Por que você deve adotar um processo de fechamento financeiro e de geração de relatórios mais rápido e econômico

Requisitos e prazos cada vez mais rigorosos das bolsas de valores de todo o mundo. Economia em rápida mudança e aumento da complexidade dos negócios. Os prazos estão mais curtos. A mão de obra está mais enxuta. Mas o nível é alto e é necessário produzir relatórios mais precisos e confiáveis que estejam em conformidade com os padrões em constante mudança.

Continue lendo para encontrar algumas dicas e truques para ajudar sua organização a aproveitar processos de fechamento financeiro e de geração de relatórios mais rápidos e econômicos para acompanhar o cenário de negócios em constante mudança.

Quais são os benefícios do fechamento e dos relatórios rápidos?

Esqueça o que diz o ditado: "devagar e sempre" nem sempre vence a corrida, especialmente quando se trata de fechamento financeiro e geração de relatórios. Do ponto de vista da empresa, há uma melhor integridade dos dados, relatórios de qualidade e informações mais rápidas disponíveis, o que impulsiona a gerência a tomar decisões mais inteligentes e a pensar estrategicamente ao fazer previsões.

Um processo mais rápido de fechamento e geração de relatórios oferece uma vantagem competitiva no mercado, permitindo que você responda mais rapidamente às necessidades comerciais e realize análises de maior valor agregado.

De qualquer forma, com um fechamento mais rápido, fundamentalmente com bons processos e sistemas, você pode ter certeza de que estará pronto - e talvez até "destemido" - para o que o futuro lhe reserva.

Um processo criado para a solução de problemas

Os grupos enfrentam dificuldades com as reconciliações entre empresas, juntamente com o grande número de ajustes que parecem estar se tornando mais complexos com o passar do tempo devido a mudanças nos padrões de relatórios locais e do grupo, envios atrasados por entidades locais e dados incorretos.

A causa principal dos envios atrasados e incorretos das entidades está na insuficiência de diretrizes e ferramentas para que as entidades realizem seu processo de fechamento de forma mais eficaz e automatizada. A boa notícia é que há oportunidades reais de melhoria que você pode aproveitar.

Como otimizar o processo de fechamento financeiro

Aqui está uma lista de algumas ações reais que você pode tomar para otimizar seu processo de fechamento financeiro, começando no nível da entidade, passando para o grupo e terminando com o estágio de relatório. Como estrutura, todas as ações propostas podem ser categorizadas em etapas orientadas por processos, por pessoas ou por tecnologia.

Da perspectiva da entidade :

• Estabelecer funções e responsabilidades, atribuir KPIs mais transparentes às pessoas e recompensá-las adequadamente (por exemplo, com base em sua apresentação bem-sucedida).
• Simplificar as políticas e os procedimentos de todo o grupo a serem seguidos pela entidade, por exemplo, como lidar com as diferenças de padrão de relatório, como tratar as diferenças entre empresas e definir um limite de materialidade.
• Reduzir o trabalho manual e automatizar algumas entradas manuais em itens recorrentes, como depreciação, folha de pagamento e acréscimos em seu sistema ERP.
• Transferir o maior número possível de atividades para o estágio de pré-fechamento. Soluções como a ferramenta de Reconciliação Interempresarial o ajudarão a automatizar a correspondência entre empresas e facilitarão as reconciliações de AR, AP e provisões.
• Criar um calendário de fechamento claro - e depois cumpri-lo.
• Comunicar-se proativamente com todas as partes envolvidas no processo de fechamento.
• Criar uma lista de verificação que deve ser atualizada por todas as partes interessadas como uma forma de comunicação.

Do ponto de vista da consolidação :

• Fazer uma análise mais profunda e padronizar seu plano de contas em toda a organização, considerando todos os parâmetros necessários para a consolidação e os relatórios do grupo.
• Simplificar a estrutura do grupo - não mantenha empresas inativas por muito tempo.
• Adotar envios de dados mais centralizados de todas as entidades e evitar subconsolidações desnecessárias.
• Definir diretrizes rigorosas de materialidade com a concordância dos auditores.

Do ponto de vista da tecnologia , o que se segue é apenas um resumo de algumas das tarefas automatizadas com as quais uma ferramenta de consolidação pode apoiar seus esforços:

• Automatização de controles desde o envio de entidades até o nível de consolidação com regras de validação.
• Monitorar o fluxo de trabalho, o status e os resultados da validação, juntamente com relatórios de exceção.
• Automatização de reconciliações para saldos e transações entre empresas, bem como erros/avisos.
• Automatização de relatórios financeiros e gerenciais com análise incorporada, relatórios definidos pelo usuário e vinculados ao Excel.
• Automatização da conversão de moedas.
• Automatização de eliminações e ajustes.

Com tudo isso, seu fechamento financeiro pode ser feito com mais eficiência. Mas, acima de tudo, como você tem um sistema e um método implementados, não precisará esperar até o 12º mês e poderá começar a se preparar com antecedência no 10º ou 11º mês.

Com um sistema e um banco de dados centralizado, você pode extrair facilmente quaisquer dados de diferentes períodos em poucos minutos e transformá-los em modelos reutilizáveis. Isso é algo que você só precisa fazer uma vez: basta alterar o período, atualizar todos os modelos e pronto.

Otimize seu processo de fechamento de grupo e de geração de relatórios

Do ponto de vista tecnológico, há ferramentas disponíveis para ajudá-lo a otimizar o processo de fechamento de grupo e de geração de relatórios, de ponta a ponta.

No final das contas, a tecnologia ajuda você a gerenciar melhor seus relatórios e divulgações financeiras, fornecendo uma solução completa para ajudar efetivamente as pessoas a projetar processos e fornecer um fechamento financeiro e relatórios mais rápidos para sua organização.

Observação: este artigo foi publicado originalmente no LinkedIn.