Transforme as finanças com o software de orçamento | Prophix

Todos os avanços tecnológicos, desde o arado até o supercomputador, ajudaram a reduzir o tempo gasto em tarefas que você precisa fazer em favor de tarefas que você quer fazer. Trata-se de transferir o trabalho pesado físico e mental para que você possa se concentrar no trabalho gratificante, gratificante e útil que somente os seres humanos podem fazer. O software de orçamento e previsão não é diferente.

Em muitas organizações, o escritório do CFO está preso a muitas tarefas que precisa realizar. A consolidação de dados, a compilação de relatórios e uma dúzia de outros processos repetitivos são feitos manualmente para que o orçamento e a previsão sejam adequados. Essas obrigações, sem dúvida, criam valor para a empresa, mas o trabalho manual envolvido raramente é o melhor uso do tempo de alguém.

Transformar seus processos de orçamento e previsão envolve o uso da tecnologia para reinventá-los, simplificá-los e automatizá-los, liberando sua equipe para realizar tarefas de maior valor.

Orçamento vs. previsão (e onde o software entra)

Para qualquer pessoa fora do escritório do CFO, orçamento e previsão podem parecer termos intercambiáveis. Antes de nos aprofundarmos no motivo pelo qual o software de orçamento e previsão é essencial para sua organização, vamos nos certificar de que definimos esses termos.

O que é orçamento?

Orçamento é um processo que as organizações usam para quantificar as receitas e despesas esperadas. Desse processo surgem os orçamentos, que são enviados a diferentes departamentos para comunicar exatamente quanto eles podem gastar em um período definido - geralmente um ano ou trimestre financeiro. Embora algumas organizações usem dados de anos anteriores para planejar seus orçamentos, o orçamento base zero pode ser mais eficaz. Com esse método, espera-se que os departamentos planejem suas necessidades sem simplesmente ajustar o orçamento do ano anterior em alguns pontos percentuais.

O que é previsão?

Enquanto o orçamento lida com a receita e as despesas esperadas, a previsão trata de projetar o futuro potencial de sua organização. O Escritório do CFO usará dados de períodos anteriores para criar suas previsões. Às vezes, essas previsões avançam para o futuro com o passar do tempo - são conhecidas como previsões contínuas.

Qual é a diferença entre orçamento e previsão?

A principal diferença entre orçamento e previsão se baseia em duas palavras: "expectativa" e "projeção" Embora essas palavras possam parecer semelhantes, as expectativas que vêm com o orçamento são normalmente mais conservadoras do que as projeções da previsão - o que significa que você geralmente terá mais confiança nos orçamentos.

Os orçamentos têm como objetivo aproveitar ao máximo cada dólar que sua organização recebe, enquanto as previsões servem para mapear cenários potenciais e ajustar sua estratégia de negócios. Se a equipe financeira perceber que os departamentos correm o risco de ultrapassar o orçamento, geralmente há uma conversa séria sobre como manter os orçamentos ou reavaliá-los. Se as previsões não forem tão precisas quanto antes, a liderança de sua organização mudará a estratégia geral da organização ou se adaptará a uma previsão diferente.

As vantagens da elaboração do orçamento e da previsão

As vantagens da elaboração do orçamento

A elaboração precisa de um orçamento garante às empresas algumas vantagens importantes:

• Saber exatamente quanto dinheiro está entrando na organização.
• Saber exatamente como (e onde) a receita se transforma em despesas.
• Garantir que cada departamento esteja aproveitando ao máximo o dinheiro alocado a ele.
• Ajustar as despesas para responder adequadamente às condições de mercado em evolução.
• Identificar possíveis problemas financeiros com antecedência.

O resultado final? O orçamento é essencial para aumentar seus resultados financeiros.

As vantagens da previsão

A previsão adequada vale mais do que o esforço, pois traz os seguintes benefícios:

• O planejamento de vários cenários potenciais pode ajudá-lo a elaborar um plano de ação para qualquer um deles, melhorando a capacidade de adaptação da sua organização.
• Perguntar "e se" com a previsão pode revelar problemas em toda a organização que, de outra forma, passariam despercebidos.
• As previsões se tornam mais fáceis de criar (e mais precisas) quanto mais dados você tiver.
• A previsão adequada pode levar a uma maior eficiência em toda a organização, pois você encontra maneiras de se adaptar a aumentos e reduções de receita.

Sem a previsão, uma organização ainda pode atingir suas metas em um ano bom, mas provavelmente não conseguirá capturar todo o crescimento que poderia ter. Em um ano ruim, a falta de previsão pode prejudicá-la.

Os desafios da elaboração do orçamento e da previsão

Os desafios da elaboração do orçamento

Embora o orçamento seja um processo financeiro essencial, ele traz desafios significativos:

• Orçamentos inflexíveis podem dificultar a reação adequada dos departamentos a problemas e oportunidades.
• A obtenção de recursos para criar orçamentos flexíveis e precisos pode ser difícil sem um software de orçamento.
• Orçamentos imprecisos podem prejudicar uma organização, impedindo-a de capitalizar totalmente as oportunidades.
• A transparência excessiva na elaboração do orçamento pode criar concorrência entre os departamentos, que sentem que precisam competir por cada dólar.

A elaboração do orçamento pode ser um fator de estresse significativo para algumas organizações, mas os benefícios superam em muito os possíveis desafios. E se você usar um software de orçamento e previsão, poderá eliminar muitos desses desafios.

Os desafios da previsão

Aqui estão algumas maneiras pelas quais os processos de previsão podem ser um desafio para sua organização:

• É fácil ser excessivamente conservador com as previsões, o que pode limitar sua eficácia. Da mesma forma, previsões exageradas terão valor duvidoso. Encontrar o equilíbrio certo pode ser difícil.
• Assim como a elaboração do orçamento, a previsão pode exigir muito tempo e recursos, especialmente sem um software de orçamento e previsão.
• Prever com precisão pode ser um desafio, e as previsões precisam ser pelo menos um pouco precisas para serem úteis.
• Confiar demais em uma única previsão pode levar a decisões que, em última análise, são prejudiciais à organização.

Para evitar esses desafios, trate a previsão como o que ela é - um vislumbre de um futuro em potencial - em vez de um roteiro rígido para o planejamento do seu ano financeiro.

Transformando seu orçamento e previsão

Isso requer uma combinação do software certo de orçamento e previsão, dos processos certos e da atitude certa. Uma equipe com um ótimo software, mas com processos desatualizados, ficará para trás, assim como uma equipe que está totalmente equipada com processos modernos, mas não está convencida a mudar seu software. Antes de começar, é importante analisar o que pode estar atrapalhando a sua equipe.

O que está atrapalhando o escritório do CFO?

A pesquisa da Prophix sobre orçamento e previsão identificou problemas comuns que impedem o escritório do CFO de transformar totalmente seus processos.

Dados isolados

Os dados são um dos ativos mais valiosos de uma empresa. Mas eles só são valiosos se você puder refiná-los, analisá-los e usá-los para embasar suas decisões. Reunir os dados em uma única plataforma torna mais fácil para o Escritório do CFO fazer bom uso deles.

Falta de colaboração

Os dados não são tudo o que é sugado em silos. Se cada departamento estiver seguindo seu próprio caminho - sem se comunicar com o restante da organização -, é provável que você encontre gargalos. Essas lentidões podem frear até mesmo os processos mais otimizados.

Falta de ferramentas adequadas

Sua organização está recebendo mais dados do que qualquer ser humano - ou mesmo equipes completas de seres humanos - pode processar. Sem as ferramentas certas para dar sentido a esses dados, você fica preso tentando beber de uma mangueira de incêndio. Ter o software correto de orçamento e previsão pode ajudar a automatizar e otimizar esses processos.

Processos manuais

O maior obstáculo à transformação é a falta de tempo e de recursos para fazê-la. É difícil assumir uma nova função se você estiver preso à manipulação manual de dados em planilhas. A automação é uma parte crucial de uma transformação bem-sucedida.

Transformação dos processos de previsão: Rolling vs. trimestral

Depois de resolver os obstáculos que bloqueiam a transformação geral, sua equipe está pronta para se aprofundar em processos específicos. Mudar para a previsão contínua é uma parte importante para garantir o sucesso no futuro. As equipes que usam previsões contínuas podem prever com mais precisão a receita e os ganhos do que as equipes que fazem previsões trimestrais. De acordo com Anders Liu-Lindberg, sócio e cofundador do Business Partnering Institute, agilidade e flexibilidade são as duas principais vantagens das previsões contínuas:

"Para tornar os processos adequados ao futuro das finanças, os líderes financeiros precisam criar processos flexíveis e ágeis. A única coisa de que podemos ter certeza é que o mundo muda mais rapidamente do que podemos prever um número preciso ou o que acontecerá em seguida. É fundamental que entendamos as suposições por trás das escolhas estratégicas e táticas que fizemos. Podemos acompanhar a realidade em relação a essas suposições e saber quando precisamos agir porque nossas suposições não se sustentam mais. Esse é o tipo de processo que os líderes financeiros precisam criar à medida que continuam sua jornada de transformação."

A previsão contínua pode ser complexa, meticulosa e demorada. Para fazer uma transição bem-sucedida para esse processo, você precisa de:

• Uma única solução integrada para software de orçamento e previsão. Uma plataforma como a Prophix pode importar dados automaticamente, integrando-se perfeitamente com suas outras soluções de negócios.
• Ferramentas de colaboração. O Prophix oferece fluxos de trabalho que simplificam a previsão, rastreando entradas, registrando alterações e registrando aprovações, tudo com controle de versão e sem cadeias de e-mail "responder a todos".
• Ferramentas ágeis. Há dezenas de fatores que podem alterar uma previsão inteira: taxas de juros, taxas de câmbio, níveis de produção e muito mais.O Prophix facilita o ajuste desses valores quando eles mudam.

Transformando os processos orçamentários: Orçamento base zero

A mudança para o orçamento base zero (ZBB) pode gerar mudanças poderosas para o escritório do CFO. Ela permite que as organizações prevejam receitas e ganhos com mais precisão e alterem os modelos orçamentários com eficiência, conforme necessário.

Embora seja necessário um investimento inicial em recursos - como a formação de um comitê interdisciplinar ou o investimento no software certo de orçamento e previsão - para fazer essa mudança, os benefícios são mais do que compensadores.

Como começar a usar o ZBB

O processo de ZBB começa com as pessoas. É fundamental ter apoio até o nível executivo. Trata-se de uma séria mudança de paradigma em relação ao processo orçamentário usual e requer mais contribuições e envolvimento de outros departamentos. Os líderes financeiros podem ser os campeões desse processo, apresentando o caso de negócios para a diretoria executiva.

Depois de obter a adesão dos executivos, o sucesso depende do processo e do treinamento. O Escritório do CFO - juntamente com outros participantes do processo - precisará aprender a usar as ferramentas necessárias. Os líderes financeiros precisam ter um conhecimento prático da organização, incluindo como os vários departamentos trabalham e quais serão suas necessidades orçamentárias. Essa é uma boa oportunidade para que sua equipe se torne mais conectada à organização e mais experiente em dados.

Por fim, o componente tecnológico também é essencial para o sucesso. Embora seja possível fazer o ZBB manualmente em planilhas, esse é um processo complexo e demorado. Uma plataforma como a Prophix pode ajudar a automatizar o que pode ser automatizado e, ao mesmo tempo, facilitar a comunicação e a colaboração para o restante.

Inicie sua transformação com o software certo de orçamento e previsão

A transformação digital é essencial para qualquer escritório do CFO que queira assumir uma função mais significativa e valiosa em sua organização. A agilidade e a eficiência que essa transformação traz podem levar a práticas mais voltadas para o futuro, capacitando o escritório do CFO a aconselhar melhor o restante da organização. Além disso, os processos financeiros transformados aumentam a qualidade e a quantidade de insights derivados dos dados, o que leva a uma melhor tomada de decisões para todos.

Pronto para começar? Assista à demonstração do Prophix para ver o software transformador de orçamento e previsão em ação.