Empresas de médio porte presas à verdade de ontem, perdendo as vantagens competitivas de hoje

“A verdade de ontem é a [besteira] de hoje”, escreve o iconoclasta autor do best-seller Radical Honesty, Brad Blanton. "Até mesmo o Insight libertador de ontem é a prisão de explicações obsoletas de hoje." Assim, a maioria das empresas de médio porte (receita de US$ 50 milhões a US$ 1 bilhão) está aprisionada pela crença obsoleta de que as melhores ferramentas financeiras, de Reporting orçamento e planejamento eficazes são apenas para as maiores empresas. Na verdade, as ferramentas de planejamento e análise financeira (FP&A) existem para empresas de médio porte e podem proporcionar uma vantagem competitiva significativa ao acelerar drasticamente processos como orçamento, análise, planejamento e Reporting, além de reduzir erros e omissões. O software FP&A faz isso automatizando e consolidando diversos fluxos de dados corporativos (financeiros, operacionais, de vendas etc.) em todos os departamentos. Como resultado, o Dados se torna útil, em vez de ser um recurso enorme que é coletado, mas pouco usado. No entanto, a maioria das empresas de médio porte ainda utiliza sistemas baseados em planilhas, que consomem tempo e Propenso a erros, para fazer orçamentos, planejamentos e consolidações financeiras, acreditando que não têm tempo ou recursos para implementar ferramentas de gerenciamento digital que lhes permitam administrar melhor seus negócios. A explicação mais comum é: “nosso pessoal financeiro está muito ocupado administrando nossos negócios para adotar um novo sistema”. Enquanto isso, esses profissionais de finanças altamente treinados atuam como pouco mais do que uma equipe de entrada de dados, passando inúmeras horas inserindo e reinserindo dados e fórmulas, ou copiando e colando entre células e planilhas. De fato, a automação desses processos liberaria os profissionais financeiros de um trabalho essencialmente tedioso, dando-lhes tempo para realizar análises úteis sobre os Dados, para entender quais partes da empresa são lucrativas, onde a empresa deve investir recursos para maximizar a lucratividade e quais processos prejudicam ou ajudam a produtividade. Quando começam a fazer essas coisas, o Departamento Financeiro deixa de ser as pessoas que relatam o que aconteceu no passado - os proverbiais contadores de feijão. Em vez disso, o setor financeiro se torna um criador de valor na empresa, capaz de informar a direção estratégica. Considere o ciclo mensal do site Reporting para a maioria das empresas de médio porte. O departamento financeiro importa dados de todos os departamentos. A obtenção dos dados é uma tarefa demorada, que muitas vezes exige várias solicitações e conversas. Em seguida, eles precisam copiar e colar - ou digitar novamente - os dados em planilhas - um processo que quase garante a introdução de erros. Em seguida, eles tentam formatar os dados de forma consistente e vincular os dados entre as pastas de trabalho do Planilha. É um processo que consome facilmente de cinco a 10 horas longas por dia. Com a automação, isso pode ser feito em algumas horas. Sem o tédio da Coleção de dados e da Consolidação, o departamento financeiro pode dedicar muito mais tempo a atividades que agregam valor, como a execução de vários cenários hipotéticos. “E se transferíssemos recursos do departamento X para o departamento Y? E se optássemos por vendas diretas em vez de vendas por canais? E se reduzirmos os custos de telecomunicações em 8%? Etc.” Da mesma forma, os processos anuais de planejamento e orçamento são um pesadelo para a maioria dos departamentos financeiros de médio porte, muitas vezes exigindo madrugadas e fins de semana no escritório. Não é incomum que as equipes de Finanças passem meses no processo orçamentário anual. Isso inclui projetar e preparar planilhas, enviá-las aos gerentes de departamento, lembrá-los da data de vencimento dos valores orçamentários, receber as planilhas de volta, copiar dados entre planilhas, validar os números agregados, sincronizar os formatos da Planilha, enviar Relatórios à gerência e, potencialmente, repetir muitas dessas tarefas para diferentes cenários. Em muitos casos, quando o orçamento é finalizado, não há tempo disponível para determinar se os planos são confiáveis. Por outro lado, muitas empresas que adotaram o software FP&A relatam que podem reduzir um processo orçamentário de três meses para três semanas. Além dos benefícios claros do tempo economizado, o processo aprimorado resulta em um orçamento mais preciso que está de acordo com os objetivos estratégicos da empresa. Ele permite uma melhor validação de se os recursos orçados são realistas e dá tempo para determinar melhor se há custos excessivos que podem ser reduzidos. Para orçar adequadamente, seja anualmente, trimestralmente ou em uma base contínua de 12 meses, como muitas empresas fazem atualmente, as equipes de gerenciamento de empresas de médio porte precisam de uma análise criteriosa do Confiável e das métricas. Eles também precisam de tempo e informações para examinar uma variedade de cenários. Mas a maioria continua a correr em uma esteira de baixo valor, incapaz de perceber os benefícios possíveis dos Dados que passam pelo Departamento Financeiro devido à explicação ilógica de que o Departamento Financeiro não tem tempo para fazer as coisas melhor. As grandes empresas têm os recursos necessários para implantar grandes sistemas de planejamento de recursos empresariais, mas o mercado de médio porte precisa de um tipo diferente de ferramenta que não seja apenas fácil de usar, mas que também agregue valor imediatamente, sem personalização e manutenção extensas. Com o software de FP&A correto automatizando processos de baixo valor, as equipes de gerenciamento de médio porte podem passar mais tempo usando suas habilidades analíticas para gerar Insight em diversas variáveis. É mais fácil identificar tendências e variações quando o Dados está atualizado, completo e prontamente disponível, dando à gerência a oportunidade de tomar melhores decisões. O ambiente de negócios e os negócios individuais estão sempre mudando. Permanecer preso à verdade de ontem pode ser o maior inibidor para alcançar o sucesso de amanhã.