Os 7 pecados mortais do orçamento com planilhas

Qualquer ponto fraco em seu fluxo de trabalho atual se repete a cada ciclo

No mundo dos negócios de hoje, há uma necessidade crescente de eficiência operacional, escalabilidade e otimização de recursos. Se observarmos os principais processos financeiros, como orçamento, planejamento, previsão e relatórios, um número esmagador de empresas continua a depender de planilhas para realizar essas importantes funções.

A seguir, apresento o que considero os 7 pecados capitais do uso de planilhas eletrônicas para a elaboração de orçamentos e relatórios.

1. Alto custo e recursos pesados

• Exige um esforço amplamente manual para distribuir, comparar e consolidar informações.
• Falta de processos automatizados, como assinatura automática, aprovação e produção de relatórios.
• As planilhas geralmente não estão preparadas para se integrar a outros sistemas empresariais (por exemplo, RH, CRM e ERP), o que leva a um desperdício de tempo e recursos quando as informações precisam ser atualizadas em vários sistemas.

2. Processo orçamentário difícil

• O foco estará na administração e não em como a empresa está otimizando seu processo de orçamento.
• É difícil criar um modelo especial para diferentes departamentos e coletar dados de várias funções.
• Comentários e notas orçamentárias são negligenciados.

3. Colaboração ineficaz

• Quando os dados estão em centenas de planilhas, é difícil para os vários departamentos trabalharem juntos para alocar recursos.
• A mentalidade e a abordagem de silos enfraquecem a colaboração durante o desenvolvimento do orçamento.
• É problemático conciliar o orçamento com a estratégia geral da empresa quando é difícil acessar a trilha.

4. Fraca propriedade e solução multiusuário

• Não há guias ou manuais interativos para a planilha de orçamento grande.
• A planilha não é uma solução multiusuário. Ela apresenta desafios em relação a acessos, controle e segurança.

5. Sem estrutura de banco de dados ou função de comentários

• Não possui dados multidimensionais. Isso significa que a planilha não tem uma estrutura de banco de dados; é um modelo simples.
• Não é possível adicionar notas ou comentários (por exemplo, nível de item de linha), que são automaticamente adicionados aos relatórios financeiros e gerenciais.

6. Menos segurança e controle

• Problemas com controle de versão e armazenamento local de arquivos.
• Não há histórico das alterações feitas pelos usuários.
• Maior risco de erro humano, como destruir links ou rodar em uma fórmula.
• Pouca oportunidade de segurança.

7. Visão geral imprecisa e falta de controle

• Nenhuma visão geral abrangente do processo orçamentário enquanto ele está em andamento.
• Várias versões da verdade sobre o desempenho financeiro.
• A falta de perspectiva e o controle minimizado permitem que a gerência e as partes interessadas tenham menos confiança nos relatórios.

Por mais importantes que sejam essas funções, os processos são tediosos e exigem cooperação. Qualquer ponto fraco em seu fluxo de trabalho atual se repete a cada ciclo (por exemplo, relatórios mensais), e qualquer recurso desperdiçado se multiplica com o tempo. Os 7 pecados capitais, portanto, demonstram como as planilhas eletrônicas não são adequadas para realizar os importantes processos críticos de negócios que o departamento financeiro executa.