Lotus 1-2-3 e máquinas de adição: relembrando o FP & A da velha escola e olhando para o futuro

Você não anseia pela tecnologia financeira de antigamente? Não foi ótimo estar limitado a apenas três coisas no Lotus 1-2-3? O mundo não está muito quieto sem o barulho das impressoras matriciais? Não seria ótimo ser mais uma vez prejudicado por aqueles cartões perfurados com todas aquelas letras e números? Não? Talvez não sejamos tão nostálgicos pela tecnologia antiga. Mas sua função de Planejamento e Análise Financeira (FP & A) está fazendo o melhor uso da nova tecnologia disponível? Ou ainda está preso no século XX? Para comemorar nosso último guia interativo, FP & A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis, pedimos a especialistas em finanças suas histórias de terror tecnológico e conselhos sobre como atualizar seu FP & A.

Do livro contábil manual à automação financeira

Então, que tipo de ferramentas arcaicas os especialistas em finanças enfrentaram no início de suas carreiras? " No início da minha carreira, esse tipo de coisa era feito em tábuas de pedra. Quando Johannes Gutenberg inventou a impressora, isso realmente acelerou o processo FP & A, " brinca Jack McCullough, presidente do CFO Leadership Council. Mas, falando mais sério: " Isso vai assustar você: Publicação manual do livro contábil geral com caneta-tinteiro. A tecnologia era um grande minicomputador IBM S/36, cartões perfurados e uma calculadora elétrica — por volta de 1982! " diz Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, vice-presidente executivo de crescimento de negócios & Engagement, Associação de Contadores Profissionais Certificados Internacionais. Para quem não está familiarizado com o IBM System/36, esse pequeno sistema de computador " " tinha aproximadamente o tamanho de uma máquina de fax comercial. O modelo básico incluía 128K de RAM e um disco rígido de 30 MB, mas era expansível para 7 MB de RAM e 1478 MB de espaço em disco. Impressionante, hein? Ainda melhor? Você poderia obter essa façanha da Inovação pelo preço muito baixo de US$ 200.000 no início da década de 1980. Na época, o IBM System/36 era impressionante porque digitalizava processos e melhorava drasticamente a eficiência. Ele pode até mesmo executar programas de software de até 64K de tamanho! Agora, analisamos o IBM System/36 com uma sensação de choque e admiração. Por que um computador desktop básico agora tem mil vezes a capacidade de processamento por uma fração do preço? Desde esse salto inicial para os computadores, as empresas fizeram outros avanços notáveis, como computadores pessoais menores, software mais avançado e sistemas em rede. Ainda assim, a tecnologia do FP&A em muitas empresas se limitou a planilhas e à entrada manual de dados - técnicas que tornam o processo ineficiente e podem até introduzir mais erros humanos. É hora de dar o próximo salto e modernizar o FP & A com processos automatizados e abrangentes que levarão as finanças para o século 21.

Da visão estreita à parte do panorama geral

Não é apenas a tecnologia, mas também a função das finanças que está evoluindo. Historicamente, o planejamento financeiro era um exercício realizado depois que a empresa concluía o verdadeiro trabalho de planejamento estratégico. Jack McCullough explica: " Acho que a maior mudança é que, há 20 anos, o FP & A era frequentemente visto como separado do planejamento estratégico. Sim, o planejamento financeiro e o planejamento estratégico operavam em dois silos diferentes. Hoje, você não pode ter um sem o outro (com desculpas a Frank Sinatra). Mas costumavam ser apenas tipos de contabilidade registrando números em planilhas, mas hoje a tecnologia é incrível e a aceitação do planejamento financeiro como parte do plano estratégico é quase uniforme. Além disso, naquela época, o FP & A em muitas empresas era um empreendimento sazonal (crie o plano financeiro para o ano seguinte em novembro e dezembro). Hoje, é um processo perpétuo e, em grande parte devido à tecnologia, mais eficaz do que nunca. " A modernização do FP & A está impulsionando a mudança de papel das Finanças, do suporte de bastidores aos principais participantes no desenvolvimento da estratégia geral de negócios. O aumento das técnicas contábeis de previsões contínuas, orçamento base zero e planejamento de cenário permite que o departamento financeiro faça previsões com mais frequência, precisão e rapidez do que nunca.

De operador de planilha a consultor valioso

Também existe o potencial de elevar o papel dos profissionais do FP & A dentro da organização. Janet Schijns, CEO do JS Group, compartilha uma história sobre a mudança do papel das finanças: "Em meu primeiro emprego, no setor de cosméticos, as ferramentas com as quais eu trabalhava eram, em grande parte, planilhas ou bancos de dados, com pouca ou nenhuma inteligência e um conjunto de processos altamente complicados para que até mesmo o cálculo ou a apresentação mais simples saísse de forma adequada. Ter uma pessoa financeira altamente experiente ao seu lado em todos os momentos era uma necessidade. Agora, as ferramentas podem disponibilizar dados e analisá-los com o clique de um botão. Isso permite que uma gama maior de líderes tenha não apenas acesso, mas também inteligência sobre dados específicos para administrar os negócios." Você pode se perguntar: O que há de errado em precisar de uma pessoa financeira ao seu lado o tempo todo? Eles não deveriam ser reconhecidos por suas habilidades? A resposta é um sonoro " sim! " Mas a modernização do FP & A permitirá que as finanças sejam conhecidas por muito mais do que impressionantes habilidades de processamento de números. A tecnologia financeira pode melhorar a Colaboração, permitindo que mais pessoas contribuam para os processos de previsão e de previsão de novo. E com um repositório central de informações, toda a diretoria executiva pode acessar as informações de que precisam quando precisam. Em vez de ser o pessoal responsável pela distribuição de previsões e pela execução de relatórios, o departamento financeiro se tornará a fonte de referência para análises mais profundas e para a condução dos negócios Insight. Por que os números estão altos? Por que eles estão deprimidos? Como devemos alterar nossa estratégia com base nas mudanças na cadeia de suprimentos? Com maior acesso ao Dados, todos saem ganhando.

De tarefas repetitivas a insights fáceis

Tarefas repetitivas, como a entrada de dados, eram fundamentais para o setor financeiro desde os tempos antigos. Gabrielle Luoma, cofundadora e CEO da MOD Ventures, LLC, compartilhou como foi para ela nos primeiros dias de sua empresa: " De vez em quando, meu marido e eu relembramos uma época em que acabei de começar meu negócio. Eu tinha uma cliente que tinha uma caixa de arquivo cheia de recibos, e ela queria que cada um deles entrasse em seu Quicken. Isso foi para o ano inteiro, então eu tive que decifrar o que diziam os recibos. Muitos recibos estavam tão desbotados que mal conseguíamos lê-los. Meu marido passou horas chamando nomes e valores dos fornecedores enquanto eu os digitava no sistema. Tudo o que queríamos fazer era simplesmente terminar. " A maioria das pessoas não gosta de tarefas rotineiras. No entanto, atualmente, a maioria dos profissionais de finanças dedica apenas cerca de 20% do seu tempo à estratégia e a tarefas de maior valor, de acordo com uma pesquisa da Prophix. A modernização do FP&A pode automatizar tarefas de rotina, incluindo atividades baseadas em regras, Reporting, Dados Consolidação e reconciliação. Com menos trabalho repetitivo e mais dados confiáveis, o departamento financeiro pode dedicar mais tempo a atividades que geram mais valor para a organização.

Pronto para passar para o FP & A moderno?

O FP&A da sua empresa é uma visão de futuro ou está preso ao passado? Ir além das tábuas de pedra é um começo, mas existem outras maneiras pelas quais as empresas podem modernizar o processo de planejamento e análise financeira. Se você está pronto para abandonar os processos manuais — e aquela cópia velha e empoeirada do Lotus 123 — confira nosso novo ativo interativo, que inclui informações de especialistas em finanças sobre como atualizar o FP & A da sua empresa Confira nosso novo ativo interativo, FP & A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning& Analysis.