Construindo uma função financeira pronta para o futuro para Steyn City

Kreason Naidoo lidera a equipe financeira da Reporting na empresa sul-africana de desenvolvimento e construção imobiliária Steyn City, que se tornou cliente da Prophix em 2020. Em um webinar recente, ele compartilhou como a Prophix melhorou sua vida profissional e o panorama geral da empresa. Aqui estão as principais conclusões. Nos arredores de Joanesburgo, há um lugar diferente de qualquer outro. Steyn City, idealizada pelo empresário bilionário sul-africano Douw Steyn, é basicamente uma cidade dentro da cidade. Com quatro vezes o tamanho de Mônaco e 2 ½ vezes o tamanho do Central Park de Nova York, é o maior empreendimento desse tipo no continente africano. Além de seus inúmeros edifícios residenciais, atualmente possui um parque de escritórios, seu próprio campo de golfe (projetado por Jack Nicklaus), um centro equestre, 2.000 acres de parque, uma lagoa, uma piscina coberta, restaurantes e uma escola — a lista continua. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhouse do campo de golfe de Steyn City[/caption] Queríamos nos aprofundar um pouco mais na história por trás desse projeto fascinante e recentemente realizamos um webinar com Kreason Naidoo, gerente financeiro de Steyn City Reporting. Quando ele começou a trabalhar aqui, há vários anos, tanto a cidade quanto a construtora que a criou pareciam muito diferentes. “Na verdade, comecei aqui em Steyn City quando não havia departamento financeiro, então recebi a tarefa de configurar todo o processo financeiro do zero”, lembrou Kreason. Assim como a própria cidade, o escritório de finanças teve que ser construído do zero. Desde então, muita coisa mudou. Tanto a equipe de Kreason quanto a Steyn City cresceram significativamente, o que torna o Reporting ainda mais crucial. Para resolver esse problema, a equipe implementou o Sage, que Kreason acreditava ser a única solução de ERP capaz de atender às necessidades muito específicas da empresa. Em 2020, a equipe financeira procurou melhorar ainda mais o Reporting Capacidades da Steyn City adicionando uma solução CPM. Eles escolheram a Prophix. Então, depois de um ano com a Prophix, quais foram as principais lições que você aprendeu? O que mudou? Aqui estão os três benefícios mais importantes que o Prophix trouxe para você:

1. Eficiência aprimorada

Isso dificilmente será uma surpresa, mas o Prophix teve um impacto profundo na eficiência do departamento financeiro da Steyn City. No decorrer da entrevista, Kreason mencionou vários exemplos de como ele economizou muito tempo graças ao Prophix. Aqui está um deles, em suas próprias palavras:

"Estou muito feliz por ter o Prophix porque [risos] não preciso fazer tudo isso manualmente no Excel. [...] Onde eu passava, digamos, cerca de 90% do meu tempo fazendo, agora passo esse tempo revisando, analisando e corrigindo.”

Com relação às velocidades gerais do processo, Kreason disse o seguinte:

"Quando começamos o processo da Prophix, eu não sabia o quanto a ferramenta era poderosa. Estávamos mais interessados nos Relatórios impressos, nos gráficos, nas tabelas e em coisas do gênero que a Diretoria queria. Mas então, enquanto estávamos construindo, percebemos que — ei, pessoal, quero dizer, se vocês podem fazer isso e aquilo, então meu processo orçamentário é simplificado em semanas. Meu processo de previsão é simplificado em meses. Quero dizer, prevemos aqui até 2026, e às vezes 2032, e isso é algo que pode ser feito em uma semana. Então, na verdade, tornou minha vida muito mais fácil. Não vou mentir - ainda há alguns processos manuais que precisam ser feitos, mas isso não é culpa da Prophix de forma alguma [risos]." [caption id= " attachment_28113 " align= " aligncenter " width= " 1000 "] Steyn City oferece 45 km de avenidas para pedestres. [/legenda]

2. Mais dinâmico Reporting

Como mencionado acima, Steyn City oferece tantos serviços que o resultado é um negócio altamente diversificado — e complexo. Há imóveis residenciais e comerciais, restaurantes e serviços para eventos, atividades de construção, varejo, armazém, escola particular, instalações esportivas e muito mais. Isso resulta em um Total total de 13 unidades de negócios (possivelmente ainda mais quando você estiver lendo este artigo), cada uma com seu próprio fluxo de receita. Para ajudar na ambição da diretoria de "saber tudo", Kreason e os implementadores do Prophix criaram Relatórios que oferecem uma visão geral de cada segmento, bem como uma declaração consolidada, caso seja necessário considerar o panorama geral. É assim que Kreason coloca:

"Então, digamos que, por exemplo, a construção tenha um Relatório e tudo o que se relaciona à construção seja filtrado nesse Relatório, e eu posso apresentar isso. Ok, você quer analisar apenas a hospitalidade; bem, posso fazer isso porque posso [...] puxar todas as áreas relacionadas a essa dimensão, como a chamamos, ou unidade de negócios, e o Relatório sobre isso. Não preciso criar cinco Relatórios diferentes; eu crio um e literalmente, como o Prophix chama, [...] folheio as páginas [...] e seleciono os diferentes tipos de páginas, e posso fazer o Relatório com base nisso. Você quer vê-los como um grupo, consolidado? Bem, claro, não tem problema, eu posso te mostrar isso também.”

[caption id= " attachment_28112 " align= " aligncenter " width= " 1000 "] No restaurante XIX em Steyn City [/caption]

3. Melhor comunicação interna

Mesmo com a melhor solução de CPM, não será uma cura para tudo no que diz respeito à comunicação eficaz dos números da empresa. No entanto, no caso do Prophix e de seus recursos de colaboração, ele oferece uma atualização significativa em relação a uma Planilha estática anexada a um e-mail. Como Kreason aponta, o último pode levar a diferentes interpretações dos mesmos dados:

“A comunicação nem sempre é possível, porque posso enviar um e-mail e você pode interpretar isso de uma maneira diferente da que estou realmente tentando explicar para você. Por outro lado, se você tiver uma ferramenta Reporting comum, e todos usarem essa ferramenta, você poderá esclarecer inconsistências, confusões e mal-entendidos com relativa rapidez. [...] [Com o Excel, é como] "qual versão disso estou vendo? Estou vendo a versão correta? Você me enviou o item certo? Que número é esse — isso mudou?” Agora, tudo está traçado e gerenciado em uma única ferramenta.”

Conclusão Tanto a equipe de Kreason quanto a Steyn City como um todo passaram por uma jornada transformadora notável nos últimos dois anos. Como os exemplos de Kreason mostraram, a introdução do Prophix ajudou a Acelerar ainda mais esse processo - mas como você garante um projeto CPM bem-sucedido? A primeira etapa é encontrar um fornecedor de CPM adequado. No caso da Steyn City, não se tratava apenas das Capacidades do software Prophix. Além de sua forte integração com a Sage, o histórico da Prophix em acompanhar com sucesso os projetos dos clientes e o compromisso contínuo com o sucesso do cliente tiveram um papel importante na decisão. Kreason, apesar de trabalhar em uma função muito não técnica, também se viu fortemente envolvido no processo de implementação. Olhando para trás, ele considerou que isso era crucial para todo o projeto, apesar de ter sido cético no início: “Vou ser honesto com você — eu não estava realmente entusiasmado em fazer parte do processo [de implementação]”, declarou ele durante nossa palestra. Ele pensou: “Eu simplesmente não tenho tempo para fazer isso”. No entanto, sua perspectiva mudou radicalmente quando a equipe da Prophix explicou os benefícios de seu envolvimento mais profundo:

“Quando comecei a trabalhar com vocês, descobri que era a parte mais importante de toda a construção. Especialmente como gerente financeiro, você precisa entender como isso funciona e como tudo se encaixa. [...] O Prophix tem recursos muito bons que permitem detalhar e anualizar números, mas é muito importante que você faça parte da implementação desde o início para que, de certa forma, mapeie as coisas da maneira que deseja."

Esse processo também incluiu a reavaliação e a otimização dos processos existentes antes de criá-los no Prophix. Graças a essa abordagem, Kreason e sua equipe agora têm uma solução que conhecem, processos mais eficientes e números nos quais confiam — uma configuração perfeita para o crescimento futuro, assim como a cidade que eles estão ajudando a construir.