Seleção de software CPM — Os três erros que você deve evitar

prophix Jun 20, 2016, 2:20:00 AM

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Encontrar uma solução de CPM apropriada não é ciência de foguetes

Há muita coisa em jogo quando se busca a solução certa de CPM; decisões erradas geralmente podem ter consequências graves. O analista do BARC, Dr. Christian Fuchs, descreve os três erros mais comuns e explica como eles podem ser evitados.

Várias empresas usam o Excel como opção padrão para exibir Reporting e planejar processos - principalmente por conveniência ("já o temos e não custa nada"). Mas, no final, a maioria das pessoas chega a um ponto em que a "dor" do Excel se torna excessiva e elas precisam de uma solução CPM especializada. Mas escolher o certo é mais fácil falar do que fazer.

Em minha função como analista na BARC, tenho ajudado empresas a selecionar soluções de Business Intelligence (BI) e CPM nos últimos sete anos. Nesse período, vi os mesmos erros ocorrendo nos processos de seleção de software com uma frequência notável. Esses não são erros insignificantes, mas erros graves que podem colocar em risco o sucesso de um projeto.

Para ajudá-lo a gerenciar esses perigos em seu projeto, resumi o que considero os três erros mais comuns com algumas dicas úteis para evitá-los.

Erro #1: Análise de requisitos confusa

A base de cada processo de seleção de software é uma análise sólida de requisitos. No entanto, surpreendentemente, muitas empresas falham nessa primeira etapa. As falhas clássicas recorrentes incluem:

• A TI está procurando uma ferramenta “adequada” para os departamentos de negócios sem envolvê-los na análise real dos requisitos.
• Os requisitos são coletados apenas em áreas restritas da empresa, sem consultar todos os departamentos relevantes.
• Pensando em muito curto prazo: uma ferramenta é escolhida simplesmente porque aborda os maiores pontos problemáticos, sem considerar os prováveis requisitos futuros.

Se você se encontrar em uma ou mais dessas situações, o alarme deve estar tocando! Você corre o risco de realizar uma análise limitada de requisitos.

Minha dica: produza uma análise completa dos requisitos funcionais, técnicos e organizacionais em todas as unidades de negócios que devem trabalhar com o software. Isso deve abranger os departamentos de negócios e a TI para ajudar a evitar problemas de aceitação quando a ferramenta for usada.

• As funções absolutamente necessárias e desejadas, bem como o círculo de usuários do software, devem ser identificadas na análise de requisitos funcionais.
• A análise dos requisitos técnicos está relacionada aos dados de segurança, necessários e viáveis Performance, plataformas e sistemas operacionais, bem como à tecnologia da base de dados.
• O número de usuários, bem como o suporte de diferentes tipos de Usuário (Usuário avançado, Usuário ad hoc, Usuário final) por meio da funcionalidade da ferramenta, baseia-se nos critérios de seleção organizacional .

Como resultado da análise de requisitos, um catálogo completo de critérios é produzido, com o qual as soluções de software consideradas podem ser avaliadas e qualificadas. Como nem todos os critérios serão igualmente importantes, cada requisito deve ser ponderado. Somente critérios importantes devem ser aplicados para a pré-seleção (“lista curta”) para restringir eficientemente o mercado com base em uma pequena seleção de pontos de avaliação relevantes. Outros critérios menos importantes devem ser considerados posteriormente na avaliação detalhada da lista curta de produtos.

Seguir essas diretrizes ajudará a fornecer uma base sólida sobre a qual escolher uma solução de CPM adequada posteriormente no projeto.

Erro #2: Escolher o fornecedor, não a solução

Concentrar-se apenas em fornecedores de software “grandes” e conhecidos desde o início é um erro que muitas empresas cometem, especialmente em empresas de pequeno e médio porte. Fornecedores de software “menores” e especializados geralmente têm soluções muito boas e uma compreensão mais completa dos requisitos com base em fatores como localização geográfica, setor industrial e tamanho da empresa.

É compreensível que as empresas tenham dúvidas em optar por um fornecedor “menor”. Por exemplo, ao considerar a segurança de seu investimento, os tomadores de decisão podem achar que é mais provável que um fornecedor menor seja adquirido ou se torne insolvente. No entanto, o tamanho e o perfil de um fornecedor não devem ser um critério de nocaute no processo de seleção. Lembre-se de que a continuidade de um produto não pode necessariamente ser garantida apenas porque ele é fornecido por um “grande” fornecedor. Além disso, o tamanho de um fornecedor e a qualidade de seu produto nem sempre se correlacionam entre si.

Para sua decisão de seleção, você deve considerar principalmente o seguinte:

Maior não é necessariamente melhor — fornecedores supostamente “grandes” não são inevitavelmente superiores em todos os aspectos em comparação com seus rivais “menores”. O tamanho puro ou a proeminência de um fornecedor não é um critério de decisão válido.

O pacote geral de suporte técnico e funcional baseado nas demandas da sua organização contribui para uma relação preço-desempenho razoável? Fatores como serviços de suporte no local, como o fornecedor trata seus clientes, suporte no idioma local e conhecimento regional/específico do setor são apenas algumas das considerações que você não deve subestimar ao selecionar um software. Nossa experiência e pesquisa mostram consistentemente que os fornecedores “menores” geralmente superam os “grandes” fornecedores globais nesses aspectos.

Erro #3: Nenhuma prova de conceito

Pode ser arriscado pular uma avaliação detalhada das soluções em sua lista curta devido a restrições de tempo ou motivos financeiros. As soluções devem ser examinadas em relação a todos os requisitos (e custos) relevantes e colocadas à prova como parte de uma avaliação detalhada. Isso ajuda a criar segurança de investimento e minimiza o risco de você tomar a decisão errada.

O objetivo de uma avaliação detalhada é obter uma imagem precisa das capacidades que o software tem a oferecer. Instalações de teste, apresentações estruturadas de software e criações de protótipos ("prova de conceito") são apropriadas aqui, de preferência com base em Performance requisitos e dados que sejam tão realistas quanto possível em termos de como a organização planeja usar o software.

Também é aconselhável consultar consultores externos e consultar palestras com clientes para obter feedback sobre fornecedores e produtos de outros projetos e empresas. Em particular, o feedback de outros usuários que trabalham com a solução diariamente pode ser extraordinariamente valioso para esclarecer possíveis problemas e desafios que podem surgir quando a solução for lançada.

Conclusão

Encontrar uma solução de CPM apropriada não é ciência de foguetes. Siga essas dicas e você aumentará suas chances de um processo de seleção preciso e bem-sucedido.

Importante: Evite cometer os erros que descrevi acima e esteja atento aos sinais de alerta. Conduza ativamente o projeto de volta aos trilhos se você perceber que algo está errado. O conhecimento da abordagem de melhores práticas para a seleção de software, bem como das armadilhas comuns, reduzirá significativamente as chances de tomar uma decisão errada ou de o projeto falhar.

Com essas dicas, nada deve atrapalhar seu caminho para um projeto bem-sucedido de seleção de software de CPM. Desejo a você muito sucesso em seu próprio processo de seleção impecável!

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