O que é melhor? Software de FP&A ou Excel

Quando se trata de gerenciar dinheiro, a ferramenta certa é fundamental. O Excel existe há muito tempo, mas estamos aqui para mostrar por que o software de FP&A é o verdadeiro vencedor para as equipes financeiras.

Neste artigo, compartilharemos como o FP&A sempre supera o Excel, permitindo que sua equipe financeira trabalhe de forma mais inteligente, e não mais difícil. Abordaremos:

O que é o Excel?

Talvez a solução financeira mais onipresente, o Excel tem sido usado pelas empresas desde o final da década de 1980. E, embora inicialmente tenha fornecido estrutura para processos difíceis, soluções mais avançadas foram introduzidas desde então.

O Excel tem funcionalidade para dar suporte a uma ampla gama de processos financeiros, incluindo orçamento, planejamento, relatórios, previsão, análise e muito mais. Ele pode ajudar as equipes financeiras a criar modelos de dados, visualizar seus dados e realizar cálculos complexos.

Ele suporta vários processos e pode ser usado em diferentes sistemas e idiomas, o que ajuda as empresas com diversos sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) a se comunicarem de forma eficaz. Essa adaptabilidade fez do Excel uma espécie de linguagem comum no mundo dos negócios, especialmente no setor financeiro.

Quais são os desafios do Excel?

Apesar de sua grande popularidade, há várias desvantagens em usar o Excel como sua principal solução financeira. Pode ser difícil manter o controle interno sobre diferentes versões de seus orçamentos, planos, relatórios e previsões, já que qualquer pessoa pode salvar uma nova versão de uma planilha em seu computador. Com várias versões de um único documento circulando, isso pode gerar confusão em torno dos resultados e fazer com que sua equipe questione a integridade dos dados.

O Excel também não é ideal para processos financeiros mais complexos, como consolidação financeira e reconciliação de contas, que geralmente exigem contribuições de toda a empresa, várias moedas e entrada manual de dados. Esse é outro grande desafio do Excel - não há como reduzir o número de entradas manuais ou validar os dados inseridos, o que coloca você em risco de erro humano.

Além disso, em uma época em que os riscos de segurança são uma preocupação crescente, o Excel não é adequado para manter a conformidade, principalmente quando há novas regulamentações de dados introduzidas regularmente. A falta de recursos de segurança robustos e integrados pode dificultar a garantia de que as práticas de manuseio de dados estejam em conformidade com padrões como o GDPR ou o HIPAA.

O que é um software de FP&A?

O software de FP&A é um conjunto abrangente de ferramentas e sistemas projetados para otimizar as operações financeiras de uma empresa. Esse tipo de software facilita o planejamento estratégico, o monitoramento e a análise do desempenho financeiro de uma organização.

Normalmente, o software de FP&A tem vários recursos importantes, organizados em categorias como

• Planejamento estratégico e orçamento
• Relatórios abrangentes (incluindo relatórios financeiros, de conformidade e operacionais)
• Processos de consolidação financeira
• Análise de cenários de lucratividade e otimização
• Gerenciamento e execução de iniciativas estratégicas

É fundamental que as organizações que estão considerando um software de FP&A reconheçam que nem todo fornecedor pode oferecer um conjunto completo dessas funcionalidades. As equipes de finanças devem avaliar cuidadosamente os fornecedores de software de FP&A para garantir o alinhamento com as necessidades imediatas e os planos de crescimento futuro, assegurando que a solução escolhida possa se adaptar e escalar com eficiência.

Também é importante entender que, embora alguns fornecedores de software de FP&A comercializem suas soluções como alternativas superiores às planilhas, essas ofertas estão intimamente integradas ao Excel, funcionando principalmente como suplementos do Excel. Isso significa que, em vez de substituir o Excel, essas soluções se baseiam nos recursos existentes do Excel, integrando recursos adicionais enquanto ainda operam dentro da estrutura do Excel.

O software de FP&A também pode ser chamado de software de Corporate Performance Management (CPM), Financial Performance Management (FPM) ou Enterprise Performance Management (EPM). Embora as principais funcionalidades permaneçam consistentes, a nomenclatura evoluiu para refletir o papel dessas soluções em capacitar as equipes financeiras para impulsionar o desempenho.

Qual é a diferença entre o software de FP&A e o Excel?

O software de FP&A foi desenvolvido especificamente para equipes financeiras, enquanto o Excel foi criado para ser uma ferramenta de produtividade pessoal. Com base na estrutura do Excel, o software de FP&A tem como objetivo abordar muitos dos desafios das planilhas, incluindo

• Automação: O software de FP&A está bem equipado para automatizar processos financeiros recorrentes, como entrada de dados, validação e geração de relatórios. Essa automação vai além dos recursos do Excel, simplificando os fluxos de trabalho e reduzindo significativamente o potencial de erro humano.
• Escalabilidade: O software de FP&A pode lidar com volumes de dados e complexidade cada vez maiores sem comprometer o desempenho - uma vantagem fundamental em relação ao Excel, que pode ter dificuldades com grandes conjuntos de dados ou análises complexas.
• Colaboração: Com base nas deficiências do Excel, o software de FP&A pode melhorar a colaboração em toda a empresa, permitindo que os departamentos contribuam para orçamentos, planos e previsões, promovendo uma abordagem unificada para a gestão financeira.
• Validação de dados: Com a validação de dados incorporada, o software de FP&A pode identificar rapidamente dados inseridos incorretamente, protegendo-o contra erros dispendiosos. Esse nível de precisão é fundamental para manter a integridade de seus dados financeiros.
• Insights não transacionais: Outra maneira pela qual o software de FP&A se destaca do Excel é que ele pode fornecer insights não transacionais. Algumas soluções de software de FP&A têm recursos habilitados para IA que podem fornecer uma explicação abrangente das tendências e variações de seus dados. Isso dá suporte à análise retrospectiva e às previsões prospectivas, o que aumenta a precisão e a eficiência dos relatórios de uma forma que o Excel não consegue igualar.
• Segurança e conformidade: Com recursos como acesso baseado em função, trilhas de auditoria e criptografia de dados, o software de FP&A oferece proteção superior para informações financeiras confidenciais, atendendo aos padrões regulatórios e de governança com mais eficiência do que o Excel.

Ao enfrentar os desafios de usar o Excel para tarefas financeiras complexas, o software de FP&A se destaca como uma solução mais segura e dimensionável para equipes financeiras modernas que buscam impulsionar o desempenho dos negócios.

Como você pode combinar o Excel e o software de FP&A?

A boa notícia é que há uma maneira de combinar o melhor do Excel e do software de FP&A para transformar seus processos financeiros. Com uma plataforma de desempenho financeiro como o Prophix One, você pode permitir que os colaboradores de toda a empresa usem a interface com a qual estão mais familiarizados, como o Excel, para contribuir com orçamentos, planos e relatórios. Essa abordagem simplifica os fluxos de trabalho e os processos de aprovação, reduzindo a intervenção manual e acelerando a tomada de decisões.

Em seguida, usando todos os benefícios e vantagens do software de FP&A, sua equipe financeira pode importar facilmente as planilhas enviadas para a solução para validação e análise adicionais. A maioria das soluções de software de FP&A tem recursos avançados de geração de relatórios e visualização de dados, o que permite gerar insights mais profundos, análises preditivas e relatórios financeiros mais sofisticados do que o Excel sozinho poderia produzir.

Ao integrar o Excel ao seu software dedicado de FP&A, você também pode eliminar muitos dos riscos de segurança das planilhas. Embora os arquivos do Excel possam estar sujeitos a riscos de segurança quando compartilhados amplamente, integrá-los a uma plataforma segura de FP&A pode oferecer medidas de segurança avançadas, como criptografia, controles de acesso e trilhas de auditoria, melhorando, assim, a proteção e a conformidade dos dados.

Em geral, se você hesitar em abrir mão do Excel, há maneiras de combinar o poder e a escalabilidade do software de FP&A e, ao mesmo tempo, dar à sua equipe a opção de compartilhar alguns dados em planilhas.

Conclusão: Por que o software de FP&A é a melhor opção para as equipes financeiras

Depois de explorar os prós e contras do Excel e do software de FP&A, ficou claro que, para as equipes financeiras que desejam melhorar seu desempenho, o software de FP&A é o vencedor absoluto. Com sua capacidade de simplificar processos, aprimorar a colaboração e fornecer insights mais profundos, ele não é apenas uma ferramenta, mas um divisor de águas.

Curioso para saber como o software de FP&A se compara aos suplementos do Excel? Confira nosso blog sobre suplementos do Excel versus software de FP& A.