Previsões de rolagem: Chris Ortega explica o porquê, o quê e como

Qual é a característica que os departamentos financeiros das principais empresas têm em comum? Previsões contínuas. Com base nos resultados de nossa pesquisa global com mais de 500 líderes financeiros, as empresas que usam previsões contínuas têm maior probabilidade de superar as que usam previsões trimestrais, especialmente em sua capacidade de atualizar a previsão rapidamente. Mudar de uma previsão trimestral para uma contínua pode parecer assustador, especialmente quando se está tentando vender a ideia para a diretoria executiva. Ou até mesmo para a sua própria equipe. Para ajudá-lo a começar a lidar com as mudanças nos processos, procedimentos e tecnologias, conversamos com Chris Ortega, uma das 10 melhores vozes do mundo em Contabilidade, Finanças e F&PA. Continue lendo para saber mais.

O que é uma previsão contínua?

Com uma previsão contínua, você avança continuamente o horizonte de tempo. Uma abordagem típica para as previsões contínuas é adicionar um mês ao final da previsão a cada mês que passa. "É usar as informações mais atualizadas que você tem em sua empresa para olhar para frente", explica Chris. A vantagem é que você está sempre olhando para o mesmo número de meses - e os dados são continuamente atualizados com base nas informações mais recentes disponíveis para uma organização.

Benefícios das previsões contínuas

Chris diz que as previsões contínuas ajudam a "informar a empresa sobre o que está acontecendo na realidade, mudando a perspectiva que estamos vendo no horizonte de 6, 12 e 18 meses da empresa" As previsões contínuas também oferecem uma perspectiva das operações comerciais atuais. Chris explica isso como "... a capacidade de conectar o que vemos nos negócios com o que estamos executando hoje"

Encontre uma tecnologia que seja configurável

De acordo com Chris, a melhor tecnologia para previsões contínuas não precisa ser feita sob medida para sua empresa. "Sempre acho que o mais importante é ter certeza de que você está encontrando a tecnologia que melhor atenda às suas necessidades de negócios", diz ele. "Muitas vezes, vejo organizações e equipes de vários setores diferentes tentando adequar seus processos a uma tecnologia." "Nem sempre você terá os processos, os procedimentos e os pontos de dados para adequar totalmente uma tecnologia à sua empresa", explica Chris. "Essa é a falácia fundamental que muitas equipes de contabilidade e finanças cometem quando implementam uma tecnologia de previsão contínua... Elas tentam personalizar a tecnologia para se adequar aos seus negócios." Chris acredita que isso torna o processo mais complicado do que precisa ser. Ele observa que as empresas de software gastam muito tempo garantindo que sua tecnologia funcione em todas as empresas. "Elas já viram isso. Elas já fizeram isso. Já estiveram em diferentes setores. Portanto, tente encontrar uma tecnologia que seja configurável para sua empresa, não personalizada para sua empresa." Chris também recomenda que você faça pesquisas com fontes confiáveis, como TrustRadius e G2: "Elas realmente mostram quem são os líderes, os visionários, e fornecem informações muito detalhadas sobre as tendências, os pontos fracos, a usabilidade e uma série de outros fatores que você deve considerar ao implementar uma ferramenta de previsão contínua em sua equipe de contabilidade e finanças." Quando estiver avaliando a tecnologia, certifique-se de escolher uma solução que atenda às suas necessidades comerciais em constante evolução:

• Baseada na nuvem para facilitar a comunicação e a colaboração
• Suporte a processos automatizados
• Conectividade e compatibilidade com o restante de sua pilha de tecnologia
• De um fornecedor confiável com um histórico comprovado

Perguntas a serem feitas para iniciar seu processo de previsão de rolagem

"Muitas equipes são muito reativas em termos de como olham para seus negócios. Portanto, uma maneira de os líderes financeiros começarem a adotar um modelo de previsão contínua é realmente concretizar seus processos", diz Chris. Isso envolve responder a algumas perguntas fundamentais:

• Quais são os processos de negócios que informam suas perspectivas?
• Quais são os principais indicadores de desempenho (KPIs) que moldam o futuro de sua empresa?
• O que dizemos que vamos fazer e como vamos fazer?

3 armadilhas na adoção de previsões contínuas

Então, onde as pessoas ficam presas ao adotar as previsões contínuas? Chris compartilhou três áreas principais e o que os líderes financeiros devem fazer para manter o processo em andamento.

1) Muitos KPIs

"As pessoas medem KPIs demais", diz Chris. "Como você pode, como empresa, ter 15 coisas diferentes que está medindo na perspectiva futura e 15 suposições de modelos diferentes que você tem em sua previsão contínua? Isso é demais." Em vez disso, Chris recomenda que as empresas se concentrem em quatro ou seis KPIs que terão o maior impacto sobre os negócios no futuro.

2) Má compreensão dos fatores determinantes do negócio

Chris diz que não é suficiente dominar as funções tradicionais de contabilidade e finanças, como gerenciar o livro-razão, os lançamentos contábeis e a depreciação. "Como equipes de contabilidade e finanças, conhecemos os números. Mas é preciso entender o negócio. É preciso entender o que impulsiona a receita, o que impulsiona os custos, o que impulsiona o caixa, o que impulsiona a margem do cliente e o que impulsiona a geração de leads", diz Chris.

3) Um horizonte de tempo muito distante

Outra armadilha, de acordo com Chris, é tentar fazer previsões muito distantes no futuro. "Normalmente, o ideal é ter um modelo de previsão contínua em uma perspectiva de, no máximo, 12 meses", diz ele. À medida que você se distancia do dia atual, a precisão da previsão diminui. E embora você possa ser direcionalmente preciso em 18 ou 24 meses, os números não serão precisos. Com as previsões contínuas, o objetivo é a precisão. Chris diz: "Você deve ter... 90 a 97% de confiança de que isso será o que você verá nos negócios nos próximos três a seis meses" Mantenha o foco dentro dessa janela de 12 meses e você poderá aumentar sua precisão.

3 maneiras de aumentar o nível de seus esforços atuais de previsão contínua

Chris também ofereceu três maneiras pelas quais os líderes financeiros podem otimizar seus esforços atuais com as previsões contínuas.

1) Envolva as partes interessadas de toda a organização

As previsões contínuas têm o poder de informar e moldar os negócios, mas se as pessoas não estiverem envolvidas no processo de previsão, elas podem não confiar nos resultados. "Não faça de sua previsão contínua um exercício financeiro específico", diz Chris. "Por exemplo, não faça com que a contabilidade e o setor financeiro produzam uma previsão contínua de 3, 6, 9, 12, 18 meses." Chris sugere que as áreas de vendas, marketing e outras áreas operacionais sintam que têm participação no processo.

2) Ajude sua equipe a entender o valor da tecnologia

A tecnologia de FP&A pode facilitar muito a adoção de previsões contínuas. Mas sua equipe de finanças pode ver os novos investimentos em tecnologia - e especialmente os novos processos automatizados - como uma ameaça ao seu trabalho. Chris diz que é essencial reforçar continuamente o valor agregado de uma previsão contínua e como ela pode simplificar o trabalho das pessoas - e tornar a equipe de finanças mais valiosa para a organização. "Você realmente quer seu pessoal nas atividades de alto valor de um modelo de previsão contínua", diz Chris. Para ele, as atividades de alto valor giram em torno do que ele chama de quatro Cs: Colaboração, conexão, comunicação e clareza. Deixe sua equipe saber que a automação não significa o fim do trabalho dela; em vez disso, significa que ela pode se concentrar em ajudar a orientar os negócios.

3) Comece a monitorar o erro de previsão

"Acho que muitas vezes as pessoas implementam uma previsão contínua e dizem: 'Ei, fizemos um ótimo trabalho ao analisar os negócios para os próximos 12 meses, sem realmente aprender com os dados à medida que avançam", diz Chris. "Uma maneira de realmente elevar o nível de seus processos em relação à previsão contínua é implementar o erro de previsão, medindo-o, rastreando-o e garantindo que sua equipe seja extremamente precisa em relação às variações e aos erros nos negócios." Para determinar seu erro de previsão, compare suas projeções com seus resultados reais mensalmente. Assim, você poderá ver a precisão de seu modelo e fazer ajustes, se necessário. Chris diz que as equipes de alto desempenho devem se esforçar para obter uma margem de erro de menos de 3% a cada mês e menos de 5% no trimestre. Se você atingir esse nível de precisão, Chris diz: "Você pode ir até a empresa e dizer: 'Tenho conforto e confiança na previsão que estou produzindo. Como conheço nossas margens, nosso erro de previsão é de +/- 5%. Somos precisos em nossos KPIs. Somos precisos na forma como estamos comunicando a clareza aos negócios. Somos precisos em relação ao que estamos fazendo com a empresa'"

Comece a trabalhar para obter mais precisão e agilidade

Nossa pesquisa constatou que as previsões contínuas são um dos três recursos essenciais dos principais departamentos financeiros. Embora seja necessário tempo e esforço para fazer a mudança, os benefícios em termos de precisão e agilidade valem muito a pena. Veja os resultados completos da pesquisa da FSN para descobrir todos os motivos pelos quais sua empresa precisa de previsões contínuas. Para saber mais sobre Chris, siga-o no LinkedIn e no Twitter.