8 práticas recomendadas para o planejamento da força de trabalho

As pessoas estão entre os ativos mais importantes da sua empresa. Elas se dedicam ao trabalho, dia após dia, para cumprir as metas e a missão de sua organização. E, embora bons funcionários sejam a base de qualquer empresa bem-sucedida, o pessoal ainda é um dos custos mais significativos da administração de uma empresa. Garantir que você esteja obtendo o máximo de valor pelo seu dinheiro e, ao mesmo tempo, assegurando que todas as funções necessárias sejam preenchidas depende de um processo chamado planejamento da força de trabalho.

O que é planejamento da força de trabalho?

O planejamento da força de trabalho é um processo orientado por dados que se resume em minimizar os custos operacionais associados à sua força de trabalho e, ao mesmo tempo, maximizar o valor que ela traz para a empresa. Não se trata apenas de obter mais dos funcionários existentes, mas de otimizar o processo de contratação, prever com precisão as necessidades de talentos e manter a rotatividade de funcionários em níveis gerenciáveis - especialmente para funções de alto valor.

O que é um software de planejamento da força de trabalho?

O software de planejamento da força de trabalho fornece os dados de que você precisa para avaliar adequadamente as necessidades da força de trabalho da sua organização, planejar o futuro e reagir a mudanças repentinas no mercado - como ventos contrários emergentes em todo o setor.

Esse software pode assumir várias formas. Uma plataforma de desempenho financeiro, por exemplo, pode lidar facilmente com as necessidades de planejamento da força de trabalho de grandes empresas com uma estrutura organizacional complexa. Enquanto isso, as ferramentas de gerenciamento de projetos com recursos integrados de planejamento da força de trabalho devem ser usadas apenas em projetos individuais ou em organizações muito pequenas.

Planejamento da força de trabalho vs. planejamento do número de funcionários vs. planejamento de pessoal

Esses termos são frequentemente usados de forma intercambiável, especialmente por pessoas que não estão muito familiarizadas com o planejamento da força de trabalho. Embora haja alguma sobreposição entre eles, há uma diferença fundamental entre o planejamento da força de trabalho e os outros dois que pode ajudar a esclarecer as coisas. O planejamento do número de funcionários e o planejamento de pessoal são ambos elementos do planejamento da força de trabalho, cada um deles focado em uma parte específica.

• O planejamento do quadro de pessoal consiste em manter uma contagem precisa do número e do tipo de funcionários de uma empresa. Essa contagem será comparada com as necessidades em constante evolução da organização para evitar a formação de lacunas graves.
  
• O planejamento de pessoal tem como foco principal atender às demandas de projetos e equipes específicos. Pode-se pensar no planejamento da força de trabalho como uma iniciativa que ocorre mais no nível estratégico, enquanto o planejamento de pessoal se concentra nos níveis de equipe e projeto.

8 práticas recomendadas de planejamento da força de trabalho

Como qualquer outro processo de abrangência organizacional, o planejamento da força de trabalho pode ser desafiador e exigir muitos recursos. Aqui estão algumas práticas recomendadas para tirar o máximo proveito dele.

1. Determine seu número atual de funcionários

Antes de realizar qualquer tipo de planejamento da força de trabalho, é necessário garantir que você tenha um número exato de funcionários. Lembre-se de que, quer você trabalhe em uma grande organização ou em uma que esteja crescendo rapidamente, esse número de funcionários pode mudar de uma semana para outra. Certifique-se de atualizar o número de funcionários antes de qualquer iniciativa de planejamento da força de trabalho.

2. Prever o desgaste

Muitos fatores podem fazer com que sua força de trabalho diminua mais rapidamente do que pode ser substituída. É essencial fazer uma previsão para isso. As organizações de alto desempenho estão aproveitando a análise de dados para determinar o risco de rotatividade, aposentadoria e mobilidade da força de trabalho. Elas também avaliam as condições econômicas externas para prever o que os funcionários podem fazer. Levar em conta essas variáveis o ajudará a determinar o risco de suprimento de sua força de trabalho e, se desejar, permitirá que você direcione áreas e posições de alto risco para retenção.

3. Previsão de demanda

À medida que as condições de mercado evoluem, é importante perguntar como as necessidades de sua organização mudarão nas próximas semanas, meses e anos. A capacidade de prever com precisão as respostas a essas perguntas pode economizar uma fortuna em custos de contratação e despesas com funcionários e, ao mesmo tempo, garantir que sua organização ainda tenha pessoal suficiente para manter a produtividade. No centro da previsão de demanda bem-sucedida estão os processos baseados em drivers. Esses drivers devem ser relevantes para seu setor. Por exemplo, os call centers poderiam usar as chamadas recebidas, os armazéns poderiam usar os caminhões descarregados e as empresas de serviços profissionais poderiam usar as horas faturadas como drivers de pessoal.

4. Realize uma análise de lacunas

O resultado final do planejamento da força de trabalho é ter a combinação certa de pessoas e habilidades de que a organização precisa para atingir suas metas. Uma análise de lacunas consiste em identificar e detalhar a lacuna entre a força de trabalho e a combinação de habilidades da organização no momento e onde ela precisa estar. A partir daí, os líderes podem tomar decisões mais bem informadas com relação à força de trabalho da organização, desde a contratação até a reestruturação dos negócios.

5. Execute cenários de planejamento da força de trabalho

Intimamente relacionado à análise de lacunas está o processo de execução de cenários de planejamento da força de trabalho. De todas as práticas recomendadas para o planejamento de pessoal, o planejamento de cenários talvez seja o mais importante em tempos de mudança e agitação. Algumas variáveis a serem consideradas ao preparar sua análise de cenário de pessoal são:

• Proporção de trabalhadores terceirizados e contratados em relação aos funcionários internos
• Proporção de trabalhadores de tempo integral e de meio período
• Realocação, aberturas e fechamento de operações
• Estratégia salarial e aumentos por mérito
• Reorganizações, promoções e transferências laterais
• Mudanças na produtividade, no tempo de aceleração e nas proporções de motoristas
  

O objetivo do planejamento de pessoal não é encontrar a combinação ideal da força de trabalho, mas sim entender as ações que podem ser tomadas quando surgem determinadas situações com base em um modelo bem estruturado.

6. Desenvolver um plano de contratação e definir expectativas

Depois de se certificar de que o número de funcionários é exato, de prever a demanda e o desgaste, de identificar a lacuna na força de trabalho e de executar alguns cenários, você terá dados suficientes para criar um plano de contratação robusto e completo. Isso permite que os líderes otimizem o recrutamento e outros recursos internos e, ao mesmo tempo, tenham as informações necessárias para responder a quaisquer perguntas que os líderes de equipe e os chefes de departamento possam ter sobre escolhas específicas de contratação.

Isso porque ter um plano de contratação baseado em dados é a melhor maneira de definir expectativas e lidar com possíveis objeções dos líderes de equipe.

Em vez de um plano que foi projetado em um silo, você pode mostrar todos os pontos de dados que foram usados para projetá-lo. Isso cria mais transparência e permite que todos os funcionários tenham acesso a informações sobre a contratação. Isso cria mais transparência e permite que todos entendam a estratégia envolvida.

7. Integre o planejamento da força de trabalho à sua estratégia de negócios

Sua estratégia de negócios já depende de dezenas, se não centenas, de pontos de dados. Então, por que não fazer com que o planejamento da força de trabalho também faça parte dela? Em sua base, o planejamento da força de trabalho é semelhante à avaliação da oferta e da demanda em outros aspectos do seu negócio, só que para os funcionários. Aqui estão alguns exemplos de como o planejamento da força de trabalho pode ser aplicado à sua estratégia de negócios

• Sua empresa de serviços profissionais recebe um aumento de 50% nas propostas para um serviço específico. Com o planejamento da força de trabalho, você pode prever a contratação de mais profissionais especializados nesse serviço para atender à demanda.
• Uma empresa de manufatura descobre, depois de analisar sua força de trabalho, que o desgaste sempre aumenta no verão. Isso leva a um aumento nas horas extras, diminuindo a lucratividade nos meses de verão. Assim, os líderes podem reagir adequadamente a esse fato.
• Uma empresa de tecnologia, com muito dinheiro proveniente de um investimento recente, precisa aumentar rapidamente sua equipe de desenvolvimento de software para atualizar drasticamente seu produto e conquistar um mercado emergente. Com o planejamento da força de trabalho, ela pode encontrar o melhor uso possível para cada dólar, reestruturando conforme necessário.

8. Lembre-se do fator humano

Com processos como o planejamento da força de trabalho, é muito fácil ver os funcionários como funções, salários e despesas. Mas é importante lembrar-se das pessoas que estão por trás das funções. Isso significa tratar todas as decisões resultantes do planejamento da força de trabalho com muito cuidado, levando em conta fatores qualitativos que não podem ser tabulados em uma planilha.

Por exemplo, nem todos os funcionários são motivados pelas mesmas coisas. Enquanto alguns podem pular de empresa em empresa para maximizar seu salário - o que significa que para mantê-los é necessário apenas aumentos regulares - outros são motivados por fatores mais intrínsecos, como os valores da empresa em que acreditam.

Cada aspecto do planejamento da força de trabalho deve levar em conta o fator humano de uma forma ou de outra para evitar possíveis surpresas que as planilhas não podem prever.

O melhor planejamento de força de trabalho da categoria

Se você está planejando uma campanha de recrutamento, reestruturando sua empresa ou tentando preencher uma lacuna específica de habilidades, os estágios iniciais geralmente envolvem o planejamento da força de trabalho. Mas, para garantir que você tenha todos os dados necessários, é preciso usar a melhor plataforma disponível. Para a maioria das empresas de médio e grande porte, essa plataforma é a Prophix. Veja como você pode usar o Prophix para planejamento da força de trabalho, planejamento de pessoas, gerenciamento de desempenho financeiro e muito mais.