Vantagens e desvantagens do orçamento base zero

O orçamento base zero tem o poder de revolucionar o gerenciamento de custos em sua organização. É muito mais do que apenas fazer cálculos numéricos - trata-se de promover um ambiente de responsabilidade e eficiência operacional.

O que é orçamento base zero?

O orçamento base zero é uma abordagem ao orçamento corporativo que exige que você comece cada ano fiscal com uma base zero. Uma base zero exige que cada departamento detalhe suas necessidades até o item de linha, independentemente do valor solicitado no orçamento do ano anterior.

Vantagens do orçamento base zero

O orçamento base zero (ZBB) oferece vários benefícios. Ele incentiva uma cultura de consciência de custos, promove a eficiência ao eliminar gastos desnecessários e alinha os recursos aos objetivos estratégicos. O ZBB também oferece um entendimento detalhado dos custos e das operações e promove uma cultura de propriedade e responsabilidade.

1. Maior agilidade

Uma vantagem do orçamento base zero (ZBB) é que ele aumenta a flexibilidade da sua equipe financeira. Os administradores de orçamento devem começar do zero e defender suas necessidades de recursos durante cada ciclo de orçamento, o que é inestimável durante períodos de incerteza econômica.

2. Dados otimizados

As empresas que adotam uma abordagem baseada em zero para seu orçamento tratam os dados como um valioso ativo corporativo, evitando a confusão causada por planilhas desconexas e governança de dados deficiente. Cada valor atribuído ao orçamento deve ser acompanhado de uma necessidade, garantindo que não sejam adicionadas despesas estranhas.

3. Previsão mais rápida

O orçamento baseado em zero requer dados validados e ordenados, o que é outra vantagem. Esse mesmo conjunto de dados pode agilizar seus processos de previsão, reduzindo significativamente o tempo necessário para refazer a previsão de seus ganhos e receitas.

Desvantagens do orçamento base zero

Agora, vamos examinar algumas das desvantagens do orçamento base zero e como você pode superá-las.

1. Visibilidade limitada

Embora o orçamento base zero (ZBB) seja excelente em muitas áreas, ele fica aquém da projeção de resultados de longo prazo quando comparado aos métodos convencionais. Isso ocorre porque o foco do ZBB é reajustar o orçamento, em vez de prever o futuro. Para resolver esse problema, é importante alocar tempo não apenas para revisar seu orçamento, mas também para priorizar iniciativas estratégicas de longo prazo.

2. Trabalho intensivo

Para organizações acostumadas a uma abordagem incremental de orçamento, o ZBB pode parecer exigente. Cada departamento deve comprovar suas despesas e planos sem se basear em suposições de anos anteriores. Apesar de ser uma ótima maneira de reduzir os gastos excessivos, o ZBB exige a colaboração de vários departamentos da organização.

3. Dificuldade de medição

Quando a produtividade de um departamento não é facilmente quantificável, decidir onde alocar os fundos e justificar essas despesas para a gerência sênior pode ser um desafio.

Benefícios do orçamento base zero

As vantagens do orçamento base zero - maior agilidade, dados otimizados e previsões mais rápidas - podem resultar em benefícios significativos para sua equipe financeira e para a organização como um todo, incluindo

Operações orientadas por metas

Quando você é forçado a considerar como cada dólar do seu orçamento é gasto, você também deve avaliar suas metas para o ano e os recursos necessários para alcançá-las. Como resultado, os objetivos estratégicos de sua organização são definidos com mais clareza, o que lhe dá clareza sobre o que é realmente importante.

Maior responsabilidade

O orçamento base zero é um processo colaborativo que exige que cada departamento apresente suas necessidades de recursos para o ano. Como cada equipe está envolvida no processo, é mais fácil responsabilizá-la por suas decisões e desempenho. O orçamento base zero também exige verificações frequentes ao longo do ano, o que é um momento oportuno para se reunir como uma equipe para identificar prioridades e fazer alterações.

Gerenciamento de custos otimizado

Talvez o maior benefício do orçamento base zero seja o gerenciamento de custos. Quando você adota uma abordagem incremental para o orçamento, na qual aumenta o valor total do orçamento em uma determinada porcentagem a cada ano, corre o risco de carregar despesas estranhas que não se alinham aos seus objetivos estratégicos. O orçamento base zero força as equipes a justificar cada custo, de modo que é mais fácil identificar as áreas em que é possível reduzir os gastos.

Desafios do orçamento base zero

Vamos nos aprofundar nos desafios que você pode enfrentar ao implementar o orçamento base zero, desde a adesão das partes interessadas até uma possível mudança de foco e a introdução de incerteza e estresse.

Adesão das partes interessadas

Se você costuma adotar uma abordagem incremental para a elaboração do orçamento, pode ser difícil conseguir a adesão das partes interessadas a um novo método. Se as suas equipes estão acostumadas a receber um determinado montante de fundos a cada ano, pode ser um choque ter que justificar cada item de linha. Antes de iniciar o orçamento base zero, é importante explicar as vantagens do orçamento base zero para sua organização e obter a adesão de todas as partes interessadas, para que todos estejam prontos para participar do processo.

Foco no curto prazo

O orçamento base zero adota uma abordagem granular para alocar fundos, o que é eficaz para o gerenciamento de custos, mas pode mudar seu foco para o curto prazo. Quando você aloca fundos para cada item de linha, corre o risco de despriorizar projetos de longo prazo, especialmente aqueles que não têm um resultado tangível. Antes de iniciar o processo, é preciso estabelecer uma direção clara para as iniciativas de longo prazo, de modo que elas permaneçam financiadas e com pessoal.

Incerteza e estresse

O orçamento base zero tem o potencial de introduzir incerteza e estresse na sua organização. Quando os departamentos precisam defender seus próprios orçamentos, pode parecer que estão competindo por financiamento com outras equipes, e eles podem se preocupar com a eliminação de seus projetos e programas. É por isso que é tão importante obter a adesão das partes interessadas antes de realizar o ZBB, para que todos entendam as prioridades de curto e longo prazo da organização.

Práticas recomendadas de orçamento base zero

Vamos explorar as estratégias mais eficazes para implementar o orçamento base zero em sua organização, incluindo métodos de avaliação, orçamento colaborativo e o uso de software de FP&A.

Avalie as solicitações de recursos com base em uma estrutura

Ao usar o orçamento base zero, é melhor medir todas as solicitações de recursos em relação a uma estrutura padrão. Isso significa comparar todos os custos da mesma maneira, o que facilita a decisão sobre o que é necessário. Isso também ajuda a garantir que os orçamentos de todos os departamentos sejam avaliados da mesma forma e que as necessidades das equipes com resultados mensuráveis não sejam priorizadas em relação a outras funções importantes (por exemplo, marketing, recursos humanos etc.).

Faça disso um esforço colaborativo

Para que o orçamento base zero funcione melhor, você deve fazer dele um esforço de equipe. Todos os envolvidos devem ter uma palavra a dizer sobre suas necessidades orçamentárias. Dessa forma, todos entendem as decisões e se sentem parte do processo. O objetivo é trabalhar em conjunto para obter o melhor resultado.

Use um software de FP&A

O ZBB exige que você tenha visibilidade total de todos os seus centros de custo, incluindo suas atividades, produtividade e receita. O software de FP&A é a solução ideal para esse método, pois agrega dados de toda a organização, o que pode ser um processo demorado e trabalhoso em planilhas eletrônicas.

É importante observar que o software de FP&A também pode ser chamado de software de Financial Performance Management (FPM), Corporate Performance Management (CPM) ou Enterprise Performance Management (EPM).

Como você faz o orçamento base zero?

Há cinco etapas principais para o orçamento base zero:

1. Definir objetivos - Descreva o que você espera alcançar durante esse período orçamentário e quais recursos são necessários para tornar isso possível.
2. Identificar os geradores de custos - Determine quais variáveis afetam suas receitas e custos e investigue como elas mudam ao longo do tempo.
3. Classifique as despesas - Aloque cada item de linha em uma das quatro categorias: essenciais, estratégicas, de apoio ou discricionárias.
   1. As despesas essenciais são necessárias para o funcionamento da empresa (por exemplo, aluguel, folha de pagamento, etc.).
   2. Os fundos estratégicos apoiam diretamente os objetivos estratégicos.
   3. Os fundos de apoio apoiam indiretamente os objetivos estratégicos.
   4. Os fundos discricionários geralmente são reservados para viagens ou entretenimento, que são opcionais.
4. Alocar recursos - Atribua fundos a cada categoria de despesa e justifique os benefícios, custos, riscos e alternativas para cada item de linha.
5. Monitore seu orçamento - Compare os resultados reais com o plano e informe os resultados às partes interessadas.

Alternativas ao orçamento base zero

O orçamento base zero não é a única abordagem existente - há várias alternativas de orçamento que podem ser mais adequadas às suas metas e objetivos.

ZBB vs. orçamento baseado em atividades

O orçamento baseado em atividades é uma abordagem de cima para baixo que exige que você calcule os fundos necessários para apoiar o resultado ou a meta desejada. Isso contrasta com o orçamento base zero, que se concentra na contabilidade detalhada das necessidades de cada departamento. Enquanto o orçamento baseado em atividades enfatiza o alinhamento estratégico e o crescimento, o orçamento base zero garante a precisão e protege contra mudanças inesperadas nos custos.

ZBB vs. orçamento incremental

O orçamento incremental é o processo pelo qual você calcula o orçamento do ano atual adicionando ou subtraindo uma porcentagem do plano. Por outro lado, o orçamento baseado em zero não se baseia no orçamento do ano anterior e exige que você inicie o processo do zero.

ZBB vs. orçamento contínuo

A elaboração contínua do orçamento envolve a adição de um novo mês ao final do orçamento para cada mês que se passa. Isso permite que você avalie sua situação a cada mês e faça alterações à medida que avança. O ZBB oferece um plano detalhado para o ano no início, enquanto o orçamento contínuo oferece a oportunidade de refinar o orçamento a cada mês.

ZBB vs. orçamento de proposta de valor

Conclusão: Vantagens e desvantagens do orçamento base zero

Concluindo, o orçamento base zero é uma abordagem detalhada para a elaboração do orçamento que exige o exame minucioso de cada custo. Embora tenha suas vantagens, como melhor controle de custos e maior eficiência, apresenta desafios como incerteza e obtenção da adesão das partes interessadas. No entanto, com as práticas recomendadas, como colaboração e avaliação de solicitações em relação a uma estrutura, esses obstáculos podem ser superados. Lembre-se de que há alternativas a serem consideradas se o orçamento base zero não se adequar à sua organização. Em última análise, a escolha depende de suas necessidades e metas financeiras exclusivas.