Previsão de Crescimento para o Instituto Nacional Barber
Reduziu o cronograma de orçamento em 360 horas, liberando 540 horas e mais de 160 horas para os contadores e gerentes administrativos da Barber
Cenários de rentabilidade que antes levavam 3 dias agora levam apenas algumas horas, com execuções noturnas fornecendo atualizações diárias durante a temporada de orçamento.
Relatórios de produtividade semanais que levavam 1 semana agora são executados em 15 minutos, permitindo mais tempo para análise de dados e tomada de decisões.
A previsão em tempo real permitiu que Barber planejasse de um mês a cinco anos no futuro.
O Barber National Institute foi fundado em 1952 pela educadora de Erie, Dra. Gertrude Barber, para fornecer serviços comunitários para crianças e adultos com autismo e deficiências intelectuais. Hoje, a organização multifacetada atende mais de 6.200 indivíduos anualmente com uma ampla gama de programas educacionais, vocacionais, residenciais e de saúde comportamental. Os serviços variam desde intervenção precoce para bebês e crianças pequenas, uma escola privada aprovada, treinamento e colocação profissional, opções residenciais incluindo casas em grupo, serviços domiciliares e terapias especializadas. A organização também oferece educação e treinamento para educadores e profissionais ao redor do mundo. Além do campus principal em Erie, PA, o Barber Institute fornece serviços no noroeste da Pensilvânia e nas regiões de Filadélfia e Pittsburgh.
À medida que a demanda pelos serviços comunitários e programas do Barber National Institute crescia, o uso de arquivos complexos do Excel para orçamento se tornou um processo complicado. Era difícil confiar na precisão de suas planilhas, o que criava risco em torno da avaliação adequada de oportunidades futuras. A incapacidade de planejar despesas de capital, bem como despesas de pessoal, impediu o Barber de garantir o nível necessário de riqueza em suas previsões.
Prophix One Financial Planning & Analysis
O Prophix melhorou todos os aspectos do nosso processo de orçamento. Em vez de gastar tempo configurando o processo de orçamento, somos capazes de analisar e entender melhor o orçamento/produto que estamos produzindo em conjunto com os gerentes de programa.
Emily Anauo
Desenvolvedor de Sistemas FP&A, Barber National Institute
A equipe financeira do Barber National Institute priorizou encontrar uma solução de Gestão de Desempenho Financeiro (FPM) que fosse fácil de usar, tivesse uma interface semelhante ao Excel, pudesse relatar dados financeiros e não financeiros, e prever taxas de receita para suas despesas. Após avaliar o Workday Adaptive e o Prophix, o Barber escolheu o Prophix por seu atendimento ao cliente, flexibilidade e acessibilidade
O Barber National Institute implementou o Prophix para substituir o Management Reporter e o Smart List em seu ERP, o Microsoft Dynamics GP. Ao integrar o Prophix com o Kronos e o Carelogic, a equipe de finanças pode importar dados de folha de pagamento e receita semanal, mensal e anualmente. Esses dados incluem várias métricas, como vagas de clientes, ocupação domiciliar, capacidade e mais.
Com o Prophix, o Barber aproveita várias abordagens para orçamento, incluindo base zero, incremental, de cima para baixo e de baixo para cima para criar seu orçamento de demonstração de resultados. CAPEX, arrendamentos, pessoal e receita são gerados de baixo para cima. Sua equipe de finanças não passa mais horas procurando erros em planilhas vinculadas. Em vez de gerenciar o Excel, sua equipe de finanças pode analisar e entender melhor o orçamento que estão produzindo em conjunto com os gerentes de programa.
Dada a riqueza e o detalhamento dos orçamentos do Barber, a previsão nunca foi tão confiável ou relevante. O processo de completar uma previsão costumava levar tanto tempo que os dados não eram mais relevantes.
Antes do Prophix, a equipe de finanças tinha que gastar pelo menos três dias preparando um cenário de lucratividade e depois tinha que carregá-lo em seu ERP para analisar os dados no Management Reporter. Agora, eles podem criar um cenário de lucratividade em algumas horas. A equipe de finanças executa cenários durante a noite para que os gerentes possam ter um relatório atualizado todas as manhãs durante a temporada de orçamento.
O planejamento de cenários e a previsão aprimorados também permitiram que o Barber planejasse melhor o impacto do aumento de salários e solicitasse taxas de reembolso usando uma análise de custo por unidade. Sua equipe de finanças pode facilmente realizar uma análise salarial aprofundada, dando-lhes maior visibilidade sobre sua maior despesa.
O planejamento detalhado de pessoal permite que o Barber conduza análises de variação de pessoal ao longo do ano. Ser capaz de planejar sua receita em detalhes finos, como por cliente e procedimento, significa que eles também têm visibilidade completa para comparar as taxas de receita com o planejado. Finalmente, o Barber realiza o planejamento de produtividade para seus programas clínicos com um modelo dedicado e robusto.
Por fim, a equipe de finanças do Barber National Institute também aproveita o Prophix para relatórios internos. Eles relatam métricas financeiras e não financeiras, incluindo salários médios, leitos vagos, ocupação, capacidade do programa, variações, análise de custo por unidade e mais. Ao automatizar seus relatórios, o Barber pode gastar mais tempo entendendo seus dados em vez de coletá-los de toda a organização.
Automatizar o processo de orçamento deles, economizando para o Barber 360 horas ao longo de 22 semanas da temporada de orçamento para o gerente de orçamento deles. Além disso, eles também economizaram 540 horas ao longo de 16 semanas para quatro contadores e 160 horas para todos os gerentes de programas e administrativos.
A previsão em tempo real também permite que Barber planeje de um mês a cinco anos no futuro, dependendo do projeto.
Dedique 15 minutos para executar relatórios semanais de produtividade automatizados que costumavam levar uma semana para os gerentes de programa produzirem
Acompanhe a receita líquida, tendências de 14 meses, análise de variação do orçamento vs. real, ocupação, planejamento de capacidade, planejamento de produtividade e análise de custo por unidade utilizando dashboards, obtendo assim uma melhor visão do panorama geral enquanto é possível detalhar as informações financeiras e não financeiras por trás dos dados.
Economize mais de 8 horas todo mês automatizando seus processos financeiros e implementando eficiências com o Prophix.
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