O que é orçamento incremental?

O orçamento incremental é um dos principais métodos de elaboração de orçamento.

A premissa é simples e eficaz: seu orçamento atual funcionou bem. Por que mudar o que está funcionando? Basta ajustá-lo.

Isso é mais parecido com realizar a manutenção do orçamento do que com a criação de um novo orçamento. Para muitas empresas com equipes financeiras enxutas, essa é uma proposta atraente.

Mas como você realmente faz um orçamento incremental? E como isso se compara a outros métodos de orçamento?

É exatamente isso que abordaremos neste artigo.

O que é orçamento incremental?

O orçamento incremental é um método de orçamento que faz ajustes — os incrementos — no orçamento do ano anterior. As equipes de orçamento normalmente fazem isso incrementando os subsídios orçamentários para o aumento dos custos devido ao aumento das taxas, inflação e assim por diante.

Ao contrário de outros métodos de orçamento, como o orçamento baseado em zero, o orçamento incremental tem a vantagem de ser mais rápido de realizar. Nesse sentido, o orçamento incremental é uma alternativa importante ao orçamento baseado em zero.

Por que as empresas criam orçamentos incrementais?

As empresas criam orçamentos incrementais porque o método de orçamento incremental é simples e consistente.

Como veremos, isso é melhor quando não há grandes mudanças no horizonte. É menos provável que uma startup use um orçamento incremental; no entanto, um fabricante ou empresa de comércio eletrônico pode ter maior probabilidade de usar um.

Por que é importante entender o orçamento incremental?

É importante entender o orçamento incremental porque é o mais intuitivo dos métodos orçamentários. O orçamento incremental é o aforismo " Se não está quebrado, não o corrija " como um processo orçamentário: pressupõe que o orçamento do ano anterior estava correto e precisou apenas de ajustes.

Embora certamente haja casos em que isso seja verdade, os orçamentos geralmente se beneficiam de um olhar mais crítico. Nomear o fenômeno do ajuste do orçamento permite que as equipes optem de forma mais consciente por prosseguir com o processo ou escolher outra coisa.

Quando é melhor usar um orçamento incremental?

É melhor usar um orçamento incremental quando o orçamento do ano anterior estava mais ou menos correto e quando não há eventos futuros conhecidos que exijam uma alteração no orçamento.

Benefícios do orçamento incremental

Além de ser simples e, portanto, rápido de preparar, o orçamento incremental tem muitos benefícios.

Fácil de preparar

Orçamentos incrementais são fáceis de preparar. A maior parte do trabalho foi feita — o orçamento básico foi feito no ano passado. A partir daí, tudo o que as equipes financeiras precisam fazer é analisar a variação desse orçamento e ajustar o novo orçamento para corrigir essas variações.

Consistência e estabilidade operacional

Os líderes de departamento gostam de orçamentos incrementais porque isso significa que eles sabem, mais ou menos, o que esperar e como alocar seus recursos. Isso, novamente, pressupõe gastos ideais nessa parte.

Essa consistência leva à estabilidade operacional: sem grandes oscilações no orçamento, os chefes de departamento não precisam cortar ou reduzir suas atividades. Em outras palavras: como pouca coisa está mudando, pouca coisa vai dar errado por causa das mudanças.

Econômico

Os orçamentos incrementais são rápidos de preparar, o que também os torna mais econômicos.

Há uma perspectiva que diz que muito do trabalho que as finanças fazem pode ser visto como desperdício: por que criar um novo orçamento do zero quando o orçamento anterior estava em 80% do orçamento?

Para algumas empresas, esse não é um argumento aceitável: sua tolerância ao risco é muito baixa, suas finanças estão muito apertadas ou suas metas de crescimento são muito agressivas. Mas para outras empresas, isso faz todo o sentido e é uma ótima maneira de abrir tempo para previsões, modelagem, conformidade e outras atividades pelas quais a equipe financeira é responsável.

Reduz a rivalidade interna entre os proprietários do orçamento

Há muito pouca política interna durante um processo orçamentário incremental. Como você está usando o orçamento do ano anterior como base, a grande porcentagem dividida por departamento já foi decidida.

Isso significa que os líderes de departamento gastarão menos tempo e energia para obter uma fatia maior do bolo e, em vez disso, defenderão seus próprios departamentos. Isso muda o foco de ", você está dando muito às vendas ", para ", as necessidades de marketing um pouco mais para as iniciativas X, Y e Z. "

As mudanças são simples de rastrear

Como você está usando o orçamento do ano anterior como base, qualquer alteração anual é muito fácil de rastrear e encontrar.

Obviamente, quanto mais você mexe com o orçamento — adicionando departamentos, categorias e afins — mais difícil se torna acompanhar as mudanças. Mas, nesse sentido, você pode simplesmente passar para uma categoria maior e comparar nesse nível.

Desvantagens do orçamento incremental

Embora o orçamento incremental tenha muitos motivos para recomendá-lo, há casos reais em que não é a melhor escolha. Vejamos algumas de suas limitações.

Promove gastos excessivos

Como você está usando o orçamento do ano anterior como base, o processo de orçamento incremental pode promover gastos excessivos, pois permite que suposições falsas passem pelo processo orçamentário.

Por exemplo, digamos que você tenha superorçado o departamento de marketing em 1 milhão de dólares. Eles decidem gastar isso em anúncios, o que não está gerando o ROI esperado.

Sem uma análise detalhada, é possível que o departamento de marketing receba ainda mais dinheiro no novo ano de acordo com o processo de orçamento incremental.

Outro cenário relacionado: como os líderes de departamento querem aumentar seu orçamento, eles podem gastar mais dinheiro para " provar a " que precisam de mais dinheiro. Embora suspeitar que os líderes de departamentos e donos do orçamento não tenham em mente os interesses gerais da empresa por causa de gastos excessivos nunca seja uma boa sensação, o trabalho do departamento financeiro continua sendo o administrador do orçamento. Gastar demais é um perigo real de qualquer processo orçamentário preguiçoso, não apenas do orçamento incremental.

Incentiva a folga orçamentária e a ineficiência

Como o orçamento incremental tende a ser uma tarefa mais rápida e simples, há mais chances de o excesso de orçamento ou os fundos mal administrados serem aprovados como parte do novo orçamento.

Desestimula a inovação

Infelizmente, a própria natureza do orçamento incremental desestimula a inovação. Como você está usando o orçamento anterior como base, não há muito espaço para novas ideias.

Isso atinge os líderes de departamento: a menos que haja um aumento orçamentário suficiente para que os líderes de departamento invistam em algo novo, esse método de orçamento desencoraja ativamente isso porque seus fundos já foram alocados.

Além disso, isso pode levar a alguma discórdia entre a necessidade de uma empresa ser ágil e a necessidade de ter um orçamento anual.

Falha em contabilizar mudanças e fatores externos

A menos que já exista um fundo secreto no orçamento, o resultado líquido do processo orçamentário incremental é que o orçamento não é adequado para reagir às mudanças do mercado.

Uma estratégia que as equipes podem usar para resolver esse problema é adicionar fundos secretos ao orçamento, para serem alocados conforme o departamento financeiro achar melhor durante todo o ano. No entanto, isso vem com seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens: reservar grandes quantias de dinheiro para um fundo secreto é um luxo, e sempre há o custo de oportunidade de usar esse dinheiro para algo mais obviamente impactante.

Análise limitada

Um problema final do orçamento incremental é que ele desencoraja a equipe de orçamento de realizar uma análise completa das finanças da empresa. Essa é a raiz de muitos dos problemas mencionados anteriormente: uma análise limitada mostra como a folga orçamentária e o excesso de gastos se infiltram.

Como criar um orçamento incremental

Então, como você realmente cria um orçamento incremental? É bem simples. Em termos gerais, aqui estão as três etapas que você deve seguir.

1. Recolha suas finanças do ano anterior

Reúna todas as suas finanças do ano anterior em um único documento. É mais fácil se você fizer uma análise de variação orçamentária para se preparar bem para a próxima etapa.

2. Faça ajustes em seu novo orçamento com base nos aprendizados do (s) ano (s) anterior (s)

Agora você acompanha os resultados de sua análise de variação orçamentária e faz esses ajustes no orçamento para criar o orçamento de ano novo.

Certifique-se de antecipar tendências e pensar no plano geral da empresa, se possível. Alguns acréscimos ou decréscimos podem ser maiores do que outros com base nos Dados disponíveis para você neste ano. Consultar o plano estratégico da empresa é uma ótima maneira de garantir que as mudanças feitas no orçamento estejam alinhadas com as metas gerais de crescimento da organização.

3. Acompanhe as mudanças ano a ano

Por fim, você deseja acompanhar as mudanças ano a ano. Isso ajuda por alguns motivos: primeiro, permite que você olhe para os anos anteriores e veja o saldo das alocações orçamentárias, o que pode servir como um ponto de referência valioso para reproduzir os negócios daquele ano fiscal.

Em segundo lugar, ajuda você a contar uma história com seus números: se o NDR está crescendo constantemente porque você aumenta o sucesso do cliente e o orçamento da equipe de marketing, esse é um argumento para fazer ajustes mais inteligentes nos próximos anos.

Orçamento incremental versus outros métodos de orçamento

Como o orçamento incremental se compara a outros métodos de orçamento? Embora a parcela de vantagens e desvantagens do orçamento incremental forneça um caso de uso claro, ainda é útil ver uma comparação com outros métodos de orçamento.

Orçamento incremental versus orçamento baseado em zero

O orçamento incremental e o orçamento baseado em zero podem ser pólos opostos. 

Com o orçamento incremental, você não está começando do zero, como o nome do orçamento baseado em zero indica. Em vez disso, você está partindo de uma base que está a 80% do caminho e requer apenas alguns ajustes. O orçamento baseado em zero exige ser construído do zero. 

Portanto, o orçamento incremental é muito mais rápido do que o orçamento baseado em zero. 

No entanto, o orçamento baseado em zero resolve todas as desvantagens observadas pelas equipes que usam a abordagem de orçamento incremental. Gastos excessivos, folga orçamentária e análise limitada não são preocupações para a equipe que usa uma abordagem baseada em zero. Da mesma forma, a inovação e os fatores externos estão no centro das atenções da equipe de orçamento base zero, uma vez que criar o orçamento a partir do zero requer muito mais consideração.

Orçamento incremental versus orçamento baseado em atividades

O orçamento incremental é semelhante ao orçamento baseado em atividades, e pode-se argumentar que o orçamento incremental é um subconjunto do orçamento baseado em atividades.

O orçamento baseado em atividades é um processo orçamentário em que as atividades que incorrem em custos são registradas, analisadas e pesquisadas. A partir daí, a equipe financeira cria um orçamento com base em uma análise detalhada dessas atividades.

É um processo muito mais rigoroso do que o orçamento incremental e está mais alinhado com as atividades reais de uma empresa. 

O orçamento baseado em atividades também tem a vantagem de reduzir a folga orçamentária, já que você está alocando fundos apenas para as atividades da empresa. Como isso dá à equipe financeira e aos líderes do departamento a oportunidade de examinar essas atividades, teoricamente, as atividades estranhas ou ineficientes serão eliminadas.

Orçamento incremental versus orçamento com proposta de valor

O orçamento por proposta de valor, também chamado de orçamento baseado em prioridades, consiste em analisar e justificar o valor de cada item de uma lista de despesas. Em comparação com o orçamento incremental, o orçamento com proposta de valor leva muito mais tempo, mas elimina completamente os gastos excessivos e a folga orçamentária.

Dito isso, o orçamento com propostas de valor pode dar errado, dependendo de quem está na mesa de orçamento. Portanto, é importante, ao seguir um processo orçamentário de proposta de valor, manter as equipes alinhadas com a missão e as metas gerais da empresa.

Conclusão: Orçamento incremental com o Prophix

Agora você sabe tudo sobre orçamento incremental. O que é, como funciona, por que você pode usá-lo, o que evitar e como ele se compara a outros métodos de orçamento.

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