Planejamento por meio da incerteza

O software de planejamento e análise financeira (FP&A) é uma categoria de aplicativo de software empresarial (B2B) reconhecida pela maioria dos analistas. Essa categoria de software permite que as empresas ultrapassem as limitações das planilhas e realizem planejamento, relatórios e análises financeiras de forma mais fácil e colaborativa. Também é chamado de software Corporate Performance Management (CPM), Enterprise Performance Management (EPM) ou Business Performance Management (BPM), dependendo do fornecedor.

Este white paper examina como a volatilidade do mercado enfatiza a necessidade de planejamento de negócios e posiciona essas mudanças no contexto de FP&A de última geração.

Como o planejamento mudou

Não faz muito tempo, o principal (e muitas vezes o único) exercício de planejamento realizado por uma empresa era a preparação do orçamento anual. O orçamento era um processo formal gerenciado pelo Escritório de Finanças, cujo resultado era um plano no nível de detalhe do razão geral. A equipe de finanças apresentava o orçamento ao conselho ou à gerência sênior para aprovação e, em muitas empresas, era uma autorização para gastar. Se uma despesa estivesse no orçamento, os gerentes presumiriam que poderiam gastar o dinheiro.

O orçamento anual também estava ligado à remuneração, e os bônus departamentais geralmente se baseavam no cumprimento das metas de receita. Para isso, era necessário calcular as variações - atingir 120% do orçamento pagaria um bônus maior do que atingir 110%.

Nessa forma de administrar uma empresa, o planejamento é relativamente sem importância. A preparação do orçamento é um processo anual que envolve principalmente o pessoal de finanças. As pessoas fora do setor financeiro estão mais preocupadas com sua remuneração variável e sua capacidade de contratar mais funcionários.

Mas agora, a forma como as empresas planejam está mudando. Elas planejam com mais detalhes por vários motivos:

1. Os sistemas modernos de ERP permitem dados mais detalhados ou "granulares" no razão geral. As transações financeiras podem ser alocadas a muitas entidades de relatório diferentes, como departamento, projeto, produto etc.
2. A granularidade também pode se estender ao tempo. Em vez de planejar apenas uma vez por ano, a maioria das empresas deseja produzir previsões a cada trimestre, a cada mês ou (para previsão de caixa) a cada semana ou dia.
3. O planejamento mensal motivou as empresas a irem além do ano fiscal atual e, a cada mês, planejar para 12 meses completos à frente (previsões contínuas) ou estender o plano no meio do ano para incluir todo o ano seguinte (planejamento concertado).
4. Relatórios em níveis tão detalhados podem ser inúteis se não houver um plano com o qual compará-los. Portanto, as empresas também são motivadas a planejar em um nível mais granular, por projeto ou departamento, por exemplo. Para os custos de pessoal, isso pode significar o planejamento para funcionários individuais ou no nível do cargo.
5. Com um planejamento mais granular, é possível obter variações mais significativas - não apenas "as receitas da empresa no acumulado do ano aumentaram 10%", mas "os custos de ajuda temporária na região oeste estão 15% acima do planejado" ou "as margens operacionais dos últimos doze meses (TTM) têm aumentado nos últimos seis meses"

As empresas usam o melhor software de FP&A para planejar, relatar e analisar dados financeiros. Em comparação com as alternativas de planilhas manuais, elas podem fazer isso não apenas com mais detalhes, mas também com mais frequência, de modo que os processos de planejamento são mais precisos e oportunos. Isso significa que, em circunstâncias econômicas "normais", as empresas obtêm grandes benefícios com o uso do software de FP&A.

Porém, mesmo com dados detalhados e planejamento frequente, não é fácil prever o futuro. Os profissionais de negócios, especialmente os líderes financeiros, preferem o mais alto grau de certeza possível - "se foi bem-sucedido no passado, será bem-sucedido no futuro" - porque isso maximiza a probabilidade de cumprir os planos e as previsões.

Lidando com a incerteza

A incerteza é um anátema para os planejadores porque aumenta os riscos da administração de uma empresa. Eventos inesperados, como recessões econômicas, tornam o planejamento muito mais difícil, mas também aumentam a importância da capacidade de reagir a eventos inesperados por meio de um planejamento mais frequente.

A maioria das pessoas conhece a Queda de Wall Street de 1929, mas quem já ouviu falar da Crise de Crédito de 1772 ou do Pânico de 1907? A realidade é que as recessões econômicas não são novidade e ocorrem regularmente.

A definição usual de recessão é quando a economia está se contraindo por dois ou mais trimestres consecutivos. Esta é uma lista das recessões nos EUA desde a década de 1960:

Aproximadamente 1/7^th do tempo, de 1960 a 2020, os Estados Unidos passaram por uma das nove recessões. Cada recessão dura, em média, cerca de 12 meses, mas a recuperação pode facilmente levar o mesmo tempo. Isso significa que os efeitos dessas recessões econômicas e as respectivas recuperações podem durar até 1/3 do tempo.

Então, como uma empresa pode se preparar melhor para choques na economia? Quais são as práticas recomendadas?

Práticas recomendadas de planejamento

Em tempos de volatilidade do mercado, os ambientes de negócios mudam. O planejamento se torna muito mais importante do que em tempos "normais". Com a COVID-19, as mudanças ocorreram rapidamente e as expectativas econômicas parecem mudar quase todos os meses. Qualquer empresa terá problemas se "planejamento" significar apenas a preparação do orçamento anual.

Durante a COVID-19, os clientes da Prophix se beneficiaram de ter modelos financeiros de seus negócios.

Aqui estão alguns exemplos:

Planejamento de cenários - O ideal é não ter apenas um "melhor palpite", mas explorar muitos resultados potenciais diferentes, tanto positivos quanto negativos.

Análise de variação - Em uma crise financeira, a comparação de vários cenários planejados com o que acontece em um nível macro indica qual cenário é o resultado mais provável. Esse tipo de análise dá aos executivos seniores uma melhor noção do que está acontecendo.

Previsão frequente e oportuna - Quando as condições econômicas externas mudam rapidamente, é essencial produzir previsões sempre que novos dados estiverem disponíveis. "Oportuna" significa que uma nova previsão pode ser produzida em questão de dias em vez de semanas.

Previsão de caixa - Quando os tempos são difíceis, o dinheiro é rei. É essencial atender às demandas da folha de pagamento e dos bancos. Isso pode exigir um planejamento mensal, semanal ou diário.

Planejamento de pessoal - A COVID-19 afetou os custos de mão de obra de diferentes maneiras. Para muitas empresas, ela significou licenças e reduções de força (RIFs). Em outras, a equipe sofreu reduções salariais, enquanto algumas empresas cresceram rapidamente e contrataram mais pessoas. Cada um desses resultados pode gerar mudanças repentinas e substanciais nos custos de mão de obra, incluindo não apenas salários e vencimentos, mas também impostos sobre a folha de pagamento e outras despesas.

Acompanhamento da assistência governamental - Durante uma recessão, o apoio do governo pode vir de muitas formas diferentes e pode mudar quase que mensalmente. O apoio pode ser, por exemplo, empréstimos para equipamentos de proteção individual (EPI), programas de proteção da folha de pagamento ou subsídios do governo.

Planejamento de vendas - Algumas empresas importam previsões de vendas de seu software de CRM (Customer Relationship Management) para fornecer previsões quase em tempo real. As mudanças nos padrões de gastos dos clientes influenciarão as receitas futuras e indicarão onde investir recursos.

Não existe uma solução mágica. Empresas de diferentes setores precisam considerar informações diferentes. Exemplos durante a COVID-19 são:

1. Organizações sem fins lucrativos preveem mudanças em sua arrecadação de fundos e como isso afetará sua capacidade de cumprir os programas.
2. As empresas de construção precisam estar atentas aos projetos governamentais criados para estimular a economia e analisar como eles podem beneficiar seus negócios.
3. As equipes esportivas profissionais planejarão quando poderão voltar a jogar e de que forma isso ocorrerá. As receitas de televisão podem continuar, mas as receitas de portões e concessões podem desaparecer.

Todos esses setores usam o software de FP&A para seu planejamento e todos esses exemplos envolvem mudanças importantes na forma como as empresas planejam. Para ser eficaz, seu planejamento deve ser ágil (ou seja, facilmente alterado) e oportuno (ou seja, rápido para dar as respostas).

Por isso, as empresas mais bem administradas têm uma "cultura de planejamento", na qual o planejamento não depende de processos altamente manuais, como copiar e colar fórmulas e formatos de planilhas. Por exemplo, a criação de um novo cenário ou previsão é um processo que pode ser repetido e que não deve exigir uma entrada manual demorada. Com as ferramentas corretas, os profissionais de finanças podem passar mais tempo agregando valor à organização, entendendo como a empresa funciona.

As ferramentas que apoiam uma cultura de planejamento estão disponíveis em soluções de software de FP&A como o Prophix. As melhores práticas de planejamento exigem que o processo de planejamento seja ágil e oportuno, e isso não é mais apenas uma aspiração, mas uma realidade.

A incerteza econômica não é incomum. Ser capaz de gerenciar uma empresa em tempos de instabilidade econômica requer um planejamento ágil e oportuno. No entanto, é importante distinguir entre "planejamento" e "o plano".

As empresas nunca devem seguir servilmente um único plano - essa é a maneira antiga de planejar, em que o orçamento anual era tudo o que contava. A realidade é que, assim que um plano é finalizado, ele se torna obsoleto.

Isso não significa que o planejamento seja uma perda de tempo. O ato de planejar, por si só, força as pessoas a pensar sobre o que pode acontecer no futuro e dá uma visão dos riscos e das oportunidades de navegar pelo caminho de uma empresa em tempos de incerteza no mercado.

Os departamentos financeiros mais bem administrados têm uma cultura de planejamento em que entendem o negócio, reagem rapidamente às mudanças nos fatores externos e ajudam a gerência sênior a orientar a empresa em tempos turbulentos.