Seleção de software de CPM - Os três erros que você deve evitar

Encontrar uma solução de CPM adequada não é ciência de foguetes

Há muita coisa em jogo quando se procura a solução CPM certa; decisões ruins podem ter consequências graves. O analista da BARC, Dr. Christian Fuchs, descreve os três erros mais comuns e explica como eles podem ser evitados.

Muitas empresas usam o Excel como opção padrão para exibir relatórios e processos de planejamento, principalmente por conveniência ("já o temos e não custa nada"). Mas, no final, a maioria das pessoas chega a um ponto em que a "dor" do Excel se torna excessiva e elas precisam de uma solução CPM especializada. Mas é mais fácil falar do que fazer a escolha certa.

Em minha função de analista na BARC, tenho ajudado empresas a selecionar soluções de Business Intelligence (BI) e CPM nos últimos sete anos. Durante esse tempo, tenho visto os mesmos erros ocorrendo nos processos de seleção de software com uma frequência notável. Não se trata de erros insignificantes, mas de erros graves que podem colocar em risco o sucesso de um projeto.

Para ajudá-lo a gerenciar esses perigos em seu projeto, resumi o que considero os três erros mais comuns com algumas dicas úteis para evitá-los.

Erro nº 1: Análise de requisitos confusa

A base de todo processo de seleção de software é uma análise de requisitos sólida. Entretanto, surpreendentemente, muitas empresas falham nessa primeira etapa. As falhas clássicas recorrentes incluem:

• A TI está procurando uma ferramenta "adequada" para os departamentos comerciais sem envolvê-los na análise real dos requisitos.
• Os requisitos são coletados apenas em áreas restritas da empresa, sem consultar todos os departamentos relevantes.
• Pensar muito no curto prazo: Uma ferramenta é escolhida simplesmente porque aborda os maiores pontos problemáticos, sem considerar os prováveis requisitos futuros.

Se você se encontrar em uma ou mais dessas situações, o alarme deve soar! Você corre o risco de realizar uma análise de requisitos limitada.

Minha dica: faça uma análise completa dos requisitos funcionais, técnicos e organizacionais em todas as unidades de negócios que deverão trabalhar com o software. Isso deve incluir os departamentos de negócios e de TI para ajudar a evitar problemas de aceitação quando a ferramenta entrar em uso.

• As funções absolutamente necessárias e desejadas, bem como o círculo de usuários do software, devem ser identificados na análise de requisitos funcionais.
• A análise de requisitos técnicos diz respeito à segurança dos dados, ao desempenho necessário e possível, às plataformas e aos sistemas operacionais, bem como à tecnologia de banco de dados.
• O número de usuários, bem como o suporte de diferentes tipos de usuários (usuário avançado, usuário ad hoc, usuário final) por meio da funcionalidade da ferramenta, baseia-se nos critérios de seleção organizacional .

Como resultado da análise de requisitos, é produzido um catálogo completo de critérios, com o qual as soluções de software em consideração podem ser avaliadas e qualificadas. Como nem todos os critérios são igualmente importantes, cada requisito deve ser ponderado. Somente os critérios importantes devem ser aplicados na pré-seleção ("lista curta") para restringir o mercado de forma eficiente com base em uma pequena seleção de pontos de avaliação relevantes. Outros critérios menos importantes devem ser considerados posteriormente na avaliação detalhada da lista curta de produtos.

Seguir essas diretrizes ajudará a fornecer uma base sólida para a escolha de uma solução CPM adequada posteriormente no projeto.

Erro nº 2: escolher o fornecedor, não a solução

Concentrar-se apenas em fornecedores de software "grandes" e conhecidos desde o início é um erro que muitas empresas cometem, especialmente as de pequeno e médio porte. os fornecedores de software "menores" e especializados geralmente têm soluções muito boas e um entendimento mais profundo dos requisitos com base em fatores como localização geográfica, setor industrial e tamanho da empresa.

É compreensível que as empresas tenham receio de optar por um fornecedor "menor". Por exemplo, ao considerar a segurança de seu investimento, os tomadores de decisão podem achar que é mais provável que um fornecedor menor seja adquirido ou entre em insolvência. Entretanto, o tamanho e o perfil de um fornecedor não devem ser um critério decisivo no processo de seleção. Lembre-se de que a continuidade de um produto não pode ser necessariamente garantida apenas pelo fato de ser fornecido por um fornecedor "grande". Além disso, o tamanho de um fornecedor e a qualidade de seu produto nem sempre estão correlacionados entre si.

Para sua decisão de seleção, você deve considerar principalmente o seguinte:

Maior não é necessariamente melhor - fornecedores supostamente "grandes" não são inevitavelmente superiores em todos os aspectos em comparação com seus rivais "menores". O tamanho puro ou a proeminência de um fornecedor não é um critério de decisão válido.

O pacote geral de suporte técnico e funcional baseado nas demandas de sua organização contribui para uma relação preço-desempenho razoável? Fatores como serviços de suporte no local, como o fornecedor trata seus clientes, suporte no idioma local e conhecimento específico da região/setor são apenas algumas das considerações que você não deve subestimar ao selecionar um software. Nossa experiência e pesquisa mostram consistentemente que os fornecedores "menores" geralmente superam os "grandes" fornecedores globais nesses quesitos.

Erro nº 3: Nenhuma prova de conceito

Pode ser arriscado pular uma avaliação detalhada das soluções de sua lista restrita devido a restrições de tempo ou razões financeiras. As soluções devem ser examinadas com relação a todos os requisitos (e custos) relevantes e colocadas à prova como parte de uma avaliação detalhada. Isso ajuda a criar segurança para o investimento e minimiza o risco de tomar a decisão errada.

O objetivo de uma avaliação detalhada é obter uma visão precisa dos recursos que o software tem a oferecer. Instalações de teste, apresentações estruturadas de software e criações de protótipos ("prova de conceito") são apropriadas aqui, de preferência com base em requisitos e dados de desempenho que sejam o mais realistas possível em termos de como a organização planeja usar o software.

Também é aconselhável consultar consultores externos e fazer referência a conversas com clientes para obter feedback sobre fornecedores e produtos de outros projetos e empresas. Em particular, o feedback de outros usuários que trabalham com a solução no dia a dia pode ser extremamente valioso para esclarecer os possíveis problemas e desafios que podem surgir quando a solução entrar em operação.

Conclusão

Encontrar uma solução de CPM adequada não é uma tarefa difícil. Siga essas dicas e você aumentará suas chances de ter um processo de seleção preciso e bem-sucedido.

Importante: evite cometer os erros que descrevi acima e esteja atento aos sinais de alerta. Conduza ativamente o projeto de volta aos trilhos se perceber que algo está dando errado. O conhecimento da abordagem de práticas recomendadas para a seleção de software, bem como das armadilhas comuns, reduzirá significativamente as chances de tomar uma decisão ruim ou de o projeto fracassar.

Munido dessas dicas, nada deve atrapalhar seu projeto bem-sucedido de seleção de software CPM. Desejo-lhe muito sucesso em seu próprio processo de seleção impecável!