A lista de verificação perfeita para o fechamento do mês para as equipes financeiras

No escritório do CFO, a eficiência e a precisão são fundamentais e o domínio dessas qualidades é parte integrante do aperfeiçoamento do processo de fechamento do mês.

Neste blog, vamos orientá-lo por meio de uma lista de verificação de 10 etapas criada para as equipes financeiras, para que você possa evitar erros comuns, experimentar os benefícios de um processo mais rápido e implementar as práticas recomendadas. Abordaremos:

O que é uma lista de verificação de fechamento do mês?

O fechamento do mês envolve a revisão e a reconciliação de todas as transações do mês anterior.

Uma lista de verificação de fechamento do mês é um conjunto de verificações e processos para garantir que o fechamento do mês seja preciso, auditável e simplificado. Essa lista de verificação deve alocar tarefas a categorias específicas, incluir informações sobre quem está preparando e revisando o relatório e permitir que as partes interessadas revisem seus demonstrativos financeiros.

Qual é a importância de ter uma lista de verificação para o fechamento do mês?

Uma lista de verificação de fechamento do mês é importante porque permite que as equipes financeiras acompanhem as transações comerciais. Uma lista de verificação de fechamento do mês garante que seus dados sejam precisos e completos para que possam ser analisados com eficácia em busca de tendências ou anomalias.

Um processo eficaz de fechamento do final do mês também prepara o terreno para umfechamento preciso e simplificadodo final do ano. Com as finanças de cada mês preparadas, você pode analisar seu crescimento ano a ano e tomar decisões baseadas em dados.

Por que você deve usar uma lista de verificação de fechamento do mês?

As listas de verificação para o fechamento do mês podem ajudar a lidar com dados duplicados, processos manuais e não estruturados e informações ausentes, pois as partes interessadas devem revisar cuidadosamente as transações dos meses anteriores, o que resulta em menos erros, relatórios aprimorados e processos mais eficientes.

Uma lista de verificação também pode garantir que você não perca nenhuma etapa crítica durante o processo, que pode se tornar aparente somente depois de vários meses, especialmente quando há várias partes interessadas envolvidas.

Os benefícios adicionais de uma lista de verificação para o fechamento do mês incluem:

1. Dados financeiros precisos e atualizados.
2. Preparação simplificada de relatórios financeiros anuais e declarações de impostos.
3. Auditorias simples
   

Fechamento do final do mês vs. fechamento do período

O fechamento do final do mês resume todas as transações financeiras do mês anterior. O fechamento do período é um termo abrangente que se refere a todos os processos de fechamento - final do ano, final do mês ou final do trimestre. Dessa forma, o fechamento do final do mês também pode ser chamado de fechamento do período.

A lista de verificação de fechamento do mês em 10 etapas perfeita para equipes financeiras

Para ajudá-lo a ter uma vantagem inicial no processo de fechamento do mês, elaboramos uma lista de verificação abrangente de 10 etapas abaixo.

1. Prepare seus números e reúna os dados necessários
   Antes de começar, você deve coletar todos os dados necessários, inclusive as despesas do mês anterior e a entrada de dinheiro. Essas despesas incluem folha de pagamento, seguro, juros de empréstimos e pagamentos a fornecedores, e a entrada de dinheiro inclui receita e rendimento de investimentos. Em seguida, você deve se certificar de que as entradas de crédito e débito foram lançadas corretamente e que você faturou todas as vendas do mês anterior.
   
   
2. Atualize suas contas a receber
   Para contas a receber (AR), você deve revisar as faturas emitidas no mês anterior, com atenção especial às faturas duplicadas ou incorretas. Você também deve confirmar que seus clientes pagaram as faturas e comparar esses pagamentos com os saldos de seu livro-razão. Isso pode ajudar a melhorar o relacionamento com os clientes e garantir que seus relatórios financeiros sejam precisos.
   
   
3. Atualize suas contas a pagar
   Compare o razão de suas contas a pagar (AP) com o relatório de vencimento de AP. Esse é um momento oportuno para investigar discrepâncias, inserir faturas pendentes e lançar lançamentos contábeis relevantes.
   
   
4. Prepare reconciliaçõesde contas
   Agora que você revisou e atualizou seu AR e AP, é hora de reconciliar suas transações bancárias e de crédito com o razão geral. Esse também é o momento ideal para identificar inconsistências e corrigir transações perdidas ou erradas. Corrija os erros fazendo os lançamentos contábeis necessários.
   
   
5. Reconcilie o caixa
   É fácil perder o controle das transações de caixa pequeno se elas não forem cuidadosamente registradas. O fechamento do mês é o momento ideal para conciliar depósitos e recebimentos e confirmar se o saldo de caixa pequeno é o que você espera que seja. Se houver algum dinheiro em trânsito, lembre-se de anotar para onde ele está indo e por quê.
   
   
6. Reconcilie o inventário e os ativos fixos
   Se for o caso, verifique o inventário que você tem em mãos e quantos produtos foram vendidos no último mês e confirme se ele corresponde aos seus livros. A reconciliação do estoque pode ajudar a garantir que você tenha armazenamento adequado para o seu produto, que possa atender às vendas do próximo mês e cobrir despesas adicionais relacionadas ao estoque
   
   
7. Reconcilie a folha de pagamento e as despesas operacionais
   Reconcilie a conta da folha de pagamento com o registro da folha de pagamento, incluindo bônus, comissões e outros benefícios. Você também deve confirmar se as entradas da folha de pagamento foram lançadas no livro contábil correto e se você pagou os impostos necessários sobre a folha de pagamento e as deduções legais. As despesas operacionais incluem pesquisa e desenvolvimento, marketing, material de escritório e outros. Para reconciliar suas despesas operacionais, verifique suas despesas mensais, crie um relatório de despesas e lance-o no livro razão apropriado.
   
   
8. Revisões preliminares e da ASC 606
   Revise as informações relacionadas ao reconhecimento de renda e às comissões, independentemente de terem sido inseridas manualmente ou por computador. Verifique se estão corretas e revise-as com sua equipe para garantir que sejam consistentes e compreensíveis em todos os relatórios
   
   
9. Realize a análise de variação e ajuste
   A análise de variação ajuda você a examinar e verificar os resultados mensais e trimestrais no final de cada período. Isso permite que você veja como o relatório se alinha com as metas de crescimento da empresa. Se algo não parecer certo e precisar ser ajustado, pode se tornar um problema maior com o tempo.
   
   
10. Prepare suas demonstrações financeiras e relatórios
    Agora que você reconciliou todas as suas contas, analisou os resultados e eliminou erros, é hora de preparar suas demonstrações financeiras e o relatório de fechamento do mês.
    

Quais erros você deve resolver durante o processo de fechamento do mês?

Há vários erros que você pode resolver durante o processo de fechamento do mês, incluindo

• Remover dados duplicados. A menos que você tenha uma única fonte de verdade de dados, é provável que seus dados estejam sendo inseridos em mais de um sistema. A coleta, a revisão e a validação desses dados para o fechamento do mês podem ser demoradas e propensas a erros sem uma plataforma financeira dedicada para automatizar esses processos.
  
• Padronize e automatize os processos. Um processo de fechamento do final do mês passo a passo é a primeira etapa para padronizar seus processos financeiros. Sem uma ordem definida de operações, o fechamento do mês pode se tornar rapidamente um desafio de gerenciamento, especialmente se houver departamentos fora do financeiro envolvidos. Processos padronizados desestimulam os funcionários a tomar atalhos, o que poderia afetar negativamente seus relatórios financeiros por vários meses. O processo de fechamento do mês pode ser ainda mais simplificado com a automação da coleta de dados, da reconciliação de contas e da criação de relatórios. A automação também pode ajudar a aliviar a carga de trabalho da equipe financeira, permitindo que ela faça recomendações estratégicas em vez de gastar tempo validando entradas.
• Agilize seus dados financeiros. Se a sua equipe financeira estiver gastando muito tempo preparando o relatório financeiro de fim de mês, talvez seja hora de considerar investir em uma Plataforma de Desempenho Financeiro. Dados financeiros atrasados podem ser um desafio, retardando a produção de relatórios mensais e afetando a tomada de decisões.Para agilizar seus dados financeiros, é precisoidentificar as causas dos atrasos, como falta de treinamento ou de compreensão por parte de outros departamentos.
  

Benefícios de uma lista de verificação de fechamento do mês

Uma lista de verificação de fechamento do mês é mais do que apenas uma lista - ela pode trazer ordem, eficiência e clareza aos seus processos financeiros. Aqui estão alguns dos benefícios de usar uma lista de verificação de fechamento do mês:

1. Simplificarseus fluxos de trabalho: Com uma lista de verificação, você saberá o que precisa ser feito e em que ordem. Isso elimina as suposições, garantindo um processo de fechamento mais suave e rápido
   
   
2. Reduzir erros: Uma lista de verificação é um sistema de dupla checagem que ajuda a detectar e corrigir quaisquer erros ou inconsistências em seus dados financeiros. Isso significa relatórios mais precisos nos quais você pode confiar
   
   
3. Melhorar a conformidade: Ao usar uma lista de verificação, é mais provável que você atenda a todos os requisitos regulamentares. Isso pode ajudá-lo a evitar penalidades e a manter uma boa reputação junto às partes interessadas
   
   
4. Melhore sua tomada de decisões: Quanto mais cedo você fechar os livros contábeis, mais rápido terá acesso aos dados financeiros necessários para tomar decisões. Isso permite a tomada de decisões estratégicas que podem afetar positivamente o futuro de sua empresa
   
   
5. Identificar eficiências futuras: À medida que continuar usando a lista de verificação, você identificará etapas que podem ser automatizadas ou aprimoradas, levando a uma maior eficiência ao longo do tempo.
   

Erros comuns durante o processo de fechamento do mês

Mesmo com as melhores intenções, podem ocorrer erros durante o processo de fechamento do mês. Estar ciente desses erros comuns é o primeiro passo para evitá-los:

• Preparação inadequada: A falta de planejamento adequado geralmente leva a um trabalho apressado e a erros. Isso inclui não ter todos os documentos necessários prontos ou não alocar tempo suficiente para cada tarefa.
• Não verificar duas vezes os registros: É fácil ignorar pequenos erros na entrada de dados. Entretanto, mesmo pequenas imprecisões podem levar a discrepâncias significativas em seus demonstrativos financeiros.
• Ignorar a reconciliação: A reconciliação é fundamental para garantir que os registros financeiros da empresa sejam precisos. Negligenciar a reconciliação de contas pode resultar em saldos incorretos e relatórios enganosos.
• Ignorar as etapas de revisão: Cada etapa do processo de fechamento do final do mês existe por um motivo. Ignorar etapas, como revisões preliminares ou análise de variação, pode levar à perda de informações críticas ou a erros.
• Falta de comunicação: A comunicação deficiente entre os departamentos pode levar a atrasos ou à perda de informações. Garantir que todos entendam sua função no processo de fechamento é a chave para o sucesso.

Ao estar ciente desses erros comuns, você pode navegar melhor no processo de fechamento do final do mês e garantir a precisão e a confiabilidade de seus relatórios financeiros.

Práticas recomendadas para o fechamento do final do mês

Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que seu fechamento do mês seja o mais eficaz possível:

• Siga uma lista de verificação: Uma lista de verificação detalhada que descreva cada etapa do processo pode manter sua equipe concentrada, garantir que todas as tarefas sejam concluídas e evitar que algo seja esquecido.
• Automatize os processos: Adote a tecnologia e automatize tarefas repetitivas sempre que possível. Isso economizará tempo, reduzirá erros humanos e permitirá que sua equipe se concentre em atividades mais estratégicas.
• Faça a reconciliação com frequência: Não espere até o final do mês para fazer a reconciliação de suas contas. A reconciliação regular pode ajudar a detectar e corrigir erros com antecedência, garantindo demonstrações financeiras precisas.
• Comunique-se de forma eficaz: Garanta uma comunicação clara entre todos os departamentos envolvidos no processo de fechamento. Atualizações e lembretes regulares podem ajudar a manter todos no caminho certo e informados.
• Faça melhorias contínuas: Sempre procure maneiras de aprimorar o processo de fechamento do final do mês. Analise seu processo atual, identifique gargalos ou áreas de ineficiência e faça os ajustes necessários.

Ao aderir a essas práticas recomendadas, você pode simplificar o processo de fechamento do final do mês, tornando-o mais rápido, mais preciso e menos estressante para a sua equipe.

Conclusão: Feche os livros mais rapidamente com o Prophix

Em conclusão, dominar o fechamento do final do mês não precisa ser complicado. Com uma lista de verificação específica, você pode eliminar erros, reconciliar contas e agilizar a criação de relatórios. Ao priorizar revisões regulares de seus dados e comunicações, o fechamento do mês pode passar de incômodo a valioso.

A Plataforma de Desempenho Financeiro da Prophix pode levar o fechamento do mês um passo adiante, automatizando tarefas demoradas como eliminações entre empresas, conversões de moedas, lançamentos contábeis, montagem e distribuição de relatórios. Ao eliminar os processos manuais e automatizar os recorrentes, você pode passar menos tempo olhando para trás e mais tempo olhando para frente.