Declaração de privacidade e segurança da Prophix

Política de privacidade da Prophix

Data de vigência: 25 de janeiro de 2023

Quem somos e do que se trata 

Esta política de privacidade foi criada pela Prophix Software Inc. (localizada em 350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, Ontário Canadá L5B 3J1) e cada uma das outras Afiliadas da Prophix ("nós", "nos" ou "nosso").

As entidades a seguir são Afiliadas da Prophix:

• Prophix Software Inc. (Canadá)
• Prophix Corporation (América)
• Prophix UK Limited (Reino Unido)
• Prophix Europe ApS (Dinamarca)
• Prophix Software GmbH (Alemanha)
• Prophix South America Serviços de Informatica Ltda. (Brasil)
• Sigma Conso SRL/BV (Bélgica)
• Sigma Conso France SAS (França)
• Sigma Conso Luxembourg SA (Luxemburgo)
• Sigma Conso Netherlands BV (Holanda)
• Sigma Conso Italia SRL (Itália)
• Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portugal)
• Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Cingapura)
• PT Sigma Konsolidasi (Indonésia)
• Sigma Conso Shn Bhd (Malásia)

A Prophix Software Inc é responsável pela operação deste site e é a controladora dos dados pessoais coletados por meio deste site. A controladora da Prophix no que diz respeito aos dados pessoais coletados quando você se candidata a um emprego ou interage conosco para solicitar ou gerenciar os Serviços da Prophix, será a Afiliada da Prophix para onde você se candidatar ou contratar.

Leia esta política de privacidade com atenção, pois ela traz informações sobre como e por que coletamos e processamos seus dados pessoais como controladora e traz informações também sobre os seus direitos de privacidade.

Colhemos e utilizamos dados pessoais como controladora quando determinamos os tipos de dados pessoais que colhemos e como os dados pessoais são utilizados, por exemplo quando:

• Você utiliza este site.
• Você se candidata a um emprego conosco (consulte a seção abaixo "Candidatos a emprego" para mais informações).
• Você está interagindo conosco em nome de um cliente ou de uma organização que pode se tornar nossa cliente, em conexão com nossos negócios e serviços, incluindo os serviços de nuvem da Prophix e nossos serviços profissionais (os "Serviços da Prophix").

Nossos clientes são os controladores dos dados pessoais que transferem para os Serviços da Prophix para processarmos em seu nome. Somos os processadores desses dados pessoais. Quando somos um prestador de serviços que oferece os Serviços da Prophix, o aviso de privacidade do nosso cliente rege a coleta, o uso, a divulgação e outros processamentos de seus dados pessoais em vez deste aviso de privacidade. Não vendemos os dados pessoais que nossos clientes nos enviaram para processarmos.

Este site não se destina a crianças e não recolhemos intencionalmente dados relacionados a crianças.

Dados que coletamos sobre você

Dependendo do motivo do seu envolvimento conosco, podemos coletar, usar, armazenar e transferir diversos tipos de dados pessoais sobre você, que agrupamos da seguinte forma:

• Dados de identidade – nome completo e cargo.
• Dados de contato – endereço postal, endereço de e-mail e números de telefone.
• Dados financeiros — qualquer conta bancária pessoal ou detalhes do cartão de pagamento.
• Dados de transação – outros detalhes dos Serviços da Prophix que você comprou conosco em nome da sua organização.
• Dados técnicos — endereço de protocolo da internet (IP), detalhes de acesso, tipo e versão do navegador, configuração do fuso horário e localização, tipos e versões de plug-in do navegador, provedor de serviços de internet (ISP), páginas de referência/saída, arquivos vistos em nosso site, sistema operacional e plataforma, carimbo de data/hora, dados de fluxo de cliques e outras tecnologias nos dispositivos que você utiliza para acessar este site.
• Dados de perfil – sua função dentro da organização, interesses, preferências, comentários e respostas a questionários.
• Dados de uso – dados sobre como você usa nosso site, comentários e respostas a questionários.
• Dados de marketing e comunicações – suas preferências de recebimento de marketing de nós e de nossos terceiros e suas preferências de comunicação.
• Dados de áudio/vídeo — gravações de eventos ao vivo ou virtuais e reuniões gravadas.

Também coletamos, usamos e compartilhamos Dados agregados, como dados estatísticos, para qualquer finalidade. Os Dados agregados podem ser derivados de seus dados pessoais, mas não são considerados dados pessoais por lei, pois não revelam direta ou indiretamente sua identidade. Por exemplo, podemos agregar seus Dados de uso para calcular a porcentagem de usuários que acessam um recurso de site específico. No entanto, se combinarmos ou conectarmos Dados agregados aos seus dados pessoais de modo que possam identificá-lo direta ou indiretamente, trataremos os dados combinados como dados pessoais que serão usados de acordo com esta política de privacidade.

Como seus dados pessoais são coletados?

Utilizamos diversas maneiras de colher dados de você e sobre você, inclusive por meio de:

• Interações diretas. Você pode nos enviar seus dados pessoais quando acessar nosso site, cadastrar-se, entrar em contato conosco, assinar nossos materiais de marketing, enviar-nos algum feedback ou responder a pesquisas.
• Tecnologias ou interações automáticas. Enquanto você interagir com nosso site, coletaremos automaticamente Dados técnicos sobre seu equipamento, ações e padrões de navegação. Coletaremos esses dados pessoais utilizando cookies e outras tecnologias semelhantes. Consulte nossa política de cookies e as configurações de cookies para obter mais informações.
• Fontes disponíveis publicamente. Nós e terceiros contratados por nós, como prestadores de serviços terceirizados de geração de leads, podemos coletar dados pessoais de fontes disponíveis publicamente, incluindo sites e bancos de dados públicos da Internet, como o LinkedIn, registros de empresas e mídia de notícias.
• Clientes e parceiros de negócios. Podemos receber informações sobre você de outras pessoas dentro de sua organização ou de nossos parceiros comerciais com os quais trabalhamos para fornecer os Serviços Prophix, como revendedores dos Serviços Prophix que você compra.
• Outros. Também podemos receber dados pessoais sobre você de várias outras fontes, incluindo dados técnicos de provedores de cookies de terceiros (consulte nossa política de cookies e configurações de cookies para mais detalhes) e dados de identidade e contato de terceiros como nossos parceiros de marketing B2B e organizadores de eventos comerciais em que participamos.

Como utilizamos seus dados pessoais

As finalidades para as quais utilizamos seus dados pessoais dependem dos motivos das nossas interações.

De acordo com a legislação de proteção de dados do Reino Unido e da UE, somente podemos utilizar seus dados pessoais se tivermos uma base legal para isso, que inclui:

• Interesses legítimos: quando precisarmos utilizar seus dados pessoais para nossos interesses legítimos (ou de terceiros) e seus interesses e direitos fundamentais não se sobrepuserem a esses interesses.
• Obrigação legal: quando precisamos utilizar seus dados pessoais para cumprir uma obrigação legal (não incluindo obrigações contratuais).
• Consentimento: quando você nos der consentimento claro para processarmos seus dados pessoais para uma finalidade específica.

Em outros países, podemos empregar, para a coleta, uso e divulgação de seus dados pessoais, as bases legais aplicáveis nesse país. Por exemplo, no Canadá e nos Estados Unidos, utilizamos sua autorização expressa ou implícita. Em alguns casos, como por exemplo quando indicarmos abaixo que o processamento é necessário para nossos interesses legítimos, não poderemos prestar nenhum serviço a você se você não nos autorizar a processar seus dados pessoais.

Definimos abaixo, no formato de tabela, uma descrição de como pretendemos utilizar seus dados pessoais e as bases legais em que nos baseamos para tal. Também identificamos nossos interesses legítimos quando apropriado. Se você é candidato a uma vaga, consulte a seção “Candidatos a vagas de emprego” abaixo.

Divulgações dos seus dados pessoais

Compartilhamos seus dados pessoais com as partes abaixo para os fins estabelecidos na tabela na seção “Como utilizamos seus dados pessoais”.

• Outras Afiliadas da Prophix (conforme indicado no início desta política) com o objetivo de receber suporte operacional dentro do grupo e permitir que a entidade apropriada preste os Serviços da Prophix à sua organização ou gerencie sua candidatura à vaga de emprego.
• Terceiros que utilizamos para ajudarem a oferecer os Serviços da Prophix à sua organização, como nosso processamento de pagamentos e provedores de gerenciamento de faturas.
• E ainda terceiros que utilizamos para nos ajudar a administrar nosso site e nosso negócio, como:
  • Nossos provedores de hospedagem de sites, provedores de CRM e provedores de serviços de pesquisa e análises.
  • Nossa plataforma de vendas e prestadores de serviços de gravação de chamadas (consulte também a seção “Gravação de chamadas” abaixo)
  • Nossos fornecedores de software de previsão e gerenciamento de projetos, tais como a Clari e a Mango Technologies.
  • Provedores de serviços de aplicativos empresariais, como a Microsoft.

Só permitimos que nossos provedores de serviços tratem seus dados pessoais se estivermos convencidos de que eles tomam as medidas apropriadas para protegê-los.

Podemos divulgar seus dados pessoais a agências de aplicação da lei e órgãos regulatórios se formos obrigados por lei a fazê-lo ou se tivermos uma crença de boa-fé de que é apropriado e lícito fazê-lo de acordo com as leis ou os regulamentos aplicáveis.

Podemos ter também que compartilhar alguns dados pessoais com outras partes durante uma reestruturação corporativa ou com terceiros a quem podemos decidir vender, transferir ou fundir partes da nossa empresa ou de nossos ativos. Opcionalmente, podemos buscar outras empresas para fusão ou aquisição. Normalmente, os dados serão anonimizados, mas isso pode nem sempre ser possível antes da conclusão da devida transação. O destinatário dos dados estará vinculado por obrigações relativas à confidencialidade.

Transferências internacionais

Esteja ciente de que, para oferecer o acesso a este site e gerenciar nosso relacionamento com você, talvez precisemos transferir seus dados pessoais para fora do país em que você se encontra, inclusive para provedores de serviços e outras afiliadas da Prophix.

Sempre que transferimos seus dados pessoais, garantimos um grau semelhante de proteção no local do destinatário.

Por exemplo, se o nosso tratamento dos seus dados pessoais estiver sujeito ao RGPD do Reino Unido ou ao RGPD da UE e transferirmos os seus dados pessoais para fora do Reino Unido ou do EEE, conforme aplicável, garantiremos que pelo menos uma das seguintes salvaguardas seja implementada:

• Garantiremos que o país para o qual estamos transferindo seus dados pessoais tenha sido considerado adequado pelo Reino Unido ou pela Comissão Europeia no que diz respeito à proteção de dados pessoais.
• Usaremos contratos específicos aprovados para uso no Reino Unido ou no EEE, que aplicam aos dados pessoais a mesma proteção que têm no Reino Unido ou no EEE (como um Contrato Internacional de Transferência de Dados aprovado ou Cláusulas Contratuais Padrão).
• Você pode ter direito a informações adicionais sobre nossas transferências de dados pessoais, como nossas políticas relacionadas a essas transferências. Entre em contato conosco se tiver dúvidas. Por exemplo, entre em contato conosco se quiser mais informações sobre os mecanismos específicos utilizados por nós ao transferir seus dados pessoais para fora do Reino Unido ou do EEE.

Cookies e outras tecnologias de rastreamento

Utilizamos cookies no nosso site. Um cookie é um pequeno arquivo de texto que é colocado em seu dispositivo (como computador, smartphone ou outro dispositivo eletrônico) quando você utiliza nosso site. Os cookies nos ajudam a reconhecer o usuário e seu dispositivo e a armazenar algumas informações sobre preferências ou ações anteriores.

Para obter mais informações sobre os cookies que utilizamos, quando solicitamos o seu consentimento antes de depositá-los e como desativá-los, consulte a nossa política de cookies.

Gravação de chamada

Podemos gravar e transcrever determinadas chamadas que fazemos com você, inclusive chamadas de áudio e vídeo e demonstrações online. Você será notificado antes da ocorrência da gravação. Dependendo da natureza da chamada, podemos nos basear em seu consentimento ou em nossos interesses legítimos para gravar a chamada.

Fazemos isso para fins de treinamento interno e análise de vendas. Podemos utilizar nossa plataforma de videochamada escolhida ou um provedor de software de inteligência de vendas terceirizado para gravar as chamadas em nosso nome.

Você pode optar por não participar de uma chamada gravada, a qualquer momento, não participando de uma chamada gravada após o recebimento de um aviso de gravação ou encerrando a chamada. Em alguns casos, você pode solicitar que o organizador da chamada pare de gravar. Se a gravação da chamada for necessária para nossos interesses legítimos, você poderá entrar em contato conosco por escrito ou outros meios. Se você estiver no Reino Unido ou no EEE, também poderá exercer seu “direito de ser esquecido” a qualquer momento (consulte a seção “Seus direitos legais” no fim desta política).

Manteremos rotineiramente as gravações de chamadas e, durante esse período, elas serão armazenadas de forma segura, com acesso limitado apenas ao pessoal que necessitar de acesso vinculado à função de trabalho. O tempo durante o qual mantemos as chamadas depende da natureza da chamada e do objetivo da gravação. A maioria das gravações de chamada será mantida por, no máximo, 12 meses. No entanto, podemos reter gravações de chamadas por mais tempo, se necessário, conforme descrito em “Retenção de dados”.

Marketing

Podemos utilizar seus dados pessoais para enviar atualizações (por e-mail, mensagem de texto, telefone ou correio) sobre os Serviços da Prophix, incluindo ofertas exclusivas, promoções ou novos produtos e/ou serviços.

Temos interesse legítimo em utilizar seus dados pessoais para enviar comunicações de marketing business-to-business. Isso significa que normalmente não precisamos do seu consentimento para enviar informações de marketing. No entanto, quando o consentimento for necessário, solicitaremos isso em separado e de forma clara.

Nunca venderemos seus dados pessoais a terceiros para fins de marketing. Você pode nos pedir para pararmos de enviar comunicações de marketing a qualquer momento:

• Clicando nos links de cancelamento de recebimento disponíveis em qualquer comunicação enviada a você.
• Entre em contato conosco (consulte a seção “Entre em contato conosco” no fim desta política).

Quando você optar por não receber essas mensagens de marketing, esta opção não se aplicará aos seus dados pessoais que você nos enviar como resultado da compra de um produto/serviço, nossa resposta a perguntas que você faz ou quaisquer outras comunicações que sejam comunicações de serviço e não sejam consideradas uma forma de comunicação de marketing.

Candidatos a vagas de emprego

Se você se candidatar a uma vaga em qualquer Afiliada da Prophix, poderemos colher e processar seus dados de candidatura a emprego, além de dados de identidade e os dados de contato.

Dados de candidatura a emprego são informações que você nos apresenta ou que colhemos de outra forma durante a avaliação de sua qualificação para a vaga, incluindo formação e qualificações, histórico e experiência de emprego, referências e informações de verificação de antecedentes (incluindo histórico criminal), informações de autodivulgação voluntária relacionadas a dados demográficos e status de deficiência, identificação governamental e qualificação para trabalhar e outras informações que você apresentar voluntariamente durante o processo de contratação. Essas informações podem, portanto, incluir Dados de categoria especial e Dados de infrações penais.

Sujeito a qualquer lei aplicável, colhemos dados pessoais para candidaturas a vagas das seguintes fontes:

• Você, o(a) candidato(a).
• Qualquer agente de recrutamento que você utilizar.
• Suas referências identificadas, incluindo antigos empregadores e contatos de referência de caráter.
• Sites disponíveis publicamente, como LinkedIn e registros de empresas.
• Contas de redes sociais disponíveis publicamente, como o Facebook.
• O prestador de serviços de verificação de antecedentes que selecionarmos ocasionalmente para realizar as verificações de registros relevantes para a sua função antes da contratação.

Podemos coletar as informações da tabela a seguir durante o processo de recrutamento. Consulte a seção “Como utilizamos seus dados pessoais” para ver uma explicação das diferentes bases legais para processamento.

Se você não disponibilizar informações quando solicitado, e isto é algo que consideramos necessário para levarmos sua candidatura em consideração (como a comprovação de suas qualificações ou histórico profissional), não poderemos processar sua candidatura. Por exemplo, se exigirmos referências para uma função e você não nos disponibilizar informações relevantes nesse sentido, não poderemos dar prosseguimento à sua candidatura.

Dados de categoria especial e dados de ofensas criminais. Só recolheremos e processaremos essas informações sobre você se necessário e de acordo com qualquer lei aplicável:

• Para cumprir nossas ou suas obrigações ou direitos no campo da legislação trabalhista ou da previdência social.
• Em relação a demandas legítimas.
• Por razões de utilidade pública relevante.

Somente compartilharemos dados pessoais de candidatos a emprego com nossa equipe e com terceiros, conforme o necessário, para fins de processamento da sua candidatura e do cumprimento de nossas obrigações legais e regulamentares. Além dos nossos prestadores de serviços de TI de rotina e de outros terceiros relevantes listados na seção “Divulgações de seus dados pessoais” acima, também contrataremos portais de recrutamento e ferramentas de software de recrutamento periodicamente para ajudar-nos a gerenciar o processo de inscrição.

Links de terceiros

Este site pode conter links para sites, plug-ins e aplicativos de terceiros. O clique nesses links ou a ativação dessas conexões pode permitir que terceiros colham ou compartilhem dados sobre você. Não controlamos esses sites de terceiros e não nos responsabilizamos por suas declarações de privacidade. Você deve consultar a política de privacidade de terceiros ou entrar em contato com eles se precisar de informações sobre como coletam e processam seus dados pessoais.

Segurança de dados

Utilizamos medidas de segurança técnicas, físicas e organizacionais para evitar que os dados pessoais sejam acidentalmente perdidos, utilizados ou acessados de forma não autorizada. O tipo de medidas que utilizamos depende da sensibilidade dos dados pessoais e dos riscos a esses dados pessoais.

Limitamos o acesso aos seus dados pessoais para que somente os funcionários que precisam dessas informações tenham acesso a eles. Eles processarão seus dados pessoais somente da forma autorizada e estão vinculados a uma obrigação de sigilo.

Implementamos procedimentos para resolver qualquer suspeita de violação de dados pessoais e avisaremos você e qualquer regulador aplicável sobre qualquer violação quando formos legalmente obrigados a fazer isso.

Retenção de dados

Manteremos os seus dados pessoais somente pelo tempo razoavelmente necessário para cumprir as finalidades para as quais os coletamos, por exemplo, para satisfazer quaisquer requisitos legais, regulamentares, fiscais, contábeis ou de relatórios. Podemos reter seus dados pessoais por um período mais longo no caso de uma reclamação ou se acreditarmos razoavelmente que há uma perspectiva de litígio em relação ao nosso relacionamento com você. Sujeito a precedentes, quando não precisarmos mais de seus dados pessoais, nós os excluiremos ou os tornaremos anônimos.

Para determinar o período de retenção correto dos dados pessoais, consideramos a quantidade, a natureza e a confidencialidade dos dados pessoais, o possível risco de danos causados pelo uso não autorizado ou pela divulgação dos seus dados pessoais, as finalidades para as quais processamos seus dados pessoais e se podemos atingir essas finalidades por outros meios, e os requisitos legais, regulamentares, fiscais, contábeis e outros requisitos aplicáveis.

Se a sua organização adquirir Serviços Prophix, manteremos seus dados pessoais colhidos com a finalidade de faturamento e gerenciamento de contratos enquanto oferecemos esses Serviços da Prophix. Posteriormente manteremos esses dados pessoais pelo tempo necessário:

• Para responder a todas as perguntas, reclamações ou reivindicações feitas por você ou em seu nome.
• Para demonstrar que tratamos você e sua organização de forma justa.
• Para manter registros exigidos por lei.

Se você se candidatar a uma vaga de emprego em uma Afiliada da Prophix:

• Se não o nomearmos para uma função, sujeito à lei aplicável, manteremos (salvo quaisquer e-mails que tenham sido enviados para ou por nós em conexão com a sua candidatura, que mantemos de acordo com o nosso período padrão de retenção de e-mails de tempos em tempos) seus dados pessoais por um período de até 2 anos após termos comunicado a você sobre nossa decisão de não nomeá-lo(a) para uma função. Mantemos seus dados pessoais durante esse período para mostrar, no caso de uma reclamação legal, que não discriminamos os candidatos por motivos proibidos e que realizamos o exercício de recrutamento de forma justa e transparente. Podemos solicitar o seu consentimento para reter os seus dados pessoais por um período mais longo, inclusive para fins relacionados a possíveis oportunidades de emprego futuras. Você pode retirar seu consentimento a qualquer momento enviando um e-mail para privacy.officer@prophix.com.
• Se a sua candidatura for bem-sucedida, seus dados pessoais serão retidos no seu arquivo pessoal e serão regidos pela nossa Política de Privacidade e Confidencialidade de Informações Pessoais dos Funcionários. Apresentaremos uma cópia desse documento antes de você aceitar uma oportunidade de trabalho conosco.

Para solicitar mais detalhes sobre períodos de retenção para diversos aspectos de seus dados pessoais, entrar em contato conosco.

Seus direitos legítimos

Você pode ter determinados direitos em relação aos seus dados pessoais, dependendo das leis aplicáveis a você. Sujeito a determinadas exceções, disponibilizamos os seguintes direitos aos titulares dos dados:

Se estiver localizado no Reino Unido ou no EEE, você tem os seguintes direitos também:

Se você deseja exercer algum dos seus direitos:

• Envie um e-mail, ligue ou escreva para nós. Consulte a seção "Entre em contato conosco" no fim desta política.
• Envie informações suficientes para podermos identificar você, por exemplo, seu nome completo e o endereço do seu e-mail.
• Permita-nos manter um comprovante de sua identidade, se solicitado.
• Informe-nos qual o direito que pretende exercer e os dados aos quais sua solicitação se refere.

Você não precisará pagar uma taxa para acessar seus dados pessoais (ou para exercer qualquer um dos outros direitos). Entretanto, poderemos cobrar uma taxa razoável se sua solicitação for claramente infundada, repetitiva ou excessiva. Opcionalmente, podemos nos recusar a atender à sua solicitação nessas circunstâncias.

Responderemos a todas as solicitações legítimas dentro de um prazo razoável e faremos o possível para responder dentro de um mês. Ocasionalmente poderá demorar mais de um mês se o seu pedido for particularmente complexo ou se você tiver feito vários pedidos. Nesse caso, notificaremos e manteremos você atualizado. Em determinadas circunstâncias, podemos ser obrigados por lei a reter seus dados pessoais ou talvez precisemos reter seus dados pessoais para continuar oferecendo um serviço.

Detalhes de contato

Se você tiver alguma dúvida sobre esta política de privacidade ou sobre os dados que qualquer uma das Afiliadas da Prophix mantém sobre você, entre em contato conosco das seguintes maneiras:

• Por e-mail: privacy.officer@prophix.com
• Por pós-atendimento de: 350 Burnhamthorpe Rd. West, Suite 1000, Mississauga, Ontario, Canada L5B 3J1

Como reclamar

Entre em contato conosco se tiver alguma dúvida ou estiver preocupado com algo sobre o uso que fazemos dos seus dados (veja abaixo “Como entrar em contato conosco"). " Esperamos poder resolver todos os problemas que você tiver.

Você tem o direito de fazer uma reclamação a qualquer momento à autoridade supervisora de proteção de dados ou ao comissário de privacidade relevante.

Disputas

A Prophix tentará investigar e resolver imediatamente quaisquer litígios ou reclamações sobre a interpretação ou conformidade com esta Política. Você pode nos enviar uma disputa ou reclamação conforme estabelecido na seção intitulada Contato com a Prophix acima. Se você tiver alguma dúvida sobre privacidade ou uso de dados não resolvida que não tenhamos abordado de forma satisfatória, entre em contato com nosso provedor de resolução de litígios terceirizado (gratuitamente) nos EUA em https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Opcionalmente, você pode entrar em contato com a autoridade de supervisão de proteção de dados em sua jurisdição para obter assistência.

Alterações na política de privacidade

Mantemos nossa política de privacidade sob análise regular. Esta versão foi atualizada pela última vez em janeiro de 2023. Se alterarmos nosso aviso de privacidade periodicamente, publicaremos as atualizações em nosso site. Também poderemos tomar medidas razoáveis para notificar você se essas alterações afetarem a forma como seus dados pessoais são processados.