9 motivos pelos quais o fechamento do mês é desafiador

Dominar o fechamento do final do mês pode parecer uma meta impossível, mas não precisa ser assim. Neste blog, analisaremos os desafios comuns que complicam o processo e compartilharemos as práticas recomendadas de fechamento do final do mês para ajudá-lo a superá-los.

De problemas de padronização a preocupações com a segurança dos dados, você conhecerá soluções práticas que simplificarão seu fechamento e aumentarão a colaboração. Pronto para transformar seu fechamento do mês?

Por que o fechamento do mês demora tanto?

Passar horas, se não dias ou semanas, coletando dados, conciliando transações e preparando relatórios não é a forma como a maioria dos líderes financeiros deseja definir o fim do mês. No entanto, o fechamento do mês continua sendo um dos processos financeiros mais desafiadores, sendo que 25% das organizações levam 10 ou mais dias para fechar seus livros. Então, por que o fechamento do mês demora tanto e o que você pode fazer a respeito?

Vamos analisar o cronograma ideal para o fechamento do mês, incluindo as práticas recomendadas e os desafios e, por fim, como otimizar seus processos.

Quanto tempo deve levar o fechamento do mês?

De modo geral, o fechamento do mês deve levar de 5 a 10 dias. No entanto, a duração de seu fechamento dependerá de muitos fatores, incluindo

• O tamanho de sua empresa: Empresas maiores geralmente têm dados e processos financeiros mais complexos, o que pode estender o prazo de fechamento.
• A qualidade e a organização de seus dados: Dados de alta qualidade e bem organizados podem acelerar significativamente o processo de fechamento, reduzindo o tempo gasto com correções e reconciliações.
• Seu setor: Alguns setores, como o de serviços financeiros ou manufatura, podem ter requisitos de relatórios mais complexos que demandam mais tempo.
• O volume de transações em um determinado mês: Um volume maior de transações normalmente requer mais tempo para validação e reconciliação.
• Seus sistemas de contabilidade: Sistemas de contabilidade avançados e integrados podem simplificar os processos e reduzir o tempo de fechamento.
• O número de partes interessadas e investidores envolvidos no processo: Mais participantes podem significar mais revisões e aprovações, prolongando o cronograma de fechamento.
  

Ao compreender essas variáveis, você pode avaliar melhor o prazo adequado para o fechamento do final do mês e implementar estratégias para otimizar a eficiência.

Os 9 principais motivos pelos quais o fechamento do mês é desafiador

O fechamento do final do mês pode ser demorado por vários motivos, mas técnicas comprovadas podem transformá-lo de uma bagunça caótica em um processo tranquilo. Vejamos nove motivos pelos quais seu fechamento financeiro é desafiador e como você pode implementar as práticas recomendadas de fechamento do mês para simplificá-lo.H2:

1. Falta de padronização → Automatizar processos

Desafio do fechamento do mês
Um dos desafios mais comuns do fechamento do mês é a falta de padronização dos dados, processos e relatórios. Para os colaboradores que não são da área financeira, pode ser difícil entender o que você precisa contribuir e como. Para os líderes financeiros, pode ser demorado classificar os dados que não estão formatados corretamente ou que estão faltando valores-chave. Essa falta de padronização pode levar a taxas de erro mais altas, tempos de reconciliação mais longos e ineficiências que atrasam o processo geral de fechamento.

Prática recomendada de fechamento no final do mês
A adoção de tecnologia, como uma plataforma de desempenho financeiro, pode ajudar a padronizar os processos de fechamento no final do mês, configurando fluxos de trabalho automatizados, criando modelos de entrada de dados e distribuindo relatórios automaticamente. Essas ferramentas garantem a consistência em todos os envios, reduzem os erros e aceleram o processo de reconciliação.

2. Discrepâncias nos dados → Estabelecer uma única versão da verdade

Desafio do fechamento do mês
As organizações maiores precisam coletar muito mais dados para o fechamento do mês do que as empresas menores. E, muitas vezes, esses dados vêm de muitas fontes diferentes, incluindo seu ERP, planilhas, CRM e faturas. Como resultado, a equipe financeira precisa rastrear os números que faltam, verificar novamente os dados enviados e entrar em contato com outros departamentos. As discrepâncias de dados podem afetar gravemente a precisão dos relatórios financeiros e a tomada de decisões, pois a resolução desses problemas geralmente exige uma comunicação extensa, atrasando ainda mais o processo de fechamento.

Prática recomendada para o fechamento do mês
Estabelecer uma única versão da verdade com a tecnologia financeira pode ajudar a garantir que todos estejam trabalhando com o mesmo conjunto de dados, evitando erros de entrada e compilação manual de dados. Ao consolidar os dados em uma plataforma unificada, é possível minimizar as discrepâncias e agilizar o processo de fechamento.

3. Comunicação deficiente → Equipes alinhadas

Desafio do fechamento do mês
Perseguir outros departamentos e tentar encontrar os dados necessários pode adicionar uma quantidade significativa de tempo ao fechamento do mês. A comunicação deficiente também pode levar a atrasos, imprecisões e maior frustração entre os membros da equipe. Por exemplo, se um departamento não entender os requisitos de dados ou não responder prontamente às solicitações da equipe financeira, isso pode resultar em envios de dados ausentes ou incorretos. Esse desalinhamento não apenas prolonga o processo de fechamento, mas também aumenta a probabilidade de erros que exigem correções adicionais.

Prática recomendada de fechamento no final do mês
Reunir todos em uma reunião de pré-fechamento pode ajudar a definir expectativas, estabelecer responsabilidades e abordar quaisquer problemas que tenham surgido durante o último fechamento. Também é uma boa ideia marcar uma reunião pós-fechamento para que as partes interessadas discutam as descobertas e vejam como você está atingindo suas metas mensais, trimestrais e anuais. Além disso, a implementação de uma plataforma de comunicação centralizada pode simplificar o compartilhamento de informações e garantir que todos permaneçam alinhados durante todo o processo.

4. Atrasos devido a ajustes → Reconciliações automatizadas de contas

Desafio do fechamento do mês
A revisão dos dados para o fechamento do mês é um processo sensível ao tempo que depende da disponibilidade imediata dos dados necessários. Mas quando há um atraso na coleta, validação ou ajuste dos dados, isso pode estender significativamente o cronograma de fechamento do mês. Os atrasos geralmente decorrem da necessidade de corrigir erros, atualizar estimativas ou aguardar aprovações, o que atrasa a data de fechamento.

Melhores práticas para o fechamento do mês
Com a tecnologia financeira, como uma plataforma de desempenho financeiro, é possível automatizar o processo de conciliação de contas com modelos de conciliação, controles transparentes, rastreamento robusto, suporte integrado a intervalos e análise unificada do desempenho do fechamento. A automação dessas tarefas reduz a possibilidade de atrasos e ajuda a garantir um fechamento oportuno e preciso.

5. Entrada manual de dados → Coleta de dados simplificada

Desafio do fechamento do mês
A entrada manual de dados é um gargalo significativo no processo de fechamento do mês. As equipes financeiras geralmente passam horas inserindo e verificando dados, o que não só aumenta o risco de erros, mas também consome um tempo valioso que poderia ser gasto em tarefas mais estratégicas. Além disso, os processos manuais podem levar a inconsistências e discrepâncias que exigem investigação e correção adicionais.

Prática recomendada de fechamento no final do mês
A implementação de tecnologia que agiliza a coleta de dados pode reduzir drasticamente a necessidade de entrada manual de dados. O uso de ferramentas como integração de dados ou soluções automatizadas de captura de dados pode garantir que os dados de várias fontes sejam automaticamente coletados, validados e carregados em seus sistemas financeiros, economizando tempo e reduzindo erros.

6. Relatórios inconsistentes → Modelos de relatórios padronizados

Desafio do fechamento do mês
Formatos inconsistentes de relatórios entre departamentos podem complicar o processo de fechamento do mês. Quando diferentes equipes enviam relatórios em vários formatos, torna-se um desafio consolidar os dados de forma eficiente. Essa inconsistência pode levar a mal-entendidos, erros e atrasos à medida que as equipes financeiras trabalham para harmonizar os diferentes relatórios em um formato unificado.

Prática recomendada de fechamento no final do mês
A padronização dos modelos de relatórios pode aliviar esse problema. Ao usar uma plataforma de desempenho financeiro que ofereça modelos de relatórios personalizáveis, as organizações podem garantir que todos os departamentos enviem seus relatórios em um formato consistente. Essa padronização simplifica a consolidação de dados, melhora a precisão e acelera o fechamento do mês.

7. Falta de dados em tempo real → Análise aprimorada em tempo real

Desafio do fechamento do mês
A falta de dados em tempo real pode prejudicar o processo de fechamento do mês. As equipes financeiras geralmente se baseiam em dados desatualizados ou incompletos, o que leva a demonstrações financeiras imprecisas e a atrasos na tomada de decisões. Esse atraso pode impedir que as organizações respondam prontamente às tendências ou problemas financeiros que surgem durante o período de fechamento.

Melhores práticas para o fechamento do mês
A adoção de tecnologia financeira que ofereça análise de dados em tempo real pode transformar o processo de fechamento do mês. Uma plataforma de desempenho financeiro que integre feeds de dados em tempo real de várias fontes permite que as equipes financeiras acessem informações atualizadas continuamente. Essa visibilidade em tempo real permite a geração de relatórios financeiros mais precisos e respostas mais rápidas a quaisquer discrepâncias ou anomalias.

8. Preocupações com a segurança dos dados → Proteção aprimorada dos dados

Desafio do fechamento do mês
Garantir a segurança dos dados pode ser um desafio significativo durante o processo de fechamento do mês. Com informações financeiras confidenciais sendo compartilhadas entre vários departamentos e sistemas externos, há um risco maior de violações de dados ou de acesso não autorizado. Essa preocupação aumenta quando se usam métodos desatualizados ou inseguros para transferência e armazenamento de dados, o que pode levar a problemas de conformidade e possíveis perdas financeiras.

Prática recomendada para o fechamento do final do mês
Implemente medidas de segurança robustas aproveitando a tecnologia financeira com recursos avançados de proteção de dados. Uma plataforma de desempenho financeiro pode oferecer criptografia, protocolos seguros de transferência de dados e controles de acesso para proteger informações confidenciais. Além disso, auditorias de segurança regulares e treinamento de funcionários sobre as práticas recomendadas de segurança de dados podem proteger ainda mais seus dados financeiros, garantindo a conformidade e reduzindo o risco de violações.

9. Mudança nos requisitos regulatórios → Automação da conformidade

Desafio do fechamento do mês
Navegar pelos requisitos regulatórios em constante mudança pode ser um obstáculo significativo durante o fechamento do mês. Manter-se atualizado com as novas regras e garantir a conformidade dos relatórios financeiros pode ser demorado e complexo. Essa necessidade constante de atualizações e ajustes pode atrasar o processo de fechamento e aumentar o risco de não conformidade.

Práticas recomendadas de fechamento no final do mês
A implementação de ferramentas de automação de conformidade em sua plataforma de desempenho financeiro pode ajudar a gerenciar e se adaptar às mudanças regulatórias sem problemas. Essas ferramentas atualizam automaticamente os protocolos de conformidade, geram os relatórios necessários e garantem que todos os dados estejam em conformidade com as normas vigentes, reduzindo o tempo e o esforço necessários para verificações manuais de conformidade.

Como agilizar o fechamento do final do mês

Uma das melhores práticas para o fechamento do mês é usar a tecnologia financeira, como uma plataforma de desempenho financeiro, para agilizar a coleta de dados e otimizar seus processos de fechamento.

É aqui que entra o Prophix One™, uma plataforma de desempenho financeiro!

O Prophix One pode integrar seu livro-razão, saldos e transações de balancete em seu processo de reconciliação de contas, agilizando a coleta e a análise de dados. Outro benefício do Prophix One é a capacidade de analisar o balanço patrimonial e os detalhes da conciliação de contas, para que você possa auditar seus resultados e entender de onde vêm seus números e do que eles são compostos.

Os fluxos de trabalho podem simplificar o fechamento do final do mês, padronizando os processos desde o fechamento até a geração de relatórios e o planejamento, oferecendo uma visão do progresso em qualquer momento.

Você também pode adicionar anexos e arquivos a cada item de suporte ou nível de ajuste da reconciliação de contas, para que todos estejam na mesma página. Importe contas de um arquivo simples ou por meio de integração de dados, o que lhe dará mais visibilidade dos balancetes.

E com um registro de auditoria integrado, você pode acompanhar cada alteração no sistema. Além disso, o Prophix One lhe dá a capacidade de exportar todo o seu fechamento por entidade no Excel para seus auditores. Ao abrir o relatório de saldo de trilha, você terá uma visão geral do saldo de trilha, de todos os saldos de GL, dos totais de itens de suporte, dos itens de ajuste, das diferenças, dos status e dos carimbos de data/hora do fluxo de trabalho para ver onde você está no processo.

Outra prática recomendada para o final do mês é usar o alto nível de segurança do Prophix One para garantir que as partes interessadas de sua organização tenham acesso apenas aos dados necessários para suas funções.

Também compilamos uma lista de verificação abrangente de fim de mês para ajudá-lo a navegar por todas as etapas do processo, desde a coleta de dados até as auditorias.

Conclusão: Agilize seu fechamento de fim de mês com o Prophix One™

A implementação de práticas recomendadas eficazes de fechamento do mês pode transformar seu processo de fechamento do mês de uma tarefa estressante em uma operação simplificada.

Ao abordar desafios comuns, como discrepâncias de dados, comunicação deficiente e preocupações com segurança, você pode melhorar a precisão, a eficiência e a colaboração.

Pronto para explorar a plataforma de que você precisa para agilizar o fechamento do mês? Confira o Guia do comprador da plataforma de desempenho financeiro definitivo.