Respire fundo: O fechamento financeiro mais rápido e inteligente está aqui

A equipe da Prophix tem estado agitada neste trimestre após o anúncio oficial da disponibilidade geral de um novo aplicativo, o Prophix One Account Reconciliation. O lançamento é um grande passo na jornada da plataforma de nossa empresa e merece destaque por alguns motivos.

Para a Prophix, a Reconciliação de Contas não é apenas mais um acréscimo ao nosso portfólio; ela representa um movimento estratégico que atende diretamente ao mercado de médio porte e transforma o que tradicionalmente tem sido um processo complexo e demorado em uma experiência consistente, precisa e transparente.

Para chegar a esse ponto, fizemos muitas pesquisas; fizemos perguntas difíceis internamente, aos nossos clientes e parceiros atuais e até mesmo às organizações que optaram por não trabalhar conosco. À medida que desenvolvemos nossa plataforma, debatemos os méritos de determinadas funcionalidades em detrimento de outras, tudo em nome da solução dos problemas mais urgentes do mundo real para as equipes financeiras - nada mais, nada menos. E, repetidamente, a reconciliação manual de contas e os processos de fechamento financeiro foram vistos entre os gargalos mais caros e frustrantes citados pelas equipes financeiras.

Veja por que era tão importante que fizéssemos isso direito...

O que é exatamente a reconciliação de contas?

A reconciliação de contas é o processo de comparação de dois conjuntos de registros para identificar e resolver discrepâncias. Por exemplo, um registro geral (GL) precisa ser conciliado com registros secundários, como contas a receber (AR) e contas a pagar (AP). É um processo crítico porque a conciliação de contas é a primeira linha de defesa para garantir a integridade dos relatórios e manter a conformidade regulamentar.

Onde a conciliação tradicional de contas deixa a desejar

Aqueles que gerenciam manualmente o processo de fechamento financeiro, quer dependam de planilhas ou não tenham uma funcionalidade de conciliação dedicada, enfrentam consistentemente os mesmos obstáculos.

Tomemos, por exemplo, uma organização que usa o Excel para a reconciliação de contas. Com as planilhas, os processos de reconciliação de contas provavelmente existem em silos com etapas não documentadas, o que torna difícil acompanhar o progresso, garantir a consistência e aumentar o risco de problemas de conformidade. Quanto mais planilhas díspares forem gerenciadas, maior será a chance de imprecisões no processo de reconciliação.

Da mesma forma, uma empresa com um software financeiro, mas sem uma funcionalidade dedicada à reconciliação de contas, pode ter dificuldades para automatizar processos e colaborar em toda a empresa com os responsáveis pela reconciliação. Essa falta de atualizações em tempo real pode contribuir para as ineficiências operacionais e dificultar o dimensionamento.

Em suma, os pontos problemáticos para os profissionais de finanças - desde contadores e controllers até a diretoria executiva - são semelhantes: muito tempo gasto no acompanhamento do progresso, muito esforço manual para analisar os dados, falta de comunicação, falta de escalabilidade e precisão limitada dos dados.

A missão da Prophix, portanto, era clara: desenvolver uma chave para o quebra-cabeça do gerenciamento do fechamento financeiro sem interromper o fluxo de trabalho existente do departamento financeiro.

O que nossos clientes nos disseram que precisavam

Para aliviar os problemas acima, trabalhamos em estreita colaboração com nossos clientes, clientes potenciais e parceiros para determinar a funcionalidade realmente necessária para o gerenciamento mais inteligente e rápido de fechamentos financeiros. Alguns dos itens que eles identificaram como prioritários:

• Facilidade de uso: a solução precisa ser fácil de implementar e intuitiva para aprender, garantindo uma transição tranquila.

• Dados centralizados: as reconciliações precisam ser armazenadas em um local central, acessível a todos os membros relevantes da equipe, para promover a transparência e a colaboração.

• Notificações automatizadas: as equipes financeiras querem notificações automatizadas que acionem a próxima tarefa no processo, mantendo o fluxo de trabalho no caminho certo.

Desenvolvendo uma solução que funciona perfeitamente

O Prophix One Account Reconciliation muda todo o processo de fechamento, automatizando tarefas tediosas e fornecendo uma plataforma centralizada para gerenciar todas as atividades de reconciliação de contas. Em vez de sobrecarregar o aplicativo com funcionalidades que as empresas de médio porte nunca precisarão ou acessarão, nossa equipe se concentrou na simplicidade e na precisão.

O resultado é um aplicativo robusto, mas direto, que desmistifica um processo complexo e o torna acessível a praticamente qualquer pessoa no escritório do CFO. E como o aplicativo reside no Prophix One, nossa Plataforma de Desempenho Financeiro, as organizações podem integrar rapidamente a Reconciliação de Contas com outras soluções, usando uma versão da verdade, e escalar facilmente ao longo do tempo.

Se você é um contador, gerente de contabilidade, controlador ou auditor - se você já teve dificuldades no processo de fechamento financeiro, esses benefícios do Prophix One Account Reconciliation devem ser importantes:

• Colaboração perfeita
• Melhoria da qualidade dos dados
• Maior visibilidade do processo de reconciliação
• Atualizações em tempo real
• Acompanhamento claro do progresso
• Geração de pacotes de fechamento sem esforço

O vídeo aqui mostra o quão poderoso pode ser o fechamento usando o Prophix One Account Reconciliation:

Elogios dos primeiros usuários

Mesmo antes de estar oficialmente disponível, o Prophix One Account Reconciliation já provou que valeu a pena o tempo e o esforço que nossa equipe dedicou ao seu desenvolvimento. A demanda dos clientes atuais e potenciais tem sido enorme. Nosso programa beta foi excepcionalmente bem recebido, demonstrando não apenas o potencial de nosso produto, mas também o profundo alinhamento que ele tem com as necessidades dos clientes. Um cliente descreveu nossa abordagem como "renovadora e inovadora", destacando que estamos "estabelecendo novos padrões" em vez de apenas seguir os líderes de mercado.

Alguns outros comentários dos usuários:

"A abordagem da Prophix é inovadora. Parece que você não está apenas seguindo os líderes de mercado, mas realmente estabelecendo novos padrões. Já usei outras soluções antes e posso ver as vantagens significativas que o Prophix One Account Reconciliation traz para a mesa.

Estou confiante de que esse produto será um divisor de águas para nós. Ele é fácil de usar, se integra bem aos nossos sistemas existentes e oferece recursos valiosos que agilizam nosso processo de reconciliação." - Yu Gnezil, Controlador, Jamul Casino

"O Prophix One Account Reconciliation fornece uma visão precisa de como está o processo de fechamento por entidade. Os fluxos de trabalho também proporcionam visibilidade das tarefas e reconciliações em um único local."
- Julie Vin e Kaitlyn Panis, gerente de contabilidade corporativa e contadora corporativa sênior da Greenlaw Partners

"O Prophix One Account Reconciliation simplificará nosso processo de fechamento mensal e eliminará o trabalho sem valor agregado."- Jennie Robinson, VP Controller, Kajima Building and Design Group

"O Prophix One Account Reconciliation garantirá que as reconciliações sejam concluídas rapidamente e armazenadas em um local central." - Jenna Nosbush, Diretora de Finanças e Contabilidade do ICBA

Uma necessidade para as finanças de última geração

Nos últimos meses, o setor financeiro tem se manifestado sobre a escassez de contadores qualificados que estão entrando no mercado de trabalho e sobre a significativa rotatividade de CFOs e outros profissionais. O Prophix One e seus aplicativos foram projetados tendo em mente a próxima geração de profissionais de finanças. A expectativa para esses novos profissionais de finanças é simples: mais visibilidade e controle em tempo real, menos dependência de várias planilhas como fontes de verdade. A Prophix está atendendo a essa expectativa para tornar praticamente qualquer escritório pronto para a próxima geração de finanças.