Previsão de crescimento para o Barber National Institute
Visão geral dos resultados chave
Reduziu o cronograma orçamentário em 360 horas, liberando 540 horas e mais de 160 horas para os contadores e gerentes administrativos da Barber
Os cenários de rentabilidade que antes levavam três dias agora levam apenas algumas horas, com execuções noturnas que fornecem atualizações diárias durante a temporada de orçamentos.
Os relatórios semanais de produtividade que levavam uma semana agora são executados em 15 minutos, permitindo mais tempo para análise de dados e tomada de decisões.
A previsão imediata permitiu que a Barber planejasse de um mês a cinco anos no futuro.
Quem é o Barber National Institute?
O Barber National Institute foi fundado em 1952 pela educadora de Erie, Dra. Gertrude Barber, para oferecer serviços comunitários para crianças e adultos com autismo e deficiências intelectuais. Atualmente, a organização multifacetada atende a mais de 6.200 indivíduos anualmente com uma ampla gama de programas educacionais, vocacionais, residenciais e de saúde comportamental. Os serviços vão desde a intervenção precoce para bebês e crianças pequenas, uma escola particular aprovada, treinamento e colocação profissional, opções residenciais, incluindo casas de grupo, serviços internos e terapias especializadas. A organização também oferece educação e treinamento para educadores e profissionais em todo o mundo. Além do campus principal em Erie, PA, o Barber Institute presta serviços no noroeste da Pensilvânia e nas regiões da Filadélfia e de Pittsburgh.
Desafios comerciais
Com o aumento da demanda pelos serviços e programas comunitários do Barber National Institute, o uso de arquivos complexos do Excel para a elaboração de orçamentos tornou-se um processo complicado. Era difícil confiar na precisão das planilhas, o que gerava riscos em relação à avaliação adequada de oportunidades futuras. A incapacidade de planejar despesas de capital, bem como despesas com pessoal, impediu que a Barber garantisse o nível necessário de riqueza em suas previsões.
Integrações de sistema
Prophix One Financial Planning & Analysis
Aplicações implantadas
O Prophix melhorou todos os aspectos do nosso processo de orçamento. Em vez de gastarmos tempo configurando o processo orçamentário, podemos analisar e entender melhor o orçamento/produto que estamos produzindo em conjunto com os gerentes de programa.
Emily Anauo
Desenvolvedor de sistemas de FP&A, Barber National Institute
Por que a Prophix®
A equipe financeira do Barber National Institute priorizou a busca de uma solução de Gerenciamento de Desempenho Financeiro (FPM) que fosse fácil de usar, tivesse uma interface semelhante à do Excel, pudesse gerar relatórios sobre dados financeiros e não financeiros e prever taxas de receita para suas despesas. Depois de avaliar o Workday Adaptive e o Prophix, a Barber escolheu o Prophix por seu atendimento ao cliente, flexibilidade e preço acessível
Principais resultados
O Barber National Institute implementou o Prophix para substituir o Management Reporter e o Smart List em seu ERP, o Microsoft Dynamics GP. Ao integrar o Prophix com o Kronos e o Carelogic, a equipe financeira pode importar dados da folha de pagamento e da receita semanalmente, mensalmente e anualmente. Esses dados incluem várias métricas, como vagas de clientes, ocupação de residências, capacidade e muito mais.
Com o Prophix, a Barber utiliza várias abordagens de orçamento, incluindo a base zero, incremental, de cima para baixo e de baixo para cima para criar seu orçamento de demonstração de resultados. CAPEX, aluguéis, pessoal e receita são gerados de baixo para cima. A equipe financeira não passa mais horas procurando erros em planilhas vinculadas. Em vez de gerenciar o Excel, a equipe financeira pode analisar e entender melhor o orçamento que está produzindo em conjunto com os gerentes de programa.
Dada a riqueza e os detalhes dos orçamentos da Barber, a previsão nunca foi tão confiável ou relevante. O processo de preenchimento de uma previsão costumava levar tanto tempo que os dados não eram mais relevantes.
Antes do Prophix, a equipe financeira tinha de passar pelo menos três dias preparando um cenário de lucratividade e, em seguida, carregá-lo no ERP para analisar os dados no Management Reporter. Agora, eles podem criar um cenário de lucratividade em algumas horas. A equipe financeira executa cenários durante a noite para que os gerentes possam ter um relatório atualizado todas as manhãs durante a temporada de orçamentos.
O aprimoramento do planejamento e da previsão de cenários também permitiu que a Barber planejasse melhor o impacto do aumento dos salários e solicitasse taxas de reembolso usando uma análise de custo por unidade. A equipe financeira pode facilmente realizar análises salariais detalhadas, o que lhes dá maior visibilidade sobre sua maior despesa.
O planejamento detalhado de pessoal permite que a Barber realize análises de variação de pessoal ao longo do ano. A capacidade de planejar a receita em detalhes, como por cliente e procedimento, significa que eles também têm visibilidade total para comparar as taxas de receita com o planejamento. Por fim, a Barber realiza o planejamento de produtividade para seus programas clínicos com um modelo dedicado e robusto.
Por fim, a equipe financeira do Barber National Institute também utiliza o Prophix para a geração de relatórios internos. Eles geram relatórios sobre métricas financeiras e não financeiras, incluindo salários médios, leitos vagos, ocupação, capacidade do programa, variações, análise de custo por unidade e muito mais. Ao automatizar seus relatórios, o Barber pode dedicar mais tempo à compreensão de seus dados, em vez de coletá-los em toda a organização.
O Prophix One™ permite que o Barber National Institute:
Automatizar o processo orçamentário, economizando 360 horas para o gerente de orçamento da Barber ao longo de 22 semanas da temporada orçamentária. Além disso, eles também economizaram 540 horas em 16 semanas para quatro contadores e 160 horas para todos os gerentes administrativos e de programas.
O Produce on-the-fly forecasting também permite que a Barber planeje de um mês a cinco anos no futuro, dependendo do projeto.
Gastar 15 minutos para executar relatórios de produtividade semanais automatizados que costumavam levar uma semana para serem produzidos pelos gerentes de programa
Acompanhe o lucro líquido, as tendências de 14 meses, a análise de variação entre o orçamento e o real, a ocupação, o planejamento de capacidade, o planejamento de produtividade e a análise de custo por unidade utilizando painéis, obtendo assim uma visão melhor do panorama geral e, ao mesmo tempo, podendo analisar os detalhes por trás dos dados financeiros e não financeiros.
Economize mais de 8 horas por mês automatizando seus processos financeiros e implementando eficiências com a Prophix.
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