Um processo completo de fechamento do mês para as equipes de FP&A em 2024

Poucos processos financeiros são tão frequentes e trabalhosos quanto o fechamento do mês.

Embora possa ser tentador usar estimativas para economizar tempo, um fechamento preciso no final do mês cria uma base para finanças saudáveis. Isso, por sua vez, fornece aos líderes as informações de que precisam para tomar decisões melhores. Sem um processo sólido de fechamento do mês, sua organização poderia superestimar seus ganhos e subestimar o impacto de suas despesas.

Veja a seguir como você pode controlar esse processo crucial.

O que é fechamento do mês?

Ofechamento do mês - oufechamento dos livros - é um processo financeiro por meio do qual as equipes de finanças e contabilidade analisam todas as transações de uma organização durante o mês para obter números precisos de todas as contas no último dia desse período específico de 30 ou 31 dias. Isso permite que os líderes de toda a organização tenham uma compreensão exata de quanto foi gasto, quanto entrou de receita e quão perto de suas previsões a organização está.

Esse pode ser um processo longo e difícil por alguns motivos:

• Os dados precisam ser agregados de vários departamentos e fontes de dados.
• A maioria das organizações ainda faz a maior parte do trabalho manualmente.
• O volume de dados envolvidos pode ser difícil de gerenciar.
• Em organizações maiores, a análise e a reconciliação de registros conflitantes podem levar um tempo significativo.

Mas, apesar desses problemas e de outros, o fechamento do mês ainda é um processo crucial para todas as organizações.

Por que o fechamento do mês é importante?

Embora o processo de fechamento do mês possa ser demorado, ele traz alguns benefícios que fazem com que o esforço valha a pena

• É a melhor maneira de ter extratos de conta precisos: Sem o fechamento do mês, os extratos de conta são atualizados de forma irregular, o que significa que é difícil saber quando eles estão corretos e quando precisam de atualizações significativas.
• Despesas imprecisas podem afetar seu resultado final: Imagine que você esteja liderando um departamento e a única informação que você tem sobre suas despesas do mês anterior é uma estimativa com um desvio de 15%. Se você gastar seu orçamento de acordo com essa estimativa, poderá acabar exagerando nos gastos acidentalmente.
• Isso economiza tempo em todos os outros processos financeiros: Quantos de seus processos financeiros dependem de saldos de contas e relatórios de despesas precisos? O fechamento regular dos livros contábeis com precisão lhe dá uma vantagem inicial em outros processos, como a consolidação financeira e o fechamento do ano.
• Isso ajuda a simplificar as auditorias: As auditorias consomem muito tempo e podem interromper projetos importantes à medida que os recursos são redefinidos. Quanto mais estimativas os auditores tiverem para trabalhar, mais lento será o processo. Com fechamentos regulares no final do mês, você pode economizar tempo e esforço de todos.
• Isso ajuda a identificar oportunidades de melhoria: A melhor maneira de melhorar alguma coisa é saber que ela precisa ser melhorada. Quanto mais preciso for o fechamento do mês, maiores serão as chances de identificar possíveis problemas e encontrar a solução certa.

Como é realizado o fechamento do mês?

O processo de fechamento do mês é uma operação financeira essencial que envolve várias etapas. Entre elas estão a reconciliação de contas, a revisão de transações, o ajuste de entradas, a preparação de demonstrações financeiras e a análise de desempenho. Esse processo é essencial para garantir relatórios financeiros precisos e oportunos e, normalmente, é realizado pelas equipes de FP&A.

Abordaremos um processo detalhado passo a passo para o fechamento do mês mais adiante neste guia. Por enquanto, vamos examinar todos os dados financeiros que você precisará analisar para esse processo.

De quais informações financeiras a equipe de contabilidade ou FP&A precisa?

O objetivo do fechamento do mês é revisar a receita recebida, as despesas pagas e até mesmo o status de ativos importantes. Veja a seguir o que você precisará analisar em cada fechamento de mês.

• Receita geral: Uma das informações mais importantes para o fechamento do mês é a quantidade de receita gerada pela empresa. Você precisará analisar todas as contas que geram receita, e é por isso que isso pode consumir muito tempo.
• Contas de despesas: Saber exatamente quanto dinheiro está saindo de sua organização mensalmente é essencial para tomar as melhores decisões financeiras. Todas as contas de despesas geralmente são revisadas durante o fechamento do mês.
• Acréscimos e pagamentos antecipados: Se a sua organização usa a contabilidade baseada em acumulação, o processo de fechamento do mês envolverá a revisão de todas as transações antes que qualquer dinheiro real seja recebido ou distribuído.
• Informações sobre contas bancárias: Todas as pessoas que precisam ter acesso a essas informações têm acesso a elas? Todas as contas bancárias de sua organização são necessárias ou algumas podem ser consolidadas? A revisão periódica dessas informações pode resultar em economia de custos e melhores processos para a organização.
• Inventário: Muitas empresas usam o processo de fechamento do mês como uma oportunidade para revisar o inventário também. Se você lida com produtos físicos, ter um registro preciso do seu inventário mensal pode levar a uma melhor compreensão da saúde financeira da organização.
• Total de caixa pequeno: É muito fácil perder o controle de seu caixa pequeno com o tempo. Você pode evitar isso revisando suas transações de caixa pequeno como parte do fechamento do mês.
• Total de ativos fixos: É fundamental ter um registro preciso dos seus ativos e do valor deles. Fazer com que isso faça parte do processo de fechamento do final do mês significa que qualquer pessoa responsável por tomar decisões relativas à aquisição, liquidação ou transferência de ativos está equipada com as informações mais recentes.
• Razão geral e demonstrações financeiras: O fechamento do final do mês geralmente envolve a investigação de praticamente todos os documentos financeiros disponíveis, incluindo demonstrativos e livros contábeis.

Agora que você já sabe o que precisa analisar como parte do processo de fechamento do mês, vamos ver como isso é feito.

10 etapas para aperfeiçoar o processo de fechamento do final do mês

Pronto para iniciar seu processo de fechamento do mês? Nós o ajudamos com uma lista de verificação prática de 10 etapas preparada para você.

1. Comececom a coleta e a preparação de dados
   Comece reunindo todos os dados essenciais, como as despesas do mês anterior e os fundos recebidos, incluindo folha de pagamento, seguros, juros de empréstimos, pagamentos de fornecedores, receitas e rendimentos de investimentos. Certifique-se de lançar corretamente suas entradas de crédito e débito e faturar todas as vendas do mês anterior.
2. Revise suas contas a pagar
   Examine o livro razão de contas a pagar (AP) em comparação com o relatório de vencimento de AP. Esse é o momento ideal para identificar discrepâncias, inserir faturas pendentes e lançar lançamentos contábeis relevantes.
3. Analisesuas contas a receber
   Para as contas a receber (AR), analise as faturas enviadas no último mês, concentrando-se nas duplicadas ou incorretas. Além disso, verifique se seus clientes liquidaram suas faturas e compare esses pagamentos com os saldos de seu livro-razão. Essa etapa ajuda a melhorar o relacionamento com os clientes e a garantir relatórios financeiros precisos.
4. Execute reconciliações de contas
   Depois de atualizar seu AR e AP, reconcilie suas transações bancárias e de crédito com o razão geral. Identifique as inconsistências e corrija as transações negligenciadas ou errôneas fazendo os lançamentos contábeis necessários.
5. Reconcilie o caixa
   As transações de caixa pequeno podem ser negligenciadas se não forem registradas com diligência. O fechamento do mês é a oportunidade perfeita para conciliar depósitos e recebimentos e confirmar que o saldo do caixa pequeno está de acordo com suas expectativas. Lembre-se de rastrear todo o dinheiro em trânsito.
6. Reconciliação de inventário e ativos fixos
   Se for o caso, avalie seu inventário atual e o número de produtos vendidos no mês anterior, garantindo que estejam alinhados com seus registros. A reconciliação do estoque pode ajudar a gerenciar o armazenamento, antecipar as vendas do próximo mês e cobrir despesas adicionais relacionadas ao estoque.
7. Reconcilie a folha de pagamento e as despesas operacionais
   Alinhe sua conta de folha de pagamento com o registro da folha de pagamento, que inclui bônus, comissões e outros benefícios. Confirme se as entradas da folha de pagamento foram lançadas no livro razão correto e se você pagou os impostos necessários sobre a folha de pagamento e as deduções legais. As despesas operacionais abrangem pesquisa e desenvolvimento, marketing, material de escritório e muito mais. Faça a reconciliação dessas despesas verificando suas despesas mensais, criando um relatório de despesas e lançando-o no livro razão apropriado.
8. Realize revisões preliminares e da ASC 606
   Examine os dados relacionados ao reconhecimento de renda e às comissões, sejam eles inseridos manualmente ou gerados por computador. Garanta a precisão e revise-os com a sua equipe para obter consistência e clareza em todos os relatórios.
9. Realize análise de variação e ajustes
   A análise de variação permite que você revise seus resultados mensais e trimestrais no final de cada período e veja como eles se alinham com as metas de crescimento da empresa. Ajustes oportunos podem evitar que pequenos problemas se agravem com o tempo.
10. Compile seus demonstrativos e relatórios financeiros
    

    Depois de reconciliar todas as contas, analisar os resultados e corrigir os erros, é hora de compilar os demonstrativos financeiros e o relatório de encerramento do mês.

Práticas recomendadas para o processo de fechamento do mês

O processo de fechamento do mês é extenso e tem como objetivo fornecer a todos uma compreensão precisa da saúde financeira da organização mês a mês. Mas, com essas práticas recomendadas, você pode reduzir o tempo e os recursos gerais que esse processo consome e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade dos relatórios que obtém dele.

Realize reuniões de equipe antes e depois do fechamento do mês

Quando estiver executando o fechamento do mês com uma equipe, é preciso garantir que todos estejam na mesma página. Analise as responsabilidades de cada um, passe por todo o processo, passo a passo, e aborde quaisquer problemas que possam ter surgido durante o último fechamento. É uma boa ideia fazer isso antes de iniciar o fechamento do final do mês, seja em alguns dias ou em uma semana inteira.

Enquanto a reunião de pré-fechamento coloca todos na mesma página antes do início do trabalho, a reunião de pós-fechamento permite que você analise os problemas que surgiram ou destaque as coisas que deram muito certo.

Desenvolva relacionamentos com os proprietários de orçamentos e titulares de contas em toda a organização

Se suas equipes de contabilidade e finanças trabalham em silos, elas podem perder detalhes cruciais que podem tornar o resultado do fechamento do mês completamente impreciso. Embora os processos padronizados devam direcionar todas as informações necessárias para as equipes que lidam com o fechamento, isso nem sempre acontece na prática.

O estabelecimento de relacionamentos com os responsáveis pelo orçamento e com os titulares das contas pode lhe dar acesso a alguns desses dados que, de outra forma, ficariam perdidos. Você também pode ser avisado sobre grandes compras recebidas, quedas na receita e outros fatores que podem afetar o fechamento antes de serem oficializados, dando à sua equipe uma vantagem inicial para lidar com eles.

Comece cedo: seja organizado e eficiente

Uma das melhores maneiras de economizar tempo no processo de fechamento do final do mês é lidar com as ineficiências em outros processos financeiros. Seja em contas a receber, aprovações de orçamento ou até mesmo em seu software de contabilidade, qualquer melhoria que você fizer renderá dividendos quando chegar o final do mês.

Você também deve fazer o possível para manter as equipes de contabilidade e finanças organizadas muito antes do fechamento do mês. Há aspectos do trabalho delas que afetam negativamente sua produtividade? Como você pode ajudá-los a se manterem eficientes?

Use a automação contábil sempre que possível

O processo de fechamento do final do mês pode ser um dos processos financeiros mais trabalhosos que existem, pois depende da revisão de muitas transações. É por isso que automatizar o máximo desse trabalho deve ser sua primeira prioridade.

Com a plataforma certa, você pode eliminar horas - até mesmo dias - de trabalho manual. Você pode reduzir o risco de erros humanos dispendiosos e transformar o fechamento do mês em um processo tranquilo e seguro que leva apenas um ou dois dias.

Desafios comuns no processo de fechamento do mês

O processo de fechamento do final do mês, como muitos dos processos essenciais de sua organização, pode ser inerentemente desafiador. Mas com a mentalidade certa, as ferramentas certas e um pouco de know-how, você pode não apenas contorná-los, mas também eliminá-los.

Dados imprecisos ou incompletos

Quanto maior for a sua organização, mais dados serão necessários para o processo de fechamento do mês. Esses dados podem vir de dezenas de fontes diferentes, desde ferramentas proprietárias até planilhas e até mesmo faturas inseridas manualmente. Sua equipe frequentemente precisará procurar dados ausentes, verificar números duvidosos e entrar em contato com os departamentos afetados.

Falta de padronização

Não se pode presumir que haverá padronização na forma como as moedas são tratadas, como os processos comuns são executados ou mesmo como a receita é registrada. Sua equipe pode precisar pesquisar ou estabelecer uma maneira de reunir dados e processos diferentes.

Processos indefinidos e gerenciamento de tarefas

O processo de fechamento do final do mês pode ser um processo essencial e recorrente, mas, em algumas organizações, pode ser apenas uma corrida louca até o final. Todos tentam fazer as coisas o mais rápido possível, cometendo o mínimo de erros possível, e então fecham os livros até o próximo mês. As equipes de finanças geralmente herdam esse tipo de processo, e modificá-lo para algo que funcione de forma mais integrada pode parecer uma tarefa enorme.

Discrepâncias entre números

A reconciliação financeira - revisar transações para lidar com discrepâncias - é uma grande parte do fechamento do mês. Afinal, quando você obtém dados de tantas fontes e tantos departamentos, é provável que haja números conflitantes. Suas equipes terão de investigar esses números para chegar ao fundo da questão.

Comunicação deficiente

Embora a comunicação interdepartamental possa não ser tão difícil quanto nos dias em que se caminhava para outra parte do edifício para falar pessoalmente com um diretor, ela ainda pode ser complicada. Os e-mails podem ficar sem resposta e as chamadas pelo Zoom podem ser difíceis de agendar. Obter respostas para perguntas importantes pode acabar sendo tão difícil quanto reunir os dados sobre os quais você precisa fazer perguntas.

Atrasos devido a erros, ajustes ou reclassificações

O processo de fechamento do final do mês é sensível ao tempo, mas os dados que ele precisa coletar nem sempre são oportunos. Os atrasos podem criar uma situação infeliz do tipo "apresse-se e espere", em que a sua equipe trabalha freneticamente para fechar o máximo possível de livros contábeis, mas uma conta fica parada enquanto eles aguardam os números relevantes.

Perguntas frequentes sobre o processo de fechamento do mês

Aqui estão algumas das perguntas mais comuns que os líderes financeiros têm sobre o fechamento do mês.

Quanto tempo deve levar para fechar os livros?

O tempo real que pode levar para fechar os livros pode variar muito, dependendo das contas que você tem que fechar, do tamanho da sua organização e do tamanho da sua equipe. No entanto, de modo geral, o processo de fechamento do mês não deve demorar mais de 10 dias.

Como posso fechar os livros mais rapidamente?

A melhor maneira de fechar os livros mais rapidamente é com as ferramentas certas. Embora você sempre possa tentar encontrar maneiras de ajudar sua equipe a trabalhar mais rapidamente, é essencial usar um software que automatize o máximo possível do processo, mantendo a precisão.

Qual é a ordem correta para o fechamento de contas?

Veja como você deve priorizar suas contas para o fechamento do final do mês:

1. Fechamento de contas de receita.
2. Fechamento de contas de despesas.
3. Encerramento de contas de resumo de receitas.
4. Encerramento de contas de dividendos ou retiradas.

Quais relatórios devo executar no final do mês?

Embora cada organização tenha seus próprios requisitos para os relatórios de fim de mês, aqui estão algumas das opções mais comuns:

• Demonstrações de renda
• Balanços patrimoniais
• Demonstrações de fluxo de caixa
• Relatório de vencimento de contas a receber
• Relatório de vencimento de contas a pagar
• Relatório de inventário
• Relatório de orçamento vs. real
• Relatório de obrigações fiscais

Conclusão: Feche os livros mais rapidamente com o software financeiro

O fechamento do mês é um processo meticuloso para muitas organizações, mas não deveria ser assim. Com a plataforma certa, você pode eliminar horas de trabalho manual, reduzir os riscos causados por erros humanos e até mesmo encontrar oportunidades para otimizar seu processo.

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