How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Erros foram cometidos.

Ou, pelo menos, é isso que você está tentando descobrir ao fazer reconciliação das planilhas de balanço. Organizações em crescimento podem passar por dezenas, se não centenas de transações diariamente, com cada uma apresentando oportunidade para erro. Antes que os saldos de qualquer uma das contas envolvidas possam ser adicionados à sua planilha de balanço, eles precisam ser reconciliados.

Vamos dar uma olhada mais detalhada na reconciliação do balanço patrimonial.

O que é uma reconciliação de planilhas de balanço?

Reconciliation is the process of comparing the transactions on a balance sheet to secondary documentation. This can help spot discrepancies before they affect other processes, eliminate errors, and even prevent fraud. This secondary documentation can include anything from a bank statement to a spreadsheet and invoices. Balance sheet reconciliation ensures that whenever you check in on your organization’s financial position, you’re looking at accurate numbers.

Por que é importante reconciliar as planilhas de balanço?

Planilhas de balanço são essenciais para saber onde sua organização está financeiramente. Adicionalmente, a reconciliação da planilhas de balanço:

• Garante que todas as transações sejam precisas
• Oferece mais confiança nos saldos da sua conta
• Revela erros antes que eles tenham impacto posterior
• Cria um caminho claro para resolver discrepâncias
• Mantém sua organização em conformidade com padrões e regulamentações
• Cria documentação que pode ser referida posteriormente
• Ajuda a criar a papelada para auditorias futuras

Quando você realiza uma reconciliação de planilha de balanço?

Balance sheet reconciliation is typically performed in a similar timeframe as financial closes. That means you’ll typically perform monthly reconciliations that coincide with month-end closes, but some organizations will also reconcile balance sheets quarterly and annually.

Reconciliação da planilha de balanço vs. reconciliação bancária

Reconciliação da planilha de balanço é o processo de revisar transações no seu balanço geral, enquanto reconciliações bancárias focam especificamente em extratos bancários e contas de caixa. São processos quase idênticos, exceto pelo escopo e pelo tipo de transações sendo reconciliadas.

Como reconciliar planilhas de balanço

Embora a reconciliação da planilha de balanço possa ser demorada e trabalhosa, não precisa ser complicada. Aqui está um processo simples de seis etapas a seguir.

Identifique quais contas precisam ser reconciliadas
Dependendo o seu setor e da forma como sua organização opera, você pode precisar reconciliar apenas algumas contas como parte desse processo. Por exemplo, outro departamento pode já ser responsável pela reconciliação bancária, o que significa que incluir essas contas na sua reconciliação seria duplicar o trabalho.

2. Gather the necessary account and financial information
If you’re using a Financial Performance Platform like Prophix One, you’ll already have the data you need at your fingertips. Otherwise, you’ll need to access all accounts involved in your reconciliation to gather the necessary data.

3. Compare your information
Go through all transactions from the accounts represented on your balance sheet, comparing them to your supporting documentation. For example, when reconciling your accounts receivable ledger, you might compare transactions with invoices to identify discrepancies.

4. Investigue e explique as diferenças, se houver
Identificar erros no seu livro razão geral (ou GL) não é suficiente; você precisa resolvê-los! Às vezes, identificar e explicar as diferenças é tão simples quanto notar erros de digitação e erros semelhantes de entrada de dados. Outras vezes, você precisará investigar múltiplos sistemas para encontrar a fonte do erro.

5. Ajuste as entradas de GL e de diário
Após identificar e investigar erros, ajuste o GL e quaisquer lançamentos relevantes no diário para garantir que os saldos das contas—e o balanço resultante—estejam precisos. Alguns softwares podem ajudar a automatizar essa parte, economizando tempo precioso da sua equipe.

6. Document your findings
Leave a record of any investigation and the result, so controllers, auditors, and other professionals can track down any changes you’ve made. This can also help accelerate future reconciliations by identifying and documenting recurring issues.

Melhores práticas de reconciliação de planilhas de balanço

Aqui estão alguns exemplos simples de como pode ser a reconciliação do balanço depois que sua equipe passar por todo o processo.

Melhores práticas de reconciliação de planilhas de balanço

Agora que você sabe como uma reconciliação da planilha de balanço é realizada, aqui estão algumas maneiras de garantir que esse processo crucial seja realizado com o mínimo de trabalho manual possível—e sem risco de erros dispendiosos.

Automatize onde você puder

Too many teams still rely on spreadsheets and manual work for most of their balance sheet reconciliation process. This not only takes time away from other essential tasks but can potentially introduce costly human errors. Ideally, your team should be using software that automates some of the most labor-intensive parts of the process, like transaction matching.

Utilize a tecnologia para melhorar seus processos

Automation can help you save time, but the right technology can do a lot more; it helps you uncover inefficiencies and spot problems in your process. Whether you want to use built-in reconciliation features from enterprise resource planning software or leverage a dedicated solution, technology can turn this difficult process into something much more manageable.

Revisite as melhores práticas de avaliação de risco

Risk assessment allows accountants, controllers, and other individuals within the Office of the CFO to predict some of the risks involved with financial decisions. Doing this can help identify potential issues prior to balance sheet reconciliation, giving teams a head start on identifying discrepancies. Reviewing your risk assessment process can save you a ton of effort come time to reconcile.

Estabeleça políticas claras e controles internos

A melhor maneira de tornar seu processo de reconciliação da planilha de balanço o mais fácil possível é prevenir erros antes que aconteçam. Para esse fim, garanta que todas as políticas envolvendo transações financeiras sejam absolutamente claras e tenha controles internos em lugar para identificar possíveis discrepâncias antes do próximo esforço de reconciliação.

Use uma lista de verificação para reconciliação da planilha de balanço

Se listas de verificação são boas o suficiente para pilotos, astronautas e cirurgiões, elas são boas o suficiente para o escritório do CFO. Transformar seu processo de reconciliação em uma lista de verificação pode ajudar a prevenir erros potenciais e otimizar todo o esforço.

Desafios associados à reconciliação de planilhas de balanço

Como muitos outros processos financeiros, a reconciliação da planilha de balanço é difícil, consome tempo e tem potencial para estar repleta de erros. Aqui estão alguns desafios a ficar atento enquanto você trabalha com as transações da sua organização.

Dados e planilhas desconectados

One of the most time-consuming parts of reconciliation is centralizing all the data you need, both for your general ledger and the supporting documentation you’ll be comparing it against. That data will often be spread out over multiple tools and spreadsheets, and too often you’ll find transactions hidden in a tool that’s gone unused for months too late in the process.

Erros manuais e imprecisões de dados

Quanto mais processos manuais estiverem envolvidos nas transações diárias da sua organização, mais oportunidades são criadas para erros e imprecisões. Uma vez que encontrar e corrigir esses erros é o principal propósito da reconciliação, organizações que dependem fortemente de trabalho manual acharão suas reconciliações mais longas.

Falta de controles internos

Quando cada departamento tem seu próprio método para gerenciar essas transações, com poucos controles para padronizar processos, você pode ter que passar por livros razão imprecisos para preparar uma planilha de balanço precisa.

Como o software pode melhorar o processo de reconciliação da planilha de balanço

Você pode ter notado um padrão.

A dependência excessiva de processos manuais e planilhas cria erros que somam mais trabalho quando chega a hora de reconciliar a planilha de balanço. É por isso que ter o software certo é essencial para otimizar o processo de reconciliação da planilha de balanço. Isso porque o software:

• Padroniza a reconciliação da planilha de balanço para reduzir o risco de erro humano
• Centraliza dados de múltiplas fontes com integrações embutidas
• Automatiza as tarefas mais demoradas envolvidas na reconciliação, como a correspondência de transações
• Cria um registro de quaisquer alterações no livro razão geral para auditorias e revisões mais suaves

Com o software adequado, você pode completar reconciliações da planilha de balanço em menos tempo e com menos erros, enquanto estabelece controles que previnem as discrepâncias que você está verificando.

Perguntas frequentes sobre reconciliação de planilhas de balanço

A reconciliação da planilha de balanço pode ser um processo complexo, mas não importa quais sejam suas perguntas, nós temos as respostas.

Por que apenas reconciliamos contas de planilhas de balanço?

Contas da planilha de balanço são reconciliadas mais frequentemente porque são consideradas contas permanentes (ou contínuas), significando que elas carregam saldos de um período contábil para o próximo. Isso significa que quaisquer erros que surgirem também serão carregados, tornando a reconciliação ainda mais importante.

Com que frequência você deve reconciliar contas da planilha de balanço?

Balance sheet accounts are usually reconciled on a timeline that coincides with either the month-end close or less frequent financial close. That means they can be done as often as monthly but are usually done quarterly or yearly.

Quais são as cinco afirmações de planilhas de balanço?

As cinco afirmações de planilhas de balanço são usadas por auditores e analistas financeiros para avaliar a precisão do que está representado em uma planilha de balanço. Aqui estão estas afirmações:

1. Existence: Does the reported asset, liability, or equity exist at the balance sheet date?
2. Direitos e obrigações: a organização possui ou tem o direito de usar os ativos relatados? Ela tem obrigações legais para com os passivos relatados?
3. Completude: todos os ativos relevantes, passivos, transações de patrimônio líquido e saldos estão incluídos?
4. Avaliação ou medição: os valores registrados nos demonstrativos financeiros representam o verdadeiro valor dos ativos, passivos e patrimônio líquido?
5. Apresentação e divulgação: as informações apresentadas são claras e compreensíveis? Todas as divulgações necessárias são feitas?

Qual é o papel da reconciliação da planilha de balanço no processo de fechamento financeiro?

Balance sheet reconciliation is an essential part of closing the books because it ensures that the Office of the CFO is working with accurate data. Otherwise, you might finalize your financial statements without accounting for important errors that could skew the results significantly.

Torne a reconciliação de planilhas de balanço fácil com o software financeiro

A reconciliação de planilhas de balanço é um processo complexo que dá ao escritório do CFO os números de que eles precisam para o fechamento do mês e demonstrativos financeiros importantes. Mas há uma maneira fácil de eliminar a maioria do trabalho manual envolvido enquanto simplifica todo o processo. O software financeiro facilita a reconciliação de planilhas de balanço. Ele centraliza todos os dados que você precisa para reconciliar, automatiza a maior parte do trabalho e oferece os insights de que você precisa para prevenir erros no futuro.