Pessoas, processos e tecnologia devem evoluir para esmagar o futuro das finanças, diz Kenneth Fick

Se o seu departamento financeiro não for tão eficiente, rápido ou flexível quanto você deseja, qual elemento é o culpado: pessoas, processos ou tecnologia?

Essa é uma pergunta capciosa, é claro. Em qualquer empresa - e especialmente no setor financeiro - esses três elementos estão intrinsecamente ligados uns aos outros. Para transformar seu departamento financeiro, é preciso ter uma visão holística. É importante entender como cada elemento interage com os outros para fazer mudanças que melhorem todos os três.

O consultor financeiro Kenneth Fick passou anos estudando como todas as peças móveis se encaixam no departamento financeiro. Como gerente sênior da MorganFranklin Consulting e presidente/CEO da Pierce the Fog Consulting, ele tem uma vasta experiência prática em ajudar os departamentos financeiros a aumentar a eficiência e expandir seu papel nas organizações.

Nesta entrevista, Fick compartilha o que os líderes financeiros precisam saber para levar seu departamento ao próximo nível.

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Processo e tecnologia[/caption]

Prophix: Como os líderes financeiros podem aproveitar as pessoas, os processos e a tecnologia para trabalhar com mais eficiência?

Bem, pessoas, processos e tecnologia são o triângulo de ouro de praticamente todas as iniciativas de negócios do planeta. Mas, com muita frequência, os líderes concentram a maior parte de sua atenção em apenas um dos membros desse tripé.

Por exemplo, quando se percebe que qualquer processo financeiro, contábil ou de outros setores está com desempenho abaixo do esperado, a reação natural é culpar um dos três, em vez de ver o colapso de todos os três dentro da cadeia. O que tenho visto, pessoalmente, é que nunca é apenas uma coisa. Por exemplo, as pessoas adoram culpar a tecnologia, mas na verdade é uma combinação de todos os três em diferentes pontos.

Nem todos os elementos precisam ser substituídos ao mesmo tempo, mas é preciso dar uma olhada em tudo em um sentido abrangente. Talvez o problema seja uma interface de usuário mal projetada. Já vi isso antes com uma boa tecnologia. Ou o processo foi projetado para um modelo de negócios antigo e não é mais aplicável.

Pessoalmente, prefiro o desenvolvimento de uma análise de processo que primeiro identifique os problemas e possa corrigi-los ou atenuá-los. Em seguida, veja o que pode ser feito com relação às pessoas e à tecnologia a partir daí.

Prophix: Como fazer com que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente com a tecnologia em que você investiu?

É preciso entender a economia comportamental. Existem essas soluções de software financeiro muito poderosas, mas as pessoas aproveitam menos de 50% do que elas podem fazer. Elas são infinitamente personalizáveis, mas é como trabalhar com uma folha de papel em branco. É como escrever um romance: é muito difícil porque você começa do nada e precisa desenvolvê-lo a partir daí. Dar aos usuários orientação sobre o que precisa ser feito em seguida e como fazê-lo é uma ótima maneira de o Escritório de Finanças agregar mais valor.

Prophix: Você acredita que existe uma única fonte de dados verdadeira? Se não, como podemos nos aproximar desse ideal?

Não acredito que exista uma única fonte de verdade. A resposta é simples, mas é difícil de fazer: precisamos nos sentir confortáveis com a ambiguidade. Somos treinados para não nos sentirmos confortáveis com a ambiguidade. Ficamos muito entusiasmados quando os registros do diário se unem, quando podemos ter tudo bem definido. Mas para desbloquear o próximo nível de dados, você precisa entender que a imperfeição faz parte do jogo.

[bctt tweet=""Para desbloquear o próximo nível de dados, você precisa entender que a imperfeição faz parte do jogo." diz @PTFofBusiness" username="prophix"]

No momento, estamos coletando uma grande quantidade de dados, mas não sabemos como usá-los. Tudo o que sabemos é que precisamos coletá-los. Então, todos dizem: "Big data, big data. OK, eu tenho todas essas informações, mas como posso usá-las?"

Primeiro, entenda que os dados não são perfeitos. Mas, na verdade, dados imperfeitos são ouro. Tudo depende de como você pode limpar esses dados e, ao mesmo tempo, entender que o futuro é nebuloso. Você sabe, é a "névoa da guerra" É preciso tentar romper essa névoa, obtendo pontos de dados externos e internos para obter a qualidade e o insight necessários para planejar os negócios, a lucratividade e as operações de suporte à cadeia de suprimentos.

Prophix: Para você, como é a parte "pessoal" da equação? Que tipo de talento os líderes financeiros devem procurar contratar?

Isso remete à minha resposta anterior, ou seja, estar confortável com a ambiguidade. Procure pessoas que se sintam confortáveis com coisas que não são perfeitas. Além disso, a curiosidade natural é uma habilidade que procuro nas contratações para organizações de alto desempenho. Por quê? Por que estamos fazendo as coisas dessa maneira específica? Por que nossos números não são assim?

Com as pessoas certas, você pode analisar os processos. É possível superar a ideia de que "é assim que sempre foi feito, porque um cliente exigiu isso anos atrás, e nós nunca paramos" Há muitas pessoas em sistemas arcaicos, e eu acho que essa curiosidade natural, essa pergunta e o porquê, a tentativa de entender a história e os antecedentes, essa investigação realmente agregará valor à sua organização.

Prophix: O que as organizações devem fazer para alcançar o próximo nível com os dados?

Essa é a solução mais fácil: Integrar um sistema ou software de gerenciamento de desempenho corporativo. O Excel é ótimo para análises ad hoc simples. Mas se você estiver procurando por análises rápidas de cenários, análises do tipo "e se", mergulhos mais profundos, você realmente precisa de uma plataforma para controlar o fluxo de dados, tanto de baixo para cima quanto de cima para baixo.

Na verdade, é a mesma teoria da informação que você pode fazer em planilhas, mas, assim como qualquer outro modelo que você constrói, há suposições, equações e algoritmos que você constrói. E em qualquer tipo de planilha alterada manualmente, há uma maior propensão a erros à medida que ela continua a evoluir.

Se você trabalha atualmente no Excel, isso é ótimo. Você entende o processo. Agora vamos avançar para o próximo nível e entender como podemos fazer com que o software funcione da maneira que você deseja, em vez de você ir até onde o software funciona.

A tecnologia é apenas uma dessas três pernas do banco. Portanto, a tecnologia pode ser um problema, mas se o processo subjacente estiver quebrado, as pessoas e a tecnologia estarão fadadas ao fracasso. Portanto, acho que a essência disso é o próprio processo. Observe como as coisas são feitas e modifique-as para que correspondam à maneira como você deseja que a empresa opere. É difícil, porque os negócios estão mudando continuamente e a velocidade dos negócios continua a aumentar. Portanto, o que você desenvolve hoje pode precisar ser continuamente ajustado.

Precisamos nos afastar da contabilidade pura para o FP&A e para o movimento e a evolução contínuos desses processos. Ao contrário de um ambiente estático em que, por exemplo, tenho 10 pessoas fazendo contas a pagar e 20 pessoas fazendo contas previsíveis, e elas estão em prédios separados. Por quê? Quero dizer, isso provavelmente era ótimo há algum tempo, mas por que fazemos isso agora? E acho que o departamento de FP&A está em uma posição que pode realmente agregar valor.

[bctt tweet=""Precisamos nos afastar da contabilidade pura para o FP&A e o movimento e a evolução contínuos desses processos." say @PTFofBusiness" username="prophix"]

Prophix: Nossa pesquisa constatou que os profissionais de FP&A gastam apenas 21% de seu tempo em atividades de alto valor. Como o departamento financeiro pode melhorar essa estatística? Quais atividades você define como de alto valor?

Acho que a maior delas é o suporte a decisões. Com isso, quero dizer apoiar qualquer tipo de gerenciamento, fornecendo análises estruturadas para apoiar cada tipo de decisão.

Estou trabalhando com uma grande empresa no momento, e um de seus maiores problemas é cultural. Eles ficam sentados nessas chamadas por longos períodos de tempo, horas, e o dia deles é ocupado por quatro a seis horas de chamadas em que nada é feito. E o problema é que todos eles têm medo de tomar decisões. É por isso que o suporte à decisão vem à tona. O trabalho de um gerente é tomar decisões com informações imperfeitas e incompletas. Você nunca terá um ambiente em que tenha conhecimento perfeito.

Se você quiser esperar um ano depois que os livros estiverem fechados, a economia já tiver continuado e seus concorrentes o tiverem esmagado, você terá informações perfeitas. E, nesse momento, elas serão absolutamente inúteis.

Para o departamento financeiro, portanto, os projetos de alto valor estão no campo do suporte à decisão. Eles respondem a essas perguntas sobre os concorrentes, ou internamente sobre sistemas, RH ou questões tributárias. Para mim, é aí que você verá o maior valor. Tire um tempo dos tipos de coisas automáticas, rotineiras e tediosas e concentre-se em tomar decisões.

Outras atividades de alto valor são aquelas vinculadas a um ROI definido. Portanto, muitas vezes isso se inclina para o marketing. Você pode definir qual é o retorno do investimento em uma campanha de marketing, se ela foi ou não bem-sucedida. Mas há uma infinidade de outras atividades relacionadas ao ROI: A linha de produtos e a lucratividade dos produtos são muito importantes, inclusive os preços.

O preço é uma atividade de grande valor agregado. A análise de preços e a segmentação de clientes em função dos preços são áreas de altíssimo valor. São números de primeira linha.

Prophix: Em sua opinião, como o papel do departamento financeiro na organização está mudando?

Quando as pessoas pensam em resultados contábeis e financeiros, geralmente estão pensando no back office. Mas esse não é mais o caso. Para agregar valor, é preciso estar mais no front office. É trabalhar com as equipes de marketing, com as equipes de preços, com o pessoal de vendas e com o pessoal de suporte do escritório intermediário. É aí que você pode realmente ganhar eficiência e fazer mais com menos, ou fazer mais com o mesmo, ou aumentar a receita de primeira linha por meio da segmentação de diferentes áreas e diferentes oportunidades ou projetos.

Kenneth Fick é gerente sênior da MorganFranklin Consulting e presidente e CEO da Pierce the Fog ConsultinglLC. Conecte-se com ele no LinkedIn.

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