Transição do setor financeiro para o operacional - Perguntas e respostas com o COO da Prophix, Ryan Van Hatten

Em postagens anteriores, discutimos o crescimento contínuo da Prophix em 2024, incluindo novos clientes, parceiros e consultores, o desenvolvimento contínuo da Plataforma de Desempenho Financeiro da Prophix e a exploração de novos mercados e regiões geográficas. Para atender a esse momento empolgante, anunciamos recentemente algumas mudanças em nossa equipe de liderança sênior, que incluíram a nomeação de Aaron Levine como o novo diretor financeiro da Prophix. Tendo atuado como CFO desde 2016, Ryan Van Hatten assume uma nova função como diretor de operações da empresa, uma transição natural para um executivo que priorizou finanças e operações ao longo de suas quase duas décadas na Prophix.

Conversamos com Ryan para falar sobre como ele vê a relação entre as funções de finanças e operações, compartilhar algumas observações em suas primeiras semanas no cargo e algumas metas de curto e longo prazo.

Sobre a função do COO

Em sua opinião, quais são as preocupações mais importantes para um diretor de operações?

RVH: No caso da Prophix, estamos começando a pensar na próxima etapa de nossa jornada e em nossa próxima oportunidade real de crescimento. Para nos prepararmos para isso, sabemos que há algumas coisas que precisam ser feitas operacionalmente - áreas que podemos abordar de forma mais eficiente e econômica para que estejamos na melhor posição possível para crescer. A maioria dessas questões não é exclusiva da Prophix - elas são inerentes às empresas que cresceram no ritmo que temos crescido nos últimos anos.

Em primeiro lugar, estamos analisando as principais funções operacionais: operações de vendas, operações de marketing e operações CX, que é o que chamamos de serviços profissionais e suporte ao cliente. Todos esses grupos têm operações, equipes, pessoas, sistemas de operações, processos de operações e, independentemente, todos eles funcionam muito bem e, dentro da estrutura de cada grupo, estão atingindo suas metas.

O que tende a acontecer - e, novamente, esse é um problema persistente para muitas organizações - é que, assim que um grupo ou projeto termina e outro deve começar, não há consistência. Os processos simplesmente param, não são levados para iterações futuras, nem há uma boa coordenação do sistema. Portanto, as pessoas estão fazendo muito trabalho e isso é bom, mas sempre haverá processos não estruturados e desconectados. Um dos maiores sintomas dessa desconexão são os dados inconsistentes, em que você verá relatórios de equipes diferentes e todos têm sua própria versão da verdade, o que leva a reuniões e mais tempo debatendo quem tem o número certo em vez de falar sobre "o que estamos realmente fazendo com todas essas informações" e "como podemos mudar para melhor?

Portanto, um dos meus objetivos é ajudar a unificar nossas equipes - garantir que estejamos todos caminhando na mesma direção e de forma eficiente. Garantir que não haja sobreposição de responsabilidades e que todos nós estejamos trabalhando a partir de uma única fonte de verdade e responsabilidade.

Quais são alguns dos desafios operacionais mais exclusivos que você provavelmente enfrentará nos próximos anos?

RVH: Mais uma vez, a tendência é reunir as equipes operacionais de forma eficiente. No caso da Prophix, passamos de uma entidade regional para uma empresa global em um período de tempo relativamente curto. Percebemos que, à medida que crescemos fora da América do Norte, seja por meio de crescimento orgânico ou aquisição, há muitos processos que variam de acordo com a região, a necessidade do cliente ou o setor.

Uma grande parte da minha função de operações será determinar quais processos devem ser unificados em todas as regiões geográficas onde fazemos negócios e onde precisamos manter um processo exclusivo para que todas as nossas equipes recebam suporte.

Sobre a jornada de carreira da Prophix

Transição de CFO para COO - você prevê que essa será uma tendência para executivos com trajetórias e objetivos de carreira semelhantes?

RVH: Acho que certamente pode ser uma tendência. Como CFO, sempre achei que minha jornada foi, de certa forma, única, pois tive uma formação operacional. Nunca fui contador e não tinha muita experiência em finanças quando assumi a função. Mas agora estou completando o círculo de uma forma que não só tenho minha experiência operacional, mas também tenho vários anos como CFO, onde aprendi muito mais sobre as complexidades do negócio. Tenho uma visão muito mais ampla quando estou considerando as ações que podemos tomar ou as estratégias a seguir. Tenho os números subjacentes, o que é útil, e tenho uma compreensão operacional do que esses números significam.

E acho que a ideia da função de CFO deixar de ser apenas um contador e se transformar em um estrategista operacional de cima para baixo para a organização é muito atraente e as pessoas querem seguir esse caminho.

O que o deixa mais animado para essa nova função e o que o deixa um pouco nervoso?

RVH: Já faz vários anos que a Prophix não tem alguém supervisionando essa função, portanto, é um quadro em branco em muitos aspectos. Por mais que já exista uma série de processos em vigor aqui, esta é realmente a nossa oportunidade de começar do zero. Quando assumi o cargo de CFO pela primeira vez, há sete anos, não estávamos na melhor posição - havia muita coisa que precisávamos melhorar, mas eu ainda estava trabalhando com uma esfera bem definida: vamos fazer o trabalho de contabilidade, vamos fazer os relatórios, certificando-nos de que sejam precisos e pontuais e usando um modelo que pode ser repetido e melhorado gradualmente ao longo do tempo.

Operacionalmente, porém, toda empresa tem áreas que podem ser melhoradas a qualquer momento, e a Prophix não é diferente. Portanto, para mim, estou entrando em algo que é uma folha em branco, onde sabemos que são necessárias mudanças para que nossa empresa cresça e melhore. E já houve muita adesão interna a essa noção, portanto, não preciso convencer todo mundo sobre a mudança organizacional. Há um pouco de pressão para fazer as coisas rapidamente, o que não significa estupidamente. Tomar boas decisões e pensar bem nas coisas, mas ser orientado para a ação em vez de entrar em ciclos de planejamento por meses e meses.

Com as recentes mudanças, a equipe de liderança sênior da Prophix nunca esteve tão bem posicionada para impulsionar o crescimento estratégico como agora. Combinando nova experiência, energia e perspectiva com conhecimento institucional bem adquirido e uma paixão pela marca Prophix, nossa equipe sênior está preparada para a grandeza.