Os 6 maiores desafios do Fechamento Financeiro e Reporting (e como você pode resolvê-los)

Prophix Imageprophix Nov 7, 2023, 12:00:00 AM

Muitos processos financeiros são demorados e exigem horas de trabalho árduo de várias equipes. Entretanto, poucos deles são tão intensivos quanto o Fechamento Financeiro e o Reportingespecialmente para organizações com várias subsidiárias. Sem esforços dedicados para melhorar o seu Fechamento Financeiro, esse processo pode rapidamente se tornar tão incontrolável que toda a sua equipe estará fazendo hora extra todos os meses.

Os maiores desafios com o Fechamento Financeiro e o Reporting

Ninguém argumentará que fechar adequadamente os livros contábeis é essencial para manter as organizações em conformidade, financeiramente saudáveis e crescendo de forma constante. No entanto, o processo de Fechamento Financeiro pode ser um dos esforços que mais consomem tempo e recursos de uma equipe financeira, causando dores de cabeça para todos os envolvidos. Aqui estão alguns dos desafios do Fechamento Financeiro que você precisa observar se quiser reduzir essas dores de cabeça.

1. Demonstrações financeiras irrelevantes

Um dos principais resultados do seu processo de Fechamento Financeiro são os demonstrativos financeiros que os líderes podem usar para informar aos acionistas, avaliar a saúde financeira da organização e tomar decisões que mantenham as coisas na direção certa. Porém, como um Fechamento Financeiro pode levar um tempo notoriamente longo, as equipes financeiras muitas vezes correm contra o relógio para produzir declarações relevantes e em tempo hábil. Muitas vezes, isso parece uma tarefa impossível. Qualquer tentativa de acelerar o processo de Fechamento Financeiro geralmente é estimulada pela necessidade de demonstrações financeiras mais oportunas.

2. Qualidade dos dados

Os dados financeiros podem ser inconsistentes, especialmente em várias Subsidiárias ou locais. Entre faturas não pagas, atualizações ausentes e conversões de moeda incorretas, nem todos os dados que você recebe para o seu Fechamento Financeiro são de alta qualidade. Isso pode gerar trabalho extra para a sua equipe, pois ela processa, limpa e acompanha os Dados de baixa qualidade.

3. Equipes da Desigual

Quando sua organização atingir um determinado tamanho, você provavelmente precisará trabalhar com equipes remotas, mesmo em fusos horários diferentes. Isso pode tornar a colaboração muito mais complicada. As reuniões devem ser realizadas em horários que possam ser inconvenientes para alguns; dias podem ser perdidos, pois arquivos importantes são enviados no final do dia para uma equipe, mas no meio da noite para outra, e colocar todos na mesma página é muito mais difícil quando você não pode reuni-los todos na mesma sala.

4. Sistemas incompatíveis

Se a sua organização tiver vários locais ou subsidiárias, o processo de Fechamento Financeiro envolverá vários sistemas que podem não se integrar bem uns aos outros. Algumas equipes podem usar planilhas atualizadas manualmente para rastrear pedidos, enquanto outras lidam com tudo com um software de contabilidade avançado. Como cada sistema financeiro é completamente diferente, seu processo de Fechamento Financeiro leva em conta o tempo extra necessário para traduzir todos esses dados em algo utilizável.

5. Erro humano

Todos os processos financeiros, especialmente aqueles que dependem de entradas manuais, podem estar repletos de erros. Os erros de entrada de dados e de digitação podem inserir irregularidades em seus dados financeiros que podem passar despercebidas até o momento do Fechamento Financeiro. A equipe que lida com o fechamento, então, deve estar vigilante o suficiente para identificar esses erros enquanto eles trabalham. Eles também passarão um tempo precioso acompanhando os valores inseridos incorretamente com as pessoas certas para corrigi-los.

6. Recursos adequados

Como em muitos processos que envolvem a equipe financeira, é muito fácil não pensar no Fechamento Financeiro e no Reporting até a última hora. Isso pode resultar em equipes sobrecarregadas, sem tempo suficiente para fechar os livros de forma eficaz ou com o software certo para trabalhar com eficiência. Embora alguns líderes possam pensar nesses processos como pouco mais do que uma caixa a ser marcada, o escritório do CFO sabe o quanto eles são cruciais para a organização. Isso pode levar a um cabo de guerra, pois os líderes financeiros tentam obter mais recursos para suas equipes do que outros líderes nem sempre estão dispostos a fornecer.

Os líderes têm acesso às informações financeiras mais rapidamente

Todos os tipos de líderes dependem dos demonstrativos financeiros para Relatório on the organization's Performance, tomar decisões e planejar iniciativas futuras. Quanto mais tempo os líderes tiverem que esperar por essas declarações, mais tempo suas tarefas levarão. Ao otimizar seu processo de Fechamento Financeiro, você pode obter essas declarações mais rapidamente, o que resulta em mais eficiência para sua equipe de liderança. 

Chega de madrugadas para o escritório do CFO

Talvez nenhum processo envolva tantas madrugadas para contadores, controladores e outros profissionais no escritório do CFO quanto fechar os livros. Quando tantos líderes e departamentos dependem de ter demonstrações financeiras atualizadas, há muita pressão para que as coisas sejam feitas o mais rápido possível, evitando erros. Quando você toma as medidas necessárias para melhorar o processo de Fechamento Financeiro, você pode melhorar drasticamente o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional de todos no Escritório do CFO.

Demonstrações financeiras mais relevantes

Se as demonstrações financeiras demorarem muito para serem preparadas, elas terão pouca relevância para os líderes e equipes que confiam nelas. É por isso que um dos maiores benefícios de melhorar seu processo de Fechamento Financeiro é acelerar a entrega dos demonstrativos financeiros, o que significa que eles refletem informações atuais - tornando-os mais relevantes para todos.

Aumento exponencial da eficiência

Você acha que o processo de Fechamento Financeiro está mais difícil a cada mês? Isso porque as ineficiências não se acumulam, elas aumentam mais rapidamente. Erros de entrada de dados, sistemas Desigual e processos imprecisos se combinam para tornar o fechamento dos livros cada vez mais complicado. Quando você renova e Streamline seu processo de Fechamento Financeiro, você reverte essa tendência e acrescenta melhorias que se multiplicam exponencialmente. A cada mês, o Fechamento Financeiro fica mais rápido e mais fácil à medida que suas equipes se adaptam ao novo processo e encontram maneiras inovadoras de serem eficientes.

Melhorias no nível de consolidação

A consolidação de dados de várias entidades pode ser difícil, mas há maneiras de você melhorar esse aspecto do seu processo também:

  • Padronize seu plano de contas em toda a organização, considerando todos os parâmetros necessários para a consolidação e o grupo Reporting.
  • Streamline estrutura organizacional (por exemplo, fechamento ou fusão de empresas inativas).
  • Definir diretrizes rigorosas de materialidade com a concordância dos auditores.

Melhorias técnicas

Se as entidades envolvidas no seu processo de Fechamento Financeiro ainda estiverem usando planilhas para a maior parte do trabalho, você poderá fazer melhorias técnicas por meio da automação:

  • Controles, desde o envio de entidades até o nível de Consolidação, com Regras de validação
  • Conciliações para Intercompany saldos e transações
  • Finanças e gerenciamento Reporting
  • Conversão de moedas
  • Eliminações e ajustes

Você também pode usar uma plataforma Performance financeira que monitora automaticamente o fluxo de trabalho, o status e os resultados da validação.

Uma olhada na plataforma Prophix Financial Performance

Performance Uma das melhores maneiras de implementar essas melhorias técnicas em todas as suas entidades com um mínimo de trabalho é adotar uma plataforma financeira totalmente integrada, como a Prophix. Os líderes financeiros, controladores e CFOs precisam de uma plataforma criada com suas necessidades em mente, incluindo recursos que ajudem a Streamline Fechamento Financeiro, como reconciliação automatizada de contas, Coleção de dados simplificada, Detecção de anomalias assistida por IA e muito mais. Obtenha uma demonstração gratuita do Prophix em ação aqui.

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