Primeiro as coisas mais importantes: Principais prioridades de investimento para a transformação financeira

Reserve um momento para pensar em todos os processos manuais que você realiza todos os dias. Se forem mais do que apenas alguns, você está em boa companhia. Todos nós sabemos que é hora de acabar com as planilhas desconectadas e a entrada desnecessária de dados, mas investir em um software de CPM pode ser difícil. Obter a aprovação da diretoria executiva para investimentos em tecnologia pode ser complicado. Às vezes, o FP&A é visto como nada mais do que um centro de custos que fornece relatórios e análises. Enquanto o "P" de planejamento é praticamente ignorado. Mas sabemos que o FP&A pode ser uma força motriz para os negócios, se tiver as ferramentas certas. Independentemente desses obstáculos, a transformação digital (e os investimentos inteligentes em tecnologia) é fundamental para acompanhar os mercados cada vez mais complexos e mutáveis, as mudanças no comportamento dos clientes, as cadeias de suprimentos imprevisíveis e muito mais. Embora existam muitas maneiras de iniciar a transformação para processos digitais, pode ser difícil determinar como aproveitar ao máximo seu orçamento de tecnologia e obter o que você precisa. Para ajudar a orientar as equipes que desejam investir em CPM, perguntamos a analistas e consultores especializados: "Que tipos de tecnologias devem ter prioridade máxima no orçamento do departamento financeiro?" Os especialistas a seguir deram seus conselhos sobre tecnologia e o futuro do FP&A:

• Gary Boomer, acionista, visionário e estrategista, Boomer Consulting, Inc. Gary é um consultor altamente influente e especialista em planejamento estratégico. Do desenvolvimento de clientes à remuneração, ele identifica práticas e políticas que promovem o progresso em todo o setor contábil.
• Richard B. Pototsky, Presidente, Miami-CFO Richard é um profissional experiente em FP&A que tem ajudado os clientes a obter maior crescimento e lucratividade por mais de 25 anos.
• Janet Schijns, CEO, JS Group Janet é uma ex-executiva do C-Suite da Fortune 500 com décadas de experiência no setor de alta tecnologia, desde a Verizon até a Motorola e a Office Depot.

Mudança de cultura: FP&A como um investimento estratégico

Com as ferramentas certas, os departamentos financeiros podem ajudar a orientar as decisões de negócios, melhorar a lucratividade e fornecer orientação oportuna sobre eventos inesperados. O planejamento de cenários, em particular, é um ativo valioso que o FP&A pode oferecer se os dados e a tecnologia estiverem disponíveis. Mas mudar para um paradigma mais voltado para o futuro pode ser um desafio. Como observa Boomer: "A armadilha em que a maioria das empresas, incluindo as firmas de CPA, cai com relação aos gastos com tecnologia é que a maior parte do orçamento é destinada a "manter as luzes acesas": manter a infraestrutura existente em vez de inovar para melhorar a produtividade e a experiência do cliente. ... A inovação e a transformação digital causam interrupções e aqueles que estão sendo perturbados geralmente não gostam da mudança e resistem. Portanto, o aprimoramento de habilidades e as revisões de processos externos costumam ser benéficos." Essas análises ajudam o departamento financeiro a identificar obstáculos e pontos problemáticos e a determinar quais devem ser suas prioridades de investimento em tecnologia. Boomer continua: "A questão importante é: como podemos agregar mais valor e melhorar a experiência do cliente? Os aplicativos internos legados geralmente fazem com que as empresas operem em um modelo híbrido mais caro." Boomer destaca um dos principais pontos que os líderes financeiros podem usar na criação de um caso de negócios para investimento em tecnologia: O status quo é provavelmente menos eficiente e mais caro ao longo do tempo do que a nova tecnologia.

Prioridades de investimento em tecnologia

Uma vez tomada a decisão de investir em novas tecnologias, que funcionalidade sua equipe deve procurar? Richard B. Pototsky oferece algumas sugestões sobre por onde começar: "As organizações que ainda estão ampliando seu conhecimento sobre FinTech devem se concentrar em investir em sistemas de software que as ajudarão:

• responder melhor e antecipar mudanças
• melhorar a continuidade dos negócios
• automatizar processos financeiros repetitivos
• simplificar o orçamento, a previsão e os relatórios financeiros
• melhorar a qualidade dos dados"

Pototsky sugere que o software CPM é uma tecnologia fundamental: "Os avanços nos sistemas de Corporate Performance Management (CPM) permitem que as organizações testem as águas e façam pequenas mudanças em áreas importantes, em vez de fazer uma reforma completa de uma só vez", diz ele, acrescentando que "a experimentação rápida e de custo relativamente baixo é possível com a tecnologia certa"

Três itens indispensáveis do CPM

Nossos especialistas identificaram várias funções essenciais que toda solução de CPM deve ter, e as três principais são:

1. Automatizar processos
2. Melhorar a qualidade dos dados
3. Simplificar as funções do departamento.

1. Automatizar processos

Todos os especialistas concordam que uma das funções mais importantes do software CPM é a automação de processos. Todos os departamentos financeiros têm pelo menos alguns, e muitas vezes muitos, processos que são feitos manualmente e que poderiam ser automatizados com as ferramentas certas. Além disso, os processos podem ser vinculados por meio de tecnologia para que as alterações possam ser feitas universalmente. Janet Schijns diz: "...eu automatizaria funções essenciais como FP&A para liberar minha equipe para trabalhar mais em planejamento e análise financeira avançada." A tecnologia certa pode ser usada para reduzir erros de entrada manual de dados e economizar tempo em relatórios que podem levar dias ou horas para serem preenchidos. Um dos aspectos mais valiosos dos processos automatizados é que as alterações podem ser feitas rapidamente e os resultados podem ser amplamente compartilhados. As equipes ágeis de FP&A que não estão sobrecarregadas com tarefas rotineiras estão mais bem equipadas para responder a perguntas e se antecipar a possíveis problemas.

2. Melhore a qualidade dos dados

Não importa o que você esteja fazendo, seus resultados são tão bons quanto seus dados. O investimento em software de CPM deve incluir a coleta e a validação precisas e oportunas dos dados. Os dados também devem ser armazenados de forma que sejam amplamente acessíveis e compatíveis com toda a tecnologia de FP&A. Schijns considera a qualidade dos dados a prioridade: "Eu começaria com investimentos em dados e análises, garantindo que estivesse capturando os dados corretos e que fosse capaz de analisar os dados para criar aprendizados." Pototsky destaca a importância dos dados em tempo real: "Os dados financeiros em tempo real são essenciais para gerenciar a saúde de uma empresa e criar oportunidades de crescimento. Essas atualizações e investimentos ajudarão as empresas a fazer exatamente isso." A tecnologia certa pode centralizar, validar e manter dados de alta qualidade que podem ser facilmente inseridos em processos automatizados.

3. Simplifique os processos

Depois que sua equipe tiver liberado tempo com a automação e melhorado a coleta e a qualidade dos dados, a próxima prioridade é simplificar os processos. Os dados centralizados que alimentam o software CPM podem simplificar os processos de orçamento, previsão, relatórios e muito mais. Boomer ressalta: "Estamos agora na terceira geração da nuvem, o que permite uma melhor integração e, o mais importante, a capacidade de trabalhar de qualquer lugar a qualquer momento." Pototsky acrescenta: "A tecnologia nos proporcionou ferramentas inovadoras que simplificam os processos e fornecem percepções financeiras detalhadas e em tempo real." Os processos simplificados economizam tempo e dinheiro e permitem relatórios e análises mais valiosos.

O resultado final

Seja qual for a sua perspectiva, investir em tecnologia melhor é bom para a equipe de FP&A e para a empresa como um todo. Isso permite que a equipe de FP&A se concentre em projetos de nível superior e reduz o tempo gasto em tarefas rotineiras e repetitivas. A mudança para um sistema de dados mais robusto permite a tomada de decisões orientadas por dados que podem guiar os negócios. Todos os nossos especialistas concordam que chegou a hora de a equipe de FP&A participar da transformação digital. Para saber mais sobre investimentos inteligentes em tecnologia para FP&A, leia o guia Scenario Planning for Finance.