Capacitando o Planejamento Operacional na Guardian Energy
Os dados do orçamento agora são compilados em apenas duas semanas, permitindo análises oportunas e relatórios aos investidores em 12 meses.
Receitas, orçamentos, previsões e dados financeiros são integrados em um sistema centralizado, simplificando operações e tomada de decisões.
Líderes de três usinas de etanol agora acessam e analisam dados financeiros de forma independente, reduzindo a dependência da contabilidade.
Com a integração ao PaperSaver software de gerenciamento de documentos, a equipe financeira pode rastrear irregularidades diretamente até os documentos de origem, melhorando a transparência e o controle de despesas.
Guardian Energy Management, LLC está localizada em Prior Lake, MN, e foi formada em 2011 para se engajar no negócio de fornecer serviços de gestão e outros serviços para Membros Guardian e outras instalações de produção de etanol. Atualmente, a Guardian Energy Management gerencia três instalações de etanol no Meio-Oeste.
O principal desafio da Guardian Energy era a falta de um processo formal de orçamento. Em vez disso, seu departamento financeiro fornecia uma projeção de 12 meses em alto nível para seus credores financeiros, que carecia de contribuições de partes interessadas externas. Ao avaliar soluções de Gestão de Desempenho Financeiro (FPM), a Guardian Energy buscava uma visão holística das operações da empresa, automação sem depender de planilhas e maior confiança nos dados que compartilham com as partes interessadas. A equipe financeira também queria aumentar a colaboração e a transparência dentro de seu departamento de operações.
Prophix One Financial Planning & Analysis
A Guardian Energy avaliou várias soluções diferentes de FPM, incluindo vários fornecedores empresariais. Após muita análise e discussão, a Guardian determinou que as semelhanças entre a interface do usuário do Prophix e o Excel seriam uma transição fácil para seus funcionários, aumentando a adoção pelos usuários em toda a organização. O Gerente de Contabilidade da Guardian também tinha experiência anterior com o Prophix e estava confiante de que poderiam resolver suas preocupações com treinamento técnico mínimo.
A Guardian Energy integra o Prophix com dois sistemas - Intellego, um conjunto de ferramentas Microsoft Dynamics GP projetado para Biocombustíveis e Manufatura de Processos, e PaperSave. A equipe financeira otimizou suas operações de negócios integrando suas receitas, orçamentos, previsões e dados financeiros em um único modelo financeiro unificado.
Desde a implementação do Prophix, a Guardian Energy transformou sua abordagem de orçamento. Agora, eles reúnem seus dados de orçamento em um período de duas semanas, o que dá à equipe financeira a capacidade de analisar seus dados, entender tendências e padrões, e comparar linhas de negócios. Quando solicitados a fornecer uma previsão de 12 meses, eles agora têm os meios para apresentar um relatório detalhado aos seus investidores. Com insights sobre orçamentos vs. reais, a equipe financeira também pode entender melhor como suas decisões impactam o resultado final e realocar fundos com base nesses dados.
Com o Prophix, os líderes de operações nas três plantas de etanol da Guardian têm mais controle sobre seus dados e melhor visibilidade de como estão se comparando aos gastos projetados. Há menos dependência do departamento de contabilidade para informações, pois a equipe de operações pode facilmente examinar os dados financeiros e de orçamento por conta própria, permitindo que se ajustem quando necessário. A equipe da Guardian Energy também depende fortemente de sua integração com o PaperSave. O PaperSave é um software de gerenciamento de documentos que a Guardian utiliza para digitalização de faturas e aprovações de fluxo de trabalho. Com a integração do PaperSave, a equipe financeira pode investigar irregularidades examinando as transações subjacentes, que detalham as compras (ou seja, aprovação de Contas a Pagar) e incluem um hyperlink para visualizar o documento PDF original. Isso proporciona total visibilidade e auditabilidade interna para as despesas da equipe de operações.
A Guardian Energy planeja expandir suas métricas para incluir mais comparações entre o desempenho operacional de suas usinas de etanol, o que exigirá uma maior integração com a Intellego.
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