O que é reconciliação de contas em finanças?

A conciliação de contas pode ser uma tarefa assustadora para equipes financeiras de todos os tamanhos, mas os benefícios a tornam indispensável quando se trata de gerenciar sua empresa, a Contas. Este artigo abordará os fundamentos da reconciliação de contas, os benefícios que ela oferece, o que o processo exige e como fazê-lo da forma mais eficiente possível.

O que é reconciliação de contas em finanças?

A reconciliação de contas é o processo de garantir que o General Ledger (GL) da sua empresa esteja correto e equilibrado, comparando-o com fontes secundárias. Ele garante às equipes financeiras e contábeis que seus livros estejam completos e atualizados durante o processo de fechamento. A reconciliação também proporciona confiança em qualquer dado de GL que seja usado em Reporting e na tomada de decisões. A prática recomendada é reconciliar todos os GL Contas mensalmente - uma tarefa significativamente trabalhosa que a automação pode agilizar - permitindo que você e suas equipes se mantenham atualizados mais rapidamente.

Por que a reconciliação de contas é necessária?

A precisão e a integridade do GL são essenciais para vários aspectos da sua organização. Além de sua importância para Reporting e para a tomada de decisões, há vários benefícios importantes da reconciliação:

1. Identifique e resolva erros e discrepâncias com mais rapidez
   Os problemas não podem ser corrigidos até serem identificados. A prática recomendada é reconciliar as contas todos os meses, o que oferece a oportunidade de encontrar e resolver erros contábeis mais cedo, identificar atividades não autorizadas e garantir que os fundos da empresa estejam indo para onde são necessários.
   
2. Acompanhe pagamentos, taxas e gastos
   Os pagamentos regulares podem ser rastreados com mais eficiência, garantindo que cheguem aos fornecedores a tempo e evitem interrupções dispendiosas do serviço. As taxas e os gastos podem ser monitorados de forma mais eficaz, evitando qualquer caso de problemas bancários ou tributários em suas planilhas de balanço.
   
3. Fornecer relatórios financeiros precisos e atualizados
   Internamente, as principais decisões são tomadas com base em dados financeiros, e a disponibilidade e a precisão desses dados são fundamentais para essas decisões.
   Externamente, as auditorias e a prestação de contas também dependem desses Relatórios. Ser capaz de fornecer rapidamente informações atualizadas pode acelerar esses processos.
4. Gerenciar e Streamline o fluxo de caixa da empresa
   A reconciliação não apenas mantém sua equipe ativa e em contato com suas finanças, mas também oferece uma oportunidade de identificar e corrigir ineficiências.

Quais são os diferentes tipos de reconciliação de contas?

Embora o processo de reconciliação de contas seja semelhante em todas as Contas, há algumas diferenças importantes que você deve ter em mente.

• Conciliação bancária
  • A reconciliação bancária é a forma mais comum de reconciliação. A conciliação bancária é feita pegando os extratos bancários e as contas da empresa e verificando se estão de acordo.
• Reconciliação de pequenas quantias
  • Como é fácil perder o controle do dinheiro de caixa, esse tipo de reconciliação verifica se essas contas de caixa estão de acordo com a política e os recibos da empresa, um processo essencial para evitar erros e uso indevido.
• Conciliação com fornecedores
  • A reconciliação com fornecedores é o processo de contas a pagar para garantir que suas despesas reais estejam de acordo com as faturas do fornecedor que você recebeu.
• Reconciliação específica de negócios
  • A reconciliação específica do negócio é a comparação de seus registros internos no início e no final do seu ciclo financeiro. A frequência desse processo depende do tipo de negócio conduzido, dos bens vendidos ou dos serviços prestados. Os serviços financeiros geralmente precisam reconciliar as contas dos clientes com os fundos dos clientes com mais frequência do que outros tipos de negócios.
• Conciliação Intercompany
  • Intercompany A reconciliação é a verificação e o equilíbrio das transações entre empresas e subsidiárias do mesmo grupo corporativo.
• Conciliação de cartão de crédito
  • A reconciliação do cartão de crédito é a comparação dos extratos do cartão de crédito com os registros das empresas.

Como funciona a reconciliação de contas

Qualquer transação ou movimentação de fundos em uma empresa é documentada. Quando você tem duas fontes para essas transações, há espaço para discrepâncias. A reconciliação de contas pode ser feita em qualquer lugar em que você tenha uma fonte secundária para suas informações financeiras, como recibo, extrato bancário e documentos semelhantes. Quando comparadas, as duas fontes devem concordar uma com a outra. A reconciliação é o processo de verificar se essas entradas concordam e investigar quaisquer entradas incompatíveis ou discrepantes para corrigir a discrepância e equilibrar as duas fontes.

Método 1: Reconciliar com um demonstrativo financeiro, extrato bancário, extrato de cartão de crédito ou extrato de empréstimo

O exemplo abaixo é para uma reconciliação de cartão de crédito, mas as etapas permanecem semelhantes para um demonstrativo financeiro, extrato bancário ou extrato de empréstimo. É essencial que, além de juros e taxas, não haja itens não reconciliados nas declarações.

1. Colete e classifique recibos e relatórios de despesas. Tradicionalmente, isso era feito manualmente com recibos em papel e formulários de despesas, mas agora pode ser automatizado usando um software de gerenciamento de despesas.
2. Faça a correspondência entre as Transações e as declarações. Cada transação registrada no extrato do cartão de crédito deve ter seu recibo ou relatório de despesas correspondente com valores concordantes.
3. Resolva os erros. Nem todos os erros são intencionais ou maliciosos; às vezes, erros acontecem. Por exemplo, em um cartão de crédito, pode haver um reembolso solicitado por uma transação cancelada, uma taxa por falha na cobrança ou cobranças duplicadas acidentais. Se alguma discrepância for identificada por meio desse processo, certifique-se de notificar seu banco.

Método 2: Reconciliar com a atividade da conta

1. Compare o extrato bancário da conta com o extrato de caixa. Certifique-se de que todas as entradas estejam de acordo em ambas as fontes e anote todas as entradas que não tenham contrapartida.
2. Identifique pagamentos em um lado que não aparecerão como pagamentos no outro. Isso pode incluir cheques e transações em caixas eletrônicos no lado do livro-caixa e encargos de serviço, saques a descoberto e tarifas no lado da conta.
3. Combine as transações que aparecem em ambos os registros. Se houver algum que não tenha uma entrada apropriada no outro registro, adicione-o.
4. Verifique se há erros no extrato da conta bancária. Erros bancários são raros, mas é essencial notificar seu banco assim que algum for identificado. A correção aparecerá então em declarações futuras, mas precisará ser equilibrada agora para completar a reconciliação deste ciclo.
5. Verifique se os saldos estão de acordo. Uma vez que todas as discrepâncias e erros tenham sido resolvidos e equilibrados, ambas as afirmações devem agora concordar. Quaisquer discrepâncias devem ser relatadas e explicadas.

Método 3: Reconciliar com a atividade do subledger

1. Como nos métodos anteriores, comece comparando as entradas do GL com o subledger e identifique quaisquer discrepâncias. Preste muita atenção a quaisquer transações não recorrentes, pois essas são as entradas com maior probabilidade de erros. Outros problemas comuns são erros de duplicação, entradas na conta errada e erros de transposição.
2. Combine as entradas em todos os livros. Certifique-se de que cada entrada tenha sua contraparte no outro livro e que os valores estejam de acordo. Anote quaisquer erros.
3. Investigue os erros. Depois que os erros forem identificados e compreendidos, tome as medidas apropriadas para resolvê-los e garantir que sejam inseridos corretamente nos dois livros.
4. Compare e ajuste os saldos. Se todos os ajustes e correções tiverem sido concluídos, os livros contábeis agora devem concordar.

Que tal se reconciliar com uma reversão?

Diferentemente de uma reconciliação completa, uma redistribuição não usa uma segunda fonte de informações para validar a atividade. Esse método resulta em baixas taxas de detecção de erros e baixo controle interno e não é recomendado.

Com que frequência uma empresa deve fazer a conciliação de suas contas?

A melhor prática é reconciliar as contas de sua empresa pelo menos uma vez por mês. Isso se alinha aos extratos bancários, o que ajuda a simplificar e organizar o processo. A reconciliação mensal proporciona agilidade financeira e flexibilidade para identificar e resolver erros.

Para empresas com ciclos financeiros irregulares, com picos sazonais ou onde as responsabilidades e a carga de trabalho caem mais fortemente em determinados pontos do mês, talvez seja melhor adiar a reconciliação para acomodar essas cargas de trabalho irregulares.

As empresas com um volume maior de transações ou risco de fraude podem fazer reconciliações diárias. Isso tem a vantagem de identificar problemas antes que os fundos saiam de suas contas. Se isso parecer excessivo, lembre-se de que isso não é ideal para todos os negócios, e a maioria das empresas que fazem reconciliações diárias tem uma equipe dedicada para esse fim.

Conciliação de contas e escrituração contábil de entrada única

As empresas que usam livros contábeis de entrada única ainda podem conciliar suas contas. Seu GL ainda deve concordar com fontes secundárias, como seus extratos bancários. Para um GL de entrada única, você pode adicionar uma coluna ao seu livro que pode ser usada para indicar que a entrada foi reconciliada com sua segunda fonte.

Consolidação financeira e conciliação de contas

Quando você lida com várias empresas ou Subsidiárias, uma reconciliação Intercompany ineficiente no processo de Consolidação Financeira pode atrasar drasticamente o fechamento. Descobrir as discrepâncias pode ser um exercício doloroso e demorado.

As melhores práticas geralmente aceitas são descentralizar a reconciliação colocando a responsabilidade na subsidiária e antecipando seu encerramento no início do ciclo para preparar os processos com antecedência.

Outro problema com a reconciliação do Intercompany são as ferramentas usadas para realizar a reconciliação e a consolidação. Ao contrário do que você poderia esperar da descentralização, uma única ferramenta abrangente oferece muito mais Confiável Reporting e fechamento rápido do que ferramentas separadas.

Etapas do processo de reconciliação de contas

Em todos os tipos de reconciliações de contas, há etapas consistentes que você sempre precisará seguir. Não importa se é uma conciliação de cartão de crédito com um livro-razão de entrada única para uma pequena empresa ou uma conciliação Intercompany.

1. Determine o ponto de partida

O primeiro passo para iniciar o processo de reconciliação é, bem, começar! Sua equipe deve identificar as contas que precisam ser conciliadas, reunir os saldos iniciais para o período de conciliação escolhido e garantir que eles tenham acesso à documentação de apoio necessária.

2. Reúna seus dados

Nesse estágio, sua equipe precisa realizar uma missão de averiguação. Como um advogado construindo seu caso, eles devem coletar todos os documentos financeiros relevantes, compilar toda a documentação de apoio para as transações registradas e verificar novamente a precisão do que foi coletado.

3. Analisar os dados

Essa é a etapa mais longa e difícil da reconciliação de contas: analisar realmente tudo o que foi montado. O método exato usado nesta etapa varia de acordo com seu setor e a abordagem específica de sua equipe, mas geralmente você analisa cada transação e as compara com os documentos de apoio.

4. Salve seus documentos

Após sua análise, você precisa garantir uma maneira sistemática de registrar suas descobertas e disponibilizá-las para a organização como um todo. Se esse sistema de arquivamento ainda não estiver em vigor, certifique-se de configurar um.

Causas das discrepâncias na reconciliação de contas

As discrepâncias que você encontrará durante uma reconciliação podem ser agrupadas em quatro categorias: erro humano e erros, diferenças de tempo, dados ausentes ou incompletos ou Fraude.

Erro humano e erros

O erro humano não pode ser completamente eliminado de nenhum processo financeiro, e isso inclui a reconciliação. Aqui estão alguns erros comuns a serem observados:

• Erros do lado do negócio: Erros no registro das transações, como omissões ou lançamentos errados no livro caixa, contribuem para as diferenças entre os saldos. Às vezes, isso pode ser atribuído ao uso de sistemas manuais, como planilhas, para registrar as transações em vez de software dedicado.
• Erros do lado do banco: Embora raros, os erros cometidos pelo banco no registro das transações, como omissões ou imprecisões, não são impossíveis e podem levar a disparidades entre os saldos contábeis.

Diferenças de tempo

As diferenças de tempo podem afetar tanto as transações baseadas em cheques quanto os depósitos automatizados:

• Cheques: Devido aos possíveis atrasos ao lidar com cheques, eles são uma causa frequente de problemas de reconciliação. Quaisquer cheques emitidos pelo banco, mas ainda não depositados, ou pagos no banco e ainda não coletados, resultarão em discrepâncias.
• Débitos, créditos e depósitos automatizados: Qualquer processo automatizado que o banco manipule em nome da empresa pode fazer com que as contas sejam alteradas sem qualquer anotação feita em fontes secundárias. Isso inclui débitos e créditos diretos feitos pelo banco em nome do cliente, quaisquer pagamentos que o banco efetue em seu nome, como aluguel ou serviços públicos, depósitos diretos, juros, itens desonrados e dividendos.

Dados e transações ausentes ou incompletos

Nem todos os departamentos operam com o mesmo rigor, e sua equipe financeira pode ter que lidar com dados ausentes ao reconciliar contas. Felizmente, essas discrepâncias geralmente são fáceis de detectar; você simplesmente não encontrará um registro correspondente para a transação que está tentando reconciliar. Infelizmente, conciliá-los pode ser complicado e geralmente envolve entrar em contato com o departamento responsável pela discrepância.

Fraude

A reconciliação de contas é uma parte importante da prevenção de fraudes, pois permite que a equipe financeira passe um pente fino em cada transação financeira. Esse tipo de observação atenta geralmente revela o problema e permite que você investigue mais a fundo.

Desafios comuns na reconciliação de contas

A parte mais difícil de qualquer reconciliação é resolver as discrepâncias. Geralmente, é um processo demorado determinar a causa raiz das discrepâncias.

Se sua organização tiver um grande volume de transações, isso só agravará os problemas acima. Mais dados significam mais tempo e mais oportunidades de erros. Conforme discutido acima, as empresas que têm um volume proibitivamente alto de transações podem querer considerar uma reconciliação mais frequente, para reduzir o escopo de cada processo.

Os processos manuais estão sujeitos a erros humanos. Esses mesmos erros humanos que causam discrepâncias em primeiro lugar, como erros de digitação, descuidos e erros de entrada de dados, podem ocorrer durante o processo de reconciliação.

A qualidade e a consistência de seus dados de origem são importantes. Formatos diferentes de suas fontes de dados podem resultar em inconsistências quando você tenta fazer com que todas elas estejam de acordo umas com as outras.

Para enfrentar esses desafios e outros, uma plataforma Performance financeira dedicada que lida com a reconciliação é ideal para automatizar e simplificar o processo.

Como escolher um software de reconciliação de contas para simplificar o processo de AR

Ao escolher o software de reconciliação certo para você e sua empresa, há várias questões a serem consideradas. Aqui estão cinco em que pensar:

1. O software se integra aos seus sistemas financeiros e de ERP existentes e ao software de contabilidade? Isso reduzirá as inconsistências na qualidade dos dados.
2. Este software tem os recursos de automação que você deseja? O objetivo final é reduzir a chance de erro humano afetar seu fechamento, portanto, quanto mais robusta for a automação, melhor.
3. Streamline Esse software exigirá uma integração significativa ou é intuitivo o suficiente para se integrar ao seu Fluxo de trabalho atual? Um software sofisticado não precisa ter um Interface indecifrável. Um design eficaz e familiar, juntamente com documentação e suporte abrangentes, ajudarão suas equipes financeiras a começarem a usar o software mais cedo.
4. Quão seguro é o software? Ele tem medidas de segurança apropriadas, como criptografia e controle de acesso seguro para proteger seus dados?
5. O software oferecerá visibilidade em tempo real dos processos que serão executados e fornecerá às suas equipes financeiras ferramentas adequadas de acompanhamento e monitoramento? Ele também oferece capacidades de conformidade e auditoria?

Benefícios do software de reconciliação de contas

O software de reconciliação de contas pode mudar completamente a forma como sua equipe lida com esse processo financeiro essencial. Aqui está o porquê.

1. Automação e eficiência: Ao automatizar a trabalhosa tarefa de reconciliação e acelerar a identificação de discrepâncias, o software de reconciliação de contas permite que a equipe financeira dedique seu tempo à resolução dessas discrepâncias.
2. Redução de erros e precisão de dados: O software de reconciliação de contas foi projetado para minimizar o risco de erros humanos associados à entrada manual de dados e à correspondência. A correspondência precisa das transações reduz as chances de discrepâncias.
   
3. Visibilidade e conformidade: O software de conciliação oferece visibilidade em tempo real do processo de conciliação, permitindo que você acompanhe o status das conciliações, visualize os dados históricos e banalize Reporting. Essa visibilidade é fundamental para fins de conformidade, pois cria uma trilha de auditoria clara, garantindo a transparência.

   Idealmente, o software oferecerá suporte aos requisitos regulatórios e facilitará auditorias mais fáceis por esses órgãos reguladores.

Conclusão: Conciliação de contas mais fácil com a tecnologia financeira

A tecnologia certa pode simplificar seus processos de fechamento com automação abrangente, correspondência simplificada de transações e esforço manual minimizado. A plataforma Performance financeira certa torna a conciliação mais fácil e eficiente. Saiba mais sobre como escolher a plataforma financeira Performance certa para você.