8 fatores a serem considerados ao escolher uma solução de previsão de fluxo de caixa

Empresas com uma base financeira sólida podem aproveitar oportunidades que podem estar fora do alcance de empresas sem capital — e tudo se resume ao fluxo de caixa. Embora o dinheiro estimule o crescimento, há um outro lado: muito dinheiro disponível é um sinal de que seus processos de planejamento de fluxo de caixa precisam de algum trabalho.

Mas você pode estar se perguntando: como eu sei que preciso de uma solução de previsão de fluxo de caixa? Quais recursos devo procurar em uma solução de previsão de fluxo de caixa?

O que é uma solução de previsão de fluxo de caixa?

Uma solução de previsão de fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que ajuda as empresas a prever suas futuras entradas e saídas de caixa, permitindo que elas tomem decisões informadas sobre orçamento, investimento e crescimento potencial.

À medida que sua empresa cresce, o uso de planilhas para gerenciar as finanças se torna menos eficiente e mais difícil de atualizar com os dados mais recentes. É aí que entra uma solução de previsão de fluxo de caixa, substituindo suas planilhas pesadas por uma ferramenta mais simplificada para planejamento financeiro.

Ao avaliar o software de previsão de fluxo de caixa, você deve priorizar uma solução baseada em nuvem que conecte suas ferramentas de planejamento de fluxo de caixa aos sistemas de relacionamento com o cliente (CRM) e gerenciamento de vendas. Essa integração pode funcionar como um sistema de aviso prévio, alertando você sobre atividades como um contrato significativo ou uma queda nas vendas que podem afetar seu fluxo de caixa.

Uma característica fundamental das soluções de previsão de fluxo de caixa são os painéis. Os painéis são uma ferramenta visual que ajuda todos em sua organização a entender a importância do gerenciamento diligente do fluxo de caixa. Você pode incluir métricas específicas que afetam o fluxo de caixa da sua organização em painéis personalizados.

Ao compartilhar metas, metas e projeções de fluxo de caixa com a organização em geral, uma solução de previsão de fluxo de caixa pode ajudar a mudar a forma como sua equipe vê o gerenciamento de caixa.

As soluções de previsão de fluxo de caixa também podem ser chamadas de software Corporate Performance Management (CPM) ou Financial Performance Management (FPM).

Sinais de que você precisa de uma solução de previsão de fluxo de caixa

O planejamento do fluxo de caixa é crucial para as empresas, independentemente de o dinheiro ser abundante ou escasso. Mesmo em tempos lucrativos, você pode enfrentar escassez e superávits de caixa devido ao planejamento inconsistente do fluxo de caixa. Isso destaca a importância de uma solução de previsão de fluxo de caixa.

Toda organização tem necessidades de fluxo de caixa de curto e longo prazo. O planejamento eficiente do gerenciamento de caixa exige a combinação de várias fontes de financiamento com os requisitos de capital. Um fluxo de caixa bem planejado pode reduzir os empréstimos de curto prazo e evitar que o excesso de dinheiro fique ocioso nas contas bancárias.

Como saber se seu planejamento de fluxo de caixa está abaixo do ideal e se você precisa de uma solução de previsão de fluxo de caixa? Aqui estão alguns indicadores-chave:

• Ter mais dinheiro do que o necessário em várias contas bancárias que não rendem juros.
• Contar com empréstimos de curto prazo para cobrir despesas operacionais.
• Faturamento impreciso.
• Negligenciando o acompanhamento das cobranças.
• Perder descontos de fornecedores ou iniciativas de gastos comerciais.

Se houver uma discrepância significativa entre suas projeções de fluxo de caixa e seu fluxo de caixa real, é hora de resolver o problema. Quando sua previsão de caixa se desvia drasticamente de sua posição de caixa real sem que nenhum evento inesperado de curto prazo cause isso, fica claro que seu plano de fluxo de caixa precisa ser examinado.

Informações imprecisas ou insuficientes sobre a posição de caixa da sua empresa podem prejudicar a credibilidade de sua liderança financeira. Como CFO, se você não consegue responder perguntas sobre suas atividades de caixa, passadas e futuras, você está lidando com um problema de planejamento de fluxo de caixa.

Todos os indicadores acima sugerem que sua organização pode se beneficiar de uma solução de previsão de fluxo de caixa, que pode otimizar sua gestão de caixa, reduzir erros e melhorar as finanças em geral Performance.

O que procurar em uma solução de previsão de fluxo de caixa

Ao avaliar fornecedores de software de previsão de fluxo de caixa, você deve garantir que os 8 recursos e funcionalidades a seguir estejam disponíveis:

1. Registros de auditoria
2. Colaboração
3. Baseado em modelos Data integration
4. Escalabilidade
5. Planejamento pessoal
6. AR e AP
7. Análise de tendências e Reporting
8. Sazonalidade

1. Registros de auditoria

Imagine que você está se reunindo com um auditor ou investidor. Se você explicar que está usando uma solução de previsão de fluxo de caixa dedicada para todas as suas previsões e previsões, isso instilará confiança nos clientes. Reportingvocê terá confiança neles.

Mas se tudo for baseado em planilhas, talvez eles precisem ser mais convincentes. Portanto, uma boa solução de previsão de fluxo de caixa não apenas facilita a sua vida, mas também pode melhorar o seu relacionamento com as partes interessadas importantes, apresentando os dados financeiros de forma clara e compreensível. A chave é encontrar uma solução que seja simples e precisa.

2. Colaboração

Escolher a solução certa de previsão de fluxo de caixa não se trata apenas de analisar números. Também se trata de promover uma cultura de colaboração em sua organização, pois é preciso mais do que apenas uma modelagem precisa para gerenciar o fluxo de caixa de forma eficaz.

Essa colaboração nem sempre é simples, pois nem todos dominam os princípios básicos de contabilidade. É aí que entra uma boa solução de previsão de fluxo de caixa.

Uma solução de previsão de fluxo de caixa deve ajudá-lo a explicar os princípios financeiros, mostrando a cada membro da equipe como o gerenciamento eficaz do fluxo de caixa pode contribuir para alcançar suas metas individuais e os objetivos mais amplos da empresa.

3. Baseado em modelos Data integration

O Data integration baseado em modelos não se trata apenas de combinar dados de diferentes fontes, mas de se aprofundar nos detalhes de seus modelos financeiros.

Pense desta forma: o fluxo de caixa é afetado por vários fatores, desde as contas a receber dos clientes até os custos dos funcionários. Uma solução robusta de previsão de fluxo de caixa permite que você dissecar esses itens de linha, criando modelos detalhados, como um modelo de contas a receber (AR) ou um modelo de pagamentos de clientes.

Uma solução de previsão de fluxo de caixa também pode analisar dados históricos para prever tendências futuras - por exemplo, se um cliente costuma pagar em 42 dias, o sistema pode prever esse padrão no futuro. Da mesma forma, ele pode integrar dados de suas contas a pagar (AP), combinando contas a pagar em aberto com pedidos de compra com base em datas de vencimento previstas.

Além disso, considere os custos com pessoal, incluindo pagamentos de benefícios e tendências de horas extras. Sua solução deve ser capaz de extrair esses dados do seu modelo Pessoal. Até mesmo o cronograma de despesas de capital (CapEx) pode ser planejado em detalhes. A chave é encontrar uma solução de previsão de fluxo de caixa que possa integrar todos esses dados de vários modelos detalhados em uma previsão abrangente e precisa. Esse nível de detalhe pode aumentar significativamente a precisão de suas previsões de fluxo de caixa.

4. Escalabilidade

Ao explorar opções para uma solução de previsão de fluxo de caixa, a escalabilidade é fundamental. O Office of the CFO não gerencia apenas os dados financeiros, você ajuda os parceiros de negócios a entender os dados para administrar os negócios com mais eficiência.

Normalmente, as implementações começam com um modelo financeiro simples baseado nos dados do seu livro-razão (GL). Esse modelo ajuda a gerar relatórios padrão, como demonstrativos financeiros e de fluxo de caixa, e permite a previsão e o planejamento. No entanto, o verdadeiro valor de seus dados geralmente está nos detalhes por trás do GL.

Talvez as vendas sejam um fator importante em seus negócios, e você precise modelar isso com mais detalhes. Ou talvez os custos pessoais ou as despesas com frete precisem de mais atenção. A questão é que uma solução escalável permite que você comece de forma simples e, gradualmente, incorpore elementos mais complexos à medida que suas necessidades mudam.

Lembre-se de que não se trata de fazer tudo de uma vez. As empresas são dinâmicas e sua solução de previsão de fluxo de caixa deve ser capaz de se adaptar. Tendo em mente uma visão de longo prazo, você pode reavaliar periodicamente seu progresso e determinar as próximas etapas para aprimorar sua modelagem financeira. Essa abordagem garante que sua solução de previsão de fluxo de caixa se adapte à sua empresa, aproximando você de suas ambições.

5. Planejamento pessoal

Quando falamos em planejamento pessoal, estamos nos referindo à compreensão dos atributos ou características exclusivas de cada funcionário. Esses detalhes geram cálculos que alimentam vários custos ou fluxos de renda para sua empresa.

Pense em fatores como datas de contratação, faixas salariais e afiliações a departamentos. Todos esses dados são vitais não apenas para determinar as despesas associadas a cada funcionário, mas também para codificar essas informações corretamente. Em muitas organizações, esse processo geralmente é feito em uma planilha separada do Excel ou até mesmo gerenciado por uma equipe fora do setor financeiro.

Vamos considerar um cenário: e se você decidir aumentar o salário de um funcionário? Como isso afetaria o restante de seus custos? Mesmo mudanças simples como essa podem ajustar automaticamente seus ganhos e quaisquer aumentos pré-calculados para o orçamento.

É aí que uma solução de previsão de fluxo de caixa pode brilhar. A maioria das soluções de previsão de fluxo de caixa tem capacidades robustas para gerenciar elementos como limites de impostos, taxas de pesquisa de benefícios e cálculos mais detalhados. Isso garante precisão ao atingir o limite de alguns custos, o que pode impactar significativamente seu fluxo de caixa durante o planejamento do orçamento. Por exemplo, se muitas de suas contribuições de 401 mil ocorrerem no início do ano, isso afetará seus primeiros meses de forma diferente dos meses posteriores.

6. Contas a pagar & contas a receber

Ao avaliar uma solução abrangente de previsão de fluxo de caixa, você deve avaliar suas capacidades de lidar com o acompanhamento detalhado de contas a pagar (AP) e contas a receber (AR). Isso envolve o gerenciamento de eventos específicos, como transações ou atividades.

Informações detalhadas relacionadas a esses eventos podem ser carregadas diretamente no sistema. A vantagem real de uma solução robusta de previsão de fluxo de caixa é sua capacidade de centralizar e calcular o impacto desses eventos usando atributos associados. Isso pode incluir valores, datas, tarifas e cobranças.

Por exemplo, digamos que você tenha carregado todas as suas atividades de AP e AR que excedem um determinado limite no sistema com o objetivo de entender quais eventos são mais impactantes.

Agora, imagine se você decidir ajustar um calendário ou cronograma de uma atividade. E se você decidir movê-lo mais cedo? Com uma única atualização em uma solução de previsão de fluxo de caixa, você pode ver rapidamente o impacto dessa decisão. Se parecer que você não conseguirá cobrir os custos ou cumprir o prazo, você tem as informações necessárias para tomar decisões estratégicas.

A capacidade de manipular essas diferentes alavancas em um nível granular é um dos muitos recursos que tornam inestimável uma solução versátil de previsão de fluxo de caixa. Depois de fazer ajustes, você pode facilmente retornar à sua previsão para ver se está de volta aos trilhos.

7. Análise de tendências e Reporting

O poder de uma solução de previsão de fluxo de caixa é sua capacidade de fornecer informações detalhadas sobre métricas de caixa específicas. Se você estiver explorando diferentes estratégias de fluxo de caixa ou tentando entender melhor sua posição de caixa, a análise de tendências e o site Reporting Capacidades são de valor inestimável.

Por exemplo, é benéfico entender certos índices de caixa e os efeitos que eles têm ao longo do tempo. Ou talvez você esteja interessado em visualizar seus dados em um formato de doze meses consecutivos (TTM). Essas são funcionalidades que devem estar ao seu alcance com uma solução abrangente de previsão de fluxo de caixa, todas configuráveis em um Painel intuitivo. 

8. Sazonalidade

Uma solução de previsão de fluxo de caixa deve lidar com a sazonalidade, as mudanças previsíveis que ocorrem a cada ano civil e afetam seu fluxo de caixa. Esse entendimento é importante para planejar despesas operacionais e antecipar maiores eventos de caixa ou períodos de pico de gastos. Sua solução de previsão de fluxo de caixa deve permitir que você insira mudanças em seu orçamento e aproveite as tendências sazonais existentes, permitindo uma visão mais precisa do orçamento mensal.

Sua solução de previsão de fluxo de caixa também deve facilitar a entrada granular de informações abaixo do nível de contabilidade geral (GL), também conhecido como detalhes do item de linha. Esse recurso permite o detalhamento e a justificativa de diferentes despesas. Capacitar diferentes departamentos para que sejam donos de seus dados e como pretendem usá-los pode dar à equipe financeira uma visão mais clara das operações e das possíveis necessidades de entrada de dinheiro. Esse Insight detalhado das tendências sazonais aumenta significativamente a precisão das previsões e o planejamento estratégico.

Escolhendo a solução certa de previsão de fluxo de caixa para sua empresa

Uma solução de previsão de fluxo de caixa é uma ferramenta essencial que permite que as empresas planejem e gerenciem sua saúde financeira com mais eficiência. Discutimos a importância de reconhecer os sinais de que sua empresa se beneficiaria de uma solução de previsão de fluxo de caixa, como receitas inconsistentes, incapacidade de crescer e dificuldade em efetuar pagamentos.

Ao comparar as soluções, lembre-se de se concentrar em recursos como logs de auditoria, colaboração, Data integration baseado em modelos, escalabilidade, planejamento de pessoal, gerenciamento de contas a receber e a pagar, análise de tendências e Reporting, bem como sazonalidade. Esses são os principais aspectos que levarão a uma solução bem-sucedida de previsão de fluxo de caixa, adaptada às suas necessidades exclusivas.