Perguntas e respostas com especialistas em construção: Navegando no novo normal

Em 2020, o setor de construção enfrentou muitos desafios diferentes. Cada estado tinha regulamentações governamentais diferentes, as restrições de viagem interrompiam as cadeias de suprimentos e as novas diretrizes de segurança afetavam a produtividade do local de trabalho. À medida que o mundo dos negócios se move em direção a um gerenciamento de projetos mais ágil em 2021, as empreiteiras precisam se concentrar em seus recursos - pessoas e equipamentos. As constantes mudanças no setor de construção significam que as empreiteiras precisam constantemente refazer previsões e ajustar planos para gerenciar com eficácia a disponibilidade de trabalhadores e equipamentos qualificados. Conversamos com Chuck Schwartz, especialista em construção da Marcum LLP, e Chris Porter, gerente de construção da Prophix, para discutir os desafios do gerenciamento de recursos na era da COVID-19 e as expectativas de recuperação.

Chuck Schwartz

Chris Porter

1. Quais são alguns dos desafios de recursos que você acha que estão sendo transferidos da COVID-19?

Chuck: Um desafio significativo foi o das empresas que usam sistemas de software baseados em servidores locais (também conhecidos como "internos") em comparação com as que usam software de contabilidade e gerenciamento de negócios na nuvem. Aquelas que usam software em nuvem não tiveram atrasos ou tempo de inatividade significativos, em comparação com aquelas que tiveram que se esforçar para configurar computadores para poderem se conectar aos seus sistemas. Além disso, é claro, com os fechamentos e bloqueios de escritórios, processos importantes como backups de sistemas não foram realizados regularmente, se é que foram realizados. Chris: Como muitos de nós sabemos, a escassez de mão de obra tem sido um problema constante no setor de construção há algum tempo. Assim como muitas outras coisas, a COVID só ampliou esse problema. No entanto, não é apenas a mão de obra que continuará a ser um desafio. Materiais e equipamentos também estão em alta demanda e os preços aumentaram consideravelmente em ambas as áreas devido à desaceleração da produção, entre outras coisas. Sem dúvida, essa interrupção continuará por algum tempo até que os níveis de produção e fornecimento possam voltar ao que eram antes da pandemia.

2. Com base nos desafios mencionados acima, em quais áreas você acha que as empresas de construção deveriam investir para se preparar para possíveis interrupções futuras? (ou seja, software, bolsas de estudo ou programas comerciais para treinar novos talentos, protocolos de segurança, educação para gerentes de projeto etc.)

Chuck: Há um velho ditado que diz: faça as coisas nos bons tempos, para não ter que se mexer nos maus tempos. E, embora estes certamente não sejam os bons tempos (pelo menos ainda não), pense no que aconteceu pouco antes do bloqueio - tivemos bons tempos. Mas então, ouvi coisas como "estamos muito ocupados para pensar nisso agora" e outras desculpas para não fazer algumas das coisas importantes nos bons momentos. Portanto, se aprendemos alguma coisa com o confinamento é que a vida é imprevisível e as coisas podem acontecer a qualquer momento. É fundamental cuidar das coisas importantes e das coisas difíceis antes que o desastre aconteça. Chris: Chuck faz muitos pontos positivos aqui. Investir proativamente nas áreas certas do seu negócio o preparará para o sucesso no futuro, independentemente dos desafios que enfrentar. É sempre bom aproveitar os bons momentos, mas as organizações devem pensar estrategicamente sobre o investimento em seu pessoal, tecnologia e processos. No que diz respeito à tecnologia, as empresas de construção usam muitas tecnologias diferentes para administrar seus negócios. ERP, estimativas, gerenciamento de projetos, CRM e software de folha de pagamento são apenas algumas delas. Você precisa de todos esses sistemas para administrar seus negócios e tomar decisões, mas é tedioso pular de um sistema para o outro para obter as respostas de que precisa. As empreiteiras devem investir em uma estratégia de dados e em uma tecnologia que reúna todos os seus dados. Isso permite que as empreiteiras inovadoras vejam e respondam aos problemas à medida que eles surgem. As empreiteiras devem ser capazes de modelar facilmente o impacto de atrasos em projetos, falta de equipamentos ou mão de obra e os fluxos de caixa resultantes em toda a empresa.

3. Há alguma solução tecnológica em que você acha que as empreiteiras se beneficiariam se investissem ou, caso já tenham, procurassem maneiras de utilizar mais?

Chuck: Além do software CPM em nuvem, eu diria que um software ERP de construção integrado. O que quero dizer com isso é que a maioria dos sistemas de contabilidade de construção sempre fez um trabalho muito bom em contabilidade, cálculo de custos de trabalho e relatórios financeiros, mas também estou vendo avanços maravilhosos no gerenciamento de projetos e no controle de documentos. A maioria das empreiteiras com quem converso prefere um sistema para gerenciar todo o seu negócio, desde a contabilidade e o back office até o gerenciamento de projetos e o campo. O que vi recentemente de fornecedores de sistemas como a Viewpoint é muito impressionante e elimina a necessidade de sistemas de gerenciamento de projetos de terceiros. Também gostaria de compartilhar que o que vi da Prophix e como eles trabalham com sistemas ERP para oferecer oportunidades avançadas de relatórios financeiros e estatísticos é muito impressionante. O software CPM é valioso para empreiteiras que lidam com coisas como PPP, ERC e outras necessidades de relatórios e previsões. Chris: Concordo plenamente com Chuck que, sem um software de ERP de construção integrado como o Viewpoint, você não está administrando seus negócios com a eficiência que poderia. No entanto, acredito que isso é apenas metade do quebra-cabeça. Talvez você se sinta esgotado após uma longa implementação de ERP e pense que é só isso - mas há mais. Agora, você precisa pensar em como vai consumir todas essas informações excelentes. No final das contas, os sistemas de dados relacionais, como os ERPs, têm como objetivo principal registrar e armazenar grandes conjuntos de dados. É a partir da obtenção desses dados em um formato consumível e fácil de entender que você começará a obter vantagens competitivas no mercado e a tomar melhores decisões.

4. Quais áreas de foco você acha que as empreiteiras devem analisar em relação à programação e à contratação de pessoal devido às restrições da COVID?

Chris: Uma das lições que acho que todos nós aprendemos com essa pandemia é que nossa situação pode mudar a qualquer momento. De muitas maneiras, isso não é novidade para os profissionais da construção civil que lidam com mudanças de cronograma em trabalhos o tempo todo. O que importa é sua capacidade de entender onde e quando você pode fazer alterações na mão de obra e nos equipamentos programados com antecedência. A capacidade de fazer uma nova previsão dos níveis de pessoal e do uso de equipamentos com bastante antecedência resultará em melhor utilização e margens desses ativos essenciais. Portanto, a pergunta que devemos nos fazer é: posso fazer isso hoje? Além disso, posso informar diariamente minhas horas de recursos necessárias, programadas e reais? É nesse ponto que uma estratégia de dados entra em ação. É imprescindível conectar esses três conjuntos de dados e, felizmente, a Prophix tem uma solução específica para tornar isso possível.

5. Para o que as empreiteiras devem se preparar em 2021, quando a vacina estiver mais amplamente disponível?

Chris: Ao conversar com vários fiadores e parceiros contábeis, já houve um aumento do foco na gestão de caixa e na saúde financeira. Todos estão pedindo projeções de caixa de 13 semanas mais regulares e atualizações dos principais indicadores de desempenho, como dias de caixa e outros índices de liquidez. Sabendo que isso provavelmente continuará em um futuro próximo, as empreiteiras precisam considerar os processos que têm para reunir esses dados para as partes interessadas. Você passa dias e dias extraindo esses dados de vários sistemas e processando-os no Excel? Um banco ou fiador terá muito mais confiança se você puder mostrar a eles a base sólida sobre a qual você produziu esses números. As soluções de gerenciamento de desempenho corporativo, como a Prophix, fornecem às empreiteiras a automação, a escala e as melhores práticas que o Excel não pode oferecer. Painéis de controle prontos para uso, combinados com uma biblioteca de KPIs, podem dar às empreiteiras uma visão quase instantânea da saúde de seus negócios. Para saber mais sobre gerenciamento de recursos, assista à nossa apresentação sob demanda, Navigating Challenges and Strategies Related to Construction Claims During a Pandemic, com Marcum, Viewpoint e Prophix.