Previsões contínuas: Chris Ortega explica o porquê, o quê e como

Qual é uma característica que os departamentos financeiros de empresas líderes têm em comum? Previsões contínuas. Com base nos resultados de nossa pesquisa global com mais de 500 líderes financeiros, as empresas que usam previsões contínuas têm maior probabilidade de superar aquelas que usam previsões trimestrais, especialmente em sua capacidade de atualizar a previsão rapidamente. Mudar de uma previsão trimestral para uma previsão contínua pode parecer assustador, especialmente quando você está tentando vendê-la para a diretoria executiva. Ou até mesmo sua própria equipe, aliás. Para ajudar você a começar com as mudanças nos processos, procedimentos e tecnologias, conversamos com Chris Ortega, uma das 10 melhores vozes do mundo em contabilidade, finanças e F & PA. Continue lendo para saber mais.

O que é uma previsão contínua?

Com uma previsão contínua, você avança continuamente o horizonte temporal. Uma abordagem típica para previsões contínuas é adicionar um mês ao final da previsão a cada mês que passa. " É usar as informações mais atualizadas que você tem em sua empresa para olhar para o futuro, " Chris explica. A vantagem é que você está sempre olhando para o mesmo número de meses - e o Dados é continuamente atualizado com base nas informações mais recentes disponíveis para uma organização.

Benefícios das previsões contínuas

Chris diz que as previsões contínuas ajudam a " a informar a empresa sobre o que está acontecendo na realidade, mudando a perspectiva que estamos vendo no horizonte de 6, 12 e 18 meses da empresa. " As previsões contínuas também fornecem uma perspectiva sobre as operações comerciais atuais. Chris explica isso como ".. a capacidade de nos conectarmos, onde vemos a empresa indo para o que estamos executando hoje. "

Encontre uma tecnologia que seja configurável

De acordo com Chris, a melhor tecnologia para previsões contínuas não precisa ser personalizada para sua empresa. " Eu sempre acho que o mais importante é garantir que você encontre a tecnologia que melhor atenda às suas necessidades comerciais, " diz ele. " Muitas vezes eu vejo organizações e equipes de vários setores diferentes tentando fazer com que seus processos se encaixem em uma tecnologia. " "Nem sempre você terá os processos e procedimentos e os pontos Dados para adequar totalmente uma tecnologia à sua empresa, explica Chris, do". " Essa é a falácia fundamental que muitas equipes de contabilidade e finanças cometem quando implementam uma tecnologia de previsão contínua... Eles tentam personalizar a tecnologia para se adequar aos seus negócios. " Chris acha que isso torna o processo mais complicado do que precisa ser. Ele observa que as empresas de software gastam muito tempo garantindo que sua tecnologia funcione em todos os negócios. " Eles já viram isso. Eles fizeram isso. Eles estiveram em diferentes setores. Portanto, tente encontrar uma tecnologia que seja configurável para sua empresa, não personalizada para sua empresa. " Chris também recomenda que você faça pesquisas com fontes confiáveis, como TrustRadius e G2: " Isso realmente mostra quem são os líderes, os visionários, e fornece informações muito detalhadas sobre as tendências, os pontos fracos, a usabilidade e uma série de outros fatores que você deve considerar ao implementar uma ferramenta contínua de previsão em sua equipe de contabilidade e finanças. " Ao avaliar a tecnologia, escolha uma solução que atenda às crescentes necessidades de seus negócios:

• Baseado na nuvem para facilitar a comunicação e a colaboração
• Oferece suporte a processos automatizados
• Conectividade e compatibilidade com o resto da sua pilha de tecnologia
• De um fornecedor confiável com um histórico comprovado

Perguntas a serem feitas para iniciar seu processo de previsão contínua

" Muitas equipes são muito reativas em termos de como encaram seus negócios. Então, uma forma de os líderes financeiros começarem a adotar um modelo contínuo de previsão é realmente concretizar quais são seus processos, diz " Chris. Isso envolve responder a algumas perguntas fundamentais:

• Quais são os processos de negócios que informam sua perspectiva?
• Quais são os principais Performance indicadores (KPIs) que moldam o futuro de sua empresa?
• O que dizemos que vamos fazer e como vamos fazer isso?

3 armadilhas na adoção de previsões contínuas

Então, onde as pessoas ficam presas na adoção de previsões contínuas? Chris compartilhou três áreas principais e o que os líderes financeiros devem fazer para manter o processo em andamento.

1) Muitos KPIs

"As pessoas medem muitos KPIs," diz Chris. "Como você pode, como empresa, ter 15 coisas diferentes que está medindo na perspectiva futura e 15 suposições de modelos diferentes que você tem em sua previsão contínua? Isso é demais. " Em vez disso, Chris recomenda que as empresas se concentrem nos quatro a seis KPIs que terão o maior impacto nos negócios daqui para frente.

2) Fraca compreensão dos impulsionadores de negócios

Chris diz que não basta dominar as funções contábeis e financeiras tradicionais, como gerenciar a contabilidade geral, os lançamentos contábeis e a depreciação. " Como equipes de contabilidade e finanças, conhecemos os números. Mas você precisa entender o negócio. Você precisa entender o que gera receita, o que gera custos, o que gera dinheiro, o que gera uma Margem de clientes e o que gera leads, diz Chris, do site".

3) Um horizonte temporal muito distante

Outra armadilha, de acordo com Chris, é tentar prever um futuro muito distante. " Normalmente, você deseja ter um modelo de previsão contínua no máximo em uma perspectiva de 12 meses, " diz ele. À medida que você se afasta do dia atual, a precisão da previsão diminui. E embora você possa ser direcionalmente preciso daqui a 18 ou 24 meses, os números não serão precisos. Com previsões contínuas, o objetivo é a precisão. Chris diz: " Você deve ter... 90 a 97% de confiança de que isso será o que você verá no negócio nos próximos três a seis meses. " Mantenha o foco dentro dessa janela de 12 meses e você poderá aumentar sua precisão.

Três maneiras de aprimorar seus esforços atuais de previsão contínua

Chris também ofereceu três maneiras pelas quais os líderes financeiros podem otimizar seus esforços atuais com previsões contínuas.

1) Envolva as partes interessadas de toda a organização

As previsões contínuas têm o poder de informar e moldar os negócios, mas se as pessoas não investirem no processo de previsão, elas podem não confiar nos resultados. " Não faça de sua previsão contínua especificamente um exercício financeiro, " Chris diz. " Por exemplo, não pense apenas em contabilidade e finanças produzindo uma previsão contínua de 3, 6, 9, 12, 18 meses. " Chris sugere que as áreas de vendas, marketing e outras áreas operacionais devem parecer interessadas no processo.

2) Ajude sua equipe a entender o valor da tecnologia

FP & Uma tecnologia pode facilitar muito a adoção de previsões contínuas. Mas sua equipe financeira pode ver novos investimentos em tecnologia — e especialmente processos novos e automatizados — como uma ameaça a seus empregos. Chris diz que é essencial reforçar continuamente o valor agregado de uma previsão contínua e como ela pode simplificar o trabalho das pessoas e tornar a equipe financeira mais valiosa para a organização. " Você realmente quer que seu pessoal participe das atividades de alto valor de um modelo de previsão contínua, " Chris diz. Para ele, as atividades de alto valor giram em torno do que ele chama de quatro Cs: Colaboração, conexão, comunicação e clareza. Informe à sua equipe que a automação não significa o fim do trabalho; em vez disso, significa que eles podem se concentrar em ajudar a orientar os negócios.

3) Comece a rastrear o erro de previsão

"Acho que muitas vezes as pessoas implementam uma previsão contínua e dizem: 'Ei, fizemos um ótimo trabalho ao analisar os negócios para os próximos 12 meses, sem realmente aprender com os dados à medida que avançam'", diz Chris". " Uma forma de realmente nivelar seus processos em torno da previsão contínua, [é] implementar erros de previsão, mensurá-los, rastreá-los e garantir que sua equipe seja extremamente precisa sobre as variações e erros nos negócios. " Para determinar seu erro de previsão, compare suas projeções com seus resultados reais mensalmente. Depois, você pode ver a precisão do seu modelo e fazer ajustes, se necessário. Chris diz que as equipes de alto desempenho devem se esforçar para obter uma margem de erro inferior a 3% a cada mês e inferior a 5% no trimestre. Se você atingir esse nível de precisão, diz Chris: " Você pode ir até a empresa e dizer: “Tenho conforto e confiança na previsão que estou produzindo. Como conheço nossas margens, nosso erro de previsão é de +/- 5%. Somos precisos em nossos KPIs. Somos precisos na forma como comunicamos a clareza à empresa. Somos precisos em relação ao rumo que estamos tomando com o negócio. ' "

Faça o rolamento para obter maior precisão e agilidade

Nossa pesquisa constatou que as previsões contínuas são uma das três capacidades essenciais dos principais departamentos financeiros. Embora você precise de tempo e esforço para fazer a mudança, os benefícios em termos de precisão e agilidade valem muito a pena. Veja os resultados completos da pesquisa FSN para descobrir todos os motivos pelos quais sua empresa precisa de previsões contínuas. Para saber mais sobre Chris, siga-o no LinkedIn e no Twitter.