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Por que empresas em crescimento precisam investir em automação financeira

O estado atual das finanças

Há uma transformação acontecendo no escritório de finanças. Os líderes financeiros estão se tornando parceiros dos negócios que sempre quisemos ser. Estamos fazendo análises em tempo real, orientando as decisões comerciais atuais. Todos esses dados a que temos acesso agora estão mudando o jogo. Temos dados em tempo real, integrados a Relatórios criteriosos, painéis de controle detalhados, com todas as informações de que precisamos na ponta dos dedos. Nossas equipes simplesmente apertam alguns botões e fazem tudo acontecer. Certo? Infelizmente, a realidade é que menos de 5% das equipes financeiras estão realmente experimentando algo parecido. Fechar os livros e fazer previsões ainda leva muito tempo, então acabamos usando planilhas e “supondo” quando precisamos tomar decisões rapidamente. Usamos os melhores dados que temos, não os dados reais, precisos e atualizados de que realmente precisamos. Com muita frequência, ainda estamos fazendo análises "rápidas e sujas" ou cálculos "por trás do envelope".

Temos potência suficiente em nossos telefones para enviar naves espaciais a Marte, então por que ainda estamos usando planilhas únicas para tomar decisões críticas para nossos negócios?

Pouco progresso foi feito na capacidade de planejamento

À medida que começamos a emergir dos imensos desafios dos últimos 15 meses, é um bom momento para refletir sobre o que funcionou bem e o que pode ser melhorado, especialmente em finanças. Uma pesquisa com profissionais de finanças de mais de 500 empresas em todo o mundo forneceu suas ideias sobre seu desempenho no ano passado, quais ferramentas estavam usando e sua capacidade de prever. Não é de surpreender que a pesquisa tenha confirmado que o processo de planejamento, orçamento e previsão (PB & F) foi o mais interrompido de todos os principais processos financeiros. As empresas acharam difícil reprever com rapidez e precisão em um período de estresse e mudanças. Então, o que os resultados da pesquisa mostraram?  No geral, as empresas estão fazendo previsões mais rapidamente do que no passado, mas a precisão se deteriorou. Dois terços das organizações podem prever novamente em uma semana, mas apenas 39% podem prever os ganhos com precisão de +/ - 5%. 80% não conseguem ficar de olho por mais de um ano.  Considerando os choques na cadeia de suprimentos que ainda estamos sofrendo no ano passado, isso por si só justifica investir em melhores previsões!

Como podemos nos tornar mais ágeis e melhor preparados diante de qualquer tipo de crise, bem como das mudanças comerciais mais “normais” que enfrentamos regularmente, como aquisições, concorrentes disruptivos e modelos de negócios em constante mudança?

Planejamento de Cenário

A pandemia da Covid-19 provocou um aumento no interesse pelo Planejamento de cenário, pois os executivos buscavam uma maneira melhor de se planejar para um futuro incerto. As empresas com a capacidade de planejar cenários superaram todas as outras na capacidade de prever com rapidez e precisão. Por quê? Porque eles dependem menos de planilhas, pois já investiram em ferramentas especializadas. Eles não são sobrecarregados com muitos dados e poucas informações.

Sem automação, é quase impossível modelar simultaneamente vários cenários, suposições e variáveis.

Então, por que apenas 4% das organizações reservaram tempo para o Planejamento de cenário? Muitos estão presos no inferno de Planilha. As previsões contínuas são outra ferramenta que torna as empresas mais ágeis em seu planejamento, mas a aceitação tem sido lenta, com apenas 19%. Novamente, é outra técnica difícil de criar, manter e gerenciar em planilhas.

Os dados precisam ser fundamentalmente aprimorados

A maioria dos executivos de finanças concorda que o Dados precisa ser aprimorado. A qualidade dos dados usados determina a qualidade da previsão. entrada de lixo = saída de lixo.  Para melhorar a qualidade dos dados, precisamos ampliar a rede e identificar dados operacionais fora do GL, dados de relacionamento com o cliente e outros dados não financeiros para melhorar nossas previsões. A explosão de dados de mídia social é um exemplo de novos tipos de dados que podem ser usados para identificar tendências e fazer previsões. À medida que o conjunto de dados aumenta, usar as ferramentas certas para analisar esses diversos tipos de dados pode ser uma vantagem competitiva. No entanto, os dados externos ainda parecem ficar em segundo plano em relação aos dados internos, provavelmente porque ainda não otimizamos nossos processos e ferramentas internos para capturar esses dados com eficiência.

A transformação melhora a agilidade

Preparar e gerenciar mudanças é uma parte fundamental do sucesso empresarial. No entanto, a maioria das organizações não fez grandes mudanças em seus processos de PBF nos últimos 3 anos. E não é porque a mudança não é necessária!  Para entender como a transformação afeta a agilidade do planejamento, do orçamento e da previsão, a pesquisa comparou os 5% das empresas que transformaram completamente suas funções com os 14% que não fizeram nenhum esforço nesse sentido nos últimos 3 anos. O que podemos aprender com os 5% dos líderes de transformação que transformaram completamente seu processo PB & F?  Como eles conseguem gerenciar seus Dados como um ativo corporativo em vez de serem sobrecarregados por planilhas desconectadas com uma governança de Dados deficiente? Eles têm esses elementos comuns:

• Uma fonte de verdade para seus dados, que vem de um modelo de negócios centralizado, geralmente na nuvem
• Eles usam ferramentas mais avançadas, como IA e visualização
• Eles valorizam a eliminação de planilhas para coleta de dados e Reporting

Isso permite que eles implementem previsões contínuas, orçamento base zero e planejamento de cenário. Independentemente de você optar por usar todos esses recursos ou apenas alguns, TODOS eles contribuem para aumentar a agilidade do processo de PBF.

Como tornar seu planejamento mais ágil

Então, como você pode começar a implementar essas mudanças? Não existe um botão fácil, e poucas organizações parecem ter tempo ou energia para os esforços massivos de transformação que criam essas ferramentas do zero. No entanto, não há dúvida de que precisamos ser capazes de prever nossa receita com precisão, ter o nível certo de força de trabalho e fornecedores e fluxo de caixa suficiente para pagar por tudo isso. Logicamente, sabemos que devemos fazer isso e sabemos que terá um ROI positivo. Então, qual é o problema? Na minha experiência, em ambientes muito manuais, é preciso muito trabalho apenas concluir as entregas do dia-a-dia que pode parecer difícil até mesmo pensar em tentar construir o proverbial novo avião, enquanto você trabalha tanto para pilotar o antigo. Você chegou a esse ponto?

Pontos problemáticos comuns

Abaixo estão alguns dos pontos problemáticos comuns em equipes com sistemas e manuais de processo excessivos. Se esse cenário parecer familiar, provavelmente é hora de considerar a adoção de medidas para atualizar suas ferramentas. {Quando você tenta atualizar suas previsões com os resultados reais, os dados do GL não se alinham com as premissas da previsão. As previsões são construídas com suposições que não são capturadas no GL. Portanto, a análise de variância do final do mês não ajuda você a explicar a mudança em suas previsões. Se você não consegue explicar as mudanças em seus dados reais, como você pode atualizar suas previsões?  Se seus sistemas de dados não se integrarem, toda vez que você obtiver dados reais, terá que refazer sua análise. Demora muito, então você só faz isso uma vez por trimestre, ou mais provavelmente quando há uma mudança dramática que o força. Até lá, já é tarde demais. Você perdeu os primeiros sinais que lhe permitiriam reagir e agora está de volta em uma crise reagindo. Quando seus dados e sistemas não estão integrados, você depende da memória institucional dos funcionários, que usam sua "experiência passada" como guia para identificar o problema. Mas olhar no espelho retrovisor em busca de respostas não é mais suficiente.  E isso o torna ainda mais vulnerável quando você perde esses funcionários, porque agora seu conhecimento institucional acabou de sair da porta. O último ano nos mostrou como é fundamental ser capaz de prever com precisão as necessidades de fluxo de caixa com antecedência, para permitir o nível certo de ajustes, seja cortando custos, financiando intermediários ou encontrando fontes alternativas de receita. Se você está apenas adivinhando ou esperando superar uma crise, a batalha provavelmente já está perdida. Você simplesmente não sabe disso ainda. Ao analisar os desafios da previsão, também precisamos nos concentrar no processo de fechamento do final do mês - a fonte de grande parte de nossos dados.

O final do mês é a PRINCIPAL fonte de seus dados financeiros reais, que são usados nas previsões.

Se você não capturar os dados no nível desejado para a previsão, nunca terá alinhamento entre os dados provenientes de sistemas diferentes. Quando a equipe de planejamento não consegue obter o que precisa do GL, ela vai buscar os Relatórios do SalesForce, dos cubos de vendas e de outros Relatórios operacionais.   E quando os dados não se alinham, é mais uma variável a ser conciliada. E se não houver disciplina suficiente nos processos de negócios upstream para capturar os Dados nos períodos corretos, você terá diferenças de tempo e catch=ups/reversões que criarão tanto ruído em torno dos seus Dados que você terá sorte se conseguir captar os sinais que o alertam sobre as mudanças. Um processo disciplinado de final de mês, totalmente integrado aos processos comerciais iniciais, exige muito esforço para ser criado e mantido. Mas, se feito corretamente, pode gerar o retorno de dados limpos e precisos para alimentar seu processo de previsão. Com as ferramentas e a automação certas, a equipe financeira pode dedicar seu tempo analisando as mudanças e destacando os sinais de mudança que a empresa precisa enfrentar, em vez de se cansar trabalhando até tarde da noite apenas tentando empatar os números.

Crie um modelo de negócios centralizado

Como podemos começar a fazer isso melhor sem eliminar todos os nossos sistemas e começar do zero? Primeiro, você precisa começar a analisar sua empresa e os principais dados de forma centralizada. Cada equipe não pode ter seu próprio conjunto de KPIs em suas próprias planilhas. Você precisa escolher os KPIs essenciais que TODOS usarão, capturá-los, acompanhar as tendências e trabalhar juntos em toda a empresa como um só. Do pedido ao pagamento, adquira para pagar e seu pessoal processa. Isso é o que uma fonte da verdade significa. Manter os dados limpos. Se você continuar despejando os dados em planilhas para obter o que precisa, então você não tem os sistemas de que precisa ou não os configurou adequadamente para atender às suas necessidades.

Faça um inventário de TODAS as planilhas de missão crítica em uso na sua empresa e, em seguida, determine POR QUE a Planilha é necessária.

Se o Dados for essencial para a missão da empresa, vale a pena investir nas ferramentas adequadas para que você o faça corretamente. Se não estiver, pare de medir. O fluxograma abaixo é um exemplo de como você pode integrar TODOS os seus processos em Finanças. {Na minha experiência, as equipes de Planejamento e Reporting tendem a se concentrar em diferentes prioridades e projetos a qualquer momento. A equipe do Reporting geralmente se apressa no final do mês ou do ano, olhando para trás, e a equipe de planejamento trabalha com o negócio olhando para frente. Porém, se você puder reservar um tempo para chegar a um acordo sobre os principais fatores de receita e despesa da empresa como um todo e instruir TODAS as equipes sobre a importância de capturar os KPIs críticos em cada etapa, poderá passar os Dados de uma equipe para a outra com muito mais facilidade. Você não precisa de ferramentas sofisticadas para fazer essa parte — é a disciplina de dedicar um tempo para projetar seu processo como um todo integrado, em vez de ciclos individuais. E depois de fazer isso, você tem a base necessária para implementar com sucesso as ferramentas de planejamento corretas.

Principais conclusões

1 — Centralize seu modelo de negócios integrando seus processos e criando uma fonte da verdade. O trabalho árduo consiste em alinhar seus processos entre as funções para eliminar a ineficiência e o retrabalho decorrentes de cada equipe projetando para si mesma. A recompensa faz com que valha a pena! 2 — É hora de se livrar das planilhas. Você nunca sairá do inferno do Excel até que faça disso uma prioridade. 3 - Para acabar com o hábito da Planilha, automatize com as ferramentas certas. É muito importante investir nessas ferramentas antes que a próxima crise nos atinja. Nunca haverá um momento em que seja fácil, apenas um momento em que, com determinação, recursos e fazendo disso uma prioridade, você poderá fazer isso.

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