Um guia de normas de conformidade financeira para equipes financeiras

As empresas do setor financeiro passam por um estresse significativo devido às normas de conformidade financeira rigorosas e em constante evolução. Essas normas formam um sistema intrincado no qual o risco, a inovação e a proteção ao consumidor devem ser equilibrados com mudanças inevitáveis. Os líderes financeiros devem implementar proativamente estruturas regulatórias que abordem os desafios emergentes, protejam os consumidores e aumentem a estabilidade de sua organização no mercado.

As crises financeiras, a evolução da tecnologia e as perturbações do mercado obrigam os governos a introduzir novas regulamentações de conformidade para restaurar a estabilidade e a transparência financeiras e, ao mesmo tempo, melhorar as práticas de gerenciamento de riscos. No entanto, mesmo com essas normas em constante evolução, o setor financeiro ainda é vulnerável à não conformidade e a agentes mal-intencionados, com o custo médio de uma violação de segurança chegando a US$ 5,97 milhões.

Para se proteger contra a instabilidade ou uma violação, os líderes financeiros estão cada vez mais se apoiando em ferramentas especializadas e automação para diminuir os riscos criados por ineficiências, erros humanos e não conformidade.

Antes de detalhar quais normas devem ser cumpridas, é importante entender as consequências de não atingir os padrões de conformidade.

O que são normas de conformidade financeira e como elas afetam as equipes financeiras?

Uma regulamentação de conformidade financeira refere-se a um padrão, uma especificação ou uma lei predeterminada relevante para o setor financeiro. Essas regulamentações mantêm a integridade dos mercados financeiros e protegem os consumidores e as empresas contra incidentes como ataques cibernéticos ou fraudes. Elas podem abranger tudo, desde como as instituições financeiras gerenciam dados pessoais até como a consolidação financeira é realizada e até mesmo quais instrumentos financeiros podem ser introduzidos em diferentes mercados.

Por que as normas de conformidade financeira são importantes

As normas de conformidade financeira protegem os consumidores e os investidores e, ao mesmo tempo, mantêm a integridade dos mercados financeiros mais amplos. As normas protegem os consumidores de práticas antiéticas e garantem que as entidades financeiras permaneçam transparentes, o que é essencial para manter a confiança nas instituições e nos mercados financeiros.

O cumprimento dos padrões de conformidade também evita crimes e ataques financeiros, que podem ter consequências econômicas significativas. A não conformidade pode resultar em multas e ações judiciais, prejudicando gravemente a reputação de uma empresa.

Diferenças entre gerenciamento de conformidade financeira e normas

As regulamentações financeiras referem-se especificamente ao alinhamento com mandatos legais, regras e leis externas. O gerenciamento da conformidade financeira refere-se às estruturas e aos procedimentos internos que devem atender a requisitos comerciais predeterminados com base em sua jurisdição. Uma plataforma de desempenho financeiro como o Prophix One pode ajudar as empresas a lidar com ambos.

Perspectivas globais das normas de conformidade financeira

De uma perspectiva internacional, há algumas semelhanças nas normas de conformidade entre as principais economias do mundo. Por exemplo, um maior foco na proteção de dados e medidas rigorosas contra a lavagem de dinheiro estão presentes em todo o mundo. Enquanto isso, as economias em desenvolvimento estão se adaptando lentamente aos padrões globais de conformidade financeira e aos seus desafios exclusivos.

Em alguns casos, as empresas que abrangem várias jurisdições enfrentam desafios exclusivos de regulamentação de conformidade. Por exemplo, uma instituição financeira que opera nos EUA e na UE precisa cumprir as normas de ambas as jurisdições, que podem ter requisitos conflitantes. Nesse caso, as organizações precisam implementar medidas adicionais para conciliar as diferenças, o que pode aumentar os custos operacionais e criar vulnerabilidades e ineficiências em seus processos.

Normas de conformidade financeira a serem observadas pelos líderes financeiros

1. Políticas/controles internos da empresa

A Lei Sarbanes-Oxley (SOX) estabelece normas para armazenar e gerenciar registros financeiros digitais voltados para a empresa. Isso inclui o registro, o monitoramento e a auditoria de determinadas atividades. As auditorias da SOX concentram-se na segurança das informações, incluindo o gerenciamento de controles de acesso e backups regulares de dados.

As normas da SOX incluem disposições financeiras e de segurança e se aplicam a empresas de capital aberto acima de um determinado tamanho, bem como a todas as empresas de contabilidade que auditam empresas de capital aberto.

2. Práticas contábeis aceitas

Princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) são um conjunto de normas e procedimentos consistentemente revisados e reeditados pelo Financial Accounting Standards Board (FASB) e pelo Governmental Accounting Standards Board (GASB). Os GAAP garantem a precisão, a consistência e a transparência dos relatórios financeiros em vários setores dos EUA. As empresas públicas e as empresas devem seguir os GAAP ao preparar demonstrações e documentos financeiros.

Normas Internacionais de Relatórios Financeiros (IFRS) são emitidas pelo International Accounting Standards Board (IASB). Elas são um conjunto de normas contábeis para demonstrações financeiras de empresas públicas e têm como objetivo mantê-las transparentes, consistentes e acessíveis o suficiente para serem facilmente comparadas em todo o mundo. As IFRS se aplicam a 168 jurisdições fora dos EUA, incluindo a UE.

3. Leis locais/estaduais/federais

A Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) capacita os consumidores californianos ao conceder certos direitos em relação à forma como as empresas lidam e processam seus dados pessoais. Isso inclui o direito de saber quais informações são usadas, compartilhadas e vendidas e de excluir informações pessoais arquivadas em uma empresa coberta.

Também concede a eles o direito de optar por não vender informações pessoais, corrigir dados incorretos e limitar a divulgação de informações confidenciais. Por fim, ela dá aos consumidores o direito de não discriminação em serviços ou preços. A CCPA se aplica a empresas com mais de US$ 25 milhões em receita anual, empresas que obtêm 50% ou mais de sua receita com a venda de informações e empresas que processam dados pessoais de mais de 50.000 pessoas anualmente.

A Lei de Direitos de Privacidade da Califórnia (CPRA) é semelhante à CCPA, mas, em vez de se concentrar nos direitos individuais do consumidor, inclui direitos de dados pessoais para funcionários e direitos pessoais de empresa para empresa (B2B) para os californianos.

Os empregadores californianos foram obrigados a implementar protocolos de privacidade e coleta de dados até 1º de janeiro de 2023, para cumprir as normas da CPRA. A CPRA concede três novos direitos aos indivíduos, sejam eles funcionários, consumidores ou envolvidos em parcerias B2B:

• O direito de limitar o uso de dados pessoais confidenciais.
• O direito de corrigir dados pessoais solicitando alterações nos registros.
• O direito de recusar a tecnologia de tomada de decisão automatizada.

4. Conformidade com impostos e relatórios

O segundo pilar do Projeto BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) da OCDE/G20 visa garantir que a renda seja tributada de acordo com o mínimo global. Como parte do pilar de Tributação Mínima Global do projeto BEPS, ele tem vários mecanismos complexos para garantir que esses impostos sejam pagos.

As regras são complexas e exigem novas formas de dados financeiros para os departamentos fiscais, aos quais eles podem ou não ter acesso. Essas regras e regulamentações se aplicam a empresas multinacionais com faturamento superior a 750 milhões de euros por ano e estabelecem um imposto de 15% para todos.

5. Padrões do setor/regulatórios

Padrões ambientais, sociais e de governança (ESG) medem o impacto social e ambiental de uma organização. Embora sejam normalmente usados em investimentos, eles também se aplicam a fornecedores, clientes, funcionários e ao público em geral.

Muitas estruturas foram estabelecidas para ajudar as empresas no gerenciamento da divulgação de ESG. A Global Reporting Initiative (GRI), por exemplo, produz uma estrutura global que regulamenta as abordagens de materialidade, gerenciamento e relatórios financeiros, além da divulgação de várias outras questões relacionadas a ESG.

6. Padrões de segurança de dados

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é comumente considerado o regulamento de proteção de dados mais rigoroso do mundo. Ele foi criado para "harmonizar" as leis de privacidade de dados entre os membros da UE e, ao mesmo tempo, oferecer às pessoas mais proteção para seus dados. O GDPR foi criado com base em uma estrutura rígida que segue os princípios de legalidade, justiça e transparência, limitação de finalidade, minimização de dados, precisão, limitação de armazenamento, integridade e confidencialidade e responsabilidade.

A Legislação Anti-Spam do Canadá (CASL) é a nova lei anti-spam do país. Ela se aplica a todas as mensagens digitais, inclusive e-mails e textos que as organizações enviam em conexão com uma "atividade comercial" Isso significa que as organizações globais e as empresas canadenses que enviam Mensagens Eletrônicas Comerciais (CEMs) de, para ou dentro do Canadá devem obter o consentimento dos destinatários antes do envio. A CASL não se aplica a CEMs encaminhadas através do Canadá.

Principais requisitos das normas de conformidade financeira

Proteção e privacidade de dados

A proteção e a privacidade dos dados garantem que os dados confidenciais sejam acessíveis às partes aprovadas e consentidas. Elas também impedem que os criminosos cibernéticos usem os dados com intenção maliciosa e garantem que as organizações cumpram os requisitos regulamentares. Se não forem estabelecidas políticas completas e abrangentes, a organização poderá ficar vulnerável a um vazamento de dados, danos à reputação ou perda de dados devido a um ataque cibernético.

A Prophix trabalha com as organizações para atender aos requisitos de proteção de dados e gerenciamento de divulgação financeira, para que as empresas tenham a certeza de que estão cumprindo os padrões de conformidade.

Segurança cibernética

A conformidade com a segurança cibernética fornece uma estrutura rígida para proteger dados confidenciais de clientes, construindo assim a reputação e a confiança de uma entidade com o público. Isso significa que a organização está comprometida com práticas comerciais seguras e minimiza o risco de um ataque cibernético ou violação de dados. Os escritórios de contabilidade, em particular, possuem alguns dos dados de maior valor sobre indivíduos e empresas, e os hackers sabem disso, o que os torna mais vulneráveis a um ataque.

Uma plataforma de desempenho financeiro como o Prophix One apoia as empresas que buscam criar e manter uma segurança cibernética robusta.

Due diligence do cliente

A diligência devida do cliente (CDD) envolve a verificação da identidade de um cliente, a avaliação de seu nível de risco e a revisão e o monitoramento contínuos de suas transações. Ela ajuda as empresas a limitar a fraude e a evitar multas e publicidade negativa. A CDD é um processo integral para instituições financeiras que buscam evitar a lavagem de dinheiro e outros crimes relacionados a finanças. O Prophix One é uma excelente plataforma para ajudar as empresas a atender aos requisitos de CDD.

Controles internos e auditoria

Se uma organização não tiver controles internos e não realizar auditorias regulares, ela não poderá garantir aos investidores e reguladores que os dados financeiros estão seguros e precisos. Todas as práticas de redução de riscos remontam a auditorias e controles internos.

Os controles de qualidade garantem que as metas e os objetivos sejam cumpridos e fornecem relatórios financeiros de rotina para as decisões da gerência. Eles também reduzem o risco de escândalo público e garantem que nenhuma ação legal seja tomada, ajudando a empresa a atender aos padrões de conformidade. A implementação de uma plataforma de desempenho financeiro, como o Prophix One, é uma ótima maneira de começar a trabalhar com controles internos, relatórios e auditorias.

Monitoramento de transações

O monitoramento de transações previne e detecta a lavagem de dinheiro, o que geralmente envolve a busca de fontes de qualquer dinheiro obtido de forma suspeita. Ele analisa minuciosamente os dados das transações e detecta atividades como fraudes de cartão de crédito e golpes de transferência eletrônica. O Prophix One, uma Plataforma de Desempenho Financeiro, pode ajudar as organizações a cumprir esses requisitos, reconhecendo padrões e tendências nas transações que indicam atividades ilegais e sinalizando-as para revisão.

Avaliação e gerenciamento de riscos

A avaliação de riscos é parte integrante da estratégia geral de gerenciamento de riscos de uma empresa. Ela garante que todas as partes cumpram os termos e condições predeterminados. Os riscos precisam ser delineados e analisados nos relatórios financeiros, nas operações e na conformidade. A avaliação desses riscos permite que as empresas atinjam melhor suas metas, determinando como antecipar e gerenciar as armadilhas.

O Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, lida com a avaliação e o gerenciamento deriscos financeiros para que as empresas possam ter certeza de que estão criando uma estratégia segura e de baixo risco.

Mantenha-se em dia com as normas de conformidade financeira com o Prophix One™.

As normas de conformidade financeira não precisam ser a dor de cabeça que foram no passado. Ao entender os regulamentos que os líderes financeiros devem observar, incluindo GDPR, SOX, GAAP e CCPA, você estará bem preparado para atender aos padrões de conformidade.

Também é importante considerar os requisitos de cada regulamento, como segurança cibernética, due diligence de clientes e monitoramento de transações. O não cumprimento pode resultar em multas, ações legais e danos à reputação de sua empresa.

Com o Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, é fácil cumprir as normas de conformidade financeira. Oferecemos um conjunto abrangente de soluções para a sua equipe explorar, adaptadas para atender às necessidades financeiras da sua empresa.