Excel vs. software de planejamento especializado: Fazendo a escolha certa
Planejamento, orçamento e previsão são pilares centrais da gestão corporativa. Em particular, o planejamento tem a tarefa de estabelecer metas, definir medidas para alcançá-las e otimizar o uso dos recursos disponíveis.
No planejamento corporativo, a previsão e o planejamento de cenário ganharam grande importância nos últimos anos. A dinâmica dos mercados e da concorrência, bem como eventos como a pandemia, a guerra Rússia-Ucrânia e a incerteza econômica resultante, levaram muitas empresas a perceberem que precisam investir no planejamento corporativo e na preparação de previsões. Isso se aplica principalmente a um melhor suporte tecnológico, mas também a um maior desenvolvimento em termos de processos e conteúdo.
8 em cada 10 empresas ainda usam o Excel para planejamento, orçamento e previsão
A realidade em muitas empresas é que o uso do Microsoft Excel para apoiar os processos de planejamento ainda é surpreendentemente alto. Ano após ano, a pesquisa global anual da BARC com profissionais de planejamento "The Planning Survey" mostra que a porcentagem dos que usam o Excel para planejamento - separadamente ou em combinação com outras ferramentas - ainda está bem acima de 70% (consulte a Figura 1). Portanto, o Excel é uma parte significativa do processo de planejamento em quase 8 de cada 10 empresas, especialmente nas empresas mais atrasadas. Para examinar as correlações entre o que as empresas mais bem-sucedidas fazem de forma diferente das menos bem-sucedidas, a Pesquisa de Planejamento do BARC classifica as empresas como “líderes” e “retardatárias”. As empresas retardatárias compreendem os 10% mais baixos (aproximadamente) das empresas com base na obtenção de benefícios comerciais.
A comparação entre os líderes e os retardatários na Figura 2 revela que 82% dos líderes usam software de planejamento especializado para planejamento, orçamento e previsão, enquanto 37% dos retardatários usam o Excel como padrão. Apenas 52% dos retardatários usam software especializado como principal produto de planejamento. Algo que descobrimos com frequência nos projetos de consultoria do BARC é que a escolha do software de planejamento de uma empresa geralmente reflete seu nível de apreciação do valor do planejamento. Embora o planejamento, o orçamento e a previsão sejam elementos importantes da gestão corporativa para alinhar os negócios operacionais aos objetivos corporativos estratégicos para muitos líderes, isso geralmente é considerado pelos retardatários como uma tarefa que precisa ser feita pelo menos uma vez por ano.
Apenas 8% dos usuários não têm problemas ao usar o Excel para planejamento
Considerando a importância do planejamento, do orçamento e da previsão para a gestão corporativa, esse uso extensivo do Excel é surpreendente, mas lança uma luz diferente sobre muitos dos desafios que existem nos processos de planejamento atuais e os torna mais fáceis de entender. Em muitas organizações, os processos de planejamento não são suficientemente integrados, demoram muito, consomem muitos recursos, são muito detalhados e a qualidade dos resultados — medida em relação ao esforço investido — geralmente não é bem equilibrada.
A Figura 3 mostra que os usuários do Excel têm muito mais problemas do que os usuários de produtos de software de planejamento especializados, como o Financial Planning and Analysis da Prophix. Apenas 8% dos usuários do Excel afirmam não ter problemas significativos, em comparação com 36% dos usuários de software de planejamento especializado. Além disso, os usuários do Excel enfrentam problemas gerais, como "o produto não consegue lidar com grandes volumes de dados" (42%), "Performance é muito lento" (25%) e "o produto não consegue lidar com um grande número de usuários" (16%).
Não menos importante, devido às vantagens citadas acima, os produtos de planejamento especializados têm uma taxa de recomendação muito maior para fins de planejamento do que o Excel. Enquanto 85% dos usuários de software de planejamento especializado dizem que "provavelmente" ou "definitivamente" recomendariam seu produto de planejamento a outras empresas, apenas 45% dos usuários do Excel dizem o mesmo. De fato, 29% dos usuários do Excel afirmam que "provavelmente não" ou "definitivamente não" recomendariam o uso do Excel como ferramenta de planejamento para outras empresas (consulte a Figura 4).
Benefícios comerciais de produtos de planejamento especializados em comparação com o Excel
As soluções para planejamento, orçamento e previsão apoiam todo o processo, desde a construção do modelo e a definição de máscaras de planejamento e fluxos de trabalho até a execução do planejamento e análise dos planos. Os seguintes benefícios e valores agregados são mais frequentemente alcançados por organizações que usam produtos de software de planejamento especializados da Prophix, como
- Maior transparência do planejamento
- Melhor qualidade dos resultados do planejamento
- Planejamento mais preciso/detalhado
- Melhor integração do planejamento com BI/Análise
- Melhoria do software Satisfação do usuário
A Figura 5 mostra claramente que as empresas que usam produtos de planejamento especializados alcançam um nível muito mais alto de benefícios comerciais do que as empresas que usam o Excel como sua principal ferramenta de planejamento, provando que o Excel não é totalmente adequado como produto de planejamento. Notavelmente, os principais benefícios dos produtos de planejamento especializados têm muito menos probabilidade de serem obtidos com o Excel. Exceto pela redução de custos, o uso do Excel para planejamento é inferior em todos os benefícios comerciais. No entanto, mesmo uma redução nos custos (principalmente custos de licença) é " paga por " por meio de uma maior carga de trabalho manual e possíveis correções de erros.
Como as plataformas de software modernas apoiam o planejamento, o orçamento e a previsão
O uso de produtos de planejamento especializados, como o Financial Planning and Analysis da Prophix, em vez do Excel, é um fator decisivo para o sucesso de um planejamento corporativo eficiente. Essas ferramentas oferecem amplas funções de suporte para a preparação, execução e análise do planejamento.
A base do planejamento corporativo integrado é uma base de dados uniforme para dados reais e planejados, bem como um modelo de dados consistente. As ferramentas de software líderes de mercado para planejamento corporativo suportam o armazenamento central de todos os dados e, assim, criam uma base de dados única e comum para o planejamento corporativo, bem como para outras disciplinas de gerenciamento Performance, como Reporting, análise e Consolidação Financeira (ponto único da verdade).
Com base nisso, um modelo integrado de planejamento corporativo deve ser desenvolvido. O objetivo é integrar de forma flexível o planejamento estratégico e operacional com o planejamento financeiro e de resultados. Em particular, isso inclui a integração de todos os subplanos operacionais (vendas, produção, compras, recursos, custos, investimentos, etc.), incluindo sua integração com os planos financeiros (balanço patrimonial, P&L, fluxo de caixa).
As ferramentas de planejamento corporativo oferecem suporte a diferentes estratégias de planejamento, como Top-down e planejamento bottom-up. Top-down As abordagens são usadas principalmente para planejamento estratégico de negócios e planejamento de resultados. As abordagens de baixo para cima, por outro lado, são usadas com mais frequência em ambientes distribuídos, onde o objetivo é coletar dados de planos de um grande número de planejadores descentralizados. Enquanto o planejamento Top-down geralmente requer funções para simulação com análises de cenários ou distribuição de dados ("splashing"), para o planejamento bottom-up, são úteis funções de fácil utilização para entrada de dados em vários clientes (Web, Excel, etc.), bem como mecanismos de Fluxo de trabalho para controle de processos.
Como os requisitos de planejamento podem mudar rapidamente devido à dinâmica crescente, muitos departamentos de negócios se esforçam para aumentar a flexibilidade no manuseio de dados e a independência da TI central (Self-service). Por esse motivo, as ferramentas de software devem permitir uma operação simples e fácil de usar para o negócio, sem exigir muito treinamento para obter resultados rápidos. Se uma solução estiver disponível na nuvem e for operada pelo provedor de software (software como serviço), isso também reduz a dependência dos recursos de TI da própria empresa.
Resumo
A dinâmica do mercado e da concorrência constantemente coloca novos desafios para as empresas. Na gestão corporativa, o planejamento corporativo tem a tarefa de estabelecer metas, definir medidas para alcançá-las e otimizar o uso dos recursos disponíveis. Dessa forma, o uso de produtos de planejamento especializados é um fator decisivo para a eficácia e a eficiência.
A realidade em muitas empresas é que o uso do Microsoft Excel para planejamento ainda é surpreendentemente alto, o que é uma abordagem arriscada. Para responder à pergunta do título do blog, não, usar o Excel para planejar processos não é uma boa escolha. Não apenas porque os usuários do Excel enfrentam muito mais problemas do que os usuários de produtos de software de planejamento especializados, mas também porque o Excel carece de funcionalidade e suporte para simplificar os processos de planejamento.
As modernas plataformas líderes de mercado Financial Performance Management, como a Prophix, oferecem amplas funções de suporte para a preparação, execução e análise do planejamento. Para obter o melhor suporte possível para os processos de uma empresa, as ferramentas de planejamento devem ser cuidadosamente selecionadas de acordo com seus requisitos específicos. Um processo formalizado de seleção de software com uma análise comparativa de várias soluções é importante e cria segurança para o investimento.
Esta postagem do blog foi escrita em colaboração com a BARC.
Dr. Christian Fuchs é analista sênior e chefe de pesquisa de dados & Análise no BARC (Business Aplicativo Research Center). Performance É especialista em sistemas de suporte a decisões nas áreas de gestão corporativa, planejamento corporativo, consolidação financeira e análise. Ele é autor de vários estudos do BARC. Como consultor, ele apoia organizações no processo de seleção de software, bem como em questões estratégicas relacionadas ao portfólio de software, arquitetura e cenários de uso.
