Como o Barber National Institute economizou 540 horas ao automatizar seu orçamento

Em nossa pesquisa global com 500 líderes financeiros, descobrimos que 80% das empresas não conseguem prever além de um ano e mais de 50% não conseguem prever mais de seis meses. A incapacidade de prever é particularmente desafiadora para organizações que estão passando por uma fase de crescimento, pois elas precisam tomar decisões informadas sobre sua trajetória. Vamos usar o Instituto Nacional Barber como exemplo. À medida que a demanda por seus serviços e programas comunitários crescia, o uso de arquivos complexos do Excel para fazer orçamentos e previsões tornou-se um processo complicado. Hoje, veremos como o Barber National Institute economizou 540 horas ao automatizar seus processos de orçamento e previsão com a Prophix.

Quem é o Instituto Nacional Barber?

O Instituto Nacional Barber (Barber) fornece serviços comunitários para crianças e adultos com autismo, deficiências intelectuais e problemas de saúde comportamental. Com uma missão e responsabilidade tão importantes para com a comunidade, Barber precisava de um orçamento preciso e uma previsão oportuna para apoiar seu crescimento.

A luta de Barber com a previsão do orçamento &

Ficou difícil para Barber confiar na precisão de suas planilhas, o que criava riscos na avaliação adequada de oportunidades futuras. A incapacidade de planejar despesas de capital e despesas pessoais impediu a Barber de garantir o nível necessário de riqueza em suas previsões. Devido à natureza do setor, a Barber precisava de confiança em suas alocações em vários níveis. Além disso, a equipe financeira precisava de uma solução escalonável para responsabilizar os gerentes de programas por seus orçamentos e, ao mesmo tempo, oferecer uma maneira melhor de analisar seus dados financeiros, dividindo-os em partes. O Instituto Nacional Barber identificou a necessidade de uma ferramenta especializada de previsão que lhes permitisse introduzir novos programas em sua organização e determinar a lucratividade da aquisição de novos negócios.

Por que a Barber escolheu a Prophix

A equipe de finanças do Instituto Nacional Barber priorizou a busca de um software de Corporate Performance Management (CPM) que fosse fácil de usar, tivesse um Interface similar ao Excel, pudesse Relatório sobre dados financeiros e não financeiros e previsse taxas de receita para suas despesas. Depois de avaliar o Workday Adaptive e o Prophix, Barber escolheu o Prophix por seu atendimento ao cliente, flexibilidade e preço acessível.

Automatizando os processos de previsão do Barber's Budgeting &

O Barber National Institute implementou o Prophix para substituir o Management Reporter e o Smart List em seu ERP, o Microsoft Dynamics GP. Ao integrar o Prophix com o Kronos e o Carelogic, a equipe financeira pode importar dados da folha de pagamento e da receita semanalmente, mensalmente e anualmente. Esses dados incluem várias métricas, como vagas de clientes, ocupação de residências, capacidade e muito mais. Com o Prophix, a Barber utiliza várias abordagens de orçamento, incluindo a base zero, incremental, Top-down e bottom-up para criar seu orçamento de demonstração de resultados. A equipe financeira gera CAPEX, arrendamentos, pessoal e receita de baixo para cima. O planejamento pessoal detalhado permite que a Barber realize uma análise de variação pessoal ao longo do ano. A capacidade de planejar a receita em detalhes, como por cliente e procedimento, significa que eles também têm total visibilidade para comparar as taxas de receita com o plano. Finalmente, a Barber conduz o planejamento da produtividade de seus programas clínicos com um modelo dedicado e robusto. A automatização do processo orçamentário economizou 360 horas da Barber em 22 semanas de sua temporada orçamentária para seu gerente de orçamento. Além disso, eles também economizaram 540 horas em 16 semanas para quatro contadores e 160 horas para todos os gerentes administrativos e de programas. Dada a riqueza e os detalhes dos orçamentos de Barber, a previsão nunca foi tão confiável ou relevante. Antes do Prophix, quando uma previsão era concluída, o processo levava tanto tempo que os dados não eram mais relevantes. Agora, a Barber pode executar confortavelmente previsões de lucratividade para aquisição de novos negócios e previsões de custo por unidade. O planejamento de cenário e a previsão permitiram que a Barber planejasse melhor o impacto do aumento dos salários e solicitasse taxas de reembolso usando uma análise de custo por unidade. A equipe financeira pode facilmente realizar análises salariais detalhadas, proporcionando maior visibilidade da maior despesa.

“A Prophix melhorou cada aspecto do nosso processo orçamentário. Em vez de gastar tempo configurando o processo de orçamento, podemos analisar melhor e entender o orçamento/produto que estamos produzindo em conjunto com os gerentes de programa." — Emily Anauo, FP & Desenvolvedora de Sistemas, Instituto Nacional Barber

Previsão de crescimento para o Instituto Nacional Barber

A equipe financeira da Barber não passa mais horas procurando erros nas planilhas vinculadas. Em vez de gerenciar o Excel, a equipe financeira pode Analisar e entender melhor o orçamento que está produzindo em conjunto com os gerentes de programa. A previsão instantânea também permite que a Barber planeje de um mês a cinco anos no futuro, dependendo do projeto. De modo geral, o Barber National Institute economizou mais de 8 horas por mês ao automatizar seus processos financeiros e implementar eficiências com o Prophix. Leia a jornada do Barber National Institute com a Prophix em seu estudo de caso.