How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Prophix Imageprophix Feb 15, 2024, 12:00:00 AM

Erros foram cometidos.

Ou, pelo menos, é isso que você está tentando descobrir ao fazer reconciliação das planilhas de balanço. Organizações em crescimento podem passar por dezenas, se não centenas de transações diariamente, com cada uma apresentando oportunidade para erro. Antes que os saldos de qualquer uma das contas envolvidas possam ser adicionados à sua planilha de balanço, eles precisam ser reconciliados.

Let’s take a look at balance sheet reconciliation in more detail.

O que é uma reconciliação de planilhas de balanço?

A reconciliação é o processo de comparar as transações em uma planilha de balanço com documentação secundária. Isso pode ajudar a identificar discrepâncias antes que afetem outros processos, eliminar erros e até prevenir fraudes. Essa documentação secundária pode incluir qualquer coisa, desde um extrato bancário até uma planilha e faturas. A reconciliação de planilhas de balanço garante que, sempre que você verificar a posição financeira da sua organização, você esteja olhando para números precisos.

Por que é importante reconciliar as planilhas de balanço?

Planilhas de balanço são essenciais para saber onde sua organização está financeiramente. Adicionalmente, a reconciliação da planilhas de balanço:

  • Garante que todas as transações sejam precisas
  • Oferece mais confiança nos saldos da sua conta
  • Revela erros antes que eles tenham impacto posterior
  • Cria um caminho claro para resolver discrepâncias
  • Mantém sua organização em conformidade com padrões e regulamentações
  • Cria documentação que pode ser referida posteriormente
  • Ajuda a criar a papelada para auditorias futuras

Quando você realiza uma reconciliação de planilha de balanço?

A reconciliação de planilhas de balanço é tipicamente realizada em um período semelhante aos fechamentos financeiros. Isso significa que você normalmente realizará reconciliações mensais que coincidem com fechamentos de fim de mês, mas algumas organizações também reconciliam planilhas de balanço trimestral e anualmente.

Reconciliação da planilha de balanço vs. reconciliação bancária

Reconciliação da planilha de balanço é o processo de revisar transações no seu balanço geral, enquanto reconciliações bancárias focam especificamente em extratos bancários e contas de caixa. São processos quase idênticos, exceto pelo escopo e pelo tipo de transações sendo reconciliadas.

Como reconciliar planilhas de balanço

Embora a reconciliação da planilha de balanço possa ser demorada e trabalhosa, não precisa ser complicada. Aqui está um processo simples de seis etapas a seguir.

Identifique quais contas precisam ser reconciliadas
Dependendo o seu setor e da forma como sua organização opera, você pode precisar reconciliar apenas algumas contas como parte desse processo. Por exemplo, outro departamento pode já ser responsável pela reconciliação bancária, o que significa que incluir essas contas na sua reconciliação seria duplicar o trabalho.

2. Reúna as informações financeiras e de conta necessárias
Se estiver usando uma plataforma de desempenho financeiro como a Prophix, você já terá os dados de que precisa ao seu alcance. Caso contrário, você precisará acessar todas as contas envolvidas na sua reconciliação para reunir os dados necessários.

3. Compare suas informações
Passe por todas as transações das contas representadas na sua planilha de balanço, comparando-as com sua documentação de suporte. Por exemplo, ao reconciliar seu livro razão de contas a receber, você pode comparar transações com faturas para identificar discrepâncias.

4. Investigue e explique as diferenças, se houver
Identificar erros no seu livro razão geral (ou GL) não é suficiente; você precisa resolvê-los! Às vezes, identificar e explicar as diferenças é tão simples quanto notar erros de digitação e erros semelhantes de entrada de dados. Outras vezes, você precisará investigar múltiplos sistemas para encontrar a fonte do erro.

5. Ajuste as entradas de GL e de diário
Após identificar e investigar erros, ajuste o GL e quaisquer lançamentos relevantes no diário para garantir que os saldos das contas—e o balanço resultante—estejam precisos. Alguns softwares podem ajudar a automatizar essa parte, economizando tempo precioso da sua equipe.

6. Documente suas descobertas
Deixe um registro de qualquer investigação e o resultado, para que controladores, auditores e outros profissionais possam rastrear quaisquer alterações que você fez. Isso também pode ajudar a acelerar reconciliações futuras, identificando e documentando problemas recorrentes.

Seis etapas para reconciliar suas planilhas de balanço

Melhores práticas de reconciliação de planilhas de balanço

Aqui estão alguns exemplos simples de como pode ser a reconciliação do balanço depois que sua equipe passar por todo o processo.

Reconciliação de caixa

Saldo do livro

Extrato bancário

Saldo inicial

US$ 10.000

US$ 10.000

Adicionar: depósitos em trânsito

US$ 2.000

US$ 1.500

Menos: cheques pendentes

US$ 2.500

US$ 2.200

Saldo ajustado

US$ 9.500

US$ 9.300

Saldo final (livro)

US$ 9.300

Saldo final (banco)

US$ 9.500

Diferença

US$ 200

Saldo reconciliado

US$ 9.300


Melhores práticas de reconciliação de planilhas de balanço

Agora que você sabe como uma reconciliação da planilha de balanço é realizada, aqui estão algumas maneiras de garantir que esse processo crucial seja realizado com o mínimo de trabalho manual possível—e sem risco de erros dispendiosos.

Automatize onde você puder

Muitas equipes ainda dependem de planilhas e trabalho manual para a maioria de seu processo de reconciliação de planilhas de balanço. Isso não apenas tira tempo de outras tarefas essenciais, mas pode potencialmente introduzir erros humanos dispendiosos. Idealmente, sua equipe deveria estar usando um software que automatize algumas das partes mais trabalhosas do processo, como a correspondência de transações.

Utilize a tecnologia para melhorar seus processos

A automação pode ajudar você a economizar tempo, mas a tecnologia certa pode fazer muito mais; ela ajuda a descobrir ineficiências e identificar problemas em seu processo. Seja usando recursos de reconciliação integrados de softwares de planejamento de recursos empresariais ou aproveitando uma solução dedicada, a tecnologia pode transformar esse processo difícil em algo muito mais gerenciável.

Revisite as melhores práticas de avaliação de risco

A avaliação de risco permite que contadores, controladores e outras pessoas dentro do escritório do CFO prevejam alguns dos riscos envolvidos com decisões financeiras. Fazer isso pode ajudar a identificar problemas potenciais antes da reconciliação da planilha de balanço, dando às equipes uma vantagem na identificação de discrepâncias. Revisar seu processo de avaliação de risco pode economizar muito esforço na hora de reconciliar.

Estabeleça políticas claras e controles internos

A melhor maneira de tornar seu processo de reconciliação da planilha de balanço o mais fácil possível é prevenir erros antes que aconteçam. Para esse fim, garanta que todas as políticas envolvendo transações financeiras sejam absolutamente claras e tenha controles internos em lugar para identificar possíveis discrepâncias antes do próximo esforço de reconciliação.

Use uma lista de verificação para reconciliação da planilha de balanço

Se listas de verificação são boas o suficiente para pilotos, astronautas e cirurgiões, elas são boas o suficiente para o escritório do CFO. Transformar seu processo de reconciliação em uma lista de verificação pode ajudar a prevenir erros potenciais e otimizar todo o esforço.

Desafios associados à reconciliação de planilhas de balanço

Como muitos outros processos financeiros, a reconciliação da planilha de balanço é difícil, consome tempo e tem potencial para estar repleta de erros. Aqui estão alguns desafios a ficar atento enquanto você trabalha com as transações da sua organização.

Dados e planilhas desconectados

Uma das partes mais demoradas da reconciliação é centralizar todos os dados necessários, tanto para o seu livro razão geral quanto para a documentação de suporte com a qual você estará comparando. Esses dados geralmente estarão espalhados por várias ferramentas e planilhas, e muitas vezes você encontrará transações escondidas em uma ferramenta que ficou sem uso por meses, tarde demais no processo.

Erros manuais e imprecisões de dados

Quanto mais processos manuais estiverem envolvidos nas transações diárias da sua organização, mais oportunidades são criadas para erros e imprecisões. Uma vez que encontrar e corrigir esses erros é o principal propósito da reconciliação, organizações que dependem fortemente de trabalho manual acharão suas reconciliações mais longas.

Falta de controles internos

Quando cada departamento tem seu próprio método para gerenciar essas transações, com poucos controles para padronizar processos, você pode ter que passar por livros razão imprecisos para preparar uma planilha de balanço precisa.

Como o software pode melhorar o processo de reconciliação da planilha de balanço

Você pode ter notado um padrão.

A dependência excessiva de processos manuais e planilhas cria erros que somam mais trabalho quando chega a hora de reconciliar a planilha de balanço. É por isso que ter o software certo é essencial para otimizar o processo de reconciliação da planilha de balanço. Isso porque o software:

  • Padroniza a reconciliação da planilha de balanço para reduzir o risco de erro humano
  • Centraliza dados de múltiplas fontes com integrações embutidas
  • Automatiza as tarefas mais demoradas envolvidas na reconciliação, como a correspondência de transações
  • Cria um registro de quaisquer alterações no livro razão geral para auditorias e revisões mais suaves

Com o software adequado, você pode completar reconciliações da planilha de balanço em menos tempo e com menos erros, enquanto estabelece controles que previnem as discrepâncias que você está verificando.

Perguntas frequentes sobre reconciliação de planilhas de balanço

A reconciliação da planilha de balanço pode ser um processo complexo, mas não importa quais sejam suas perguntas, nós temos as respostas.

Por que apenas reconciliamos contas de planilhas de balanço?

Contas da planilha de balanço são reconciliadas mais frequentemente porque são consideradas contas permanentes (ou contínuas), significando que elas carregam saldos de um período contábil para o próximo. Isso significa que quaisquer erros que surgirem também serão carregados, tornando a reconciliação ainda mais importante.

Com que frequência você deve reconciliar contas da planilha de balanço?

As contas de planilhas de balanço geralmente são reconciliadas em um período que coincide com o fechamento do mês ou fechamentos financeiros menos frequentes. Isso significa que podem ser feitas mensalmente, mas geralmente são feitas trimestralmente ou anualmente.

Quais são as cinco afirmações de planilhas de balanço?

As cinco afirmações de planilhas de balanço são usadas por auditores e analistas financeiros para avaliar a precisão do que está representado em uma planilha de balanço. Aqui estão estas afirmações:

  1. Existência: o ativo, passivo ou patrimônio líquido relatado realmente existe na data dada na planilha de balanço?
  2. Direitos e obrigações: a organização possui ou tem o direito de usar os ativos relatados? Ela tem obrigações legais para com os passivos relatados?
  3. Completude: todos os ativos relevantes, passivos, transações de patrimônio líquido e saldos estão incluídos?
  4. Avaliação ou medição: os valores registrados nos demonstrativos financeiros representam o verdadeiro valor dos ativos, passivos e patrimônio líquido?
  5. Apresentação e divulgação: as informações apresentadas são claras e compreensíveis? Todas as divulgações necessárias são feitas?

Qual é o papel da reconciliação da planilha de balanço no processo de fechamento financeiro?

A reconciliação da planilha de balanço é uma parte essencial do fechamento dos livros porque garante que o escritório do CFO esteja trabalhando com dados precisos. Caso contrário, você pode finalizar seus demonstrativos financeiros sem contabilizar erros importantes que poderiam distorcer significativamente os resultados.

Torne a reconciliação de planilhas de balanço fácil com o software financeiro

A reconciliação de planilhas de balanço é um processo complexo que dá ao escritório do CFO os números de que eles precisam para o fechamento do mês e demonstrativos financeiros importantes. Mas há uma maneira fácil de eliminar a maioria do trabalho manual envolvido enquanto simplifica todo o processo. O software financeiro facilita a reconciliação de planilhas de balanço. Ele centraliza todos os dados que você precisa para reconciliar, automatiza a maior parte do trabalho e oferece os insights de que você precisa para prevenir erros no futuro.

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