Preenchendo as lacunas: 5 maneiras de aumentar a colaboração para criar planos poderosos

prophix Apr 14, 2015, 2:20:00 AM

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orçamentoPonteas lacunas que impedem a colaboração

Os departamentos financeiros sabem o quanto é importante que o planejamento seja um processo colaborativo. Isso porque, para gerar os melhores planos, você precisa reunir dados oportunos, precisos e completos de todos os departamentos, divisões, unidades de negócios e/ou locais.

No entanto, quando chega a hora de preparar orçamentos ou previsões, as solicitações do Departamento Financeiro para obter insights e dados de outras áreas da empresa são recebidas com hesitação, atrasos ou silêncio.

Embora os executivos financeiros de todo o mundo implementem técnicas de automação de processos para enfrentar esse desafio, eles compartilharam comigo os cinco principais motivos pelos quais os níveis de participação e colaboração em todos os processos de planejamento são mais baixos do que o necessário para garantir excelentes resultados de planejamento.

Razão #1 — Uma lacuna de conhecimento. A cada dia que passa, fica mais complicado para os profissionais coletar, examinar e entender os dados da empresa. De fato, a introdução de cada novo produto, nova divisão, novo funcionário, nova lei ou novo processo vem com seu próprio depósito de dados financeiros e não financeiros relacionados. Esse tsunami de dados torna cada vez mais difícil para os profissionais - em todos os cantos de uma organização - saber quais informações devem ser fornecidas durante os processos de orçamento, previsão e planejamento.

A solução: Como os dados financeiros estão no centro de toda organização bem-sucedida, os líderes de todas as empresas precisam dedicar recursos para ajudar seus profissionais de finanças a aproveitar o volume crescente de dados. Isso significa garantir que as ferramentas e o treinamento estejam disponíveis para permitir que eles coletem os dados com facilidade, analisem os dados e desenvolvam recomendações práticas e acionáveis.

Razão #2 — Uma lacuna no processo. Todas as áreas de empresas ambiciosas e em crescimento lutam para descobrir a melhor forma de compartilhar seus dados financeiros e não financeiros. O que é compartilhado? Quando? Ao compartilhá-lo, como ele permanece seguro? Os líderes de departamento se preocupam com seus Dados. Quando os processos de compartilhamento de dados são questionáveis ou complicados, naturalmente, a frequência e os tipos de colaboração são drasticamente reduzidos.

A solução: Os líderes financeiros precisam assumir a liderança e olhar para fora de sua empresa, consultando colegas do setor para identificar maneiras de melhorar o processo de trabalho e a automação de dados. Ao introduzir e defender essas iniciativas, o Departamento Financeiro aumenta a confiança na Colaboração e nos processos de planejamento.

Razão #3 — Uma lacuna cultural. Sejamos sinceros: ficar preso a um conjunto de números — independentemente de quanto tempo e esforço sejam necessários para gerá-los — é sempre um pouco assustador. E se os números estiverem incompletos ou imprecisos? A realidade é que o mundo está mudando tão rapidamente que alguns dos números inevitavelmente terão uma vida útil limitada. Embora os líderes de departamento forneçam o máximo de contexto possível, eles também sabem que serão responsabilizados pelos números que enviarem. Isso leva à relutância em enviar ou gerar números se houver pouca aceitação de como a natureza mutável dos negócios afetará a validade dos números.

A solução: Você pode ajustar sua cultura de forma a incentivar seus departamentos a fornecerem seus dados/planos fazendo algumas dessas perguntas críticas: "Você entende por que alguns de nossos KPIs flutuam drasticamente?" “Até que ponto reconhecemos ou punimos a variação nos números/recomendações que surgem de nossos líderes de departamento?” , “Estamos mantendo os números excluindo o contexto em que foram preparados?” , e “Estamos equipando o Departamento Financeiro com as ferramentas que o ajudam a entender melhor os números?”

Razão nº 4 - Uma lacuna de valor. Os líderes do seu departamento realmente entendem a relação entre os números que fornecem ao Departamento Financeiro e como essas informações são traduzidas em recomendações acionáveis? Em empresas que evoluem rapidamente e orientadas para o crescimento, essa “ponte” precisa ser construída e constantemente reforçada.

A solução: o setor financeiro precisa dedicar tempo para trabalhar com cada líder de departamento e explicar/reforçar como seus números afetam suas próprias áreas e a saúde financeira/estratégica geral da empresa. Ao mesmo tempo, a gerência sênior precisa modelar a Colaboração para que todos os departamentos vejam que essa é uma maneira importante de se comportar.

Razão #5: — Uma lacuna política. Como os resultados do orçamento, da previsão e do planejamento levam a empresa a concentrar seus recursos em alguns departamentos e/ou iniciativas em detrimento de outros, as prioridades e os projetos de algumas pessoas são adiados ou cancelados. Quando isso acontece, as pessoas se sentem desapontadas, o que as leva a questionar o processo de tomada de decisão e os dados nos quais ele se baseia. Em particular, aqueles que acreditam que as decisões são "pessoais" em vez de se basearem em critérios comerciais terão muito menos probabilidade de colaborar durante o planejamento.

A solução: Embora todo processo de planejamento possa ser aprimorado, você reduzirá drasticamente o que pode ser percebido como preconceito político ao introduzir ferramentas e processos que envolvam ativamente as pessoas no processo de planejamento. Na verdade, esclarecer como os números de um departamento moldam seus projetos (e os planos gerais da empresa) aumenta a disposição de colaborar.

As soluções de gerenciamento de desempenho corporativo (CPM), como a Prophix, ajudam você a preencher as lacunas que impedem a colaboração. Isso ocorre porque o software CPM rastreia os processos de Fluxo de trabalho, automatiza as notificações e permite aprovações eficientes de tarefas. Ao criar uma base sólida para a colaboração durante todo o processo de planejamento, você obtém melhores orçamentos, melhores planos e, por fim, melhores resultados.

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