Orçamento e planejamento 2.0: como manter sua organização ágil

É hora de repensar a forma como você faz o orçamento. Muitas organizações dependem de um processo de orçamento e planejamento que vive quase inteiramente em planilhas e depende de horas de trabalho manual, um processo que está em uso há décadas. Embora haja algum valor em se ater a um processo com esse tipo de longevidade, esse não é o melhor método para organizações que precisam se adaptar a mercados em evolução - o que se aplica a todas elas.

Então, como você garante que seus processos de orçamento e planejamento o preparem para o sucesso?

O estado do orçamento e do planejamento

Os processos tradicionais de orçamento e planejamento geralmente assumem uma das duas formas.

A primeira é a construção de baixo para cima, que começa com cada departamento descobrindo quais serão suas despesas esperadas para o ano. Se você estiver fazendo isso manualmente, o resultado final será uma Planilha enorme que abrange os orçamentos de toda a organização.

A segunda é a abordagem de modelos, na qual cada departamento começa com um modelo baseado em suas despesas do ano anterior, fazendo um ajuste percentual com base em previsões ou metas organizacionais. Isso pode levar a um aumento ou diminuição geral nos orçamentos.

Ambas as abordagens existem há décadas e ambas têm suas vantagens e desvantagens.

Os desafios do orçamento manual baseado em planilhas de baixo para cima

Quando você usa processos manuais e planilhas, o resultado da criação de baixo para cima é uma pasta de trabalho gigante que abrange todas as considerações orçamentárias possíveis em toda a organização em milhares de células. Esses arquivos muitas vezes pertencem a uma única pessoa no escritório do CFO, o que pode criar um sério gargalo no início do ano fiscal.

Aqui estão alguns dos problemas que as organizações geralmente enfrentam com o orçamento manual de baixo para cima, baseado em planilhas:

• Muitas suposições. A enorme planilha de Excel que você acaba obtendo está repleta de suposições de todos os colaboradores, o que dificulta saber quais são elas ou como surgiram.
• Muito esforço. Usar planilhas para criar orçamentos enormes leva tempo. Muito disso. A quantidade de tempo e esforço pode ser reduzida por meio da automação e de processos aprimorados.
• Muito arriscado. Confiar em apenas alguns especialistas para administrar seu orçamento Planilha não apenas cria gargalos, mas também sérios riscos. Essas planilhas geralmente estão cheias de fórmulas, que podem ser quebradas com um único erro. Com o número de pessoas que adicionam Dados à sua Planilha, há muitas chances de que essas fórmulas sejam quebradas - ou que outros erros críticos sejam cometidos.

Embora o orçamento de baixo para cima em uma Planilha pareça lógico e direto, ele cria um processo lento e pesado que resulta em orçamentos excessivamente complexos.

Os desafios do orçamento baseado em modelos

À primeira vista, o orçamento baseado em modelos parece ser a solução ideal para superar os desafios do orçamento de baixo para cima. Em vez de depender de várias suposições desconhecidas, os departamentos ajustam seu orçamento com base em orçamentos anteriores, no panorama geral da organização Performance e em fatores semelhantes. E como você está usando um Modelo, isso exige muito menos esforço do que outros métodos. Mas os modelos não são uma solução perfeita e trazem seus próprios desafios.

• Uma única grande suposição. Em vez de suposições desconhecidas de cada departamento, o orçamento baseado em modelos se baseia em uma única suposição: que o próximo exercício financeiro será semelhante ao ano anterior, com mais ou menos alguns pontos percentuais. Embora isso possa ser verdade em alguns anos, isso pode torná-lo menos preparado para determinados cenários.
• Ainda é um grande esforço. Mesmo quando o orçamento baseado em modelos deve reduzir o esforço envolvido no orçamento e no planejamento, ainda é um dos métodos mais trabalhosos que existem.
• Propenso a erros. Os modelos do Excel dependem de uma grande quantidade de formatação condicional, fórmulas e recursos semelhantes nos bastidores que podem ser facilmente interrompidos se você não for um profissional do Excel.

Os modelos são uma abordagem aprimorada de orçamento e planejamento de várias maneiras, mas ainda não são a melhor opção. Ainda existe um aspecto de uso intensivo de tempo e recursos, que cria orçamentos rígidos que não respondem às condições do mundo real.

Então, o que sua organização deveria fazer em vez disso?

Por que as empresas devem buscar a agilidade no orçamento e no planejamento

Empresas ágeis podem tomar decisões rapidamente ao responder a mudanças internas ou externas repentinas, garantindo que elas permaneçam no caminho certo para alcançar suas metas. Com a agilidade, vem a mentalidade de que ajustar tudo, desde orçamentos até previsões e estratégias, é essencial para o crescimento dos negócios. As organizações que desejam tornar a agilidade parte de sua cultura devem considerar os seguintes pontos de referência, conforme descrito no relatório da Prophix How Can Finance Leaders Bridge the FP& A Gap Relatório:

• Velocidade: sua organização deve se esforçar para levar no máximo uma semana para prever ganhos e receitas. As previsões devem cobrir um ano inteiro.
• Precisão: A agilidade não se trata apenas de se mover rapidamente. Os orçamentos e as previsões devem ter uma margem de erro de 5%.
• Processos flexíveis de orçamento e planejamento: orçamentos, previsões e outros planos devem ser capazes de lidar com pequenas mudanças, e essas mudanças devem ser implementadas em meio dia.

Poucas organizações podem dizer que atendem a esses parâmetros de referência. Em uma pesquisa com mais de 500 profissionais sênior de finanças, a FSN e a Prophix descobriram que apenas 20% das organizações conseguem fazer previsões para além de 12 meses, e menos da metade consegue prever ganhos ou receitas dentro de uma margem de erro de 5%.

Então, por que a sua organização deve buscar a agilidade nos processos de orçamento e planejamento? Isso não apenas o tornará mais resistente às mudanças nas condições do mercado, mas também o colocará à frente da concorrência.

Como alcançar o orçamento e o planejamento 2.0

Agora que você já viu por que a agilidade é importante no orçamento e no planejamento, vamos abordar como a sua organização pode chegar lá.

Use a transformação digital para ser mais ágil

O escritório do CFO é frequentemente sobrecarregado por dados de planilhas desconectadas de vários departamentos. A transformação digital - como a mudança de planilhas para um software adequado de orçamento e planejamento - éessencial para centralizar os dados, independentemente de sua origem. Usando plataformas modernas e integradas, como a Prophix, você pode tratar o Dados como um ativo, em vez de uma onda avassaladora como é agora.

Uma parte fundamental dessa transformação? Automação Imagine que os aspectos mais entediantes do orçamento e do planejamento sejam tratados automaticamente enquanto você se concentra em tarefas de alto valor.

Mude para o planejamento contínuo

As organizações que têm equipes separadas de planejamento e Reporting dentro do Escritório do CFO geralmente têm vários processos desconectados para orçamento e planejamento - geralmente executados em cronogramas diferentes. Por meio do planejamento contínuo, você pode unificar esses processos em um único Fluxo de trabalho, o que otimiza o gasto de recursos e garante que todas as equipes estejam trabalhando com os mesmos fatores-chave de receita e despesas.

Reservar um tempo para fazer isso significa que os Dados podem ser transferidos de uma equipe para outra sem problemas, especialmente se você estiver usando as ferramentas certas. Cada equipe se refere a orçamentos e previsões usando a mesma linguagem, e os insights que você obtém com os orçamentos e as previsões se tornam significativamente mais úteis.

Substitua o planejamento incremental pelo orçamento baseado em zero

As abordagens incrementais de orçamento e planejamento fazem uma grande suposição errônea: “se foi verdade no ano passado, será verdade neste ano”. É aí que entra o orçamento baseado em zero. Ao contrário do orçamento e do planejamento de baixo para cima e baseados em modelos, o orçamento baseado em zero elimina suposições. Ele incentiva os departamentos a tratarem cada exercício financeiro como uma folha em branco e, em última análise, cria uma melhor representação de quais serão suas necessidades orçamentárias.

O orçamento base zero é mais ágil, ajuda a gerenciar os dados de forma mais eficaz e oferece suporte à nova previsão - uma parte essencial da criação de processos ágeis de orçamento e planejamento.

Tornar a Agilidade uma prioridade no orçamento e no planejamento

O orçamento e o planejamento 2.0 têm tudo a ver com a promoção da Agilidade. Por meio da transformação digital, planejamento contínuo, orçamento baseado em zero e outros métodos, o escritório do CFO pode fornecer à organização em geral uma visão mais precisa do futuro, ajudar a mitigar os riscos comerciais e aproveitar ao máximo as novas oportunidades. Essas técnicas podem ser possíveis com processos de planejamento manual e planilhas, mas funcionam melhor quando você usa uma plataforma Performance financeira como a Prophix.

Quer saber como? Assista à demonstração.