5 erros comuns de compra de software de orçamento e previsão

Como escolho o software certo de orçamento e previsão para minha empresa? Quais erros devo evitar ao avaliar fornecedores, orçamentar e prever? O custo é o único fator que devo considerar na minha decisão?

Todas essas são perguntas que podem surgir quando você pensa em investir em software de orçamento e previsão, e faz sentido: pode ser um grande investimento e você quer evitar as armadilhas comuns que surgem ao escolher uma nova solução para sua equipe financeira.

O que é software de orçamento e previsão

O software de orçamento e previsão, também conhecido como Financial Performance Management[EC1] (FPM) ou software Corporate Performance Management (CPM), é uma ferramenta desenvolvida para CFOs, líderes financeiros e tomadores de decisão. Algumas de suas principais características incluem:

• Gerenciar tarefas financeiras cruciais, como Reportingorçamento e planejamento.
• Simplificando seu processo de gerenciamento de orçamento e automatizando tarefas repetitivas.
• Integração de dados diretamente da fonte, fornecendo acesso imediato aos pontos de dados em tempo real.
• Permitindo a criação de previsões abrangentes e perspicazes.
• Permitindo a análise de dados complexos.

Por fim, o software de orçamento e previsão é um componente essencial do site Financial Performance Management, oferecendo uma visão clara das finanças da sua organização.

Erro nº 1: Concentrar-se no custo em vez de nas capacidades

O ditado “você recebe o que paga” é verdadeiro.

Não é incomum que as empresas tenham um preço em mente ao procurar um software de orçamento e previsão. No entanto, o custo não é o único fator que deve orientar sua decisão.

Quando você escolhe um software de orçamento e previsão com base apenas no custo, corre o risco de abrir mão de capacidades essenciais como Colaboração, Data integratione Segurança, em favor de um suplemento do Excel com funcionalidade limitada.

Antes de avaliar as soluções de software de orçamento e previsão, você deve identificar uma lista de desejos de aplicativos que o ajudariam a Streamline seus processos, melhorar a precisão e impulsionar os negócios Performance e, em seguida, avaliar os fornecedores com base na adequação às Capacidades desejadas.

Analisar avaliações de analistas e clientes do setor também pode ser útil para orientar sua decisão. Relatórios e análises de pessoas com experiência prática podem dar a você insights sobre em quais Capacidades se concentrar, entender por que determinadas organizações fizeram um investimento e o impacto que o software teve em seus negócios Performance em geral.

Erro #2: Deixar os serviços de valor agregado na mesa

Muitos fornecedores de software de orçamento e previsão oferecem serviços adicionais de valor agregado como parte de sua implementação e relacionamento contínuo, incluindo:

• Suporte estendido ao cliente — uma adição ao seu contrato que geralmente envolve acesso direto ao suporte ao cliente, horas adicionais de consultoria e oportunidades de treinamento.
• Implementação de autoatendimento — Alguns fornecedores oferecem um processo de implementação de autoatendimento que inclui orientação passo a passo sobre como configurar o software.
• Aprendizado contínuo - acesso a uma biblioteca de cursos sobre o software e como obter valor contínuo do seu investimento.

Embora os serviços de valor agregado possam aumentar o custo do seu contrato, é importante considerar se eles economizarão dinheiro a longo prazo. O suporte estendido ao cliente pode garantir que você tenha os recursos necessários para resolver qualquer problema imediatamente, sem o estresse de tentar entrar em contato com uma linha de ajuda. Os recursos de implementação de autoatendimento também podem melhorar a adoção pelo usuário final, o que significa que você verá um retorno sobre seu investimento em software de orçamento e previsão mais cedo.

Erro #3: Priorizar as necessidades de curto prazo em detrimento das metas de longo prazo

Quando você começa a procurar um software de orçamento e previsão, provavelmente tem uma necessidade de curto prazo que deseja atender - seja para reduzir o tempo gasto na elaboração do orçamento, automatizar a criação e a distribuição de relatórios ou criar um painel com KPIs críticos.

No entanto, quando você prioriza uma necessidade de curto prazo sobre as metas de longo prazo da sua empresa, você pode acabar com uma solução que não pode ser dimensionada para atender às suas necessidades. Ao escolher um software de orçamento e previsão com vários aplicativos, como Budgeting & Planning, Reporting & Análise, Consolidations e Gerenciamento de Intercompany, você pode atender às suas necessidades imediatas, e expandir seu caso de uso no futuro.

Erro #4: Não falar com outros usuários

A realidade é que os fornecedores de software podem reivindicar o que quiserem sobre seus produtos — somente quando você conversa com outros usuários, você pode ter uma ideia da facilidade de uso de uma solução, da capacidade de resposta do suporte e do tempo necessário para implementá-la.

Muitos fornecedores de orçamentos e previsões oferecerão a configuração de uma chamada de referência com um cliente em um setor similar ou com um tamanho de empresa ou caso de uso comparável, para que você possa entender melhor como o software funcionará para você.

É uma prática recomendada compilar uma lista de perguntas com antecedência e, se um fornecedor não oferecer a configuração de uma chamada de referência, você deverá solicitá-la antes de prosseguir com o processo.

Se você não conseguir falar diretamente com os usuários, vale a pena explorar as histórias de sucesso de clientes dos fornecedores da sua lista. Aqui estão alguns exemplos de como os clientes tiveram sucesso com a Prophix:

• A Wilson Construction economizou até 4 dias por mês para o site semanal Reporting e 2 semanas por mês para GL e WIP Reporting
• A Mission Health reduziu o tempo gasto no processo orçamentário anual em mais de 40%
• Spacesaver aprimorado Reporting para obter melhores insights sobre orçamento versus resultados reais, lucratividade, mão de obra e estoque
• Boulay teve uma melhoria de 20,9% na precisão da previsão de lucro líquido

A USA Properties registrou um aumento de 4x no número de projetos em construção devido ao melhor planejamento operacional Eficiência

Erro #5: Presumir que a maneira como você faz as coisas agora é a melhor maneira de fazê-las

Ao avaliar um software de orçamento e previsão, pode ser tentador escolher a solução mais parecida com a forma como você faz as coisas agora. Se você está acostumado a fazer orçamentos no Excel, um fornecedor que usa o Excel como Interface pode parecer uma opção atraente.

Mas é importante considerar que qualquer necessidade que o levou a considerar o software de orçamento e previsão resultou do uso de planilhas. Se você quiser inovar e melhorar seus processos, precisa estar disposto a considerar uma maneira melhor. As plataformas de orçamento e previsão foram projetadas pensando em todas as partes de sua transformação financeira. Com uma plataforma dedicada para orçamento, planejamento, Reporting, Análise e Consolidação, não há limite para o que você pode alcançar. 

Como escolher o software certo de orçamento e previsão para sua empresa

In conclusion, choosing the right budget and forecast software is more than just a question of cost. It's about considering long-term goals, understanding the value-add services on offer, seeking user feedback, and being open to new ways of doing things. If you’re ready to learn more, check out this resource on FP&A software pricing. Remember, the ideal solution should not only cater to your immediate needs but also be scalable to meet future demands.

Se você evitar esses erros comuns ao avaliar fornecedores de software de orçamento e previsão, poderá Streamline significativamente seu processo de seleção e obter um melhor retorno sobre seu investimento. Lembre-se, uma plataforma eficaz de orçamento e previsão como a Prophix pode revolucionar seus processos financeiros com capacidades avançadas de orçamento, planejamento, Reporting, análise e consolidação.

Portanto, ao embarcar nessa jornada, mantenha o foco nas Capacidades que realmente impulsionarão seus negócios Performance e busque uma solução que se alinhe às suas metas de longo prazo. Não se contente com o que você está acostumado, mas esteja pronto para adotar uma maneira melhor de fazer as coisas. Afinal, o objetivo não é apenas mudar, mas transformar para melhor.

Confira nosso guia sobre software de orçamento para saber mais.