Produtos CPM: uma jornada rumo ao desconhecido?

É paradoxal: as soluções profissionais para CPM (gerenciamento de desempenho corporativo) há muito tempo deixaram de ser uma dica de iniciados, tendo se comprovado na prática ao longo dos anos. Mesmo assim, algumas empresas preferem esperar e continuar a se contentar com o Excel. O analista da BARC, Dr. Christian Fuchs, explica de onde vem essa hesitação e quais são as consequências associadas a ela.

Nosso mundo está mudando mais rápido do que o esperado. O que era considerado uma certeza ontem pode já estar obsoleto amanhã. Para acompanhar esse ritmo, as empresas precisam atender a demandas cada vez maiores. Isso se aplica especialmente à velocidade, à previsão e à agilidade da gestão corporativa.

Então, o que deve ser feito? As melhores empresas da categoria estão enfrentando esse desafio com soluções CPM integradas e estão se destacando por meio de maior visibilidade e controle em seus processos de planejamento e gerenciamento. Isso se tornou de conhecimento geral: cada vez mais tomadores de decisão estão reconhecendo a importância crescente do CPM e querem aderir a ele.

No entanto, apesar da percepção de que o CPM auxiliado por software é essencial para a gestão e a governança corporativas modernas, muitas empresas evitam as despesas e os riscos associados à execução desse projeto.

A maioria das preocupações é infundada

Os tomadores de decisão que nunca se envolveram em projetos de CPM antes (por exemplo, em um empregador anterior) enfrentam um grande desafio: muitas vezes há expectativas claras dos benefícios resultantes, mas a abordagem a ser adotada e o escopo do projeto de seleção e implementação são uma grande incógnita. Na prática, essa combinação de fatores geralmente faz com que os projetos sejam superestimados em termos de escopo e complexidade, pois é muito difícil avaliá-los sem o conhecimento especializado necessário. Na pior das hipóteses, isso pode fazer com que um projeto seja declarado inviável antes que um especialista possa avaliar corretamente a situação.

Além disso, uma definição de projeto pouco clara pode fazer com que a introdução do CPM não seja bem-sucedida. Se, por exemplo, um projeto for iniciado dentro do departamento de controle sem antes ter sido realizada uma análise de requisitos nos outros departamentos, incluindo o de TI, essa omissão muitas vezes volta a assombrar os envolvidos no curso posterior do projeto.

A boa notícia: isso não é tão ruim quanto parece.

Para o processo de seleção de software, você geralmente deve estimar de 3 a 6 meses. Para que essa primeira etapa extremamente importante seja bem-sucedida, recomendo que você leia as minhas dicas para um projeto de seleção bem preparado e a lista dos maiores erros para saber o que deve ser observado.

Em seguida, vem o projeto de implementação real da solução selecionada. Os resultados da Pesquisa de Planejamento BARC 18 mostram que as implementações de CPM de médio porte geralmente podem ser realizadas em 2 a 6 meses (veja a Figura 1). Isso significa que um projeto completo de seleção e implementação de CPM - ou seja, desde o início do projeto até o lançamento - pode ser realizado em 5 a 12 meses. Portanto, definitivamente não se trata do projeto monstruoso que algumas pessoas parecem imaginar.

[caption id="attachment_26766" align="aligncenter" width="726"]

Figura 1: Duração da implementação, desde a compra do software até o lançamento inicial (fonte: BARC "The Planning Survey 18", n=442)[/caption]

A recomendação é sempre "Pense grande, comece pequeno". Um período de projeto gerenciável é um fator essencial para a seleção e implementação bem-sucedidas de uma solução CPM. Portanto, concentre-se em aspectos parciais de sua tarefa geral para gerar "ganhos rápidos". Isso não apenas cria aceitação, mas também serve como marketing interno para o projeto. Em geral, quanto mais curto for o período de seleção e implementação, maior será o benefício direto do seu projeto e a probabilidade de concluí-lo dentro do prazo e do orçamento.

Por que o relógio está correndo - inclusive na sua empresa

Embora o CPM seja (compreensivelmente) um território amplamente novo para muitos tomadores de decisão, o Excel costuma ser o oposto: vocês se conhecem há muito tempo, já passaram por muitas coisas juntos e, por isso, talvez sejam até um pouco sentimentais. Embora isso seja compreensível em termos humanos, prejudica enormemente a objetividade. Embora o Excel possa, com certeza, ser uma solução viável para empresas menores, por exemplo, para cobrir o orçamento, assim que uma organização atinge um determinado tamanho - e com isso requisitos mais altos e maior complexidade - o Excel rapidamente se torna um problema porque simplesmente não foi projetado para atender às crescentes necessidades de CPM de empresas de médio porte no século XXI.

Por mais confortável que seja a persistência dos processos existentes, ela nada mais é do que estagnação. Em um mundo que impõe novas demandas às empresas todos os dias, essa preservação do status quo o faz retroceder um pouco mais a cada segundo que passa. Portanto, a distância para os concorrentes que acompanham o ritmo dos desenvolvimentos aumenta constantemente.

Além de suas deficiências conhecidas (suscetibilidade a erros, inconsistências, alto esforço manual etc.), o Excel também causa descontentamento entre seus usuários, algo que é confirmado, entre outras coisas, pelos resultados da atual Pesquisa de Planejamento BARC 18. A grande maioria dos usuários que utilizam soluções especiais de CPM também as recomendaria. No entanto, a defesa do Excel é muito mais moderada (Figura 2).

[caption id="attachment_26767" align="alignnone" width="1000"]

Figura 2: Você recomendaria sua ferramenta de planejamento para outras empresas? (fonte: BARC "The Planning Survey 18") Soluções de planejamento especializadas (n=861) vs. Excel (n=171)[/caption]

Conclusão

A ansiedade é infundada: Atualmente, os projetos de CPM não são uma ciência de foguetes e geralmente podem ser concluídos muito mais rapidamente do que se temia. Portanto, não se deixe abalar pela complexidade do tópico e pela ampla gama de soluções - a abundância de opções também tem um efeito positivo: geralmente há uma solução adequada no mercado para cada requisito concebível. Portanto, é provável que você encontre o que está procurando. Além disso, converse com outras pessoas que enfrentaram o mesmo desafio e o superaram com sucesso. Dessa forma, você poderá aprender com os erros dos outros e economizar tempo e recursos valiosos.

Acima de tudo, no entanto, há uma coisa que você não deve esquecer: no final, cabe a você decidir se a sua empresa usará o CPM e se preparará para o futuro ou se esperará e tentará manter o status quo pelo maior tempo possível. A última opção pode ser a mais conveniente no curto prazo, mas definitivamente não é a melhor.