvolvem inerentemente um senso de propriedade sobre seus orçamentos. Essa administração normalmente resulta no comprometimento deles com as restrições orçamentárias que estabeleceram, levando a uma melhor disciplina financeira em seus departamentos.

No entanto, esse processo funciona melhor quando há uma comunicação clara da alta gerência sobre os objetivos estratégicos abrangentes e as diretrizes financeiras da empresa.

Aumentando o moral dos funcionários

O orçamento de baixo para cima é uma ótima maneira de aumentar o moral entre os contribuidores individuais. Ao envolver cada departamento no processo, seus funcionários sentem que suas opiniões são importantes e que os planos do departamento são uma prioridade para a empresa. 

Quais são as desvantagens do orçamento de baixo para cima? 

Embora o orçamento de baixo para cima tenha muitas vantagens, também existem várias desvantagens, incluindo o risco de excesso de orçamento, a quantidade de tempo necessária e o desalinhamento com os objetivos estratégicos.  

O risco de gastar demais

Uma desvantagem do orçamento de baixo para cima é que ele pode levar ao excesso de orçamento. Quando os líderes de departamento supervisionam seus orçamentos, eles podem alocar fundos extras para compensar custos inesperados, o que pode levar à superestimação de suas necessidades. Se cada departamento tentar alocar recursos adicionais para si mesmo, isso pode levar a um orçamento excessivo no nível da empresa e a gastar mais fundos do que o necessário.  

Processos demorados

Para muitas organizações, o orçamento de baixo para cima pode rapidamente se tornar um processo demorado. Sem uma abordagem padronizada, pode ser difícil coordenar e colaborar com todos os departamentos necessários e entender a lógica por trás de suas escolhas. Também leva tempo para cada departamento avaliar seus custos e compilar seu plano para o ano.  

Possível desalinhamento com as metas organizacionais

Quando os departamentos elaboram seus orçamentos para o ano, é provável que estejam mais preocupados com a capacidade de atingir suas metas e metas. Uma abordagem orçamentária de baixo para cima pode perder o panorama geral porque as equipes estão focadas no que desejam alcançar, e não no que a empresa pretende realizar.

A gerência de nível superior também tem envolvimento limitado nas etapas iniciais do orçamento de baixo para cima, o que pode limitar a visibilidade do alinhamento estratégico geral dos orçamentos de cada departamento. O orçamento de baixo para cima também pode levar à perda de oportunidades de colaboração entre departamentos e otimização de recursos.

Um exemplo de processo orçamentário de baixo para cima em 8 etapas 

Crie um orçamento de baixo para cima em oito etapas simples, conforme descrito abaixo:

1. Estabeleça objetivos: Estabeleça as metas e os objetivos para o próximo período orçamentário.
2. Orçamentos departamentais : cada departamento estima suas próprias despesas e receitas com base em seus objetivos.
3. Envio de orçamento: Todos os departamentos submetem seus orçamentos propostos ao comitê de orçamento ou à gerência.
4. Revisão e ajustes: O comitê de orçamento ou a gerência analisa a proposta de cada departamento, solicita esclarecimentos, se necessário, e ajusta.
5. Consolidação: Todos os orçamentos de departamento são consolidados em um único orçamento mestre.
6. Aprovação: O orçamento consolidado é revisado e aprovado pela alta administração ou pelo conselho de administração.
7. Implementação: O orçamento aprovado é distribuído de volta aos departamentos e implementado.
8. Monitore e controle: durante todo o período orçamentário, os resultados reais são comparados com as estimativas orçamentárias e os ajustes são feitos, conforme necessário. 

O papel do orçamento de baixo para cima na equipe moderna do FP & A 

O orçamento de baixo para cima pode ser extremamente benéfico para as equipes modernas do FP & A que buscam melhorar o envolvimento dos funcionários, criar planos mais detalhados e identificar ineficiências operacionais. FP moderno&As equipes A podem defender a elaboração de orçamentos de baixo para cima, trabalhando em estreita colaboração com todos os departamentos, validando os insumos e comunicando as alterações à alta administração, posicionando-se como um colaborador estratégico e promovendo uma cultura de colaboração.

O processo orçamentário de baixo para cima promove relacionamentos mais fortes entre os departamentos, aprimorando seu papel como parceiros comerciais eficazes. Ele também abre caminho para uma melhor agilidade, permitindo ajustes rápidos em nível departamental sem interromper todo o orçamento - um aspecto essencial no atual ambiente de negócios em rápida mudança.

Por fim, as equipes modernas de PF&A que utilizam tecnologias avançadas de orçamento podem gerenciar o processo de orçamento de baixo para cima com mais eficiência, com atualizações em tempo real, melhor visibilidade e comunicação simplificada. Essa abordagem não apenas capacita as equipes do FP & A, mas também as posiciona como atores-chave na estratégia de planejamento financeiro da organização. 

Conclusão: Orçamento eficaz de baixo para cima com o Prophix 

Em conclusão, um orçamento eficaz de baixo para cima, quando bem gerenciado, pode ser um divisor de águas para as equipes do FP & A. Apesar dos desafios, a Plataforma Financeira Performance da Prophix pode tornar o processo contínuo e eficiente. Desde a previsão detalhada até a promoção da colaboração entre departamentos, o orçamento bottom-up com o Prophix é a chave para o planejamento financeiro estratégico.

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