Como aproveitar ao máximo o software de planejamento de fluxo de caixa

Você sabe quanto dinheiro está em suas contas comerciais de um dia para o outro? Você pode prever quanto dinheiro sua empresa terá em mãos no próximo trimestre? E no próximo ano? Conhecer seu fluxo de caixa e ser capaz de planejar como ele mudará no futuro é essencial antes que você possa planejar qualquer expansão, iniciativas de crescimento ou até mesmo esforços de recrutamento. Caso contrário, você corre o risco de não ter dinheiro suficiente para quitar contas e pagar dívidas.

O que é fluxo de caixa operacional (e como ele é calculado)?

Pense no fluxo de caixa operacional como resultado da subtração das despesas operacionais de sua receita, revelando a quantidade real de caixa que sua empresa tem. O fluxo de caixa positivo é um sinal de uma empresa com finanças saudáveis, pois sua receita excede suas despesas operacionais. Uma grande disparidade entre os dois pode indicar alta lucratividade (se sua receita exceder as despesas) ou problemas financeiros (quando as despesas excedem a receita).

Essa é a forma mais básica de calcular seu fluxo de caixa operacional, mas deixa de fora alguns números importantes, como:

• Depreciação: para alguns ativos comerciais, você não adiciona apenas o preço de compra às suas despesas. Você precisa calcular a depreciação deles, ou seja, a quantidade de Valor que eles perdem durante o tempo em que você os usa. Isso é especialmente importante para empresas que usam equipamentos, veículos e ativos similares caros.
  
• Mudança no capital de giro: Esse número abrange as mudanças em seus ativos e passivos entre os períodos Reporting. Esse número é incluído no fluxo de caixa operacional Cálculos para contabilizar essas alterações que, de outra forma, passariam despercebidas.
• Custo dos produtos vendidos: à primeira vista, parece que deveria ser incluído nas despesas operacionais, mas os dois são muito diferentes. As despesas operacionais cobrem os custos necessários para administrar o negócio em geral, desde os salários dos funcionários até o aluguel do prédio, enquanto os custos dos produtos vendidos cobrem as despesas que envolvem a produção do produto real que você está vendendo.
  
• Juros: Quaisquer juros pagos sobre dívidas comerciais precisam ser contabilizados no fluxo de caixa operacional e geralmente são considerados separados de outras despesas.
  
• Impostos: essa despesa também precisa ser deduzida de sua receita para determinar seu fluxo de caixa operacional, mas separá-la de outras despesas pode dar uma ideia melhor de quais despesas podem ser reduzidas se você estiver tentando melhorar a lucratividade.

Se você quisesse contabilizar todos esses números ao calcular o fluxo de caixaoperacional — o que geralmente é o caso — sua fórmula ficaria assim:

Fluxo de caixa operacional = (Receita - Despesas operacionais) + Depreciação - Impostos - Mudança no capital de giro

Embora seja mais complexa, essa fórmula lhe dará a melhor imagem possível de sua situação atual de caixa e da lucratividade de sua empresa. Também pode fornecer sinais importantes sobre como você pode melhorar seu fluxo de caixa.

Agora que você entende como o fluxo de caixa é calculado, vamos ver por que o planejamento do fluxo de caixa é essencial para sua organização.

Previsão com software de planejamento de fluxo de caixa

O fluxo de caixa operacional fornece informações valiosas sobre a saúde financeira de sua organização e ajuda a identificar possíveis problemas. Isso dá aos líderes a capacidade de tomar melhores decisões. Mas calcular o fluxo de caixa operacional não é essencial apenas para conhecer a saúde financeira atual da sua organização, mas também é uma parte crucial da previsão de tendências futuras.

O planejamento do fluxo de caixa é um tipo de previsão que permite estimar seu fluxo de caixa operacional futuro, com base nos eventos financeiros do projeto, como a compra de um novo estoque ou a adição de um novo cliente grande. Essas previsões usam dados de fluxo de caixa existentes, geralmente de sessões de planejamento anteriores, e os combinam com dados sobre as finanças atuais da sua organização para projetar a estabilidade financeira em meses, trimestres ou anos futuros.

A precisão dessas previsões depende de vários fatores, incluindo o tipo de dados que você tem disponível, as ferramentas que está usando e sua metodologia. É por isso que usar um software de planejamento de fluxo de caixa é tão essencial. Esse software automatiza muitas das tarefas manuais que fazem parte desse processo crucial, como a consolidação de dados de várias fontes.

Perguntas que seu software de planejamento de fluxo de caixa pode ajudá-lo a responder

Quando você tem as ferramentas certas, a previsão do fluxo de caixa pode fornecer os dados de que você precisa para responder a algumas das perguntas mais importantes da sua organização. Perguntas como:

• Qual é a receita prevista da organização para o próximo trimestre?
• Quanto dinheiro estará disponível para gastar nos próximos meses?
• Quais são algumas mudanças sazonais na receita que afetaram a organização no passado? Como podemos prevê-los no futuro?
• How does our upcoming cash flow affect our workforce planning initiatives?
• A empresa tem dinheiro suficiente para financiar uma expansão?
• Quais recursos podem ser investidos para apoiar o crescimento futuro dos negócios?

4 desafios resolvidos pelo software de planejamento de fluxo de caixa

Muitas organizações usam métodos manuais para planejar seu fluxo de caixa, com as planilhas sendo especialmente populares. Mas, embora isso seja comum, pode criar vários desafios que simplesmente não existem quando você usa um software de planejamento de fluxo de caixa.

1. Despesas difíceis do projeto

Tanto empresas grandes quanto pequenas podem ter dificuldade em projetar despesas. Para grandes empresas, as equipes de contabilidade podem ter dificuldade em compilar todas as métricas necessárias para calcular o fluxo de caixa operacional sem o software certo. Empresas menores podem não ter recursos para dedicar tempo ao rastreamento e cálculo do fluxo de caixa comercial.

2. Transações inesperadas

Despesas inesperadas aparecem o tempo todo. Talvez você estivesse prestes a fechar um negócio quando a venda fracassou. Talvez um equipamento importante tenha sido danificado inesperadamente e precise ser reparado. Acompanhar esses eventos inesperados em todos os departamentos pode ser demorado e desafiador. Com o software de planejamento de fluxo de caixa, essas transações são rastreadas e atualizadas automaticamente.

3. Previsões imprecisas

A projeção do fluxo de caixa do negócio depende da projeção precisa dos negócios fechados e da estabilidade da receita. Projeções mal calculadas podem distorcer as previsões da capacidade de gastos. A maioria dos exemplos de software de planejamento de fluxo de caixa integra-se nativamente com o tipo de fontes de dados das quais o Office of CFO depende, permitindo que você crie previsões mais precisas.

4. Manutenção constante de planilhas

É provável que os fundos sejam gastos diariamente pela sua empresa. E, para uma previsão precisa do fluxo de caixa, você precisa acompanhar todas as transações. Essa pode ser uma tarefa assustadora, tediosa e demorada, e é por isso que as equipes de contabilidade geralmente a deixam de fazer ou não atualizam a previsão regularmente. As equipes que usam um software dedicado de planejamento de fluxo de caixa não precisam atualizar as previsões, pois isso geralmente é feito automaticamente.

Por que o software de planejamento de fluxo de caixa é essencial

Os desafios de gerenciar o fluxo de caixa da sua empresa podem parecer esmagadores, especialmente se você planeja fazer isso manualmente. Isso significa que o software de planejamento de fluxo de caixa se tornou essencial para organizações de todos os tamanhos. Veja o porquê:

• O software de planejamento de fluxo de caixa coleta e rastreia todos os dados necessários e os compila em previsões precisas e atualizadas automaticamente.
• O software simplifica todo o processo de planejamento do fluxo de caixa, economizando ao Gabinete do CFO um tempo precioso que pode ser dedicado a outras operações e responsabilidades essenciais.
• O software de planejamento de fluxo de caixa rastreia automaticamente cada dólar que entra e sai do seu negócio sem criar um esforço extra para a equipe de contabilidade.
• A otimização do planejamento do fluxo de caixa melhora a forma como você planeja sua estratégia de negócios, proporciona uma melhor compreensão das métricas de seus negócios e maximiza a eficiência operacional.

Como escolher um software de planejamento de fluxo de caixa

O software de planejamento de fluxo de caixa é essencial para prever adequadamente os recursos aos quais sua organização terá acesso. No entanto, nem todas as soluções são criadas da mesma forma. Uma avaliação cuidadosa do escritório do CFO pode fazer a diferença entre implantar rapidamente uma plataforma que atenda exatamente às suas necessidades e passar por vários ciclos de vendas com diversos fornecedores sem encontrar a ferramenta certa.

Escrevemos um guia completo para encontrar a solução certa de previsão de fluxo de caixa, mas aqui estão os recursos que você precisa avaliar antes de fazer sua escolha:

• Registros de auditoria: Infelizmente, toda organização precisa lidar com uma auditoria em algum momento ou outro. Antes de adicionar um software de planejamento de fluxo de caixa à sua pilha, certifique-se de que ele mantenha registros detalhados dessa eventualidade.
• Colaboração: Os dias em que você trabalhava em silos e passava dados de um lado para o outro já se foram há muito tempo. As melhores plataformas permitem uma colaboração dinâmica e contínua.
• Baseado em modelos Data integration: É essencial que você consiga integrar modelos financeiros à sua previsão.
• Escalabilidade: se o software de planejamento de fluxo de caixa que você está procurando for especialmente acessível, mas não for capaz de atender às necessidades da sua empresa, você precisará substituí-lo eventualmente.
• Planejamento pessoal: Embora essa não seja necessariamente uma parte essencial de toda iniciativa de planejamento de fluxo de caixa, qualquer software de planejamento de fluxo de caixa que também permita o planejamento pessoal é uma plataforma robusta que vale a pena investigar.
• Contas a pagar e a receber: Qualquer plataforma que você avaliar deve ser capaz de fornecer um acompanhamento detalhado dessas transações.
• Análise de tendências e Reporting: A capacidade de identificar tendências e avaliar o efeito delas no fluxo de caixa facilitará muito a previsão.
• Sazonalidade: se você estiver em um setor em que a sazonalidade pode ter uma grande influência em seu fluxo de caixa, certifique-se de que a ferramenta escolhida possa ajudá-lo a prever isso.

Esses fatores são apenas alguns dos aspectos que você deve avaliar ao considerar uma solução de planejamento de fluxo de caixa, o que pode dificultar o processo. Mas e se houvesse uma solução que pudesse fazer tudo isso e muito mais?

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