Preenchendo as lacunas: 5 maneiras de aumentar a colaboração para criar planos poderosos

orçamentoPonteas lacunas que impedem a colaboração

Os departamentos financeiros sabem como é importante que o planejamento seja um processo colaborativo. Isso porque, para gerar os melhores planos, é preciso reunir com eficácia dados oportunos, precisos e completos de todos os departamentos, divisões, unidades de negócios e/ou locais.

No entanto, quando chega a hora de preparar orçamentos ou previsões, as solicitações do Departamento Financeiro por insights e dados de outras áreas da empresa são recebidas com hesitação, atrasos ou silêncio.

Embora os executivos de finanças de todo o mundo implementem técnicas de automação de processos para enfrentar esse desafio, eles compartilharam comigo os cinco principais motivos pelos quais os níveis de participação e colaboração nos processos de planejamento são mais baixos do que o necessário para garantir resultados de planejamento excepcionais.

Razão nº 1 - Uma lacuna de conhecimento. A cada dia que passa, fica mais complicado para os profissionais coletar, examinar e entender os dados da empresa. De fato, a introdução de cada novo produto, nova divisão, novo funcionário, nova lei ou novo processo vem com seu próprio depósito de dados financeiros e não financeiros relacionados. Esse tsunami de dados torna cada vez mais difícil para os profissionais - em todos os cantos de uma organização - saber quais informações devem ser fornecidas nos processos de orçamento, previsão e planejamento.

A solução: Como os dados financeiros estão no centro de toda organização bem-sucedida, os líderes de todas as empresas precisam dedicar recursos para ajudar seus profissionais de finanças a aproveitar o volume crescente de dados. Isso significa garantir que as ferramentas e o treinamento estejam disponíveis para permitir que eles coletem os dados com facilidade, explorem os dados e desenvolvam recomendações práticas e acionáveis.

Razão nº 2 - Uma lacuna no processo. Todas as áreas de empresas ambiciosas e em crescimento se debatem com a melhor forma de compartilhar seus dados financeiros e não financeiros. O que é compartilhado? Quando? Ao compartilhá-los, como eles permanecem seguros? Os líderes de departamento se preocupam com seus dados. Quando os processos de compartilhamento de dados são questionáveis ou complicados, naturalmente, a frequência e os tipos de colaboração são drasticamente reduzidos.

A solução: Os líderes financeiros precisam assumir a liderança e olhar para fora de sua empresa, consultando colegas do setor para identificar maneiras de melhorar o processo de trabalho e a automação de dados. Ao introduzir e defender essas iniciativas, o Departamento Financeiro aumenta a confiança nos processos de colaboração e planejamento.

Razão nº 3 - Uma lacuna cultural. Sejamos realistas: ficar preso a um conjunto de números - independentemente do tempo e do esforço dedicados a gerá-los - é sempre um pouco assustador. E se os números estiverem incompletos ou imprecisos? A realidade é que o mundo está mudando tão rapidamente que alguns dos números inevitavelmente terão um prazo de validade limitado. Embora os líderes de departamento forneçam o máximo de contexto possível, eles também sabem que serão responsabilizados pelos números que apresentarem. Isso leva a uma relutância em enviar ou gerar números se houver pouca aceitação de como a natureza mutável dos negócios afetará a validade dos números.

A solução: Você pode ajustar sua cultura de forma a incentivar seus departamentos a fornecerem seus dados/planos fazendo algumas dessas perguntas essenciais: "Entendemos por que alguns de nossos KPIs flutuam drasticamente?" "Até que ponto reconhecemos ou punimos a variação nos números/recomendações que emergem dos líderes de nossos departamentos?", "Estamos nos apegando aos números, excluindo o contexto em que foram preparados?", e "Estamos armando o Departamento Financeiro com as ferramentas que o ajudam a entender melhor os números?"

Razão nº 4 - Uma lacuna de valor. Os líderes de seu departamento realmente entendem a relação entre os números que fornecem ao departamento financeiro e como essas informações são traduzidas em recomendações acionáveis? Em empresas de crescimento rápido, essa "ponte" precisa ser construída e constantemente reforçada.

A solução: O departamento financeiro precisa dedicar tempo para trabalhar com cada líder de departamento e explicar/reforçar como seus números afetam suas próprias áreas e a saúde financeira/estratégica geral da empresa. Ao mesmo tempo, a gerência sênior precisa ser um modelo de colaboração para que todos os departamentos vejam que essa é uma maneira importante de se comportar.

Razão nº 5: - Uma lacuna política. Como os resultados do orçamento, da previsão e do planejamento fazem com que a empresa concentre seus recursos em alguns departamentos e/ou iniciativas em detrimento de outros, as prioridades e os projetos de algumas pessoas são adiados ou cancelados. Quando isso acontece, as pessoas se sentem desapontadas, o que as leva a questionar o processo de tomada de decisão e os dados nos quais ele se baseia. Em particular, aqueles que acreditam que as decisões são "pessoais" em vez de baseadas em critérios comerciais terão muito menos probabilidade de colaborar durante o planejamento.

A solução: Embora todo processo de planejamento possa ser aprimorado, você reduzirá drasticamente o que pode ser percebido como viés político ao introduzir ferramentas e processos que envolvam ativamente as pessoas no processo de planejamento. De fato, ao mostrar como os números de um departamento moldam seus projetos (e os planos gerais da empresa), aumenta a disposição para colaborar.

As soluções de gerenciamento de desempenho corporativo (CPM), como a Prophix, ajudam você a preencher as lacunas que impedem a colaboração. Isso ocorre porque o software CPM rastreia os processos de fluxo de trabalho, automatiza as notificações e permite aprovações eficientes de tarefas. Ao criar uma base sólida para a colaboração durante todo o processo de planejamento, você obtém melhores orçamentos, melhores planos e, por fim, melhores resultados.