O guia definitivo do comprador da plataforma de FP&A para 2025

Está procurando uma maneira melhor de gerenciar seu orçamento ou automatizar suas tarefas tediosas? Você acha que já ultrapassou os limites das planilhas e está pronto para seguir em frente?

Esses são sinais de que é hora de investir em uma plataforma de FP&A. As plataformas de FP&A oferecem uma solução abrangente para gerenciar todas as suas atividades financeiras. Uma plataforma de FP&A pode automatizar tarefas repetitivas ou complexas, otimizar suas operações e aumentar sua produtividade.

As plataformas de FP&A podem incluir soluções para consolidações, gerenciamento entre empresas, reconciliação de contas e, o motivo pelo qual você está aqui, planejamento e análise financeira.

Então, como você escolhe a plataforma de FP&A certa para impulsionar o desempenho dos negócios?

Uma decisão bem informada ao selecionar um fornecedor de plataforma de FP&A pode levar a um melhor orçamento, planejamento estratégico e saúde financeira geral.

Neste Guia do Comprador da Plataforma de FP&A, abordaremos:

Ao final deste guia, você estará munido do conhecimento necessário para escolher uma plataforma de FP&A que se alinhe às suas necessidades específicas e metas de negócios.

O que procurar ao comprar uma plataforma de FP&A

As plataformas de FP&A destinam-se a CFOs, líderes financeiros e tomadores de decisão para gerenciar relatórios, orçamentos, previsões e planejamento, além de acompanhar a saúde financeira geral da empresa.

Com uma plataforma de FP&A, você pode:

• Simplificar o gerenciamento do orçamento
• Automatizar processos repetitivos
• Integrar seus dados financeiros em uma única plataforma
• Acessar pontos de dados em tempo real a partir de painéis personalizáveis e interativos
• Criar previsões abrangentes e perspicazes
• Realizar análises de dados complexas
• Ajustar-se às mudanças nas condições em tempo real

O software de FP&A é um componente essencial do gerenciamento do desempenho financeiro

Alinhe-se às necessidades de sua empresa

Ao comprar um software de FP&A, é importante considerar as necessidades da sua equipe e da sua empresa. Quais processos você deseja otimizar? Que melhorias você deseja fazer?

Também é importante entender se há obstáculos específicos baseados no tempo que afetarão sua decisão de compra. Você precisa alocar seu orçamento para um trimestre específico? Há uma reunião mensal ou trimestral do conselho ou do executivo em que você precisa de aprovação para dar andamento ao processo de compra?

Tenha um conjunto claro de metas, resultados e um cronograma definidos antes de iniciar sua pesquisa para ajudá-lo a restringir sua lista de fornecedores e garantir que você esteja se envolvendo com empresas que atenderão às suas necessidades.

Como pesquisar fornecedores de plataformas de FP&A

Agora que você está alinhado com suas necessidades comerciais, é hora de começar a pesquisar os fornecedores de plataformas de FP&A.

O mercado de software de FP&A é um cenário diversificado e competitivo, com vários fornecedores oferecendo uma ampla gama de soluções, cada uma com seu próprio conjunto de prós e contras. Mas o número de opções é uma prova da crescente demanda por software de orçamento e planejamento.

Pelo lado positivo, a abundância de opções permite que as organizações avaliem e escolham um fornecedor preferencial com base em suas necessidades e preferências individuais.

Comece pesquisando os fornecedores de plataformas de FP&A. Fizemos parte dessa pesquisa para você com nossa lista dos melhores softwares de orçamento empresarial.

Observe o público-alvo do software de FP&A (você é uma pequena empresa? Você pode eliminar imediatamente o software voltado para grandes empresas!), os recursos oferecidos, os prós e os contras e, o mais importante, o preço. Se você tiver um orçamento pequeno e o software de FP&A tiver um preço alto, será fácil eliminar as opções.

9 etapas para obter a adesão das partes interessadas

Muitas vezes, os líderes empresariais estão tão concentrados no próximo problema que é difícil encontrar tempo para resolver a causa raiz. As equipes de finanças podem defender o caso do investimento em tecnologia

Aqui estão 9 etapas que você pode usar como um roteiro para obter a adesão das partes interessadas ao software de FP&A e criar um caso de negócios:

1. Identifique quem são suas partes interessadas e envolva-as desde o início.
2. Conecte os desafios que você está enfrentando com as prioridades da gerência sênior.
3. Identifique seu maior problema e descreva os benefícios de resolvê-lo e como uma plataforma de FP&A pode dar suporte a isso.
4. Calcule seu retorno sobre o investimento (ROI) - qual é o risco de manter o status quo? Compare isso com os resultados e benefícios esperados de uma plataforma de FP&A.
5. Defina seu orçamento. De acordo com um estudo da Nucleus, o software de FP&A gera um retorno de US$ 3,18 para cada dólar gasto.
6. Pesquise histórias de sucesso de clientes de plataformas de FP&A para entender o ROI e o impacto em empresas de porte comparável.
7. Usando todos os itens acima, apresente seu caso de negócios para a equipe de liderança; mostre como uma plataforma de FP&A resolverá problemas de negócios e criará valor.
8. Desenvolva um plano para a implementação de sua plataforma de FP&A para que todos possam prever cronogramas e resultados desejados.
9. Continue a enfatizar o valor de uma plataforma de FP&A para sua equipe e sua organização. Uma função financeira ágil e inovadora tem o poder de transformar sua organização.

Entenda como as plataformas de FP&A podem apoiar suas metas de negócios

Você conseguiu a adesão das partes interessadas e fez uma pesquisa preliminar. Agora é hora de mergulhar na parte mais detalhada da sua pesquisa. Ao adquirir uma plataforma de FP&A, você deve considerar:

• Recursos e funcionalidade
• Segurança
• Suporte ao cliente
• Implementação
• Custo(saiba mais sobre preços de FP&A)

Recursos e funcionalidades de FP&A

Ao avaliar os fornecedores de plataformas de FP&A, há cinco áreas de recursos e funcionalidades nas quais você deve se concentrar:

• Orçamento e previsão
• Relatórios e análises
• Integridade e integração de dados
• Colaboração
• Precisão dos dados

Vamos dar uma olhada em cada área com mais detalhes.

1. Orçamento e previsão

As plataformas de FP&A capacitam as organizações a aprimorar seus processos de orçamento, planejamento e previsão com um conjunto abrangente de recursos. As previsões automatizadas ajudam as equipes financeiras a planejar e criar estratégias ágeis que impulsionam os negócios. Os fluxos de trabalho de orçamento e o acesso baseado em funções podem simplificar ainda mais o processo orçamentário, promovendo a responsabilidade e a transparência.

Esses recursos se reúnem em vários resultados comerciais positivos

• Melhoria da relação custo-benefício
• Maior integridade dos dados
• Transparência organizacional
• Métricas financeiras aprimoradas, como porcentagem de margem de lucro, retorno sobre ativos e porcentagem de margem operacional

Esses resultados posicionam sua empresa para um maior sucesso e crescimento financeiro.

2. Relatórios e análises

As plataformas de FP&A oferecem ferramentas avançadas de geração de relatórios, análise e visualização de dados. Relatórios personalizáveis e painéis dinâmicos oferecem uma visão intuitiva e abrangente dos dados financeiros. Você pode analisar rapidamente os dados para entender variações, tendências ou anomalias. Os relatórios podem ser simplificados com automação e, ao mesmo tempo, melhorar a cadência e a precisão de seus relatórios.

Automatize a criação e a distribuição de relatórios.

3. Integridade e integração de dados

As plataformas de FP&A com integridade de dados robusta e integração perfeita com seu ERP, CRM ou outros sistemas podem melhorar a precisão e a confiabilidade de seus dados financeiros, capacitando-o a tomar decisões informadas e a reduzir o risco de erros ou julgamentos equivocados dispendiosos.

4. Colaboração

As plataformas de FP&A facilitam a colaboração multifuncional. Em um mundo de trabalho remoto e equipes geograficamente dispersas, uma plataforma de FP&A centralizada garante que todas as partes interessadas tenham acesso aos dados financeiros mais atualizados em uma única fonte de verdade.

5. Precisão dos dados

As planilhas e a entrada manual de dados correm o risco de erros. As plataformas de FP&A permitem automatizar cálculos, alocações e processos sem o medo de fórmulas quebradas ou referências circulares.

Segurança

A segurança e a conformidade são fundamentais para avaliar quando se escolhe um fornecedor de software. A tranquilidade em relação à segurança e à proteção de seus dados é essencial. Veja a seguir o que procurar ao comparar e avaliar fornecedores de software de FP&A.

• Frequência das auditorias: Os fornecedores de SaaS em nuvem têm a opção de realizar auditorias de segurança anualmente ou com maior frequência.
• Padrões de conformidade: Há vários relatórios que comprovam que uma organização está em boa situação, como a conformidade com SOC 1 e SOC 2. É fundamental que os relatórios Tipo I e Tipo II estejam completos.
• Estruturas de segurança: Para afirmar que é segura, uma organização deve aderir a uma estrutura que determina como ela deve gerenciar seus dados. Essa estrutura é construída em torno de um Sistema de Gerenciamento de Segurança da Informação (ISMS).
• Provedor de infraestrutura em nuvem: Há vários provedores conhecidos de infraestrutura em nuvem que sustentam a tecnologia dos fornecedores de software em nuvem. Os provedores comuns incluem AWS, Azure e Google.

Suporte ao cliente

Quando você investe em uma plataforma de FP&A, está criando uma parceria com o fornecedor. Seja na implementação inicial ou no suporte diário, é fundamental entender a oferta de suporte - e a reputação - da organização. Veja a seguir o que você deve esperar:

• Acesso a especialistas em produtos: Uma equipe de especialistas que fornece insights valiosos, assistência ao projeto, orientação personalizada sobre o produto, treinamento sob medida e assistência com a integração de dados.
• Um defensor pessoal: Um Gerente de Sucesso do Cliente dedicado é seu defensor, colaborando com você para otimizar a experiência do usuário final e maximizar o retorno do seu investimento na plataforma de FP&A.
• Recursos de aprendizado: O acesso ao aprendizado contínuo oferece recursos para o desenvolvimento de habilidades, para que você possa elevar continuamente a sua experiência.

Implementação

A implementação de uma plataforma de FP&A é um processo multifacetado, que visa garantir a integração e o uso bem-sucedidos do software em sua organização. Os cronogramas de implementação podem variar. Para ter uma boa noção de quanto tempo levará para a implementação, você pode fazer uma referência cruzada do que ouviu de outros usuários ou conexões em sua rede que implementaram o mesmo software de FP&A ou um software semelhante.

Os componentes essenciais da implementação da plataforma de FP&A incluem:

• Integração de dados - coleta e integração de dados de suas fontes.
• Criação de modelos de dados - os modelos são as estruturas que organizam e armazenam seus dados para análise multidimensional.
• Projeto de fluxo de trabalho - o estabelecimento de fluxos de trabalho automatizados é fundamental para simplificar seus processos de FP&A.
• Treinamento - integrar sua equipe e outros usuários finais para aproveitar os recursos da plataforma para que todos possam aproveitar os benefícios do software de FP&A com rapidez e agilidade.

Custo

Vamos falar sobre o custo. Sem dúvida, é a consideração mais importante quando se pretende comprar uma plataforma de FP&A.

O custo de uma plataforma de FP&A varia de acordo com fatores e requisitos específicos, incluindo o fornecedor do software, os recursos e as capacidades da plataforma, o tamanho de sua organização e suas necessidades específicas.

Aqui estão 5 modelos comuns de preços para software de FP&A

1. Preços baseados em assinatura
   Esse é o modelo de preços mais comum para plataformas de software de FP&A. Isso significa que você paga uma taxa recorrente, geralmente mensal ou anual, para usar o produto. O custo da assinatura varia de acordo com o número de usuários, o nível de funcionalidade e o tamanho da sua organização.
   
2. Preços em camadas
   Alguns fornecedores de software oferecem diferentes níveis de preços com base no grau de recursos e funcionalidades de que você precisa. Você pode escolher um nível que se alinhe às suas necessidades e ao seu orçamento. As camadas mais altas geralmente vêm com recursos e suporte mais avançados.
   
3. Preços por usuário
   Outro modelo de preços, embora menos comum para plataformas de FP&A, baseia-se no número de usuários. Portanto, quanto mais usuários você tiver, maior será o custo. Esse modelo pode ser econômico para empresas de pequeno e médio porte se você tiver um número menor de usuários.
   
4. Preços baseados no uso
   Preços baseados no uso cobram com base no volume de dados ou transações que você processa por meio da plataforma de FP&A. Esse modelo é comum para softwares usados para análise financeira, geração de relatórios e consolidação de dados.
   
5. Preços personalizados
   Para organizações maiores com necessidades específicas ou complexas, estão disponíveis modelos de preços personalizados.

   O preço personalizado pode exigir negociação com o fornecedor do software para determinar uma estrutura de preços que atenda às suas necessidades.

Crie uma lista restrita de fornecedores

Agora que você está munido de alinhamento multifuncional e adesão das partes interessadas, que já fez sua pesquisa inicial e entende o que precisa de uma plataforma de FP&A para atingir suas metas e impulsionar os negócios, é hora de criar uma lista de fornecedores.

Sua lista pode ser composta pelos 3 a 5 principais fornecedores com os quais você deseja conversar mais. Observe os fornecedores que têm clientes no mesmo setor que você. É provável que o fornecedor entenda suas necessidades e experiência específicas.

Além disso, analise os estudos de caso de clientes e sites de avaliação de terceiros, como TrustRadius ou G2, para obter mais informações.

Faça perguntas e entre em contato com as referências dos clientes

Parte do processo de seleção da plataforma de FP&A é ter conversas aprofundadas não apenas com o fornecedor, mas também com seus clientes.

É importante perguntar aos fornecedores de plataformas de FP&A sobre seus clientes:

• Experiênciano setor : Escolha um fornecedor com longa experiência não apenas no espaço de FP&A, mas também em seu setor.
• Segurança: Qual é o protocolo de segurança? Há conformidade regulamentar com os controles de segurança?
• Implementação: É uma abordagem de autoatendimento ou uma abordagem orientada por um consultor?
• Escalabilidade: Embora talvez você só precise de um software de FP&A para planejamento e análise financeira no momento, dê prioridade a um fornecedor que possa crescer com a sua empresa para acomodar orçamento e planejamento, relatórios e análises, consolidações ou gerenciamento entre empresas.
• Recursos e funcionalidade: A plataforma oferece automação para integração de dados e fluxos de trabalho, registros de auditoria, análise de dados incorporada, análise ad-hoc e muito mais?

Ao conversar com referências de clientes, certifique-se de escolher clientes semelhantes a você em termos de setor, tamanho e base de clientes. Use essa oportunidade para fazer perguntas relacionadas aos seus processos, concentre-se em fatos e exemplos (em vez de opiniões) e converse com mais de um usuário da empresa, se possível.

Adote a mesma abordagem quando estiver conversando com o fornecedor do software. Faça perguntas relacionadas aos seus processos e como eles podem resolver os problemas específicos de sua empresa.

Mais importante ainda, não avalie as informações que estão sendo fornecidas no momento. Em vez disso, faça anotações detalhadas ou grave a chamada para poder voltar depois do fato, avaliar as respostas e tomar uma decisão.

Escolha seu fornecedor de plataforma de FP&A preferido

Você fez as ligações de referência. Fez as perguntas. Você já tem uma visão interna da plataforma e de como ela funciona. Agora é hora de escolher seu fornecedor preferido.

As conversas sobre preços já aconteceram. Você conhece os recursos e as funcionalidades. Considerou a duração do contrato, o número de usuários, o número e a complexidade da integração de dados e o nível de serviço oferecido.

Selecione o fornecedor de plataforma de FP&A de sua preferência e avance para a assinatura do contrato.

Prepare-se para a implementação

Durante a fase de pesquisa, você fez perguntas e entendeu como o fornecedor da plataforma de FP&A escolhido aborda a implementação.

Prepare sua equipe para a implementação. Se for uma abordagem de implementação autodirigida, certifique-se de que outras tarefas e projetos sejam priorizados em torno da implementação para que você possa ver rapidamente o tempo de retorno do seu investimento. Quanto mais cedo você concluir a implementação, mais cedo poderá começar a trabalhar com velocidade, eficiência e agilidade.

Não existe uma abordagem única para a compra de uma plataforma de FP&A

A jornada para selecionar o fornecedor certo de plataforma de FP&A para sua empresa é uma etapa essencial para elevar o nível das operações financeiras de sua organização. Se o seu objetivo é simplificar o gerenciamento do orçamento, automatizar tarefas tediosas e melhorar o desempenho financeiro geral, o software de FP&A oferece o poder de transformação de que você precisa.

Ao seguir as etapas descritas neste guia do comprador da plataforma de FP&A, você estará a caminho de um processo de tomada de decisão mais informado e capacitado, colocando você - e sua organização - em uma trajetória rumo ao sucesso financeiro e ao crescimento estratégico.