O porquê e como do planejamento de cenários

Eventos inesperados, de desastres naturais a mudanças macroeconômicas, colocam as empresas à prova a cada ano. As organizações que não querem apenas resistir a essas interrupções, mas prosperar, independentemente do que o mercado lhes ofereça, usam o Planejamento de cenário. Isso simula os possíveis impactos de várias situações em seus resultados, permitindo que você acesse Pivot conforme necessário e tome melhores decisões financeiras.

O que é Planejamento de cenário?

O planejamento de cenário é um conjunto de suposições sobre o que será o futuro e como o ambiente de negócios mudará ao longo do tempo em função desse futuro. Também chamado de análise hipotética (embora os dois tenham algumas diferenças importantes), o Planejamento de cenário usa dados e suposições atuais para considerar vários resultados potenciais.

Um plano de cenário pode ajudar você a explorar diferentes narrativas para determinar a melhor forma de apoiar futuras operações comerciais. Ao avaliar como várias variáveis interagirão sob condições distintas, você pode identificar qual variável terá o maior impacto em sua empresa. Essas variáveis podem incluir preços de produtos, despesas operacionais, flutuações de mercado e muito mais.

Todos os setores, públicos, privados, sem fins lucrativos e governamentais, aplicam o Planejamento de cenário como parte de seu planejamento e análise financeira. Os executivos de alto escalão, os líderes financeiros seniores e os analistas financeiros geralmente são as pessoas que lideram os esforços de planejamento de cenário em suas organizações.

Como você usa o Planejamento de cenário?

O planejamento de cenário é usado para formalizar variáveis que podem afetar os resultados de sua empresa em cenários - essencialmente simulações de eventos potenciais. As organizações usam o Planejamento de cenário como parte de suas previsões, para testar a rigidez de seus processos, levar em conta eventos que podem ter sérias repercussões nos negócios e, de modo geral, tornar-se mais resilientes.

Por exemplo, uma organização pode usar o Planejamento de cenário para avaliar os impactos de uma pandemia mundial que obriga os funcionários a ficarem em casa. Poderia então desenvolver processos que ajudariam a enfrentar essa situação.

4 benefícios do Planejamento de cenário

1. Revela os impactos de eventos potenciais

O principal benefício do Planejamento de cenário é uma melhor compreensão de como diferentes eventos - desde os benignos até os desastrosos - podem afetar a empresa. Sem o Planejamento de cenário, cada equipe pode ter suas próprias interpretações desarticuladas desses eventos, mas a centralização dessas informações em um plano é fundamental.

2. Permite que as equipes preparem planos de resposta

O planejamento de cenário não serve apenas para avaliar os impactos de eventos imprevistos, mas também para você se preparar para eles. Depois de saber como elas podem afetar sua organização, você pode descobrir maneiras de mitigar o pior, ou até mesmo encontrar maneiras de prosperar.

3. Captura o conhecimento de vários especialistas

O processo de Planejamento de cenário reúne especialistas de todos os setores da sua organização. Isso lhes dá a chance de compartilhar conhecimentos que, de outra forma, não seriam revelados. O resultado? Uma transferência de conhecimento que beneficia toda a organização.

4. Cria documentação

Depois de planejar um cenário específico, suas equipes ficam com a documentação que pode servir como ponto de referência caso esse cenário — ou um similar — ocorra. Isso significa que as equipes podem ser mais independentes e usar os Dados para orientar a tomada de decisões.

3 vantagens do Planejamento de cenário

1. Abrange os impactos de vários fatores

Ao contrário de outros métodos de previsão, como análise de sensibilidade, o planejamento de cenários permite testar vários fatores simultaneamente. Isso cria uma análise robusta com várias dependências, refletindo a realidade com mais precisão do que alguns métodos.

2. É uma ótima maneira de planejar o futuro

Muitas organizações se concentram em otimizar os processos para o presente, negligenciando os possíveis danos que o futuro pode causar. O planejamento de cenário, embora seja um processo complexo, é essencial para a criação de uma empresa resiliente que possa crescer apesar de qualquer eventualidade. Planejar o futuro pode parecer assustador, mas o Planejamento de cenário traz clareza.

3. Ele formaliza processos informais

Cada equipe tem alguma maneira de pensar sobre o futuro, seja na forma como constroem seus processos ou em sessões de brainstorming ocasionais. No entanto, esses processos informais raramente se traduzem em conscientização de toda a organização sem um Planejamento de cenário formal.

3 desvantagens do Planejamento de cenário

1. O escopo é enorme

Embora o planejamento de cenário seja, sem dúvida, um aspecto crucial da previsão, ele pode gerar uma quantidade enorme de trabalho técnico, especialmente se o escopo não for limitado. Afinal, não há limite para o número e o tipo de fatores que podem contribuir para um cenário. Certifique-se de ter os recursos para fazer isso, especialmente se você não estiver usando ferramentas dedicadas.

2. Fatores importantes podem mudar

Às vezes, entre os estágios iniciais do seu processo de Planejamento de cenário e os Relatórios resultantes, os fatores que você está analisando podem mudar completamente. É por isso que o Planejamento de cenário deve ser tratado como um processo contínuo e não como um projeto único.

3. É incrivelmente difícil (sem o software certo)

Não é apenas o escopo do Planejamento de cenário que pode se tornar enorme; o trabalho manual também pode crescer com ele. Muitas organizações ainda usam planilhas para o Planejamento de cenário, o que faz com que as pessoas tenham que gerenciar dependências e cenários complexos. Um software dedicado de Planejamento de cenário pode ajudar a aliviar a carga.

Para que o Planejamento de cenário é mais adequado?

O planejamento de cenário é mais adequado para prever o impacto de mudanças ou interrupções em grande escala. Exemplos de mudanças importantes incluem crises financeiras, interrupções trabalhistas, agitação social ou atividades criminosas. Por outro lado, o Planejamento de cenário também pode ajudar você a lidar melhor com um sucesso inesperado, como um crescimento explosivo ou um aumento repentino da demanda por seus produtos e serviços.

As empresas precisam de um plano de cenário durante uma crise econômica, quando não se sabe como a volatilidade do mercado se desenvolverá. Durante grandes interrupções, o que funcionava antes simplesmente não funciona mais. As tendências históricas não são mais bons indicadores do futuro Performance. O planejamento de cenário não deve ser confundido com a análise de sensibilidade. A análise de sensibilidade só considera as alterações em uma única variável, mantendo todas as outras constantes. Para prever melhor o Performance de várias variáveis, você precisará usar o Planejamento de cenário para capturar o impacto delas.

Ferramentas para Planejamento de cenário

Para um Planejamento de cenário eficaz, você precisará identificar dados e suposições relevantes. Por exemplo, você pode considerar dados de toda a empresa, inteligência de mercado e eventos históricos. A coleta de dados de toda a empresa nos sistemas ERP, CRM e RH pode ajudar você a ter uma visão mais ampla. Acompanhar novos concorrentes ou inovações no mercado também ajudará você a se preparar melhor.

Lembre-se de todos os eventos históricos que levaram a grandes mudanças em seu setor. Se você puder formalizar a relação entre os diferentes elementos do Dados, poderá criar um modelo quantitativo. Um dos principais desafios do Planejamento de cenário está na dependência excessiva de planilhas manuais. As planilhas podem ter dados ausentes, fórmulas inconsistentes e links quebrados.

Todos esses fatores podem fazer com que o processo de planejamento de cenário pareça complicado e difícil de executar. Muitas organizações precisarão consolidar os dados dos sistemas da Desigual. Tentar combinar os dados dos seus sistemas ERP, CRM e RH em um plano de cenário coeso pode ser uma façanha e tanto. Com tantos sistemas, os analistas financeiros podem ter dificuldades para encontrar dados relevantes em tempo hábil.

As empresas que levam a sério o Planejamento de cenário precisarão de uma ferramenta dedicada. É essencial que você invista em uma ferramenta que tenha sido criada com o Planejamento de cenário e análise em mente. Em vez dos sistemas tradicionais baseados em planilhas, as empresas inovadoras usam o software Financial Performance Management para criar planos de cenários. Financial Performance Management (FPM) permite que os líderes financeiros criem facilmente planos de cenários com base nos dados reais, orçamentários e de previsão existentes, sem a dor de cabeça de planilhas enormes.

Com o uso do software FPM, as equipes financeiras podem acessar dados relevantes a qualquer momento e gerenciar facilmente os recursos para melhorar a tomada de decisões com base em oportunidades e riscos.

Como criar um plano de cenário com o Prophix

Ao utilizar o softwareFinancial Performance Management , você pode criar planos de cenários robustos e abrangentes rapidamente, sem montanhas de trabalho manual. Com a Plataforma Performance Financeira da Prophix, você pode fazer o Planejamento de cenário com hiperprecisão, ultra-adaptabilidade e Performance. 

Você pode saber mais em nosso guia completo de Planejamento de cenário, mas aqui estão as etapas essenciais.

Etapa 1: Reunir requisitos do modelo e dados

O Prophix minimiza o tempo e o esforço necessários para o Planejamento de cenário. As planilhas - que ainda são a ferramenta de planejamento de cenário preferida de muitas organizações - podem apresentar erros e gerar mais trabalho do que economia. Por outro lado, o software FPM sincroniza os dados dos seus sistemas ERP, CRM e RH para garantir que você esteja trabalhando com dados válidos. Por meio das integrações do Dados, você pode organizar facilmente as informações de vários sistemas.

Etapa 2: Determinar o número de cenários necessários

Embora seja tentador delinear e testar o maior número possível de cenários, o trabalho envolvido pode rapidamente torná-lo inviável. Muitos planos criam confusão e consomem recursos cruciais que poderiam ser dedicados a projetos de missão crítica. É aí que entra o processo Infoflex da Prophix.

O Infloflex transforma informações usando dados existentes ou entradas definidas pelo usuário de forma dinâmica. Ele pode alocar Dados ou aumentar Dados em uma porcentagem definida. Esse processo é mais adequado para esses três cenários:

• Melhor caso: com base no aumento das vendas ou no aumento da demanda. Isso pode ser devido a mudanças repentinas no mercado ou à introdução de novas linhas de receita. Embora esse seja um caso de uso positivo, o melhor caso ainda pode causar tensão. Você pode precisar de recursos adicionais ou Número de funcionários. Você pode direcionar contas de receita específicas para aumentar com o processo Infoflex.
  
• Caso base: deduz as tendências de vendas com base nos dados reais de períodos anteriores. O processo Infoflex da Prophix pode ler os dados reais existentes para extrapolar. Ele pode preencher previamente períodos futuros com dados de projeção como base para o caso básico. Esse cenário pode destacar o que você pode fazer para mudar ou manter sua trajetória atual.
  
• Pior caso: presume que a receita ou os custos estão desafiando a continuidade dos negócios. Essa opção de planejamento geralmente envolve mudanças drásticas nas despesas fixas e variáveis. Você pode usar o Infoflex para direcionar Contas específicas para aumentos ou reduções. Considere diminuir a receita de Contas para alinhar-se com os eventos atuais e aumentar as despesas.

Dependendo das condições do mercado, você pode se concentrar em cenários negativos ou positivos. Você pode aproveitar modelos de FPM responsivos para criar planos de negócios que imitam as condições macroeconômicas, mesmo quando elas estão mudando.

Etapa 3: distribuir seu plano de cenário

Para que o Planejamento de cenário seja relevante, o Escritório do CFO deve compartilhá-lo com a liderança. Com o Prophix, seus planos podem ser compartilhados por meio de Fichários de Relatórios, permitindo que você agrupe exportações relacionadas e as envie para a diretoria.

Você também pode usar painéis para compartilhar uma visão geral de vários planos de cenários e das variáveis associadas. A Prophix pode reunir as principais métricas de suas várias fontes de dados e criar painéis diferentes para cada equipe, garantindo que os dados certos sejam exibidos para as pessoas certas.

Com o Prophix, você pode compartilhar facilmente seu plano de cenário de forma dinâmica, em vez de depender de exportações de uso único.

O planejamento de cenário é um exercício poderoso para reavaliar a saúde financeira de sua organização tanto em tempos prósperos quanto em tempos desafiadores. Com o software Financial Performance Management certo, as equipes financeiras podem identificar rapidamente os principais fatores, dados e suposições necessários para planejar um futuro melhor. A Plataforma Financeira Performance da Prophix capacita as equipes financeiras a planejar cenários com facilidade. Com esses insights, os líderes financeiros podem tomar melhores decisões de negócios e melhorar a resiliência dos negócios, independentemente do que o futuro reserva.